Upravljanje nabavkama je proces povezan sa planiranjem, organizacijom i kontrolom nabavke neophodne robe, materijala, usluga ili resursa kako bi se osigurao efikasan rad organizacije. Ovaj proces uključuje odabir dobavljača, pregovaranje o uslovima kupovine, pregovaranje o ugovorima, upravljanje zalihama i praćenje kvaliteta kupljene robe.

Sve proces takođe određuje kako efikasno upravljati odnosima sa različitim dobavljačima kako bi se osigurao visok nivo usluge. Ovo je jedno od kritičnih pitanja u upravljanju nabavkama. Suština cijelog procesa je da dobijete ono što plaćate.

Rad procesa upravljanja nabavkama.

Proces upravljanja nabavkom uključuje nekoliko uzastopnih faza, od kojih je svaka važna za osiguranje efektivnog snabdijevanja kompanije potrebnim dobrima i uslugama.

Upravljanje nabavkama. Utvrđivanje potreba

Početna faza procesa u kojoj kompanija određuje koja roba, materijal ili usluge su joj potrebni. Ove potrebe mogu biti vezane za proizvodnju, operacije, projekte ili održavanje infrastrukture.

Akcije: Analiza tekućih zaliha, utvrđivanje minimalnih nivoa zaliha, procjena rokova za rad ili proizvodne procese koji zahtijevaju resurse.

Odabir strategije nabavke

Odabir odgovarajuće strategije nabavke. Ovo može zavisiti od obima i učestalosti kupovine, politike cena, sezonskih fluktuacija i kritičnosti robe ili usluga za poslovanje kompanije.

Strategija: Kupovina od jednog dobavljača, tenderska nabavka, dugoročni ugovori, itd.

Upravljanje nabavkama. Pretraga i odabir dobavljača

Traganje za potencijalnim dobavljačima koji mogu zadovoljiti potrebe kompanije. Važni kriterijumi odabira su kvaliteta robe, pouzdanost dobavljača, cijena, rok isporuke i reputacija.

Akcije: Zahtjev komercijalne ponude (tender), evaluacija dobavljača po unapred utvrđenim kriterijumima, pregovori.

Zaključivanje ugovora

Nakon izbora dobavljača, vode se pregovori za postizanje optimalnih uslova saradnje, uključujući cene, rokove isporuke, uslove plaćanja i druge ključne parametre.

Akcije: Sastavljanje i potpisivanje ugovora ili ugovora o isporuci robe ili usluga. U ugovoru je važno uključiti sve uslove vezane za kvalitet, povrate, sankcije za kršenje rokova isporuke itd.

Upravljanje nabavkama. Organizacija i upravljanje zalihama

Nakon potpisivanja ugovora, organizuje se proces isporuke robe ili pružanja usluga. Važno je osigurati da se isporuke završe u rokovima navedenim u ugovoru iu skladu sa zahtjevima kvaliteta.

Akcije: Kontrola vremena isporuke, koordinacija sa logistikom, praćenje statusa narudžbi, održavanje komunikacije sa dobavljačima radi rješavanja nastalih problema.

Kontrola kvaliteta i prihvatanje

Nakon prijema robe ili usluge, vrši se provjera kako bi se osigurala usklađenost sa kvalitetom i količinom navedenim u ugovoru. Važno je osigurati da svi proizvodi ili usluge ispunjavaju utvrđene standarde.

Akcije: Procjena kvaliteta proizvoda, vraćanje neispravne robe ili podnošenje reklamacija dobavljaču, provjera dokumentacije (fakture, certifikati).

Upravljanje nabavkama. Upravljanje zalihama i skladištenje

Primljena roba se mora obračunati i distribuirati u skladišta ili prenijeti u proizvodnju. Učinkovito upravljanje zalihama pomaže da se izbjegnu nestašice i višak materijala.

Akcije: Vođenje skladišne ​​evidencije, automatizacija skladišnog poslovanja, analiza i optimizacija nivoa zaliha.

Plaćanje zaliha

Nakon uspješnog završetka isporuka i prijema proizvoda, obrađuju se fakture i vrši se plaćanje usluga dobavljača u skladu sa uslovima ugovora.

Akcije: Provjera faktura, usklađivanje uslova plaćanja sa odjelom finansija, plaćanje dobavljačima.

Upravljanje nabavkama. Procjena učinka dobavljača

Procjenjuje se da dobavljači razumiju koliko dobro njihov rad ispunjava očekivanja kompanije. Glavni kriterijumi: poštovanje rokova, kvalitet proizvoda, odgovor na zahteve kompanije, fleksibilnost i spremnost na saradnju.

Akcije: Formiranje rejtinga dobavljača, analiza njihove efektivnosti, revizija ugovornih uslova po potrebi.

Analiza i optimizacija procesa

Završna faza je analiza cjelokupnog sistema upravljanja nabavkama kako bi se identifikovale slabosti i moguća poboljšanja. Cilj je optimizacija potrat, poboljšanje kvaliteta i poboljšanje vremena isporuke.

Akcije: Analiza troškova, reorganizacija procesa nabavke po potrebi, uvođenje novih tehnologija za automatizaciju procesa nabavke.

Prednosti efikasnog upravljanja nabavkama:

  • Smanjeni troškovi: ispravan izbor dobavljača i optimizacija nabavke omogućava vam da smanjite troškove nabavke materijala i usluga.
  • Poboljšanje kvaliteta proizvoda: kontrola kvaliteta isporučene robe osigurava visoke standarde proizvodnje.
  • Blagovremene isporuke: garantovana kontrola vremena isporuke omogućava vam da izbegnete smetnje u radu preduzeća.
  • Fleksibilnost i prilagođavanje: sposobnost brzog reagovanja na promene na tržištu ili unutar kompanije.

