Layihənin təşkili müəyyən vaxt və büdcə çərçivəsində müəyyən məqsədlərə nail olmaq üçün resursların planlaşdırılması, əlaqələndirilməsi və idarə edilməsi prosesidir. Layihə təşkilatın gündəlik əməliyyatlarının rutinindən fərqli unikal nəticə və ya məhsula malik olan müvəqqəti bir müəssisədir.

Layihənin təşkilində üç məsuliyyət və səlahiyyət sahəsi var.

  • Layihənin idarə edilməsi - ona layihənin idarəetmə tərəfi həvalə olunur
  • Layihə Qrupu - Layihə komandasına layihənin icrasının bir aspekti təyin olunur
  • Layihə şurası layihənin müvəffəqiyyətinə etibar edilən və layihənin ləğv edilməsi və ya davam etdirilməsi kimi mühüm qərarlar qəbul edən qərar qəbul edən orqandır.

Təşkilati strukturu layihə təşkilatın növü və üslubu, iyerarxiya və iş axını kimi bir neçə amildən asılıdır.

Layihə təşkilatının ən çox yayılmış növləri bunlardır:

1. Funksional təşkilat. Layihənin təşkili.

Bu, ən çox yayılmış təşkilati strukturlardan biridir. Şirkət bir neçə departamentə bölünür və oxşar bacarıqlara və nou-hauya malik insanlar bir araya toplanır. Layihə meneceri və digər resurslar eyni şöbədə işləyir, məsələn, marketinq, satış, mühasibat uçotu və s.

Funksional quruluşun üstünlükləri aşağıdakılardır:

  1. Bu həm kiçik layihələr, həm də kiçik komandalar üçün ən yaxşısıdır, çünki xüsusiyyət komanda üzvləri və digər resurslar üzərində tam nəzarət və nəzarət əldə edə bilər.
  2. Üzvləri həvəsləndirmək asandır, çünki onların sayı azdır
  3. Ekspertlərə müraciət etmək asandır, çünki onlar eyni funksional sahədədirlər.
  4. Layihədə iştirak edən hər kəsi toplamaq və müvafiq məsələni müzakirə etmək asandır.
  5. İşçilər bu cür layihələr üzərində işləməyə hazırdırlar, çünki bu, onlara irəliləmək üçün lazım olan fürsəti verir.
  6. Komanda kiçik olduğu üçün layihənin ünsiyyət vasitələrini məhdudlaşdırmaq mümkündür.

Funksional quruluşun çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

  1. Funksional bölmənizdən kənar insanlara giriş əldə etmək asan deyil
  2. İşçilər layihə üzərində işləmək əvəzinə komanda liderinə sadiqdirlər
  3. Strateji diqqəti saxlamaqda çətinlik

2. Dizayn.

Burada layihə meneceri hər bir layihə üçün tam məsuliyyət daşıyır. O, bütün komanda ilə tam məşğulluq və nəzarətə malikdir büdcə uğurla başa çatması üçün. O, layihənin idarə heyətinə və layihənin sponsoruna hesabat verir. Layihənin təşkili

Layihə əsaslı təşkilati strukturun üstünlükləri aşağıdakılardır:

  1. Komanda üzərində tam nəzarət
  2. Komanda daxilində güclü şəxsiyyət hissi, nəticədə üstünlük təşkil edən komanda mədəniyyəti
  3. Hər bir iştirakçı layihənin məqsəd və məqsədlərinə nail olmaq üçün çalışır, çünki minimal münaqişə
  4. İşinizi planlaşdırmaq asandır
  5. Resursların asan mövcudluğu
  6. Texniki liderliyi və bacarıqları təkmilləşdirir rəhbərlik layihələr

Layihənin təşkilati strukturunun çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

  1. Bu, bahalı öhdəlikdir
  2. İşçilər üçün çətindir işdən qovulsalar geri qayıtsınlar
  3. Bəzi hallarda layihəni bağlamaq işinizi itirmək deməkdir

3. Matris. Layihə təşkil edin

Matris layihə təşkilati strukturu həm layihə, həm də funksional təşkilatı birləşdirərək yaradılır. İki struktur var: üfüqi və şaquli, belə ki, işçi həm layihədə, həm də funksional qrupda işləyə bilər.

