Rheoli amser a gwella cynhyrchiant

Mae rheoli amser a chynhyrchiant yn dechnegau a strategaethau sy'n eich helpu i ddefnyddio'ch amser yn effeithiol i gyflawni'ch nodau, gwella'ch perfformiad, a chwblhau tasgau'n fwy effeithiol. Mae cysylltiad agos rhwng y cysyniadau hyn ac maent yn chwarae rhan bwysig wrth reoli eich cynhyrchiant a'ch llwyddiant eich hun yn eich bywyd proffesiynol a phersonol. Ai'r amgylchedd ydyw, neu a ydym yn camreoli ein hamser yn unig? Gall rheoli amser fod yn her fawr i unrhyw sylfaenydd prysur, yn enwedig gan fod y llinellau rhwng amser gwaith a bywyd cartref yn mynd yn fwyfwy aneglur (neu ddiflannu). Fodd bynnag, gyda'r offer a'r tactegau cywir, gallwch chi oresgyn yr her hon a dod yn fwy cynhyrchiol nag erioed, hyd yn oed yn ystod yr amseroedd mwyaf anhrefnus yn hanes modern.

Google Workspace ar gyfer datblygu marchnata cynnwys.

1. Peidiwch ag amldasg. Rheoli amser.

Ydych chi erioed wedi teimlo'n flinedig yn gorfforol ac yn feddyliol ar ddiwedd y diwrnod gwaith, ond heb wneud eich gwaith mewn gwirionedd? Os ydych chi erioed wedi cwyno nad oes gennych chi ddigon o amser yn ystod y dydd, mae'n debyg eich bod chi wedi ceisio amldasg. Pan fyddwch chi'n meddwl eich bod chi'n amldasgio, rydych chi mewn gwirionedd yn byrhau siart cylch pob tasg ac yn dwyn oriau oddi wrthych chi'ch hun. Dim ond rhywfaint o egni cyfyngedig sydd gennych mewn diwrnod penodol, ac os ydych chi'n un o'r entrepreneuriaid hynny sydd am roi 100% i bopeth a wnewch, nid yw'r mathemateg yn adio i fyny. Mewn gwirionedd, rydych chi'n treulio 10% yma, 20% yno, 5% i ddwsin o dasgau eraill, ac yna mae 10% arall o'ch sylw yn cael ei wario ar y llif diddiwedd o hysbysiadau a negeseuon. rhwydweithiau cymdeithasol.

Mae hyn yn arwain at gostau newid uchel, sy'n cymryd mwy o amser nag y tybiwch. Gadewch i ni ddweud eich bod wedi gwirio'ch hysbysiadau Facebook bedair gwaith. Mae wedi colli hyd at awr gyfan. Ydych chi'n gwirio'ch mewnflwch neu Slack bob tro mae'r cylch bach coch yn ymddangos? Rydych chi'n gwastraffu mwy o amser nag yr ydych chi'n gweithio mewn gwirionedd.

Ar ben hynny, mae ansawdd y gwaith yn gostwng ac mae terfynau amser yn cael eu gohirio. Mae'n ymddangos ei bod yn cymryd mwy o amser a mwy o amser i chi gyflawni pethau—oherwydd mae hynny'n wir. A chan eich bod eisoes wedi treulio'r diwrnod cyfan yn newid rhwng tasgau, bydd eich tanc yn wag erbyn y noson. Rheoli amser

2. Yn lle un gorchwyl

Pryd oedd y tro diwethaf i chi ganolbwyntio ar UN peth yn unig am 30 munud? Neu hyd yn oed 10 munud? Heb edrych ar hysbysiadau neu e-byst?

Waeth beth rydych chi'n gweithio arno, trowch oddi ar yr holl wrthdyniadau a chanolbwyntiwch ar un peth am gyfnod penodol o amser. Os oes angen, gosodwch amserydd. Gosodwch eich calendr i Peidiwch ag Aflonyddu (Peidiwch ag Aflonyddu). Mewn gosodiadau Slack, dewiswch Seibiant Hysbysiadau. Caewch bob un o'r 27 o dabiau porwr agored neu cliciwch ar New Window. Chwaraewch eich hoff gerddoriaeth ymlaciol heb eiriau i ymgolli yn yr awyrgylch. A dim ond ... dechrau ei wneud.

