Общение в команде . Как сделать эффективно?

Общение в команде является ключевым фактором для ее успеха. Эффективное общение помогает улучшить понимание между участниками команды, снизить количество конфликтов и повысить производительность.

Обучение эффективно  общаться в команде  может быть ошеломляющим. В конце концов, существует множество книг, в которых утверждается, что они предлагают лучшие практики. Целые университетские степени доступны по теме. Имея так много информации, реально ли для любой команды научиться общаться наиболее эффективным способом?

Как и многие вещи в мире бизнеса, вам не нужно знать все, что есть о связи. Вам просто нужно знать достаточно, чтобы принять эффективные меры. Чтобы упростить принципы эффективного командного общения, мы опустили их до «3 Вт». Это три простых вопроса, которые вы можете использовать, чтобы сфокусировать подход вашей команды к общению, обеспечивая максимальную производительность и минимум путаницы. Хотя конкретные методы общения могут приходить и уходить , эти три вопроса всегда будут в силе.

Призма идентификации бренда: что это такое и как ее использовать

Когда мы будем общаться? Общение в команде

Одной из первых вещей, о которых нужно договориться, является частота общения внутри команды. Не думайте, что это уладится. Разные члены команды могут иметь разные ожидания относительно частоты общения . Если есть несоответствие между ожиданиями члена команды, может возникнуть разочарование. Некоторые члены команды будут чувствовать себя подавленными частотой общения, в то время как другие могут чувствовать себя проигнорированными.

Чтобы у всех был общий набор ожиданий в отношении общения, договорились о следующем в самом начале проекта:

• Часы . 

В какие часы члены команды должны отвечать в течение? Когда допустимо прекратить проверять приложение командной коммуникации ? Этот вопрос особенно важен для удаленных команд, работающих в разных часовых поясах.

• Общение в команде . Дни .

Ожидается ли, что команда будет общаться по выходным? Если это так, является ли это общим правилом или исключением, которое должно происходить только в чрезвычайных обстоятельствах? Каждый должен согласиться с этим. Если некоторые члены команды ожидают общения по выходным, а другие нет, производительность и моральный дух могут серьезно пострадать.

• Ситуации .

Слишком много общения может раздражать и может вызвать умственную отстраненность сотрудников и перестать обращать внимание на общение в команде. Чтобы избежать этого, договоритесь о ситуациях, которые уместны для общения. Попробуйте найти тот уровень общения, с которым всем удобно, чтобы вся команда чувствовала, что их потребности выслушаны.

Хотя важно установить вышеупомянутые концепции в начале проекта, это не означает, что они должны быть заложены в камне, а также негибкими или неизменяемыми для остальной части проекта. Вместо этого используйте руководящие принципы, которые вы придумали в качестве основы, но подумайте о том, как идут дела в ходе реализации проекта. Реальная жизнь редко соответствует нашим прогнозам и ожиданиям, и неизбежно, что некоторые вещи не будут работать как задумано, и изменения должны будут быть сделаны.

План общение в команде

Регулярно и активно регистрируйтесь со всей командой, чтобы убедиться, что все довольны тем, как идут дела. Следующие вопросы могут быть полезны, если вы хотите оценить, насколько хорошо работает ваш план общение в команде:

• Общение в команде . Что хорошо работает в нашем текущем общении? 

Задавая этот вопрос, вы получаете реальную обратную связь о том, что нравится членам команды. Задание этого вопроса также помогает выстроить обсуждение в позитивном и конструктивном контексте. Может быть легко сосредоточиться на том, что не работает, поэтому не забудьте сосредоточить внимание людей на хорошем и плохом.

• Что бы вы изменили в нашем текущем общении? 

Иногда у членов команды могут возникнуть проблемы или проблемы, связанные с общением, но они стесняются или неуверены, чтобы говорить о них. Принимая инициативу и задавая вопрос, вы даете людям разрешение и пространство для поиска областей для улучшения.

• Общение в команде . Можете ли вы привести конкретную ситуацию, когда вы были довольны или разочарованы нашим процессом общения? 