Üç növ təşkilat matrisi var

  1. Güclü matris - layihə menecerinin tam ştatlı komandası var və var tam bələdçi və komanda və layihə üzərində nəzarət
  2. Zəif bir matris funksional quruluşa daha yaxındır və layihə menecerinin daha az variantı var. Onun part-time komandası və büdcəyə nəzarəti var
  3. Balanslaşdırılmış matris - layihə meneceri orta səviyyəli səlahiyyətə və part-time komandaya malikdir. Onlar funksional menecer büdcəni idarə etmək

Matris təşkilatının üstünlükləri aşağıdakılardır:

  1. Resurslardan səmərəli istifadə olunur
  2. Resurslar müxtəlif layihələr arasında asanlıqla köçürülə bilər
  3. Fərdlər, eləcə də komanda üzvləri təbiətcə həssasdırlar

Matris təşkilatının çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

  1. Çox vaxt resurslara görə layihələr arasında ziddiyyətlər tapacaqsınız
  2. İnsanlara ziddiyyətli və fərqli prioritetlər etibar edilir və bu, çaşqınlıq yarada bilər

Layihə təşkilatının bəzi digər növləri aşağıdakılardır:

  • Sadə və ya üzvi təşkilat - Bu, bir sahibi olan sahibkarlıq subyektlərini, həmçinin frilanserləri əhatə edən ən sadə layihə təşkilatı strukturudur. Layihə meneceri rolunu adətən təyin edilmiş sahib və ya mütəxəssis yerinə yetirir idarə iş prosesi. Layihənin təşkili
  • Çoxşaxəli təşkilat. Bu tip təşkilati strukturda bir-birindən asılı olmayan çoxlu funksional bölmələr mövcuddur. Bölmələrə fərqli insanlar daxildir bacarıqlar və ümumi mövzu ilə birləşdirilən nou-hau və bu coğrafi yer və ya oxşar layihə ola bilər. Bütün bölmələrin muxtar əməliyyat üçün öz resursları var.
  • Virtual təşkilat – Virtual təşkilati strukturda təşkilat öz əsas biznesini saxlayır və digər prosesləri kənardan əldə etməyə çalışır. Mərkəzi təşkilat biznesi uğurla idarə etmək üçün müxtəlif xarici təşkilatlarla əlaqələndirilir. Belə təşkilatlarda layihə meneceri orta və aşağı səviyyəli səlahiyyətlərə və qarışıq büdcəyə nəzarət səlahiyyətinə malikdir.

Layihənin təşkili diaqramını necə tərtib etmək olar?

Layihənin təşkili diaqramını necə yaratmaq olar

Layihənin təşkilati diaqramı komandanın rol və məsuliyyətlərini, eləcə də təlim ehtiyaclarını, resursların necə bölüşdürüləcəyini və maraqlı tərəflərin necə cəlb ediləcəyini müəyyən etməyə kömək edir. Lazımi addımlar aşağıdakılardır:

1. Kadrları müəyyənləşdirin. Layihənin təşkili

Prosesdə ilk addım layihənin əhatə dairəsi ilə əlaqəli insanları müəyyən etməkdir və qadir layihəyə güclü təsir göstərir. Tipik olaraq, bunlar marketoloqlara, şöbə müdirlərinə, satış heyətinə, yardımçı heyətə, məsləhətçilərə və hətta İT işçilərinə təsir edən əsas işçilərdir.

2. Yüksək səviyyəli idarəetmə komandası yaradın

Ikinci meydança – layihəyə cavabdeh olacaq və onun uğuruna nəzarət edəcək həyat qabiliyyətli komandanın yaradılması. Komandaya müştəri və ya layihə sponsorları, bəzi hallarda isə layihə boyu rəhbərlik və yardım təklif edən ekspertlər daxil olacaq.

