L'organització d'un projecte és el procés de planificació, coordinació i gestió de recursos per assolir objectius especificats dins d'un temps i pressupost determinats. Un projecte és una empresa temporal que té un resultat o producte únic que és diferent de la rutina de les operacions diàries de l'organització.

Hi ha tres àrees de responsabilitat i competència en l'organització del projecte.

  • Gestió del projecte: se li confia la part de gestió del projecte
  • Equip del projecte: a l'equip del projecte se li assigna un aspecte de la implementació del projecte
  • La junta de projecte és l'òrgan de presa de decisions al qual es confia l'èxit del projecte i pren decisions importants com ara si el projecte s'ha de cancel·lar o continuar.

Estructura organitzativa El projecte depèn de diversos factors, com ara el tipus i l'estil de l'organització, la jerarquia i el flux de treball.

Aquests són alguns dels tipus més comuns d'organització de projectes:

1. Organització funcional. Organització del projecte.

Aquesta és una de les estructures organitzatives més habituals. L'empresa està dividida en diversos departaments i s'agrupen persones amb habilitats i coneixements similars. El director del projecte i altres recursos treballen al mateix departament, per exemple, màrqueting, vendes, comptabilitat etc.

Els avantatges d'una estructura funcional són:

  1. Això és millor tant per a projectes petits com per a equips petits perquè la funció pot obtenir un control i control complets sobre els membres de l'equip i altres recursos.
  2. Els membres són fàcils de motivar ja que n'hi ha pocs
  3. Accedir als experts és fàcil perquè es troben a la mateixa àrea funcional.
  4. És fàcil reunir tots els implicats en el projecte i discutir el tema rellevant.
  5. Els empleats estan disposats a treballar en aquest tipus de projectes perquè els dóna l'oportunitat que necessiten per tirar endavant.
  6. Com que l'equip és petit, és possible limitar els mitjans de comunicació del projecte.

Els inconvenients de l'estructura funcional són els següents:

  1. No és fàcil accedir a persones fora de la vostra unitat funcional
  2. Els empleats són lleials al seu líder d'equip en lloc de treballar en un projecte
  3. Dificultat per mantenir l'enfocament estratègic

2. Disseny.

Aquí el director del projecte té tota la responsabilitat de cada projecte. Té plena ocupació amb tot l'equip i control pressupost per a la seva culminació satisfactòria. Informa a la junta del projecte i al patrocinador del projecte. Organització del projecte

Els avantatges d'una estructura organitzativa basada en projectes són els següents:

  1. Control total de l'equip
  2. Fort sentiment d'identitat dins de l'equip, donant lloc a una cultura d'equip dominant
  3. Conflicte mínim, ja que cada participant treballa per assolir les metes i objectius del projecte
  4. Planificar la teva feina és fàcil
  5. Fàcil disponibilitat de recursos
  6. Millora el lideratge tècnic i les habilitats gestió projectes

Els inconvenients de l'estructura organitzativa del projecte són els següents:

  1. És un compromís car
  2. És difícil per als empleats tornen si són acomiadats de la seva feina
  3. En alguns casos, tancar un projecte significa perdre la feina

3. Matriu. Organitzar un projecte

Es crea una estructura organitzativa del projecte matricial integrant tant el projecte com l'organització funcional. Hi ha dues estructures: horitzontal i vertical, de manera que un empleat pot treballar tant en un projecte com en un grup funcional.

Hi ha tres tipus de matriu d'organització

  1. Matriu forta: el director del projecte té un equip a temps complet i en té guia completa i control sobre l'equip i el projecte
  2. Una matriu feble està més a prop d'una estructura funcional i el director del projecte té menys opcions. Té un equip a temps parcial i control pressupostari
  3. Matriu equilibrada: el director del projecte té un nivell mitjà d'autoritat i un equip a temps parcial. Ell i el responsable funcional gestionen el pressupost

Els avantatges d'una organització matricial són:

  1. Els recursos s'utilitzen de manera eficient
  2. Els recursos es poden moure fàcilment entre diferents projectes
  3. Els individus, així com els membres de l'equip, són sensibles per naturalesa

Els desavantatges d'una organització matricial són els següents:

  1. La majoria de vegades trobareu conflictes entre projectes a causa dels recursos
  2. Se'ls confia en les persones amb prioritats conflictives i diferents, i això pot provocar confusió

Alguns altres tipus d'organització de projectes són els següents:

  • Organització senzilla o orgànica és l'estructura d'organització del projecte més senzilla, que inclou entitats empresarials amb un mateix propietari, així com autònoms. La funció de director de projecte la realitza normalment el propietari o l'especialista assignat gestió procés de treball. Organització del projecte
  • Organització diversificada. En aquest tipus d'estructura organitzativa, hi ha moltes unitats funcionals que són independents les unes de les altres. Les unitats inclouen persones amb diferents habilitats i saber fer, que estan units per un tema comú, i aquest podria ser una ubicació geogràfica o un projecte similar. Totes les divisions tenen els seus propis recursos per al funcionament autònom.
  • Organització virtual — En una estructura organitzativa virtual, l'organització manté el seu negoci principal i intenta externalitzar altres processos. L'organització central està vinculada amb diverses organitzacions externes per gestionar el negoci amb èxit. El director del projecte d'aquestes organitzacions té una autoritat de nivell mitjà i baix i una autoritat de control pressupostària mixta.