Может быть трудно точно представить, о чем говорят члены команды, без конкретных примеров для работы. Вместо того, чтобы искать общую обратную связь, попробуйте получить конкретные примеры, которые иллюстрируют высказанные замечания.

Установление основных правил относительно частоты контакта со смещением эффективно решает двойные проблемы: слишком много и слишком мало общения. Соблюдение баланса необходимо для получения максимальной отдачи от вашей команды. Поиск упреждающих областей для улучшения в ходе реализации проекта позволяет настроить ваше общение и улучшить его на основе реальных обстоятельств. Общение в команде

Форма логотипа

Где мы будем общаться?

В наши дни существует огромное разнообразие методов, с помощью которых команды могут общаться. Варианты бесконечны — от устаревшей электронной почты до новейших приложений с зашифрованными сообщениями . Однако слишком большой выбор может быть плохой вещью. Команды должны четко определить , какие методы коммуникации следует использовать и с какой целью. Если вы не зададите четких указаний в этой области, вы рискуете, что часть команды будет общаться одним способом, а другая — другим. Это может привести к перекрещиванию проводов, пропущенной информации, а также к общей путанице и неэффективности .

Итак, какие идеи помогут вам выбрать наиболее подходящие методы общения для нужд вашей команды? В конце концов, нет единого размера, подходящего для любого решения. Разные ситуации имеют разные требования.

Учтите следующее:

• Пригодность .

Различные средства коммуникации имеют различное использование . Например, для быстрой и короткой внутренней связи не требуется видеовызов. Мгновенные сообщения для бизнеса лучше подходят. Однако для глубоких личных встреч, таких как наставнические занятия, обмен мгновенными сообщениями будет слишком неформальным и безличным. Телефонный звонок, видеозвонок или встреча лицом к лицу подойдет лучше. Подумайте о различных типах общения, которые ваша команда будет выполнять, и выберите наиболее подходящее решение для каждого из них.

• Общение в команде . Легкость .

Изучение нового коммуникационного приложения не обходится без затрат. Существует потенциальная стоимость самого приложения, а также время и энергия, необходимые команде для его изучения. Поэтому хорошо, чтобы все было так просто, как нужно. Время, сэкономленное на выборе простого в освоении приложения, — это время, которое можно посвятить важной работе. Не усложняйте общение.

• Купить в .

Было показано, что изменения эффективнее управляются, когда люди покупают их . Если вы меняете методы общения, постарайтесь заранее проконсультироваться с вашей командой. Если люди чувствуют, что они внесли свой вклад и были услышаны, они, скорее всего, окажут меньшее сопротивление при внедрении нового инструмента коммуникации.

Важно избегать ошибки, полагая, что правильный инструмент или технология решат более глубокие проблемы с командным общением. Средства коммуникации, которые вы выберете, облегчат ситуацию, но не заменят позитивную и поддерживающую организационную культуру. Кроме того, крайне важно избегать поиска идеального решения, когда адекватное решение является достаточно хорошим. Почти всегда будет какой-то другой инструмент с более яркими функциями или легион фанатов, которые в восторге от него. Однако с переключением методов связи связаны реальные затраты.

Причины, по которым следует избегать слишком частого переключения методов связи в поисках идеального решения, включают следующее:

• Общение в команде . Финансы .

Переключаясь между различными коммуникационными приложениями и инструментами, вы теряете деньги. Это может принимать форму подписок на приложения, которые не используются в полной мере, единовременные расходы на покупку, которые не могут быть возмещены, и покупку методов обучения для уже не существующего программного обеспечения. Общение в команде

• Время .

Время является жизненно важным ресурсом для управления организациями. Всякий раз, когда вы переключаете коммуникационное приложение, время тратится впустую различными способами. Требуется время, чтобы изучить новое приложение, время, чтобы выполнить установку и другие технические аспекты переключения, и время, чтобы обсудить и подтвердить переключение между методами.

• Общение в команде . Знание .