3. Layihə koordinatorlarını təyin edin. Layihənin təşkili

Üçüncü mərhələ orta və aşağı səviyyəli menecerlər olacaq layihə koordinatorlarının təyin edilməsini nəzərdə tutur. Onların məsuliyyətlərinə bu səviyyədə vəzifələri yerinə yetirmək və komandanın tapşırıqlarını əlaqələndirmək daxildir. Layihə təşkilatında bir çox layihə koordinatoru ola bilər, lakin əksər hallarda siz kommunikasiya, texniki və planlaşdırma aspektlərini idarə etmək üçün ən azı üç tapacaqsınız.

4. Maraqlı tərəflərinizi işarələyin

Əsas maraqlı tərəfləri müəyyənləşdirin və cəhd edin onları cəlb etmək layihənin inkişafı üçün.

5. Təlim tələblərini müəyyənləşdirin. Layihənin təşkili

Bəzi hallarda komanda təsirli ola bilər tapşırığın öhdəsindən gəlmək. Başqalarından fərqli olaraq, onlar yoxdur alətlər, layihənin incəliklərinin öhdəsindən gəlmək üçün bacarıqlar, biliklər. Təlim tələblərini müəyyənləşdirin və ehtiyacı olan üzvlərə təklif edin. Layihə koordinatoru işçi qrupunun idarə edilməsinə və işçiyə lazımi təlimin verilməsinə cavabdehdir.

6. Layihənin təşkilati diaqramını yaradın

Son mərhələ layihənin təşkilati sxeminin hazırlanmasıdır. Artıq atdığınız addımları nəzərdən keçirin və mükəmməl diaqram yaratmaq üçün layihədəki insanların necə koordinasiya və əməkdaşlıq edəcəyini düşünün.

Diqqətlə baxın ki, onların münasibətlərini və təyin edilməli olan vəzifələri müəyyən edə biləsiniz. Görkəmli rol oynayacaq qərar qəbul edənləri sadalayın və aydın şəkil əldə etmək üçün yaxınlıqdakı rolunu, məsuliyyətlərini və tapşırıqlarını yazın. Faydalı bir layihənin təşkilati diaqramını yaratmağa qərar verdiyiniz halda, əlaqələndirici rolları müəyyənləşdirin və ünsiyyət və hesabat kanalını müəyyənləşdirin

Materiallar siyahısı (BOM) – Tərif, Nümunə, Növlər və Faydalar

Üstünlüklər. Layihənin təşkili

Müvafiq layihə təşkilatı modelinin üstünlükləri aşağıdakılardır:

  • İşçilərə öz bacarıqlarını artırmaq imkanı təklif edir
  • Səylər layihə işlərinə yönəlib
  • Təşkilatın böyüməsinə və inkişaf etməsinə imkan verir
  • Strateji məqsədləri izləməyə kömək edin
  • Ətraf mühit amillərinin öhdəsindən gəlmək qabiliyyətini artırmaq
  • Qərar verməni hamar, səmərəli və sürətli edir
  • İşçilərin ixtisaslaşmasını təşviq edir
  • Resurslardan daha yaxşı istifadə etməyə kömək edir
  • Layihənin son tarixlərini asanlıqla qarşılayın
  • İşçilərin peşəkar böyüməsinə kömək edin

Qüsurlar.

Layihənin təşkili modelinin çatışmazlıqları aşağıdakılardır:

  • Münasibətlər dəqiq müəyyən edilməyib
  • Koordinasiyada problem var
  • Səylərin təkrarlanması
  • Bəzi layihələrdə işçilər arasında qeyri-müəyyənlik var

 АЗБУКА

Tez-tez verilən suallar. Layihənin təşkili.

