Konferenceopkald er en teknologi, der giver folk forskellige steder mulighed for at interagere og kommunikere med hinanden i realtid gennem lyd- og/eller videokommunikation. Dette giver medlemmer mulighed for at mødes og holde møder, diskutere spørgsmål, træffe beslutninger og arbejde på projekter uden at forlade deres kontorer eller lokationer.
Vil du skabe vellykkede konferenceopkald, som folk ser frem til? Uanset om du mødes med din chef, dine kunder eller dit virtuelle team fra hele verden, er her ti tips til at sikre, at alt går glat.
En af de bedste ting ved forretning i dag er, at det aldrig har været nemmere at holde forbindelsen med dine kolleger, team og kunder. Takket være moderne teknologi kan vi arrangere møder på farten, afholde virtuelle møder og sikre en problemfri oplevelse fra stort set hvor som helst i verden. I dag er en af de nemmeste og mest populære måder at holde kontakten med alle i din virksomhed på gennem konferenceopkald. Ikke alene er de nemme at konfigurere, men de giver også mulighed for samarbejde i realtid, så potentielle problemer løses hurtigt, og alle er altid på samme side.
Når det kommer til forretningseffektivitet, er der få værktøjer, der er så enkle og effektive som konferenceopkald.
1. Bliv organiseret. Konferenceopkald
Der er ikke noget værre end et telefonmøde, der ikke har et klart formål. For at gøre din konference effektiv, skal du organisere din tid på forhånd. Det betyder, at du skal have alt, hvad du har brug for, inklusive en dagsorden, noter og en klar opgaveliste. For virkelig at gøre indtryk, send en dagsorden for opkaldet, inden det starter, så alle kan være på samme side og vide præcis, hvad de kan forvente. At forblive organiseret er den eneste måde, du kan være sikker på, at du ikke spilder tid på, inklusive din.
markedsføring for marketingfolk
2. Kend din service. Konferenceopkald
Tag dig altid tid til at blive fortrolig med det virksomhedstelefonsystem og/eller konferencetjeneste, du bruger, før det faktiske opkald finder sted. Hver tjeneste har sine egne unikke funktioner, så at vide, hvordan alt fungerer, kan sikre, at opkaldet går glat. At forstå den tjeneste, du bruger, er også den bedste måde at hjælpe andre besøgende med at navigere i den. I stedet for blot at sende dem til tjenestens FAQ-side, kan du selv besvare deres spørgsmål.
Virksomhedens vækststrategi. Det bedste
3. Skab interaktion. Konferenceopkald
De bedste konferenceopkald giver enhver deltager mulighed for at deltage. Hvis alt, du gør, er at tale, så vil folk undre sig over, hvorfor du ikke lige sendte en stemmebesked. Giv altid tid til spørgsmål og feedback under opkaldet, så alle føler, at de har en chance for at deltage. Dette vil sikre, at alle er opmærksomme og sikre, at alt, der skulle løses under samtalen, rent faktisk blev løst. Afhængigt af den type konferencetjeneste, du bruger (se vores liste over de fem bedste gratistjenester nedenfor), vil der være andre unikke måder at opmuntre til deltagelse på, herunder oprettelse af afstemninger og have en interaktiv Q&A-sektion. Hvis du planlægger at bruge en af disse ekstra tjenester, så sørg for, at du og dine medlemmer er bekendt med, hvordan det fungerer på forhånd.
4. Minimer distraktioner. Konferenceopkald
Selvom en af fordelene ved et konferenceopkald er muligheden for at deltage fra hvor som helst, er det vigtigt, at du forsøger at minimere distraktioner for alle, især hvis du er værten. Hvis det er muligt, undgå at ringe fra offentlige steder, der er støjende eller, hvis det er et videoopkald, overfyldt. Selvom det nogle gange er uundgåeligt, kan disse typer af distraktioner være irriterende og kan endda forhindre dig og dine gæster i at diskutere noget, der skal løses under opkaldet.
Tidsstyring og produktivitetsforbedringer
5. Kom til tiden. Konferenceopkald
En af de værste måder at starte et konferenceopkald på er at komme for sent. Selv fem minutter efter det planlagte tidspunkt kan gøre dine besøgende irritable og give indtryk af, at du ikke er det værdsætte dem tid. Hvis du ringer tidligt, vil dine deltagere også føle, at du er forberedt og klar. Derudover hjælper det dine gæster med at undgå den der akavede "du er her først"-besked, der kan gøre dem nummer to, hvis de har de rigtige opkaldsoplysninger.
6. Forbered visuelle hjælpemidler
Ikke alle konferenceopkald har brug for hjælp fra visuelle hjælpemidler. Men for nogle forbedrer de faktisk samtalen. Når du har oprettet din dagsorden for opkaldet, skal du gennemgå dine noter og afgøre, om du har brug for billeder. Hvis det er tilfældet, så tag dig tid til at forberede visuelle understøttelser og sørg for at lade dine gæster vide, at dette vil være en videokonference. Hvis du forventer, at dine gæster også deler videoen, så lad dem vide det, så de kan forberede sig. Der er ikke noget værre for dine gæster end at blive bedt om at deltage via video, når de kun forventer et taleopkald.
