Konferenční hovory jsou technologie, která umožňuje lidem na různých místech vzájemně komunikovat a komunikovat v reálném čase prostřednictvím audio a/nebo video komunikace. To umožňuje členům setkávat se a pořádat schůzky, diskutovat o problémech, rozhodovat se a pracovat na projektech, aniž by opustili své kanceláře nebo místa.
Chcete vytvářet úspěšné konferenční hovory, na které se lidé těší? Ať už se scházíte se svým šéfem, klienty nebo virtuálním týmem z celého světa, zde je deset tipů, jak zajistit, aby vše proběhlo hladce.
Jednou z nejlepších věcí na dnešním podnikání je, že nikdy nebylo snazší zůstat v kontaktu se svými kolegy, týmem a klienty. Díky moderním technologiím můžeme domlouvat schůzky za chodu, pořádat virtuální schůzky a zajistit bezproblémový zážitek prakticky odkudkoli na světě. Dnes je jedním z nejjednodušších a nejoblíbenějších způsobů, jak zůstat v kontaktu se všemi ve vaší firmě, konferenční hovory. Nejen, že se snadno nastavují, ale také umožňují spolupráci v reálném čase, takže potenciální problémy jsou rychle vyřešeny a všichni jsou vždy na stejné stránce.
Pokud jde o obchodní efektivitu, existuje jen málo nástrojů, které jsou tak jednoduché a efektivní jako konferenční hovory.
1. Udělejte si pořádek. Konferenční hovor
Není nic horšího než konferenční hovor, který nemá jasný účel. Aby byla vaše konference efektivní, musíte si předem zorganizovat čas. To znamená, že byste měli mít vše, co potřebujete, včetně agendy, poznámek a jasného seznamu úkolů. Chcete-li skutečně udělat dojem, rozešlete plán hovoru ještě před jeho začátkem, aby všichni mohli být na stejné vlně a přesně věděli, co mohou očekávat. Zůstat organizovaný je jediný způsob, jak si můžete být jisti, že neztrácíte čas, včetně toho vašeho.
2. Poznejte svou službu. Konferenční hovor
Vždy si udělejte čas, abyste se seznámili s firemním telefonním systémem a/nebo konferenčními službami, které používáte, než dojde ke skutečnému hovoru. Každá služba má své vlastní jedinečné funkce, takže znalost toho, jak vše funguje, může zajistit hladký průběh hovoru. Porozumění službě, kterou používáte, je také nejlepší způsob, jak pomoci ostatním návštěvníkům se v ní orientovat. Místo toho, abyste je pouze posílali na stránku s často kladenými dotazy služby, můžete na jejich otázky odpovídat sami.
Obchodní strategie růstu. Nejlepší
3. Vytvořte interakci. Konferenční hovor
Nejlepší konferenční hovory umožňují účast každého účastníka. Pokud vše, co děláte, je mluvit, pak se lidé budou divit, proč jste prostě neposlali hlasovou poznámku. Během hovoru si vždy ponechte čas na otázky a zpětnou vazbu, aby každý měl pocit, že má šanci se zúčastnit. To zajistí, že všichni budou věnovat pozornost a zajistí, že vše, co bylo potřeba vyřešit během rozhovoru, bylo skutečně vyřešeno. V závislosti na typu konferenční služby, kterou používáte (viz náš seznam pěti nejlepších bezplatných služeb níže), budou existovat další jedinečné způsoby, jak podpořit účast, včetně vytváření anket a interaktivní sekce otázek a odpovědí. Pokud plánujete používat některou z těchto doplňkových služeb, ujistěte se, že jste vy a vaši členové předem seznámeni s tím, jak funguje.
4. Minimalizujte rušivé vlivy. Konferenční hovor
I když jednou z výhod konferenčního hovoru je možnost připojit se odkudkoli, je důležité, abyste se snažili minimalizovat rozptylování pro všechny, zvláště pokud jste hostitelem. Pokud je to možné, nevolejte z veřejných míst, která jsou hlučná nebo přeplněná, pokud se jedná o videohovor. I když je to někdy nevyhnutelné, tyto druhy rozptýlení mohou být nepříjemné a mohou vám a vašim hostům dokonce bránit v probírání čehokoli, co je třeba během hovoru vyřešit.
Time management a zlepšení produktivity
5. Buďte včas. Konferenční hovor
Jedním z nejhorších způsobů, jak zahájit konferenční hovor, je přijít pozdě. I pět minut po plánovaném čase může vaše návštěvníky popudit a budit dojem, že nejste ocenit je čas. Pokud zavoláte včas, vaši účastníci budou mít pocit, že jste připraveni a připraveni. Navíc vašim hostům pomůže vyhnout se nepříjemné zprávě „jste tu první“, která by je mohla udělat až na druhém místě, pokud mají správné informace o hovoru.
6. Připravte si vizuální pomůcky
Ne všechny konferenční hovory potřebují vizuální pomůcky. Ale pro některé ve skutečnosti zlepšují konverzaci. Jakmile vytvoříte agendu hovoru, zkontrolujte své poznámky a určete, zda potřebujete vizuální prvky. Pokud ano, věnujte čas přípravě vizuální podpory a nezapomeňte dát svým hostům vědět, že se bude jednat o videokonferenci. Pokud očekáváte, že vaši hosté budou také sdílet video, dejte jim vědět, aby se mohli připravit. Pro vaše hosty není nic horšího, než když jsou požádáni o připojení prostřednictvím videa, když očekávají pouze hlasový hovor.