1. Layihənin təşkili nədir?

Layihənin idarə edilməsi vaxt, büdcə və resurslar kimi verilmiş məhdudiyyətlər daxilində müəyyən məqsədlərə nail olmaq üçün layihənin planlaşdırılması, icrası, monitorinqi və tamamlanması prosesidir.

2. Layihənin təşkilinin əsas mərhələləri hansılardır?

Layihənin təşkilinin əsas mərhələləri:

  • Təşəbbüs: Layihənin məqsədinin müəyyən edilməsi və əsaslandırılması.
  • Planlaşdırma: Ətraflı fəaliyyət planı, resurslar və vaxt çərçivəsi hazırlayın.
  • Icra: Planın icrası, tapşırıqların icrası və komandanın idarə olunması.
  • Monitorinq və nəzarət: Tərəqqi izləmə, risklərin idarə edilməsi və düzəlişlər etmək.
  • Tamamlama: Bütün tapşırıqların yerinə yetirilməsi, layihənin yekunlaşdırılması və yekunlaşdırılması.

3. Layihənin məqsədini necə müəyyən etmək olar?

Məqsədin müəyyənləşdirilməsi üçün addımlar:

  • Aydınlıq və spesifiklik: Məqsəd aydın və başa düşülən olmalıdır.
  • Ölçülə bilənlik: Məqsədin əldə edilməsinin necə ölçüləcəyini müəyyənləşdirin.
  • Əlçatanlıq: Məqsədin real və əldə edilə bilən olmasına əmin olun.
  • Uyğunluq: Məqsəd təşkilatın strateji məqsədlərinə uyğun olmalıdır.
  • Məhdud vaxt: Məqsədinizə çatmaq üçün xüsusi vaxt çərçivəsi təyin edin.

4. Layihəni planlaşdırmaq üçün hansı vasitələrdən istifadə etmək olar?

Populyar alətlər:

  • Gantt qrafiki: Zaman çərçivələri ilə layihə planının vizual təqdimatı.
  • Kritik Yol (CPM): Layihənin müddətinə təsir edən əsas vəzifələrin müəyyən edilməsi üsulu.
  • Proqramın Qiymətləndirilməsi və Baxılması Texnikası (PERT): Tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün ehtimal olunan son tarixlərin təhlili.
  • Tapşırıqların bölüşdürülməsi cədvəli (RACI): Komanda üzvlərinin rol və məsuliyyətlərini müəyyənləşdirin.
  • Layihə İdarəetmə Proqramı: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.

5. Layihə komandasını necə effektiv idarə etmək olar?

Komanda idarəçiliyinə dair göstərişlər:

  • Rol və məsuliyyətlərin aydın tərifi: Hər bir komanda üzvünün öz vəzifələrini və məsuliyyətlərini bildiyinə əmin olun.
  • Daimi görüşlər: Tərəqqi müzakirə etmək və problemləri həll etmək üçün müntəzəm görüşlər keçirin.
  • açıq ünsiyyət: Komanda daxilində açıq və dürüst ünsiyyəti təşviq edin.
  • Motivasiya və dəstək: Komanda üzvlərini dəstəkləyin və ümumi məqsədlərə nail olmaq üçün onları motivasiya edin.
  • Əlaqə kommunikasiya: Komanda performansını yaxşılaşdırmaq üçün mütəmadi olaraq rəy bildirin və alın.

6. Layihənin təşkili. Layihədə riskləri necə idarə etmək olar?

Risk idarəetmə addımları:

  • Riskin müəyyən edilməsi: Layihəyə təsir edə biləcək potensial riskləri müəyyənləşdirin.
  • Risk təhlili: Hər bir riskin ehtimalını və təsirini qiymətləndirin.
  • Risklərin idarə edilməsi planının hazırlanması: Riskləri minimuma endirmək və ya aradan qaldırmaq üçün strategiyaları müəyyənləşdirin.
  • Risklərin monitorinqi və nəzarəti: Davamlı olaraq riskləri izləmək və risklərin idarə edilməsi planına lazımi dəyişikliklər etmək.
  • Risk cavabı: Təsirini minimuma endirmək üçün yaranan risklərə tez reaksiya verin.

