Organització del projecte - Definició, Tipus i Diagrama

L'organització d'un projecte és el procés de planificació, coordinació i gestió de recursos per assolir objectius especificats dins d'un temps i pressupost determinats. Un projecte és una empresa temporal que té un resultat o producte únic que és diferent de la rutina de les operacions diàries de l'organització.

Hi ha tres àrees de responsabilitat i competència en l'organització del projecte.

Gestió del projecte: se li confia la part de gestió del projecte
Equip del projecte: a l'equip del projecte se li assigna un aspecte de la implementació del projecte
La junta de projecte és l'òrgan de presa de decisions al qual es confia l'èxit del projecte i pren decisions importants com ara si el projecte s'ha de cancel·lar o continuar.

Estructura organitzativa El projecte depèn de diversos factors, com ara el tipus i l'estil de l'organització, la jerarquia i el flux de treball.

Aquests són alguns dels tipus més comuns d'organització de projectes:

1. Organització funcional. Organització del projecte

Aquesta és una de les estructures organitzatives més habituals. L'empresa està dividida en diversos departaments i s'agrupen persones amb habilitats i coneixements similars. El director del projecte i altres recursos treballen al mateix departament, per exemple, màrqueting, vendes, comptabilitat etc.

Els avantatges d'una estructura funcional són:

Això és millor tant per a projectes petits com per a equips petits perquè la funció pot obtenir un control i control complets sobre els membres de l'equip i altres recursos.
Els membres són fàcils de motivar ja que n'hi ha pocs
Accedir als experts és fàcil perquè es troben a la mateixa àrea funcional.
És fàcil reunir tots els implicats en el projecte i discutir el tema rellevant.
Els empleats estan disposats a treballar en aquest tipus de projectes perquè els dóna l'oportunitat que necessiten per tirar endavant.
Com que l'equip és petit, és possible limitar els mitjans de comunicació del projecte.

Els inconvenients de l'estructura funcional són els següents:

No és fàcil accedir a persones fora de la vostra unitat funcional
Els empleats són lleials al seu líder d'equip en lloc de treballar en un projecte
Dificultat per mantenir l'enfocament estratègic

2. Disseny.

Aquí el director del projecte té tota la responsabilitat de cada projecte. Té feina a temps complet amb tot l'equip i controla el pressupost per a la seva realització satisfactòria. Informa a la junta del projecte i al patrocinador del projecte. Organització del projecte

Els avantatges d'una estructura organitzativa basada en projectes són els següents:

Control total de l'equip
Fort sentiment d'identitat dins de l'equip, donant lloc a una cultura d'equip dominant
Conflicte mínim, ja que cada participant treballa per assolir les metes i objectius del projecte
Planificar la teva feina és fàcil
Fàcil disponibilitat de recursos
Millora el lideratge tècnic i les habilitats de gestió de projectes

Els inconvenients de l'estructura organitzativa del projecte són els següents:

És un compromís car
És difícil per als empleats tornen si són acomiadats de la seva feina
En alguns casos, tancar un projecte significa perdre la feina

3. Matriu. Organitzar un projecte

Es crea una estructura organitzativa del projecte matricial integrant tant el projecte com l'organització funcional. Hi ha dues estructures: horitzontal i vertical, de manera que un empleat pot treballar tant en un projecte com en un grup funcional.

Hi ha tres tipus de matriu d'organització

Matriu forta: el director del projecte té un equip a temps complet i en té guia completa i control sobre l'equip i el projecte
Una matriu feble està més a prop d'una estructura funcional i el director del projecte té menys opcions. Té un equip a temps parcial i control pressupostari
Matriu equilibrada: el director del projecte té un nivell mitjà d'autoritat i un equip a temps parcial. Ell i el responsable funcional gestionen el pressupost

Els avantatges d'una organització matricial són:

Els recursos s'utilitzen de manera eficient
Els recursos es poden moure fàcilment entre diferents projectes
Els individus, així com els membres de l'equip, són sensibles per naturalesa

