Covey Time Management Matrix je nástroj pro organizaci priorit a efektivní řízení času, který vyvinul Stephen R. Covey, autor knihy 7 návyků vysoce efektivních lidí. Tato matice pomáhá lidem kategorizovat jejich úkoly a činnosti podle jejich důležitosti a naléhavosti, což jim umožňuje lépe alokovat své úsilí a zdroje.
Matice řízení času
Stephen R. Conway navrhl myšlenku nebo koncept matice řízení času, klasifikující úkoly do čtyř různých kvadrantů.
- Naléhavé a důležité
- Ne naléhavé, ale důležité
- Naléhavé, ale ne důležité
- Ani naléhavé, ani důležité
Podle matice lze každou práci na světě rozdělit podle toho, jak je relevantní a důležitá. Pojďme se ponořit přímo do těchto čtyř kvadrantů.
Čtyři kvadranty matice řízení času
Q1 – Naléhavé a důležité. Matice řízení času
Jen málo věcí na světě se může stát náhle, jako jsou kritické incidenty, nehody, více nežádoucích scénářů atd. Všechny tyto věci jsou mocné a mohou přijít komukoli a kdykoli. Navíc v případě realizace projektu v nejbližších dnech by tento projekt měl ovlivnit jeho pozici ve společnosti.
Pak může být tento scénář pro tuto osobu snadno považován za kritický. Všechny tyto scénáře má člověk k dispozici a může snadno manipulovat s výsledkem, protože práce a akce jsou pod jeho kontrolou. Vysoká priorita je zaměřena na řešení kritických problémů, protože výsledek je okamžitý. Jako zkušený člověk můžete ovlivnit výsledek tím, že sázíte ve svůj prospěch. To znamená, že upřednostnění kritické a naléhavé práce vám dává výhodu. Vysoce efektivní lidé vždy učiní správná rozhodnutí ohledně naléhavosti a důležitosti úkolů, které jsou k dispozici.
Příklad matice naléhavých a důležitých kvadrantů 1
Některé z naléhavých naléhavých úkolů, mimořádných událostí a kritických problémů. jsou součástí této matrice. Příkladem tak důležitých a naléhavých úkolů spojených s kvadrantem 1 je práce na projektu, který má být dokončen následující den.
Q2 – Důležité, ale ne naléhavé. Matice řízení času
Plánování a řízení času jsou dvě hlavní oblasti v tomto kvadrantu. V tomto kvadrantu jsou úkoly obvykle časově citlivé, ale chybí důležitý a kritický prvek uvnitř nich. Víceméně všechny úkoly v tomto kvadrantu mají termíny, které musí být splněny. Kromě toho může být lhůta ve dnech nebo měsících. Tato část je také o pečlivém plánování, kde musíme vynaložit velké úsilí na dokončení daného úkolu, než se stane naléhavým. Zaměření na tento kvadrant může zajistit, že se vyhneme mizernému pracovnímu stresu a staneme se efektivnějšími při provádění práce.
Aktualizace dokumentace, plány údržby, školení a hodnocení zaměstnanců jsou některé z činností, které spadají do druhého kvadrantu. Tento typ práce poskytne z dlouhodobého hlediska největší návratnost, ale nebude tak naléhavý, aby musel být dokončen v daném časovém rámci.
Příklad důležitého, ale nikoli urgentního kvadrantu 2. Matice řízení času
Součástí této matice řízení času jsou dlouhodobé projekty a organizační cíle. Plánování a rozvoj Strategie dlouhodobého projektu - klíčové příklady kvadrant 2.
Q3 – Není to důležité, ale naléhavé
Třetí kvadrant se také nazývá kvadrant „Podvod“. Veškerá práce v kanceláři nebo továrně je propojena, dokud všechna oddělení nespolupracují jako jedno, práce je neúplná. Stejně tak osobní práce a profesní práce mohou být někdy v rozporu. Například telefonát z domova může kvůli naléhavosti trvat déle než třicet minut. Ale zároveň to nemusí být tak důležité ve srovnání s termínem projektu, který vyžaduje okamžitou pozornost. To se v továrně stává často, protože někdy potřebuje vadný stroj pozornost. Chyba přidělování více lidí místo jednoho může plýtvat časem a zdroji organizace.
Stránka s cenami. Jak vytvořit skvělý?
Příklad nedůležitého, ale naléhavého kvadrantu 3
Rozptylování a přestávky, minimální „rušná“ práce jsou součástí matice Q3. Sledování času, odpovědi na e -maily a telefonní hovory atd. jsou příklady kvadrantu 3.
Q4 – Ani důležité, ani naléhavé. Matice řízení času
Zvyk starat se o nekontrolovatelné věci, přemýšlet o nesprávných ukazatelích mohou být prvky, které narušují efektivní výsledky. Tento kvadrant se zabývá minimální prioritou práce; není to důležité a není to nutné. Například vyřizování drobných pochůzek, dokončování domácích prací v pracovní době. Může to být i prohlížení sociální sítě a nákupní weby, které nebudou z dlouhodobého hlediska přínosné. Stává se tedy náročným úkolem řídit priority na škále od nízkých po vysoké. Tyto úkoly je nutné provádět podle flexibilního plánu, kdy je pracovní zátěž minimální. Tím je zajištěno, že výsledky neutrpí.
Příklad kvadrantu 4. Matice řízení času
Drobnosti a ztráta času, neformální rozhovory jsou součástí čtvrtého kvadrantu. Bezúčelné procházení webu, procházení sociální sítě - příklady ze čtvrtého čtvrtletí.
Shrnutí!
Neexistuje žádná kouzelná hůlka, která by člověku pomohla stanovit priority úkolů. Pro produktivní práci a zajištění optimálního využití zdrojů je tedy Time Management Matrix velmi užitečný. Nelze je zvládnout přes noc. Místo toho musíte udělat malé kroky správným směrem. Jednoho dne se určitě zvýší produktivita a zvýší se standardy pracovní etiky. Celkově vzato, s pomocí matice řízení času můžete vědět, zda strávený čas stál za to, nebo zda jste jej promarnili. Matice řízení času
Zanechat komentář