3. Gosodwch derfynau artiffisial i chi'ch hun. Rheoli amser.

Un o'r ffyrdd mwyaf pwerus o gynyddu eich cynhyrchiant a gwella rheolaeth amser yw gosod terfynau artiffisial. Beth mae'n ei olygu? Terfynau amser ffug. Mae gosod terfynau artiffisial yn eich atal rhag syrthio i fagl y gyfraith Parkinson's , sy’n nodi bod “gwaith yn ehangu i lenwi’r amser sydd ar gael i’w gwblhau.” Mae'n debyg eich bod wedi gweld hwn o'r blaen. Mae gan rywun ar eich tîm dair tasg ac wyth awr diwrnod gwaith iddyn nhw cyflawni, ac maent yn llwyddo i ymestyn y tasgau hyn o 9 a.m. i 5 p.m. Pan fyddwch chi'n gwybod drosoch eich hun y dylai'r tair tasg hyn fod wedi cymryd hyd at 90 munud.

Beth os mai dim ond diwrnod gwaith 90 munud oedd ganddyn nhw i wneud hyn? Fe wnes i fetio i Tesla Cybertruck y byddai'r swydd yn dal i gael ei gwneud. Mae gweithio gartref a achoswyd gan y pandemig COVID-19 wedi ei gwneud hi’n haws fyth syrthio i fagl Cyfraith Parkinson. Heb amser teithio a dim hambyrddau diwrnod gwaith i'ch gorfodi i ymlacio'n feddyliol a mynd adref, gallwch chi lusgo pethau allan.

Arhoswch yn gynhyrchiol.

Y ffordd orau o dorri Cyfraith Parkinson's ac aros yn gynhyrchiol heddiw yw gosod terfynau amser artiffisial. Creu terfyn amser ar gyfer cwblhau'r dasg hon - hyd yn oed gosod amserydd i chi'ch hun. Roedd yn hysbys hefyd bod un o aelodau tîm y Sylfaenydd yn dilyn y dechneg hon, gan ddefnyddio ei amgylchoedd fel cyfyngiadau amser adeiledig. Pan fydd yn teithio ar gyfer ffilmio (yn ôl pan allai pobl wneud pethau o'r fath), byddai'n prynu dim ond 30 munud neu 60 munud o awyren Wi-Fi. Yna heriodd ei hun i wneud cymaint o waith â phosibl yn y 30 neu 60 munud hynny, ac ni fyddai'n diweddaru'r Rhyngrwyd ar ôl i'r amserydd ddod i ben.

Dylai unrhyw beth sy'n digwydd ar ôl i Wi-Fi gael ei ddiffodd ddigwydd all-lein ar y bwrdd gwaith. Bydd hyn yn caniatáu ichi ganolbwyntio ar y dasg dan sylw a pheidio â chael eich tynnu sylw gan dabiau, hysbysiadau a negeseuon e-bost amrywiol. Byddwch chi'n synnu faint y gallwch chi ei wneud os byddwch chi'n gosod terfynau ffug ac yn creu sbrint bach.

4. Defnyddiwch y dechneg pomodoro. Rheoli Amser

Mae Techneg Pomodoro yn dechneg rheoli amser benodol o ddiwedd y 1980au sy'n defnyddio amserydd i rannu gwaith yn sbrintiau bach, gor-gynhyrchiol. Mae'r rhain fel arfer yn gyfnodau o 25 munud wedi'u gwahanu gan seibiannau byr.

