Organizacijska komunikacija. Šta je to ? I zašto je to važno

Organizaciona komunikacija je sastavni dio svake organizacije i igra važnu ulogu u izgradnji uspješnog poslovanja. Komunikacija u organizaciji utiče na ponašanje ljudi u organizaciji. Komunikacija u organizaciji je vitalna komponenta menadžmenta jer je uloga menadžmenta da pravi planove i daje upute.

Ljudi koji rade u organizaciji, bilo da se radi o menadžerima ili zaposlenima na prvoj liniji, moraju znati kako se ponašati kako bi stvorili najbolje radno okruženje u organizaciji.

Komunikacija u organizaciji također utiče na ponašanje ljudi u organizaciji. Ponašanje ljudi u organizaciji utiče na to kako ljudi motivišu jedni druge da postignu ciljeve organizacije. Organizaciona komunikacija igra važnu ulogu u načinu na koji ljudi međusobno komuniciraju na sastancima.

Šta je prodajna marža? i kako to izračunati

S druge strane, neefikasna organizaciona komunikacija dovodi do nerazumijevanja, neusklađenosti i nekompetentnosti u organizaciji. Stoga je važno imati efikasnu komunikaciju u organizaciji kako bi se efektivno izvršavali planovi i doprinijeli uspjehu organizacije.

Efikasna komunikacija je toliko važno u organizaciji da danas čak i regruteri smatraju komunikacijske vještine jednom od ključnih vještina ljudi koje žele zaposliti. Oglasi za posao često uključuju fraze kao što su poslovna komunikacija, korporativna komunikacija ili organizacijske komunikacijske vještine.

Povjerljivi ugovor. Šta je to ?

Vrste. Organizacijska komunikacija.

Komunikacija je sastavni dio svake organizacije. Nijedna organizacija ne može opstati bez pravilne komunikacije između ljudi koji rade u organizaciji.

Postoje četiri različite vrste organizacijskih komunikacija. Neke organizacije striktno prate jednu vrstu komunikacije, dok neke organizacije koriste kombinaciju ovih vrsta komunikacije.

Hajde da prvo naučimo o različitim vrstama komunikacija koje se dešavaju u organizaciji da bismo znali o njihovom uticaju na organizaciju.

9 tipova organizacione strukture koje svaka kompanija treba da uzme u obzir

1. Formalna komunikacija. Organizacijska komunikacija.

Formalna komunikacija je jedna od najčešćih vrsta komunikacije koja se odvija u većini organizacija. Formalna komunikacija se odvija kroz unaprijed određene kanale komunikacije.

Ovi kanali komunikacije se koriste menadžment i zaposleniljudi koji rade u organizaciji kako bi međusobno komunicirali. Formalna komunikacija se uglavnom odvija u organizacijama sa hijerarhijskom organizacijskom strukturom.

U takvim organizacijama običan zaposlenik ne može direktno komunicirati sa višim menadžmentom. Komunikacija između njih se odvija preko srednjeg menadžmenta.

2. Neformalna komunikacija

Ova vrsta komunikacije je suprotna formalnoj komunikaciji. Neformalna komunikacija se ne odvija kroz formalne kanale. Organizacije koje koriste neformalnu komunikaciju za međusobno komuniciranje ne slijede unaprijed određene kanale komunikacije.

To znači da se komunikacija između menadžmenta i zaposlenih u organizaciji može odvijati kroz više komunikacijskih kanala.

Za razliku od formalne komunikacije, gdje se komunikacija odvija putem odgovarajućih kanala i posrednika između najvišeg menadžmenta i direktnih zaposlenika, neformalna komunikacija se može odvijati direktno između najvišeg menadžmenta i direktnih zaposlenika.

Štaviše, organizacije koje koriste neformalnu komunikaciju nemaju pravilno definisanu hijerarhijsku strukturu. Svi zaposleni koji rade u takvim organizacijama smatraju se na istom nivou.