Els desavantatges d'una organització matricial són els següents:

La majoria de vegades trobareu conflictes entre projectes a causa dels recursos
Se'ls confia en les persones amb prioritats conflictives i diferents, i això pot provocar confusió

Alguns altres tipus d'organització de projectes són els següents:

Organització senzilla o orgànica és l'estructura d'organització del projecte més senzilla, que inclou entitats empresarials amb un mateix propietari, així com autònoms. La funció de director de projecte l'exerceix normalment el propietari o l'especialista que té l'encàrrec de gestionar el procés de treball. Organització del projecte
Organització diversificada. En aquest tipus d'estructura organitzativa, hi ha moltes unitats funcionals que són independents les unes de les altres. Les unitats inclouen persones amb diferents habilitats i saber fer, que estan units per un tema comú, i aquest podria ser una ubicació geogràfica o un projecte similar. Totes les divisions tenen els seus propis recursos per al funcionament autònom.
Organització virtual — En una estructura organitzativa virtual, l'organització manté el seu negoci principal i intenta externalitzar altres processos. L'organització central està vinculada amb diverses organitzacions externes per gestionar el negoci amb èxit. El director del projecte d'aquestes organitzacions té una autoritat de nivell mitjà i baix i una autoritat de control pressupostària mixta.

Com elaborar un diagrama d'organització del projecte?

Un organigrama del projecte ajuda a definir els rols i les responsabilitats de l'equip, així com les necessitats de formació, com s'assignaran els recursos i com s'implicaran les parts interessades. Els passos necessaris són els següents:

1. Determinar el personal. Organització del projecte

El primer pas del procés és identificar les persones associades a l'abast del projecte i capaç tenir un fort impacte en el projecte. Normalment, es tracta d'empleats clau que influeixen en màrqueting, caps de departament, personal de vendes, personal de suport, consultors i fins i tot personal informàtic.

2. Construir un equip directiu superior

Segon pitch — Crear un equip viable que sigui responsable del projecte i vigili el seu èxit. L'equip inclourà el client o patrocinadors del projecte, i en alguns casos experts, que oferiran orientació i assistència durant tot el projecte.

3. Assignar coordinadors del projecte. Organització del projecte

La tercera etapa consisteix en el nomenament dels coordinadors del projecte que seran de nivell mitjà i baix. Les seves responsabilitats inclouran la realització de tasques a aquest nivell i la coordinació de les tasques de l'equip. Pot haver-hi molts coordinadors de projecte en una organització de projecte, però en la majoria dels casos en trobareu almenys tres per gestionar els aspectes de comunicació, tècnics i de planificació.

4. Etiqueta els teus grups d'interès

Identifiqueu les parts interessades clau i proveu-ho atraure-los al desenvolupament del projecte.

5. Determinar els requisits de formació. Organització del projecte

En alguns casos l'equip pot eficaçment fer front a la tasca. A diferència d'altres, els falten les eines, les habilitats i els coneixements per gestionar les complexitats del projecte. Determinar els requisits de formació i oferir-lo als membres que ho necessitin. El coordinador del projecte és responsable de gestionar el grup de treball i de proporcionar la formació necessària a l'empleat.

6. Crear un organigrama del projecte

L'última etapa és l'elaboració d'un organigrama del projecte. Revisa els passos que ja has fet i pensa com es coordinaran i col·laboraran les persones del projecte per crear el diagrama perfecte.

Mireu amb atenció perquè pugueu determinar la seva relació i les responsabilitats que s'han d'assignar. Enumereu els responsables de la presa de decisions que tindran un paper destacat i escriviu el seu paper, les responsabilitats i la tasca a prop per obtenir una imatge clara. Definiu els rols de connexió i definiu un canal de comunicació i informes si decidiu crear un organigrama útil del projecte

Llista de materials (BOM) - Definició, exemple, tipus i avantatges