Layihənin təşkili - Tərif, Növlər və Diaqram

Layihənin təşkili müəyyən vaxt və büdcə çərçivəsində müəyyən məqsədlərə nail olmaq üçün resursların planlaşdırılması, əlaqələndirilməsi və idarə edilməsi prosesidir. Layihə təşkilatın gündəlik əməliyyatlarının rutinindən fərqli unikal nəticə və ya məhsula malik olan müvəqqəti bir müəssisədir.

Layihənin təşkilində üç məsuliyyət və səlahiyyət sahəsi var.

Layihənin idarə edilməsi - ona layihənin idarəetmə tərəfi həvalə olunur
Layihə Qrupu - Layihə komandasına layihənin icrasının bir aspekti verilir
Layihə şurası layihənin müvəffəqiyyətinə etibar edilən və layihənin ləğv edilməsi və ya davam etdirilməsi kimi mühüm qərarlar qəbul edən qərar qəbul edən orqandır.

Təşkilati strukturu layihə təşkilatın növü və üslubu, iyerarxiya və iş axını kimi bir neçə amildən asılıdır.

Layihə təşkilatının ən çox yayılmış növləri bunlardır:

1. Funksional təşkilat. Layihənin təşkili

Bu, ən çox yayılmış təşkilati strukturlardan biridir. Şirkət bir neçə departamentə bölünür və oxşar bacarıqlara və nou-hauya malik insanlar bir araya toplanır. Layihə meneceri və digər resurslar eyni şöbədə işləyir, məsələn, marketinq, satış, mühasibat uçotu və s.

Funksional quruluşun üstünlükləri aşağıdakılardır:

Bu həm kiçik layihələr, həm də kiçik komandalar üçün ən yaxşısıdır, çünki xüsusiyyət komanda üzvləri və digər resurslar üzərində tam nəzarət və nəzarət əldə edə bilər.
Üzvləri həvəsləndirmək asandır, çünki onların sayı azdır
Ekspertlərə müraciət etmək asandır, çünki onlar eyni funksional sahədədirlər.
Layihədə iştirak edən hər kəsi toplamaq və müvafiq məsələni müzakirə etmək asandır.
İşçilər bu cür layihələr üzərində işləməyə hazırdırlar, çünki bu, onlara irəliləmək üçün lazım olan fürsəti verir.
Komanda kiçik olduğu üçün layihənin ünsiyyət vasitələrini məhdudlaşdırmaq mümkündür.

Funksional quruluşun çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

Funksional bölmənizdən kənar insanlara giriş əldə etmək asan deyil
İşçilər layihə üzərində işləmək əvəzinə komanda liderinə sadiqdirlər
Strateji diqqəti saxlamaqda çətinlik

2. Dizayn.

Burada layihə meneceri hər bir layihə üçün tam məsuliyyət daşıyır. O, bütün komanda ilə tam iş günüdür və onun uğurla başa çatması üçün büdcəyə nəzarət edir. O, layihənin idarə heyətinə və layihənin sponsoruna hesabat verir. Layihənin təşkili

Layihə əsaslı təşkilati strukturun üstünlükləri aşağıdakılardır:

Komanda üzərində tam nəzarət
Komanda daxilində güclü şəxsiyyət hissi, nəticədə üstünlük təşkil edən komanda mədəniyyəti
Hər bir iştirakçı layihənin məqsəd və məqsədlərinə nail olmaq üçün çalışır, çünki minimal münaqişə
İşinizi planlaşdırmaq asandır
Resursların asan mövcudluğu
Texniki liderlik, eləcə də layihə idarəetmə bacarıqlarını təkmilləşdirir

Layihənin təşkilati strukturunun çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

Bu, bahalı öhdəlikdir
İşçilər üçün çətindir işdən qovulsalar geri qayıtsınlar
Bəzi hallarda layihəni bağlamaq işinizi itirmək deməkdir

3. Matris. Layihə təşkil edin

Matris layihə təşkilati strukturu həm layihə, həm də funksional təşkilatı birləşdirərək yaradılır. İki struktur var: üfüqi və şaquli, belə ki, işçi həm layihədə, həm də funksional qrupda işləyə bilər.

Üç növ təşkilat matrisi var

Güclü matris - layihə menecerinin tam ştatlı komandası var və var tam bələdçi və komanda və layihə üzərində nəzarət
Zəif bir matris funksional quruluşa daha yaxındır və layihə menecerinin daha az variantı var. Onun part-time komandası və büdcəyə nəzarəti var
Balanslaşdırılmış matris - layihə meneceri orta səviyyəli səlahiyyətə və part-time komandaya malikdir. O və funksional menecer büdcəni idarə edir

Matris təşkilatının üstünlükləri aşağıdakılardır:

Resurslardan səmərəli istifadə olunur
Resurslar müxtəlif layihələr arasında asanlıqla köçürülə bilər
Fərdlər, eləcə də komanda üzvləri təbiətcə həssasdırlar

Matris təşkilatının çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

Çox vaxt resurslara görə layihələr arasında ziddiyyətlər tapacaqsınız
İnsanlara ziddiyyətli və fərqli prioritetlər etibar edilir və bu, çaşqınlıq yarada bilər