Poverenje veza i psihologija zašto ljudi kliknu na linkove

3. Vertikalna komunikacija. Organizacijska komunikacija.

Formalna komunikacija se može podijeliti u dvije kategorije kao što su vertikalna komunikacija i horizontalna komunikacija. Vertikalna komunikacija je vrsta komunikacije između menadžera i njihovih podređenih.
Vertikalna komunikacija se može dalje fragmentirati na vertikalnu komunikaciju prema gore i vertikalnu komunikaciju prema dolje. U uzlaznoj vertikalnoj komunikaciji, komunikacija se odvija od menadžera do njihovih podređenih.
U međuvremenu, vertikalna komunikacija se odvija od podređenih do nadređenih.

4. Horizontalna komunikacija

Druga vrsta komunikacije u organizaciji je horizontalna komunikacija. Ovo je vrsta komunikacije između ljudi koji rade na istom nivou.

Horizontalna komunikacija se smatra formalnom komunikacijom između ljudi koji rade na istom nivou radi razmjene informacija.

Važnost. Organizacijska komunikacija.

1. Primarni značaj organizacijske komunikacije je informirati zaposlenike koji rade u organizaciji. Zaposleni su prenijeli ciljeve od kojih se očekivalo da postignu i metode koje se koriste za postizanje tih ciljeva. Ne samo da im se govori o metodama, već im se daje i povratna informacija poboljšati ih rad. Organizacijska komunikacija pomaže da se razjasne sumnje ili nesporazumi među zaposlenima.
2. Komunikacija u organizaciji igra ulogu izvora informacija. Informacija se prenosi zaposlenima kroz komunikacije. Ove informacije pomažu zaposlenima u donošenju važnih odluka jer im posedovanje ovih informacija pruža alternativni pravac akcije za završetak određenog zadatka.
3. Komunikacija je neophodna za komunikaciju. Kroz komunikaciju zaposlenici koji rade u organizaciji međusobno komuniciraju. Socijalizacija je neophodna i za stvaranje čvrstih veza među zaposlenima, što je neophodno za rast organizacije. Organizacijska komunikacija.
4. Zdrava komunikacija u organizaciji pomaže u oblikovanju stava ljudi koji rade u organizaciji. Dobro informisan zaposlenik ima pozitivan stav u odnosu na manje informisanog radnika.
5. Pisana i formalna komunikacija u organizaciji je učinkovitija u odnosu na druge vrste organizacijskih komunikacija. Stoga mnoge organizacije troše novac na izdavanje časopisa i časopisa kompanije kako bi podijelile važne godišnje informacije sa zaposlenima u organizaciji.
6. Organizaciona komunikacija igra vitalnu ulogu u procesu kontrole jer je uloga menadžera da daju smjernice svojim podređenima i dobiju povratne informacije od njih. Efikasna organizaciona komunikacija čini ove zadatke boljim. Podređeni mogu efikasno obavljati svoje zadatke kada su dobro komunicirani, a takođe mogu otkloniti sumnje svojih menadžera kada se suoče sa bilo kakvim problemom u svom radu.

Problemi organizacione komunikacije

Iako je organizacijska komunikacija sastavni dio svake organizacije, još uvijek postoje mnogi izazovi s kojima se organizacija suočava kada je u pitanju priprema efikasnog komunikacijskog plana.

Organizaciona komunikacija nikada ne može biti efikasna i efikasna ako se ne rešavaju problemi povezani sa organizacionom komunikacijom. U nastavku su navedeni problemi organizacijske komunikacije kojih morate biti svjesni prije nego što pripremite plan organizacijske komunikacije za organizaciju.

1. Relevantnost plana. Organizacijska komunikacija.

Prvi i najvažniji izazov s kojim se možete suočiti kada kreirate komunikacijski plan je njegova relevantnost. Stvaranje komunikacijskog plana koji je relevantan za sve u organizaciji je izazov. Različiti odjeli i različite funkcije unutar tih odjela zahtijevaju različita rješenja komunikacijskih problema koji se mogu pojaviti.

Na primjer, u odjelu prodaje većina prodavača radi virtualno i rijetko posjećuje ured. Sastanci sa menadžerom prodaje se odvijaju i putem video poziva ili telefonskih poziva.

Timovi u organizaciji koji vole da rade samostalno i ne žele da se redovno sastaju. Stoga je priprema plana organizacijske komunikacije koji je relevantan za sve koji rade u organizaciji izazovan zadatak.

