Конферентните разговори са технология, която позволява на хората на различни места да взаимодействат и да общуват помежду си в реално време чрез аудио и/или видео комуникация. Това позволява на членовете да се срещат и провеждат срещи, да обсъждат проблеми, да вземат решения и да работят по проекти, без да напускат своите офиси или местоположения.
Искате ли да създадете успешни конферентни разговори, които хората очакват с нетърпение? Независимо дали се срещате с шефа си, клиентите си или виртуалния си екип от цял свят, ето десет съвета, за да сте сигурни, че всичко върви гладко.
Едно от най-добрите неща в днешния бизнес е, че никога не е било по-лесно да поддържате връзка с вашите колеги, екип и клиенти. Благодарение на модерната технология можем да организираме срещи в движение, да организираме виртуални срещи и да осигурим безпроблемно изживяване от почти всяка точка на света. Днес един от най-лесните и популярни начини да поддържате връзка с всички във вашия бизнес е чрез конферентни разговори. Те не само са лесни за настройка, но също така позволяват сътрудничество в реално време, така че потенциалните проблеми се разрешават бързо и всички винаги са на една и съща страница.
Когато става въпрос за бизнес ефективност, има малко инструменти, които са толкова прости и ефективни, колкото конферентните разговори.
1. Организирайте се. Конферентен разговор
Няма нищо по-лошо от конферентен разговор, който няма ясна цел. За да бъде вашата конференция ефективна, трябва да организирате времето си предварително. Това означава, че трябва да имате всичко необходимо, включително дневен ред, бележки и ясен списък със задачи. За да направите наистина впечатление, изпратете дневен ред за разговора, преди да започне, така че всички да могат да бъдат на една и съща страница и да знаят точно какво да очакват. Да останете организирани е единственият начин да сте сигурни, че няма да губите време, включително вашето.
2. Познайте услугата си. Конферентен разговор
Винаги отделяйте време, за да се запознаете с бизнес телефонната система и/или конферентната услуга, която използвате, преди действителното обаждане. Всяка услуга има свои собствени уникални характеристики, така че знанието как работи всичко може да гарантира, че обаждането протича гладко. Разбирането на услугата, която използвате, е и най-добрият начин да помогнете на други посетители да се ориентират в нея. Вместо просто да ги изпращате на страницата с често задавани въпроси на услугата, можете сами да отговорите на техните въпроси.
Стратегия за растеж на бизнеса. Най-доброто
3. Създайте взаимодействие. Конферентен разговор
Най-добрите конферентни разговори позволяват на всеки участник да участва. Ако всичко, което правите, е да говорите, тогава хората ще се чудят защо просто не сте изпратили гласова бележка. Винаги оставяйте време за въпроси и обратна връзка по време на разговора, така че всеки да се чувства като че има шанс да участва. Това ще гарантира, че всички обръщат внимание и ще гарантира, че всичко, което е трябвало да бъде решено по време на разговора, наистина е решено. В зависимост от типа конферентна услуга, която използвате (вижте нашия списък с петте най-добри безплатни услуги по-долу), ще има други уникални начини за насърчаване на участието, включително създаване на анкети и наличие на интерактивна секция за въпроси и отговори. Ако планирате да използвате една от тези допълнителни услуги, уверете се, че вие и вашите членове сте запознати с това как работи предварително.
4. Минимизирайте разсейването. Конферентен разговор
Въпреки че едно от предимствата на конферентния разговор е възможността да се присъедините отвсякъде, важно е да се опитате да сведете до минимум разсейването на всички, особено ако вие сте домакинът. Ако е възможно, избягвайте да се обаждате от обществени места, които са шумни или, ако е видео разговор, претъпкани. Въпреки че понякога е неизбежно, тези видове разсейване могат да бъдат досадни и дори да попречат на вас и вашите гости да обсъдите всичко, което трябва да бъде разгледано по време на разговора.
Управление на времето и подобряване на производителността
5. Бъдете навреме. Конферентен разговор
Един от най-лошите начини да започнете конферентен разговор е да закъснеете. Дори пет минути след определеното време могат да направят посетителите ви раздразнителни и да създадат впечатлението, че не сте оценявайте ги време. Ранното обаждане също ще накара вашите участници да почувстват, че сте подготвени и готови. Освен това помага на вашите гости да избегнат онова неудобно съобщение „вие сте първи тук“, което може да ги направи втори, ако имат правилната информация за обаждането.
6. Подгответе нагледни средства
Не всички конферентни разговори се нуждаят от помощта на визуални средства. Но за някои те всъщност подобряват разговора. След като създадете своя дневен ред за разговора, прегледайте бележките си и определете дали имате нужда от визуални материали. Ако е така, отделете време да подготвите визуални опори и не забравяйте да уведомите гостите си, че това ще бъде видеоконференция. Ако очаквате вашите гости също да споделят видеоклипа, уведомете ги, за да могат да се подготвят. Няма нищо по-лошо за вашите гости от това да бъдат помолени да се присъединят чрез видео, когато очакват само гласово повикване.