Mae LifeHacker yn disgrifio cyfarwyddiadau cam wrth gam ar gyfer defnyddio Techneg Pomodoro yn effeithiol:

1. Dewiswch y dasg i'w chwblhau
2. Gosodwch y Pomodoro am 25 munud (Amserydd yw'r Pomodoro)
3. Gweithiwch ar y dasg nes bod y Pomodoro yn canu, yna rhowch y siec ar eich darn o bapur.
4. Cymerwch seibiant byr (mae 5 munud yn iawn)
5. Mae pob 4 Pomodoros yn cymryd egwyl hirach

Gallwch hyd yn oed ddefnyddio offer ar-lein fel Tomato Timer neu amrywiaeth o apiau i wneud y dacteg hon hyd yn oed yn haws. Rheoli amser

5. Rhowch gynnig ar yr effaith Zeigarnik. 

Mae yna ddamcaniaeth seicolegol sy'n ei gwneud hi'n haws cofio gweithgareddau torri a dychwelyd atynt. Gelwir hyn yn effaith Zeigarnik. Credir eich bod yn fwy tebygol o gofio tasg anorffenedig nag un wedi'i chwblhau. Darganfu'r seicolegydd Lithwaneg Bluma Zeigarnik yr effaith hon trwy arsylwi ymddygiad gweinyddion mewn caffi. Yn ôl yr astudiaeth, roedd gweinyddion yn fwy tebygol o gofio manylion tabiau agored na chwsmeriaid a oedd eisoes wedi cael eu talu.

Sut allwch chi ddefnyddio effaith Zeigarnik i wella cynhyrchiant entrepreneuriaid? Wel, os ydych chi'n cael trafferth datrys tasg benodol neu'n cael eich hun yn oedi gyda phroblem benodol, cymerwch seibiant. Camwch oddi wrtho am bum munud. Yna dewch yn ôl at hyn. Mae'n bosibl y byddwch wedi'ch adfywio ac yn gallu gweithio arno'n fwy effeithiol, nawr eich bod wedi gadael y tocyn ar agor ac wedi cael cyfle i feddwl am y peth yn isymwybodol a heb bwysau.

6. Dewch o hyd i'ch Pecyn Chwech . Rheoli amser.

Na, nid ydym yn sôn am eistedd yn ôl ac ymlacio. Mae "Six-Pack" yn derm hedfan ar gyfer y panel offerynnau sy'n cynnwys y prif offerynnau hedfan yn y talwrn awyren. Er bod miliwn o bethau y gellir eu trin ar yr un pryd yn ystod hedfan, fel arfer mae chwe offeryn sy'n darparu'r data pwysicaf (cyflymder aer, altimedr, ac ati). Gall y peilot ganolbwyntio ar y chwe offeryn hyn i gadw popeth i redeg yn esmwyth. Mae Ari Maisel hefyd yn beilot hyfforddedig. Ef yn eich cynghori i feddwl am eich busnes fel awyren pan ddaw i ganolbwyntio. “Fel sylfaenydd, mae angen i chi geisio dod o hyd i'ch fersiwn chi o Six-Pack. Waeth beth sy'n digwydd, byddwch chi'n canolbwyntio ar hyrwyddo'ch busnes, hyd yn oed un y cant."

Beth yw eich Pecyn Chwech yn eich busnes? Dyma lle dylech chi wario'ch egni. Am bopeth arall nad yw'n cyfrannu at gyflawni'r nod neu'r DPA hwnnw, yn syml, dileu'r gwrthdyniadau.

7. Rhowch eich ffôn mewn ystafell arall. 

Efallai y byddwch chi'n argyhoeddi eich hun nad oes gennych chi gaeth i ffôn clyfar, ond gadewch i ni fod yn onest - mae pob entrepreneur yn gwneud hynny. Mae'r teclyn bach hwn o bosibl yn un o'r arfau mwyaf pwerus ar gyfer rhedeg busnes ar-lein sydd erioed wedi bodoli. Gair allweddol: o bosibl. Mewn gwirionedd, mae dibyniaeth ar ffonau clyfar yn niwsans ac yn niweidiol i gynhyrchiant. Gall hyd yn oed dim ond gwirio'ch ffôn am ddwy eiliad a phrosesu hysbysiad newydd gymryd hyd at 23 munud i adennill eich sylw.

Ffordd sicr o gael gwared ar y gwrthdyniadau cyson hwn yw gadael eich ffôn clyfar mewn ystafell arall. Rhowch gynnig ar hyn am ychydig oriau pan fyddwch chi'n dechrau gweithio yfory. Erbyn amser cinio, byddwch chi'n synnu ar yr ochr orau pa mor ffocws a llwyddiannus rydych chi'n teimlo.