2. Veličina organizacije

Sljedeći izazov na koji možete naići kada pripremate organizacijski komunikacijski plan je njegova veličina. Pogotovo u velikim organizacijama, teško je napraviti efikasan plan komunikacije. Jer u velikim organizacijama postoji nekoliko odeljenja i pododeljenja.

Ovi odjeli zapošljavaju stotine radnika. Neki zaposleni rade u kancelarijskim prostorijama, a neki rade praktično van kancelarijskih prostorija.
U takvim slučajevima postaje prilično teško pripremiti plan komunikacije kako bi se uspostavila efikasna komunikacija među svim zaposlenima koji rade u organizaciji.

3. Odgovornost. Organizacijska komunikacija.

Odgovornost je jedno od najvažnijih pitanja koje treba uzeti u obzir prilikom kreiranja komunikacijskog plana. Kako osigurati odgovornost? Kako možete osigurati da poruka ili informacija ne budu iskrivljene tokom prijenosa?

Koje radnje trebate poduzeti ako se vaši podaci promijene? I kako pratiti izvor greške? Sva ova pitanja moraju imati odgovore. Teško je održati odgovornost bez efikasnog plana komunikacije organizacije.

4. Iskrenost. Organizacijska komunikacija.

Na kraju, ali ne i najmanje važno, pitanje organizacijske komunikacije je integritet informacija. Sa ovim problemom se suočavaju organizacije koje biraju neformalne metode organizacione komunikacije. U neformalnom okruženju, šanse za kršenje podataka postaju velike.

Stoga je veliki izazov osigurati integritet informacija kako se prenose u cijeloj organizaciji.

Uticaj efikasne organizacione komunikacije

Efikasna komunikacija ima pozitivan uticaj na organizaciju i ljude koji u njoj rade. Hajde da saznamo o ovim štrajkovima jedan po jedan.

1. Efikasna komunikacija pomaže u smanjenju nesporazuma između zaposlenih, kupaca i poslovnih partnera. Samim tim, broj tužbi i žalbi je takođe minimiziran.
2. Efikasna komunikacija u organizaciji povećava samopouzdanje i moral zaposlenih koji rade u organizaciji. Zaposleni se osjećaju zadovoljnije u organizaciji u kojoj su dobro informisani. Organizacijska komunikacija.
3. Efikasna komunikacija poboljšava procedure i procese koji se odvijaju u organizaciji, što rezultira povećanom organizacijskom efikasnošću kao i smanjenjem troškova proizvodnje.
4. Odlična i jasna komunikacija u organizaciji pomaže zaposlenima da razumiju politike, pravila i propise organizacije. To im pomaže da postanu lojalni kompaniji.
5. Pravilna komunikacija u organizaciji pomaže uspostavljanju zdravih veza između zaposlenih i menadžmenta. Zaposleni vjeruju svom menadžmentu i vjeruju odlukama koje donose umjesto njih. Glavna prednost Ovaj scenario je da organizacija ostaje bez sindikata i ljudi komuniciraju o svojim problemima i zahtjevima i traže obostrano korisna rješenja umjesto štrajkova.
6. Zaposleni se ne stide da izraze svoje mišljenje i ideje. Ovo je korisno za organizaciju jer pomaže organizaciji da raste.
7. Planirana organizaciona komunikacija korisna je u izvršavanju planova proizvodnje.

Posljedice neefikasne organizacijske komunikacije

1. Neefikasna komunikacija izaziva svađe između zaposlenih i menadžmenta zbog nesporazuma uzrokovanih neefikasnom komunikacijom.
2. Neefikasna komunikacija u organizaciji uzrokuje nedosljednost unutar odjela. Nedosljednost uzrokuje oštre sporove među zaposlenima, rasipanje resursa i visoke troškove proizvodnje.
3. Kada postoji neefikasna komunikacija u organizaciji, teško je zadovoljiti potrebe i očekivanja kupaca. Odjel prodaje to ne bi znao Odeljenje marketinga je obećalo klijentima.
4. Neefikasna komunikacija također može uzrokovati visoku razinu fluktuacija osoblja. Zaposleni se osjećaju nezadovoljno i frustrirano kada nisu pravilno komunicirani.