7. Postupujte podle herního plánu. Konferenční hovor
Ačkoli můžete strávit spoustu času přípravou na hovor, nezaručuje to, že svou agendu skutečně dodržíte. Mějte na paměti, čeho chcete při zavolání dosáhnout, a při zaškrtávání každého políčka se snažte být co nejúčinnější. Pokud povzbudíte ostatní, aby se do soutěže zapojili, měli byste být také hostitelem, abyste se ujistili, že nikdo jiný nebude monopolizovat nebo jen neztrácí čas. Pamatujte: všichni, včetně vás, jsou zaneprázdněni. Čím déle bude váš hovor trvat a čím více bude mimo téma, tím méně si lidé budou pamatovat – a tím méně se budou těšit na další hovor.
8. Čím kratší, tím lepší. Konferenční hovor
V případě pochybností vždy chybujte na straně kratších konferenčních hovorů. Zatímco si každý bude stěžovat na třicetiminutové konferenční hovory, které trvají hodinu, málokoho bude rozčilovat, když je to vlastně jen dvacet minut. Během hovoru sledujte hodiny, abyste mohli udělat maximum pro to, abyste účastníky dostali včas – nebo brzy. Nic si zaměstnanci necení více než schůzky, které jim neubírají čas z jejich již tak nabitého programu.
9. Poskytněte poznámky
Pokud víte, že váš konferenční hovor bude dlouhý nebo pokud existuje několik důležitých témat, která si lidé potřebují zapamatovat, je důležité, abyste si po (nebo před) hovorem dělali poznámky pro své hosty. Tyto poznámky zajistí, že si zapamatujete všechny vaše nejdůležitější otázky, komentáře a nápady, stejně jako to, zda vaši hosté provedou nějakou akci, a připomenou jim, co a kdy mají udělat.
10. Nahrajte hovor. Konferenční hovor
Nezapomeňte si svůj konferenční hovor nahrát, aby pokud ho někdo zmeškal, měl možnost se na něj podívat. Nahrávání konverzace vám také pomůže zjistit, co můžete příště udělat lépe, například zpomalit konverzaci, zlepšit vizuální pomůcky, které používáte, nebo se zaměřit na agendu. Kromě poznámek, sdílení konverzace je dobré způsob, jak se účastníci mohou vrátit a upravit podle potřeby.
5 bezplatných konferenčních hovorů.
I když existuje mnoho placených konferenčních služeb, které jsou skvělé, existuje také mnoho bezplatných služeb, které mohou snadno konkurovat. Zde je seznam našich pěti oblíbených konferenčních služeb a proč...
1. Google Hangouts
Milujeme kvalitu videa a zvuku Google Hangouts , nemluvě o tom, jak je známý mnoha uživatelům. Vzhledem k tomu, že k připojení potřebujete pouze účet Google, používání služby Hangouts často znamená, že vaši návštěvníci se nemusí starat o nastavování nebo přihlašování k jinému neznámému účtu. Hangouts se také integruje s aplikacemi, jako jsou Dokumenty Google, což znamená, že rychlé sdílení informací je snadné.
2. Uberkonference
Stejně jako Google Hangouts uber-konference umožňuje sdílet soubory z Disku Google během hovoru. Integruje se také s Dropboxem a Evernote a usnadňuje sdílení obrazovek. Jednou z nejlepších funkcí Uberconference je ovládání zvuku, které pomáhá minimalizovat okolní hluk, pokud se ocitnete v rušné kanceláři nebo oblíbené kavárně.
3. Zvětšení
Zvětšení, Jedna z nejpopulárnějších služeb na tomto seznamu, je to skvělá bezplatná možnost telefonických konferencí pro podniky, zejména pokud se silně spoléhají na videokonference. Aplikaci lze snadno stáhnout a získat k ní přístup, což vám umožní v budoucnu rychle volat všem ve vašem týmu.
4. Bezplatná konference
Pokud máte klienty nebo členy týmu, kteří se připojí mezinárodně, pak Konference zdarma je jednou z nejchytřejších možností, protože je zdarma. FreeConference můžete používat po telefonu a online s přístupem k pohodlnému sdílení obrazovky a funkcím chatu.
5. Stejná stránka
Jako komplexní software pro spolupráci vše v jednom, Stejná stránka vám umožňuje dělat věci, jako je komunikace prostřednictvím hromadných textů, sdílení souborů a dokonce i ankety ve vaší skupině. Přestože Samepage nabízí bezplatnou službu, nabízí také placené možnosti pro další funkce, jako jsou soukromé příkazy a rozšířené úložiště.
Dokončení
Optimalizací vaší konferenční strategie a výkonu pomocí správné konferenční služby pro vaši firmu, spolupráce v tým může být efektivnější, než kdy jindy. Ať už pracujete v kamenném nebo online podnikání, můžete začít uskutečňovat lepší konferenční hovory, které ztratí méně času a odvedou více práce, když budete postupovat podle těchto tipů.
Zanechat komentář