Com elaborar un diagrama d'organització del projecte?

Com crear un diagrama d'organització del projecte

Un organigrama del projecte ajuda a definir els rols i les responsabilitats de l'equip, així com les necessitats de formació, com s'assignaran els recursos i com s'implicaran les parts interessades. Els passos necessaris són els següents:

1. Determinar el personal. Organització del projecte

El primer pas del procés és identificar les persones associades a l'abast del projecte i capaç tenir un fort impacte en el projecte. Normalment, es tracta d'empleats clau que influeixen en màrqueting, caps de departament, personal de vendes, personal de suport, consultors i fins i tot personal informàtic.

2. Construir un equip directiu superior

Segon pitch — Crear un equip viable que sigui responsable del projecte i vigili el seu èxit. L'equip inclourà el client o patrocinadors del projecte, i en alguns casos experts, que oferiran orientació i assistència durant tot el projecte.

3. Assignar coordinadors del projecte. Organització del projecte

La tercera etapa consisteix en el nomenament dels coordinadors del projecte que seran de nivell mitjà i baix. Les seves responsabilitats inclouran la realització de tasques a aquest nivell i la coordinació de les tasques de l'equip. Pot haver-hi molts coordinadors de projecte en una organització de projecte, però en la majoria dels casos en trobareu almenys tres per gestionar els aspectes de comunicació, tècnics i de planificació.

4. Etiqueta els teus grups d'interès

Identifiqueu les parts interessades clau i proveu-ho atraure-los al desenvolupament del projecte.

5. Determinar els requisits de formació. Organització del projecte

En alguns casos l'equip pot eficaçment fer front a la tasca. A diferència d'altres, en manquen instruments, habilitats, coneixements per fer front a les complexitats del projecte. Determinar els requisits de formació i oferir-lo als membres que ho necessitin. El coordinador del projecte és responsable de gestionar el grup de treball i de proporcionar la formació necessària a l'empleat.

6. Crear un organigrama del projecte

L'última etapa és l'elaboració d'un organigrama del projecte. Revisa els passos que ja has fet i pensa com es coordinaran i col·laboraran les persones del projecte per crear el diagrama perfecte.

Mireu amb atenció perquè pugueu determinar la seva relació i les responsabilitats que s'han d'assignar. Enumereu els responsables de la presa de decisions que tindran un paper destacat i escriviu el seu paper, les responsabilitats i la tasca a prop per obtenir una imatge clara. Definiu els rols de connexió i definiu un canal de comunicació i informes si decidiu crear un organigrama útil del projecte

Llista de materials (BOM) - Definició, exemple, tipus i avantatges

Avantatges. Organització del projecte

Els avantatges del model d'organització del projecte adequat són els següents:

  • Ofereix als empleats l'oportunitat de millorar les seves habilitats
  • Els esforços se centren en el treball per projectes
  • Permet que l'organització creixi i es desenvolupi
  • Ajuda a fer un seguiment dels objectius estratègics
  • Augmentar la capacitat de fer front als factors ambientals
  • Fa que la presa de decisions sigui fàcil, eficient i ràpida
  • Fomenta l'especialització dels treballadors
  • Ajuda a una millor utilització dels recursos
  • Compleix fàcilment els terminis del projecte
  • Ajuda els empleats a créixer professionalment

Defectes.

Els inconvenients del model d'organització del projecte són els següents:

  • Les relacions no estan clarament definides
  • Hi ha un problema de coordinació
  • Duplicació d'esforços
  • En alguns projectes hi ha incertesa entre els empleats

 АЗБУКА

1. Què és l'organització del projecte?

La gestió de projectes és el procés de planificació, execució, seguiment i finalització d'un projecte per assolir objectius especificats dins de limitacions donades com ara temps, pressupost i recursos.

2. Quines són les principals etapes de l'organització del projecte?

Fases principals de l'organització del projecte:

  • Iniciació: Definició de l'objectiu i justificació del projecte.
  • Paleta: Desenvolupar un pla d'acció detallat, recursos i calendari.
  • Execució: Implementació del pla, execució de tasques i gestió de l'equip.
  • Seguiment i control: seguiment del progrés, gestió de riscos i fent ajustos.
  • Terminació: Realització de totes les tasques, resum i tancament del projecte.