Kako pripremiti efikasnu komunikacijsku strategiju?

Učinkovita komunikacijska strategija može se izgraditi samo uzimajući u obzir važne faktore kao što su organizacijska struktura, ciljevi i vrijednosti organizacije. Ispod su koraci koje možete slijediti kako biste pripremili efikasnu komunikacijsku strategiju.

Korak 1: Analizirajte veličinu organizacije. Organizacijska komunikacija.

Prilikom pripreme organizacijskog komunikacijskog plana važno je uzeti u obzir veličinu organizacije. U velikoj organizaciji s više odjela, neophodan je formalni i dobro planirani plan komunikacije kako bi se osiguralo da svi zaposleni rade u svim odjelima.

Neformalna komunikacija u takvim organizacijama može se pokazati kao neefikasna i izazvati razne nesporazume među zaposlenima koji rade u organizaciji.

 Korak 3: Pitajte svoje zaposlenike za ideje

Ponekad vam razmatranje ideja i mišljenja zaposlenih može pomoći da napravite efikasan plan komunikacije. Oni bolje razumiju nedostatke postojećeg komunikacionog plana i šta se može učiniti da se ti nedostaci isprave.

Korak 4. Budite inspirirani iskustvom slične organizacije. Organizacijska komunikacija.

Možete pogledati komunikacijski plan organizacija slične veličine i razgovarati s njihovim vođama i zatražiti njihovu pomoć. Možete promijeniti komunikacijski plan koji koriste druge organizacije kako bi odgovarao zahtjevima vaše organizacije.

Korak 5: Dobijte povratne informacije od zaposlenih i menadžera

Konačno, menadžeri i zaposleni će biti ti koji će iz dana u dan koristiti metode komunikacije. Tako mogu prepoznati nedostatke komunikacijskog plana i dati prijedloge za njegovo poboljšanje.

Kako riješiti probleme organizacijske komunikacije uz pripremu efikasnog organizacijskog komunikacijskog plana?

Izazovi povezani sa organizacionom komunikacijom ne mogu se zanemariti kada se razvija efikasan plan komunikacije.

Međutim, ovi problemi se mogu riješiti razmatranjem sljedećih praksi prilikom kreiranja sveobuhvatnog plana komunikacije za organizaciju.

1. Često zakazujte sastanke. Organizacijska komunikacija.

Nerazumijevanje ili nedostatak komunikacije između zaposlenih u dva ili više odjela jedan je od najčešćih problema s kojima se suočava većina organizacija.

Možda rade na istom projektu, ali nisu svjesni posla koji su jedni druge obavili zbog nedostatka komunikacije. Da bi se eliminisao ovaj problem, menadžment mora osigurati da zaposlenima bude dato dovoljno prilika da sjednu i razgovaraju jedni s drugima.

Na primjer, možete organizirati sesije pitanja i odgovora, sastanke za ručak i učenje ili dodati značajku kanala među odjelima u svoj plan komunikacije.

2. Redovno evaluirajte trenutnu organizacionu komunikaciju.

Procjena vašeg trenutnog plana organizacijske komunikacije pomoći će vam da identificirate njegove nedostatke. Da biste dobili detaljniju procjenu, možete pronaći odgovore na sljedeća pitanja:

Koliko često zaposleni propuštaju rokove?

Da li zaposleni koriste modernu tehnologiju za efikasnu komunikaciju?

Odgovaranje na ovakva pitanja pomoći će vam da postanete svjesni problema u vašem trenutnom komunikacijskom planu. Riješite se ovih problema kako biste kreirali efikasan plan komunikacije za svoju organizaciju.

3. Uključite digitalne alate. Organizacijska komunikacija.

Tehnologija ima rješenja za svaki problem. Stoga biste također trebali obratiti veliku pažnju na korištenje najnovijih tehnologija za stvaranje učinkovite komunikacije u organizaciji.

Danas većina mladih smatra lične sastanke praznim gubitak vremena. Smatraju da posao koji se može obaviti uz pomoć tehnologije ne zahtijeva fizičko prisustvo osobe.