Поскольку члены вашей организации используют определенные средства связи, они повышают свой уровень знаний и опыта. Люди со временем приобретают уровень знакомства и компетенции с любым конкретным инструментом коммуникации. Каждый раз, когда вы выбираете подключиться и выбрать новый инструмент для изучения, все накопленные организационные знания теряются.

Выбор подходящих коммуникационных приложений для вашей команды может привести к повышению морального духа, повышению производительности и сохранению организационных знаний. Когда на карту поставлено так много, важно сделать правильный выбор и убедиться, что все знают, какой инструмент следует использовать в любой конкретной ситуации. Общение в команде

С кем мы должны общаться?

Что такое общение?

Нет ничего хуже, чем быть частью команды, но не знать точно, какую роль играют все остальные, какие полномочия по принятию решений они имеют, и когда вы должны общаться с ними. Путаница в отношении того, с кем разговаривать в случае возникновения определенной ситуации, является одним из самых быстрых способов вызвать путаницу и неэффективность. Если люди не совсем понимают, как правильно общаться, они рискуют молчать, когда что-то не так, или сообщать об этом не тому человеку, что приводит к отсутствию предпринимаемых действий.

Эта проблема усугубляется современной распространенностью довольно подвижных удаленных команд, которые никогда не могут быть физически в одном месте. Учитывая эти проблемы, как вы можете помочь вашей команде знать, с кем можно поговорить в конкретной ситуации?

• Организационные схемы .

Может быть полезно иметь визуальный график, показывающий, кто чем занимается в вашей команде. Это не должно быть сложным и пугающим. Он может просто показать, кто за что отвечает, когда с ними следует связаться, а также время и средства для их достижения. Это должно быть доступно где-нибудь, например, в корпоративной сети.

• Культура .

Одна из худших вещей для эффективности команды — это когда люди молчат. Создайте культуру, в которой люди чувствуют себя способными говорить и протягивать руку. Если люди получают положительные отзывы, когда они обращаются, это побуждает их делать это снова, создавая коммуникативную культуру с течением времени. Общение в команде

• Общение в команде . Обучение .

Ваша команда должна быть должным образом обучена во всех аспектах своей работы , включая инструменты коммуникации, которые они будут использовать. Сделайте так, чтобы люди правильно обращались к основной части командного обучения. Это обеспечит его второй характер для вашей команды, когда возникнет такая необходимость.

Наряду с установлением правильного способа общения, важно также установить некоторые вещи, которых следует избегать. Не делайте ошибку, полагая, что люди автоматически будут знать, чего не следует делать. Разные люди имеют разные ожидания, и это особенно верно, когда команда состоит из людей разных культур и происхождения.

Некоторые ключевые соображения в этой области включают в себя:

• Язык . Некоторым командам нравится неформальный язык, такой как ругань и сленг, а другим нет. Будьте ясны о том, что запрещено, чтобы избежать дальнейших неудач в дальнейшем.
• Темы . Разрешен ли нерабочий чат или нет? Есть ли какие-то чувствительные области обсуждения, такие как политика или религия, которые вы хотите, чтобы люди избегали? Будьте очень откровенны с этим, чтобы люди не чувствовали себя оставленными в неведении относительно того, что является и не является приемлемым.

Неспособность дать людям возможность говорить с нужным человеком может нанести ущерб продуктивности команды. Люди делают свою лучшую работу, когда они могут свободно обмениваться идеями и искать решения проблем. Сделайте так, чтобы им было легко сделать именно это.

Общение в команде не должно быть сложным

Надеюсь, вы видите, что эффективное командное общение не должно быть сложным. На самом деле, делать вещи более сложными, чем они должны быть, является рецептом неудачи. Держите вещи простыми. Установите четкие и краткие ответы на 3 Вт. Слушай свою команду. Включите обратную связь об организационной коммуникации, чтобы улучшить ситуацию с течением времени . В конечном счете, инструменты и приложения являются отличным средством улучшения командной работы, но только в том случае, если они используются правильно. Объединив вашу команду за ответы на эти вопросы, вы гарантируете, что приложения будут заряжать, а не вредят, коммуникация и производительность вашей команды.

АЗБУКА