3. Com determinar la finalitat del projecte?

Passos per definir un objectiu:

  • Claredat i especificitat: L'objectiu ha de ser clarament indicat i comprensible.
  • Mesurabilitat: Determinar com es mesurarà l'assoliment de l'objectiu.
  • Accessibilitat: Assegureu-vos que l'objectiu és realista i assolible.
  • Pertinença: L'objectiu ha de ser coherent amb els objectius estratègics de l'organització.
  • Temps limitat: Establiu un període de temps específic per assolir el vostre objectiu.

4. Quines eines es poden utilitzar per planificar un projecte?

Eines populars:

  • diagrama de Gantt: Representació visual d'un pla de projecte amb terminis.
  • Camí crític (CPM): Un mètode per identificar les tasques clau que afecten la durada del projecte.
  • Tècnica d'avaluació i revisió de programes (PERT): Anàlisi dels terminis probables per a la realització de les tasques.
  • Taula d'assignació de tasques (RACI): Definir els rols i les responsabilitats dels membres de l'equip.
  • Programari de gestió de projectes: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.

5. Com gestionar eficaçment un equip de projecte?

Consells de gestió d'equips:

  • Definició clara de rols i responsabilitats: Assegureu-vos que cada membre de l'equip conegui les seves tasques i responsabilitats.
  • Reunions periòdiques: Mantenir reunions periòdiques per discutir el progrés i resoldre problemes.
  • comunicació oberta: Fomentar la comunicació oberta i honesta dins de l'equip.
  • Motivació i suport: Donar suport als membres de l'equip i motivar-los per assolir objectius comuns.
  • Comentaris comunicacions: Proporcioneu i rebeu comentaris regularment per millorar el rendiment de l'equip.

6. Organització del projecte. Com gestionar els riscos en un projecte?

Passos de gestió de riscos:

  • Identificació de riscos: Identificar els riscos potencials que poden afectar el projecte.
  • Anàlisi de riscos: Avaluar la probabilitat i l'impacte de cada risc.
  • Elaboració d'un pla de gestió de riscos: Identificar estratègies per minimitzar o eliminar riscos.
  • Seguiment i control de riscos: Supervisar contínuament els riscos i fer els canvis necessaris al pla de gestió de riscos.
  • Resposta al risc: respon ràpidament als riscos emergents per minimitzar-ne l'impacte.

7. Com fer el seguiment del progrés del projecte?

Mètodes per fer un seguiment del progrés:

  • Punts de control: Establiu punts de control per regular xecs realitzant tasques.
  • Informes d'estat: Crear informes periòdics de l'estat del projecte per a l'equip i les parts interessades.
  • Ús de claus indicadors de rendiment (KPI): Identifiqueu i feu un seguiment de les mètriques clau per mesurar el progrés.
  • Anàlisi de desviacions: Compareu els resultats reals amb els resultats previstos i analitzeu les desviacions.
  • Programari de gestió de projectes: Utilitzeu eines per fer un seguiment de les tasques i del progrés.

8. Com completar el projecte?

Passos per completar el projecte:

  • Completant totes les tasques: Assegureu-vos que s'han completat totes les tasques i que s'assoleixen els objectius.
  • Inspecció i acceptació: Obteniu la confirmació del client o de les parts interessades que el projecte s'ha completat.
  • Anàlisi de resultats: Realitzar una anàlisi del projecte, identificar pràctiques i lliçons reeixides que es poden utilitzar en el futur.
  • Documentació: Creeu un informe final del projecte i documenteu totes les dades i conclusions importants.
  • Tancament del projecte: Tancar formalment el projecte, incloses les tasques administratives i l'alliberament de recursos.

9. Quins errors es cometen sovint a l'hora d'organitzar els projectes?

Errors comuns:

  • Planificació insuficient: No tenir un pla detallat pot provocar fracassos i retards.
  • Mala gestió recursos: L'assignació incorrecta dels recursos pot afectar negativament el progrés del projecte.
  • Comunicació ineficaç: La manca de comunicació pot provocar malentesos i conflictes.
  • Ignorant els riscos: Els riscos imprevistos poden afectar significativament el projecte.
  • Mala gestió del canvi: La gestió del canvi ineficaç pot provocar confusió i retards.

10. Organització del projecte. .Quines habilitats es necessiten?

Competències requerides:

  • Planificació i organització: Capacitat per desenvolupar plans detallats i organitzar el treball de manera eficaç.
  • Gestió del temps: Capacitat per gestionar de manera eficaç el temps i les prioritats.
  • Habilitats de comunicació: Capacitat de comunicar-se de manera clara i persuassiva amb l'equip i els grups d'interès.
  • Gestió de riscos: Habilitats d'identificació, anàlisi i gestió de riscos.
  • Lideratge i Motivació: Capacitat per inspirar i motivar un equip per assolir els objectius.

Organitzar un projecte és un procés complex que requereix una planificació acurada, una gestió eficaç i un seguiment constant. Seguint aquestes recomanacions, podreu organitzar i implementar amb èxit el projecte, aconseguint els vostres objectius.