7. Следвайте плана на играта. Конферентен разговор
Въпреки че може да прекарате много време в подготовка за разговора, това не гарантира, че наистина ще изпълните плана си. Имайте предвид какво искате да постигнете по време на разговор и направете всичко възможно, за да бъдете възможно най-ефективни, докато поставяте отметка във всяко поле. Ако насърчавате други да участват в състезанието, вие също трябва да сте домакин, за да сте сигурни, че никой друг не монополизира или просто губи време. Запомнете: всички, включително и вие, сте заети. Колкото по-дълго продължава вашето обаждане и колкото по-не е по темата, толкова по-малко хора ще си спомнят – и толкова по-малко ще бъдат развълнувани за следващото обаждане.
8. Колкото по-кратко, толкова по-добре. Конферентен разговор
Когато се съмнявате, винаги избирайте по-кратки конферентни разговори. Въпреки че всеки ще се оплаче от тридесетминутни конферентни разговори, които отнемат един час, много малко ще се раздразнят, когато всъщност са само двадесет минути. Следете часовника по време на разговора, за да можете да направите всичко възможно, за да изведете участниците навреме или по-рано. Няма нищо, което служителите да ценят повече от срещи, които не отнемат време от вече натоварения им график.
9. Въведете бележки
Ако знаете, че вашият конферентен разговор ще бъде дълъг или ако има няколко важни теми, които хората трябва да запомнят, тогава е важно да си водите бележки за вашите гости след (или преди) разговора. Тези бележки ще гарантират, че всички ваши най-важни въпроси, коментари и идеи ще бъдат запомнени, както и дали вашите гости предприемат някакво действие, и ще им напомнят какво трябва да направят и кога.
10. Запишете разговора. Конферентен разговор
Не забравяйте да запишете конферентния си разговор, така че ако някой го пропусне, да има възможност да го гледа. Записването на разговора също ще ви помогне да научите какво можете да направите по-добре следващия път, като например забавяне на разговора, подобряване на визуалните помощни средства, които използвате, или фокусиране върху дневния ред. В допълнение към бележките, споделянето на разговор е добро начин за участниците да се върнат и да преразгледат, ако е необходимо.
5 безплатни конферентни разговора.
Въпреки че има много платени конферентни услуги, които са страхотни, има и много безплатни услуги, които лесно могат да се конкурират. Ето списък с нашите пет любими конферентни услуги и защо...
1.Google Hangouts
Харесваме качеството на видеото и звука Google Hangouts , да не говорим колко е познат на много потребители. Тъй като всичко, от което се нуждаете, е акаунт в Google, за да се присъедините, използването на Hangouts често означава, че вашите посетители не трябва да се притесняват за настройка или влизане в друг непознат акаунт. Hangouts също се интегрира с приложения като Google Docs, което означава, че бързото споделяне на информация е лесно.
2. Uberконференция
Точно като Google Hangouts, uber-конференция ви позволява да споделяте файлове от Google Drive по време на разговор. Той също така се интегрира с Dropbox и Evernote и улеснява споделянето на екрани. Една от най-добрите характеристики на Uberconference са неговите аудио контроли, които помагат за минимизиране на околния шум, ако се окажете в оживен офис или популярно кафене.
3. зум
Мащабиране, Една от най-популярните услуги в този списък, това е страхотна безплатна опция за телефонни конференции за бизнеса, особено ако те разчитат в голяма степен на видеоконференции. Приложението е лесно за изтегляне и достъп, което ви позволява бързо да извършвате бъдещи обаждания до всеки от вашия екип.
4. Безплатна конференция
Ако имате клиенти или членове на екипа, които ще се присъединят в международен план, тогава Безплатна конференция е една от най-умните опции, тъй като е безплатна. Можете да използвате FreeConference по телефона и онлайн с достъп до удобни функции за споделяне на екрана и чат.
5. Същата страница
Като цялостен софтуер за сътрудничество "всичко в едно", Същата страница ви позволява да правите неща като общуване чрез групови текстове, споделяне на файлове и дори анкети във вашата група. Въпреки че Samepage предлага безплатна услуга, тя предлага и платени опции за допълнителни функции като лични команди и разширено съхранение.
Завършване
Чрез оптимизиране на вашата конферентна стратегия и ефективност чрез използване на правилната конферентна услуга за вашия бизнес, сътрудничеството в екипът може да бъде по-ефективен, от всякога. Независимо дали работите във физически или онлайн бизнес, можете да започнете да провеждате по-добри конферентни разговори, които губят по-малко време и вършат повече работа, като следвате тези съвети.
Оставете коментар