7. Følg spilleplanen. Konferenceopkald
Selvom du måske bruger meget tid på at forberede dig til opkaldet, er det ikke en garanti for, at du rent faktisk vil følge op på din dagsorden. Husk på, hvad du ønsker at opnå ved tilkald, og gør dit bedste for at være så effektiv som muligt, når du afkrydser hvert felt. Hvis du opfordrer andre til at deltage i konkurrencen, bør du også være vært for at sikre, at ingen andre monopoliserer eller blot spilder tid. Husk: alle, inklusive dig, har travlt. Jo længere dit opkald går, og jo mere off-topic det er, jo færre vil folk huske – og jo mindre spændte vil de være til næste opkald.
8. Jo kortere jo bedre. Konferenceopkald
Når du er i tvivl, skal du altid tage fejl af kortere konferenceopkald. Mens alle vil klage over tredive minutters konferenceopkald, der tager en time, vil meget få blive irriterede, når det faktisk kun er tyve minutter. Hold øje med uret under hele opkaldet, så du kan gøre dit bedste for at få deltagerne ud til tiden – eller tidligt. Der er ikke noget, medarbejdere værdsætter mere end møder, der ikke tager tid ud af deres i forvejen travle hverdag.
9. Giv noter
Hvis du ved, at dit telefonmøde bliver langt, eller hvis der er flere vigtige emner, som folk skal huske, så er det vigtigt at tage noter til dine gæster efter (eller før) opkaldet. Disse noter vil sikre, at alle dine vigtigste spørgsmål, kommentarer og ideer bliver husket, såvel som hvis dine gæster foretager sig noget, og minder dem om, hvad de skal gøre og hvornår.
10. Optag opkaldet. Konferenceopkald
Sørg for at optage dit konferenceopkald, så hvis nogen går glip af det, har de en chance for at se det. Optagelse af samtalen vil også hjælpe dig med at lære, hvad du kan gøre bedre næste gang, såsom at bremse samtalen, forbedre de visuelle hjælpemidler, du bruger, eller fokusere på dagsordenen. Ud over noterne, samtaledeling er godt en måde for deltagerne at gå tilbage og revidere efter behov.
5 gratis konferenceopkald.
Selvom der er mange betalte konferencetjenester, der er fantastiske, er der også mange gratis tjenester, der nemt kan konkurrere. Her er en liste over vores fem foretrukne konferencetjenester og hvorfor...
1. Google Hangouts
Vi elsker video- og lydkvaliteten Google Hangouts , for ikke at nævne, hvor velkendt det er for mange brugere. Da alt hvad du behøver er en Google-konto for at deltage, betyder brug af Hangouts ofte, at dine besøgende ikke behøver at bekymre sig om at oprette eller logge ind på en anden ukendt konto. Hangouts integreres også med apps som Google Docs, hvilket betyder, at det er nemt at dele oplysninger hurtigt.
2. Uberkonference
Ligesom Google Hangouts, uber-konference giver dig mulighed for at dele filer fra Google Drev under et opkald. Den integreres også med Dropbox og Evernote og gør det nemt at dele skærme. En af de bedste funktioner ved Uberconference er dens lydkontroller, som hjælper med at minimere omgivende støj, hvis du befinder dig på et travlt kontor eller en populær kaffebar.
3. linse zoom
zoom, En af de mere populære tjenester på denne liste, det er en fantastisk mulighed for gratis telefonkonferencer for virksomheder, især hvis de er stærkt afhængige af videokonferencer. Appen er nem at downloade og få adgang til, så du hurtigt kan foretage fremtidige opkald til alle på dit team.
4. Gratis Konference
Hvis du har kunder eller teammedlemmer, der vil deltage internationalt, så Freeconference er en af de smarteste muligheder, da det er gratis. Du kan bruge FreeConference over telefonen og online med adgang til praktisk skærmdeling og chatfunktioner.
5. Sammeside
Som en omfattende alt-i-en samarbejdssoftware, Sammeside giver dig mulighed for at gøre ting som at kommunikere via massetekster, dele filer og endda afstemninger inden for din gruppe. Selvom Samepage tilbyder en gratis tjeneste, tilbyder den også betalingsmuligheder for yderligere funktioner såsom private kommandoer og udvidet lagerplads.
Afslutning
Ved at optimere din konferencestrategi og ydeevne ved at bruge den rigtige konferenceservice til din virksomhed, samarbejde i team kan være mere effektive, end nogensinde. Uanset om du arbejder i en mursten og mørtel- eller onlinevirksomhed, kan du begynde at lave bedre konferenceopkald, der spilder mindre tid, og få mere arbejde udført ved at følge disse tips.
Efterlad en kommentar