Tako, koristeći najnoviju tehnologiju, možete ostati povezani sa zaposlenima koji rade virtualno, kao i kroz odjele.

4. Koristite različite stilove komunikacije. Organizacijska komunikacija.

Konačno, postojanje jedne standardne metode komunikacije neće odgovarati svim ljudima koji rade u organizaciji. Različiti ljudi različito troše informacije.

Neki ljudi mogu dobro raditi tokom sastanaka licem u lice, dok neki ljudi žele primati ažuriranja na mreži. Da biste stvorili učinkovitu komunikaciju u organizaciji, morate koristiti različite komunikacijske pristupe. Ljudima treba dati što više opcija.

zaključak

Efikasna organizaciona komunikacija je osnova organizacije. Bez pravilne komunikacije, nijedna organizacija ne može opstati. Stvaranje efikasnog komunikacijskog plana za organizaciju zahtijeva dublje razumijevanje strukture, veličine, ciljeva i vrijednosti organizacije.

Međutim, kreiranje organizacijskog komunikacijskog plana nije lak zadatak. Dolazi sa mnogim izazovima koje treba razmotriti i riješiti prilikom kreiranja organizacijskog komunikacijskog plana.

Učinkovita komunikacija igra vitalnu ulogu u pomaganju organizaciji da poveća profit i minimizira troškove proizvodnje, dok neefikasna komunikacija može uzrokovati nesporazume među zaposlenima.

 

АЗБУКА

 

Često postavljana pitanja (FAQ). Organizacijska komunikacija.

1. Šta je organizaciona komunikacija?

   • Odgovor. Organizaciona komunikacija je proces prenošenja informacija, ideja i mišljenja unutar organizacije između njenih članova, kao i eksterna komunikacija sa partnerima i klijentima.

2. Zašto je organizaciona komunikacija važna za poslovanje?

   • Odgovor. Učinkovita organizaciona komunikacija promoviše bolje razumijevanje zadataka i ciljeva, povećava radnu efikasnost, jača timske odnose i pomaže u rješavanju problema.

3. Koji su glavni elementi uključeni u organizacionu komunikaciju?

   • Odgovor.  Elementi organizacijske komunikacije uključuju verbalnu i neverbalnu komunikaciju, korištenje tehnologije, formalne i neformalne kanale komunikacije.

4. Šta je verbalna i neverbalna komunikacija u kontekstu organizacionog okruženja?

   • Odgovori . Verbalna komunikacija je razmjena informacija pomoću riječi, dok neverbalna komunikacija uključuje geste, izraze lica, govor tijela i druge nejezičke elemente.

5. Kako organizovati efektivne sastanke i sastanke unutar organizacije?

   • Odgovori .  Planirajte sastanke unapred, postavite jasne ciljeve, pozovite samo neophodne učesnike, osigurajte aktivno učešće, vodite računa o vremenu i dokumentujte rezultate.

6. Kako osigurati transparentnost u organizacionoj komunikaciji?

   • Odgovori . Širite informacije na vrijeme, otvoreno razgovarajte o promjenama i odlukama, stvorite pristupačne kanale povratnih informacija i uspostavite jasne komunikacijske strukture.

7. Kako prevazići barijere u organizacionoj komunikaciji?

   • Odgovori . Aktivno slušajte, koristite više komunikacijskih kanala, ohrabrujte međuodjelsku suradnju, rješavajte sukobe i trenirajte zaposlene efektivne veštine komunikacije.

8. Kako organizovati interne komunikacijske kampanje za zaposlene?

   • Odgovori .  Kreirajte zanimljiv sadržaj, koristite interne komunikacijske alate (intranet, e -pošte), provode seminare i obuke, podstiču povratne informacije.

9. Kako riješiti konflikte vezane za organizacionu komunikaciju?

   • Odgovori . Identifikujte izvore sukoba, vodite otvorene diskusije, promovirajte međusobno razumijevanje, ponudite konstruktivna rješenja i podstičite povratne informacije.

10. Kako implementirati efikasne komunikacijske strategije u organizacijama različitih veličina?

    • Odgovori .  Provedite analizu potreba, definirajte ciljeve, implementirajte različite komunikacijske alate, obučite osoblje i procijenite učinkovitost strategija.