8. Meistr cyfathrebu asynchronous. Rheoli amser

Mae cyfathrebu asyncronaidd (neu "Asynchronous" yn fyr) yn ymddygiad cynhyrchiant sydd wedi'i danbrisio'n fawr a all chwyldroi'r ffordd rydych chi'n rhedeg eich busnes. Mae hyn yn golygu cyfathrebu â'ch tîm NID mewn amser real, ond trwy "basio'r bêl yn ôl ac ymlaen."

Mae blog Doist yn ei grynhoi orau: “Yn syml, cyfathrebu anghydamserol yw pan fyddwch chi'n anfon neges heb ddisgwyl ymateb ar unwaith.”

• Enghraifft anghydamserol 1: Rydych chi'n anfon e-bost at rywun. Ymatebant drannoeth pryd y gallant ymdrin orau â'r dasg.
• Asynchronous Enghraifft 2: Rydych yn anfon briffio fideo Loom at aelod o'r tîm mewn parth amser gwahanol yn ystod eu horiau cysgu. Pan fyddant yn deffro ac yn dechrau gweithio, maent yn edrych ar y gwŷdd ac yn dechrau gweithio ar y prosiect - gan roi sylwadau ar unrhyw gwestiynau. Yna gallwch chi ddechrau ateb eu cwestiynau yn anghydamserol cyn gynted â phosibl.

Wrth gwrs, mae rhai mathau o gyfathrebu y mae angen iddynt fod yn gydamserol o hyd (a elwir hefyd yn "Sync") - lle mae'r person rydych chi'n siarad ag ef yn ymateb ar unwaith mewn amser real. Mae llawer o bobl yn dal i gredu mai’r peth gorau o hyd yw cydweithio’n greadigol a datrys problemau “yn yr un ystafell.” Fodd bynnag, nawr na allwn fod yn yr un ystafell yn llythrennol mewn sawl man ledled y byd oherwydd cwarantîn a phellter cymdeithasol, mae llawer o entrepreneuriaid yn gorfod ailfeddwl am eu strategaethau cyfathrebu.

• Enghraifft cydamseru 1: cyfarfod byw yn yr un ystafell (neu offeryn fideo-gynadledda).
• Enghraifft cydamseru 2: sgwrs amser real yn sgwrs Slack.

Mae'n bwysig meddwl pa gyfathrebiadau yn eich diwrnod gwaith a allai fod yn anghydamserol a chanslo'r cyfarfodydd hynny o'ch calendr. A chynlluniwch gyfathrebu cydamserol dim ond pan fo'n gwbl angenrheidiol.

Bob tro y bydd cyfarfod Google Calendar yn cael ei ganslo a'i ddisodli gan neges asyncronig neu fideo Loom 5 munud, mae angel yn ennill ei adenydd.

9. Osgoi blinder penderfyniad

Yn wir, bydd rhoi'r gorau i benderfyniadau yn gyfan gwbl yn rhoi tunnell o bŵer meddwl yn ôl i chi. Mae'n amlwg nad yw Jack Dorsey, cyd-sylfaenydd Twitter a Square, yn hoffi gwneud penderfyniadau ac yn aml yn gadael i'w dîm wneud penderfyniadau allweddol hebddo. "Dywedodd cyn-weithiwr yn Square Dorsey 'roedd y cyfarfod delfrydol yn un lle nad oedd yn rhaid iddo ddweud dim byd." Fel entrepreneur, mae'n debyg eich bod chi'n gwneud penderfyniadau trwy'r dydd. Ac erbyn i chi wynebu problem wirioneddol bwysig, rydych chi eisoes wedi gwario'ch holl egni gwneud penderfyniadau ar dasgau bach a phenderfyniadau dibwys.

Mae blinder penderfyniad yn real. Gall deimlo ar ddiwedd y dydd nad oes mwy o danwydd yn eich tanc meddwl, a bod eich ymennydd dan straen hyd yn oed wrth feddwl am un peth arall rydych chi'n gyfrifol amdano. Ceisiwch wneud llai o benderfyniadau a dal eich tîm (yn enwedig y rhai sy'n paratoi ar gyfer rolau arwain) yn gyfrifol am wneud mwy o'r penderfyniadau hynny. Efallai y byddwch chi'n gofyn, “Ond sut alla i ymddiried mewn pobl i wneud penderfyniadau da hebof i?”