АЗБУКА

Često postavljana pitanja. Upravljanje nabavkama.

Šta je upravljanje nabavkama?

Upravljanje nabavkom je proces planiranja, koordinacije i kontrole nabavke roba i usluga neophodnih za funkcionisanje organizacije. To uključuje odabir dobavljača, ugovaranje, kontrolu nabavke i procjenu kvaliteta.

Koje su glavne faze upravljanja nabavkama?

Glavne faze upravljanja nabavkama:

  • Utvrđivanje potreba.
  • Pretraga i odabir dobavljača.
  • Zaključivanje ugovora.
  • Organizacija zaliha.
  • Kontrola kvaliteta i prijem robe.
  • Upravljanje zalihama.
  • Plaćanje zaliha.
  • Procjena učinka dobavljača.

Koji su ciljevi upravljanja nabavkama?

Glavni ciljevi upravljanja nabavkama:

  • Omogućavanje organizaciji potrebnih resursa.
  • Smanjenje troškova kupovine robe i usluga.
  • Osiguravanje visokog kvaliteta isporučene robe.
  • Pravovremeni prijem materijala za nesmetan rad.
  • Upravljanje odnosima sa dobavljačima za postizanje dugoročne saradnje.

Upravljanje nabavkama. Kako odabrati dobavljača?

Prilikom odabira dobavljača treba uzeti u obzir sljedeće faktore:

  • Cijena i uslovi plaćanja.
  • Kvalitet robe ili usluga.
  • Pouzdanost i reputacija dobavljača.
  • Vrijeme isporuke.
  • Fleksibilnost dobavljača u slučaju promjene narudžbe.
  • Spremnost na dugoročnu saradnju.

Šta je tender u procesu nabavke?

Tender je proces u kojem kompanija raspisuje konkurs za kupovinu određene robe ili usluge, a dobavljači dostavljaju svoje prijedloge. Kompanija bira najpovoljniju ponudu na osnovu cene, kvaliteta i drugih kriterijuma.

Upravljanje nabavkama. Kako se ocjenjuje učinak dobavljača?

Dobavljači se ocjenjuju na osnovu brojnih kriterija, uključujući:

  • Poštivanje rokova isporuke.
  • Kvalitet isporučenih dobara ili usluga.
  • Nivo usluge i spremnost za rješavanje problema.
  • Fleksibilnost prilikom naručivanja promjena.
  • Konkurentnost u cijeni.

Šta je upravljanje zalihama u procesu kupovine?

Upravljanje zalihama uključuje praćenje dostupnosti potrebne količine materijala u skladištu. Cilj je izbjeći nestašice (kada nema dovoljno materijala) ili viškove (kada ima previše materijala, što može dovesti do dodatnih troškova skladištenja).

Upravljanje nabavkama. Kako automatizovati?

Automatizacija nabavke se može postići korištenjem specijalizovanih programa i sistema upravljanja (na primjer, ERP sistema) koji pomažu:

  • Pratite narudžbe i isporuke.
  • Upravljajte inventarom.
  • Voditi evidenciju dobavljača i ugovora.
  • Generirajte izvještaje o kupovini i troškovima.

Kako izbjeći kašnjenja isporuke?

Da biste spriječili kašnjenja, važno je:

  • Odaberite pouzdane dobavljače.
  • Postavite jasne rokove u ugovorima.
  • Stalno pratite status isporuka.
  • Koristite rezervne dobavljače u slučaju nepredviđenih situacija.
  • Održavajte stalnu komunikaciju sa dobavljačima.

Upravljanje nabavkama. Koja dokumenta su potrebna tokom procesa nabavke?

Ključni dokumenti koji se koriste u procesu nabavke:

  • Zahtjevi za prijedloge.
  • Komercijalne ponude dobavljača.
  • Ugovori i ugovori o nabavci.
  • Računi za isporuku.
  • Računi i potvrde o obavljenim radovima ili pruženim uslugama.

Kako upravljati rizicima u nabavci?

Upravljanje rizicima uključuje:

  • Procjena potencijalnih rizika kao što su kašnjenja, povećanja cijena ili poremećaji u snabdijevanju.
  • Razvijanje akcionih planova za minimiziranje rizika (na primjer, rad sa više dobavljača, stvaranje rezervnih zaliha).
  • Redovno praćenje tržišta i dobavljača.

Kako smanjiti troškove nabavke?

Da biste smanjili troškove možete:

  • Provedite tendere i uporedite ponude različitih dobavljača.
  • Pregledajte postojeće ugovore kako biste poboljšali uslove.
  • Pregovarajte o popustima za kupovinu na veliko.
  • Koristite automatizovane sisteme za efikasnije planiranje kupovine i upravljanje zalihama.

Kako se kupovina iz jednog izvora razlikuje od kupovine iz više izvora?

Kupovina od jednog dobavljača znači da kompanija bira jednog stalnog dobavljača za određenu robu ili usluge. Može smanjiti administrativne troškove i poboljšati uslove saradnje, ali povećava rizik od zavisnosti od jednog dobavljača. Kupovina iz više izvora uključuje rad sa više dobavljača, što smanjuje rizik, ali može povećati administrativnu složenost.