Layihə təşkilatının bəzi digər növləri aşağıdakılardır:

Sadə və ya üzvi təşkilat bir sahibi olan biznes subyektlərini, həmçinin frilanserləri özündə birləşdirən ən sadə layihə təşkilatı strukturudur. Layihə meneceri rolunu adətən iş prosesini idarə etmək tapşırığı olan sahib və ya mütəxəssis yerinə yetirir. Layihənin təşkili
Çoxşaxəli təşkilat. Bu tip təşkilati strukturda bir-birindən asılı olmayan çoxlu funksional bölmələr mövcuddur. Bölmələrə fərqli insanlar daxildir bacarıqlar və ümumi mövzu ilə birləşdirilən nou-hau və bu coğrafi yer və ya oxşar layihə ola bilər. Bütün bölmələrin muxtar əməliyyat üçün öz resursları var.
Virtual təşkilat — Virtual təşkilati strukturda təşkilat öz əsas biznesini saxlayır və digər prosesləri kənardan əldə etməyə çalışır. Mərkəzi təşkilat biznesi uğurla idarə etmək üçün müxtəlif xarici təşkilatlarla əlaqələndirilir. Belə təşkilatlarda layihə meneceri orta və aşağı səviyyəli səlahiyyətlərə və qarışıq büdcəyə nəzarət səlahiyyətinə malikdir.

Layihənin təşkili diaqramını necə tərtib etmək olar?

Layihənin təşkilati diaqramı komandanın rol və məsuliyyətlərini, eləcə də təlim ehtiyaclarını, resursların necə bölüşdürüləcəyini və maraqlı tərəflərin necə cəlb ediləcəyini müəyyən etməyə kömək edir. Lazımi addımlar aşağıdakılardır:

1. Kadrları müəyyənləşdirin. Layihənin təşkili

Prosesdə ilk addım layihənin əhatə dairəsi ilə əlaqəli insanları müəyyən etməkdir və qadir layihəyə güclü təsir göstərir. Tipik olaraq, bunlar marketoloqlara, şöbə müdirlərinə, satış heyətinə, yardımçı heyətə, məsləhətçilərə və hətta İT işçilərinə təsir edən əsas işçilərdir.

2. Yüksək səviyyəli idarəetmə komandası yaradın

Ikinci meydança — layihəyə cavabdeh olacaq və onun uğuruna nəzarət edəcək həyat qabiliyyətli komandanın yaradılması. Komandaya müştəri və ya layihə sponsorları, bəzi hallarda isə layihə boyu rəhbərlik və yardım təklif edən ekspertlər daxil olacaq.

3. Layihə koordinatorlarını təyin edin. Layihənin təşkili

Üçüncü mərhələ orta və aşağı səviyyəli menecerlər olacaq layihə koordinatorlarının təyin edilməsini nəzərdə tutur. Onların məsuliyyətlərinə bu səviyyədə vəzifələri yerinə yetirmək və komandanın tapşırıqlarını əlaqələndirmək daxildir. Layihə təşkilatında bir çox layihə koordinatoru ola bilər, lakin əksər hallarda siz kommunikasiya, texniki və planlaşdırma aspektlərini idarə etmək üçün ən azı üç tapacaqsınız.

4. Maraqlı tərəflərinizi işarələyin

Əsas maraqlı tərəfləri müəyyənləşdirin və cəhd edin onları cəlb etmək layihənin inkişafı üçün.

5. Təlim tələblərini müəyyənləşdirin. Layihənin təşkili

Bəzi hallarda komanda təsirli ola bilər tapşırığın öhdəsindən gəlmək. Başqalarından fərqli olaraq, onların layihənin incəliklərini idarə etmək üçün alətləri, bacarıqları, biliyi yoxdur. Təlim tələblərini müəyyənləşdirin və ehtiyacı olan üzvlərə təklif edin. Layihə koordinatoru işçi qrupunun idarə edilməsinə və işçiyə lazımi təlimin verilməsinə cavabdehdir.

6. Layihənin təşkilati diaqramını yaradın

Son mərhələ layihənin təşkilati sxeminin hazırlanmasıdır. Artıq atdığınız addımları nəzərdən keçirin və mükəmməl diaqram yaratmaq üçün layihədəki insanların necə koordinasiya və əməkdaşlıq edəcəyini düşünün.

Diqqətlə baxın ki, onların münasibətlərini və təyin edilməli olan vəzifələri müəyyən edə biləsiniz. Görkəmli rol oynayacaq qərar qəbul edənləri sadalayın və aydın şəkil əldə etmək üçün yaxınlıqdakı rolunu, məsuliyyətlərini və tapşırıqlarını yazın. Faydalı bir layihənin təşkilati diaqramını yaratmağa qərar verdiyiniz halda, əlaqələndirici rolları müəyyənləşdirin və ünsiyyət və hesabat kanalını müəyyənləşdirin

Materiallar siyahısı (BOM) – Tərif, Nümunə, Növlər və Faydalar