7. Layihənin gedişatını necə izləmək olar?

Tərəqqi izləmə üsulları:

  • Yoxlama məntəqələri: Müntəzəm olaraq yoxlama məntəqələri təyin edin çeklər tapşırıqları yerinə yetirmək.
  • Status hesabatları: Komanda və maraqlı tərəflər üçün müntəzəm layihə statusu hesabatları yaradın.
  • Açarlardan istifadə performans göstəriciləri (KPI): Tərəqqi ölçmək üçün əsas ölçüləri müəyyən edin və izləyin.
  • Sapma təhlili: Faktiki nəticələri planlaşdırılan nəticələrlə müqayisə edin və kənarlaşmaları təhlil edin.
  • Layihə İdarəetmə Proqramı: Tapşırıqları və irəliləyişləri izləmək üçün alətlərdən istifadə edin.

8. Layihəni necə başa çatdırmaq olar?

Layihəni tamamlamaq üçün addımlar:

  • Bütün tapşırıqları yerinə yetirmək: Bütün tapşırıqların tamamlandığından və məqsədlərə nail olunduğundan əmin olun.
  • Təftiş və qəbul: Müştəridən və ya maraqlı tərəflərdən layihənin tamamlandığına dair təsdiq alın.
  • Nəticələrin təhlili: Layihənin təhlilini aparın, gələcəkdə istifadə oluna biləcək uğurlu təcrübələri və dərsləri müəyyənləşdirin.
  • Sənədlər: Yekun layihə hesabatı yaradın və bütün vacib məlumatları və tapıntıları sənədləşdirin.
  • Layihənin bağlanması: İnzibati tapşırıqlar və resursların buraxılması da daxil olmaqla layihəni rəsmi şəkildə bağlayın.

9. Layihələri təşkil edərkən tez-tez hansı səhvlərə yol verilir?

Ümumi səhvlər:

  • Qeyri-kafi planlaşdırma: Təfərrüatlı bir planın olmaması uğursuzluqlara və gecikmələrə səbəb ola bilər.
  • Zəif idarəetmə resurslar: Resursların düzgün bölüşdürülməməsi layihənin gedişatına mənfi təsir göstərə bilər.
  • Təsirsiz ünsiyyət: Ünsiyyət çatışmazlığı anlaşılmazlıqlara və münaqişələrə səbəb ola bilər.
  • Risklərə məhəl qoymamaq: Gözlənilməz risklər layihəyə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərə bilər.
  • Zəif dəyişikliklərin idarə edilməsi: Səmərəli dəyişikliklərin idarə edilməsi çaşqınlıq və gecikmələrə səbəb ola bilər.

10. Layihənin təşkili. .Hansı bacarıqlara ehtiyac var?

Tələb olunan bacarıqlar:

  • Planlaşdırma və təşkilatlanma: Ətraflı planlar hazırlamaq və işi səmərəli təşkil etmək bacarığı.
  • Zamanın idarə olunması: Vaxtı və prioritetləri effektiv idarə etmək bacarığı.
  • Ünsiyyət bacarıqları: Komanda və maraqlı tərəflərlə aydın və inandırıcı ünsiyyət qurmaq bacarığı.
  • Risklərin idarə edilməsi: Riskin müəyyən edilməsi, təhlili və idarə edilməsi bacarıqları.
  • Liderlik və Motivasiya: Məqsədlərə çatmaq üçün komandanı ruhlandırmaq və həvəsləndirmək bacarığı.

Layihənin təşkili diqqətli planlaşdırma, effektiv idarəetmə və daimi monitorinq tələb edən mürəkkəb prosesdir. Bu tövsiyələrə əməl etməklə siz öz məqsədlərinizə çataraq layihəni uğurla təşkil edib həyata keçirə biləcəksiniz.