10. Dosbarthu penderfyniadau fel rhai cildroadwy neu anghildroadwy. Rheoli amser

Os oes rhaid i chi wneud penderfyniad ar eich pen eich hun, meddyliwch pa mor bwysig yw'r penderfyniad hwnnw i wario egni meddwl. Mae'n eithaf posibl y gellir gwneud y rhan fwyaf o benderfyniadau ar ddiwrnod penodol yn gyflym mewn ychydig eiliadau heb unrhyw risg. Mewn geiriau eraill, mae'n debyg eich bod yn poeni gormod amdano. Mae Stryd Farnam yn archwilio’r egwyddor hon o benderfyniadau cildroadwy ac anghildroadwy drwy ddangos grid o sut y dylech feddwl am bob penderfyniad.

Os yw'r ateb cildroadwy - er enghraifft, neges i mewn rhwydwaith cymdeithasol, y gallwch chi ei ddileu yn gyflym ac yn hawdd, neu ddrafft o erthygl blog y gallwch chi ei olygu bob amser, dylech dreulio lleiafswm o amser yn meddwl amdano. Dim ond "symud yn gyflym a thorri pethau" a byddwch chi'n arbed y straen meddwl i chi'ch hun o boeni am rywbeth y gellir ei drwsio'n hawdd.

Os yw'r ateb yn ddiwrthdro - er enghraifft, anfon e-bost at 2 filiwn o danysgrifwyr - efallai y byddwch am wario rhywfaint o'ch egni yn sicrhau ei fod yn iawn. Ar ben hynny, os yw'r ateb anghildroadwy a chyson - megis llofnodi contract mawr neu brydles swyddfa pum mlynedd - yn bendant byddwch am dreulio peth amser arno.

Mae Jeff Bezos yn mynd yn ddyfnach i’r dull hwn o wneud penderfyniadau yn un o’i lythyrau at gyfranddalwyr:

“Mae rhai penderfyniadau yn ganlyniadol ac yn ddiwrthdro neu bron yn ddiwrthdro – maen nhw’n ddrysau unffordd – ac mae’n rhaid gwneud y penderfyniadau hyn yn drefnus, yn ofalus, yn araf, gyda llawer o feddwl ac ymgynghori. Os cerddwch a dydych chi ddim yn hoffi'r hyn a welwch ar yr ochr arall, ni fyddwch yn gallu cyrraedd lle'r oeddech o'r blaen. Gallwn alw'r penderfyniadau hyn yn Math 1. Ond nid yw'r rhan fwyaf o benderfyniadau fel 'na - maen nhw'n gyfnewidiol, yn wrthdroadwy - maen nhw'n ddrysau dwy ffordd.” 

Yn ôl Bezos, gall yr ail fath hwn o benderfyniad “gael ei wneud yn gyflym.” Ceisiwch feddwl am eich penderfyniadau fel hyn a gweld pa mor gyflym y gallwch chi wneud rhai cildroadwy.

11. hun calendr

Dywedodd Chris Dixon, partner a buddsoddwr yn a16z, unwaith, “Eich mewnflwch yw rhestr o bethau i'w gwneud pobl eraill.” Mae gormod o bobl yn adweithiol yn hytrach na rhagweithiol gyda'u cyfrif G-Suite. Mae'n bryd cymryd rheolaeth. Dywedwch “Na” wrth y gwahoddiad calendr nesaf. Gohiriwch e-byst dibwys tan ddyddiad diweddarach er mwyn i chi allu mynd i'r afael â nhw'n well. Defnyddiwch y "3 Ds" i gyrraedd mewnflwch sero, a chadwch eich Google Calendar i ffwrdd o gyfarfodydd diangen nad oes angen i chi eu mynychu. Mae'r awgrym hwn yn syml iawn, ond serch hynny yn bwysig. Rheoli'ch calendr a'ch amser. Mae'n perthyn i chi a neb arall.