Teamkommunikation. Wie geht das effektiv?

Zu lernen, effektiv in einem Team zu kommunizieren, kann überwältigend sein.

Schließlich gibt es viele Bücher da draußen, die behaupten, Best Practices anzubieten. Ganze Hochschulabschlüsse liegen zum Thema vor.

Ist es bei so vielen Informationen realistisch, dass ein Team lernt, wie man am effektivsten kommuniziert?

Wie bei vielen Dingen in der Geschäftswelt müssen Sie nicht alles über Kommunikation wissen. Sie müssen nur genug wissen, um wirksame Maßnahmen zu ergreifen.

Um die Prinzipien effektiver Teamkommunikation zu vereinfachen, haben wir sie auf „3 W“ heruntergesetzt. Dies sind drei einfache Fragen, mit denen Sie den Kommunikationsansatz Ihres Teams fokussieren können, um maximale Produktivität und minimale Verwirrung zu gewährleisten.

Während bestimmte Kommunikationsmethoden kommen und gehen können, werden diese drei Fragen immer zutreffen.

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Wann kommunizieren wir? Teamkommunikation

Eines der ersten Dinge, auf die man sich einigen muss, ist die Häufigkeit der Kommunikation innerhalb des Teams.

Denke nicht, dass es klappen wird. Verschiedene Teammitglieder können unterschiedliche Erwartungen bezüglich der Häufigkeit der Kommunikation haben. Wenn die Erwartungen eines Teammitglieds nicht übereinstimmen, kann Frustration die Folge sein. Einige Teammitglieder werden sich von der Häufigkeit der Kommunikation überfordert fühlen, während andere sich möglicherweise ignoriert fühlen.

Um sicherzustellen, dass alle eine gemeinsame Erwartungshaltung an die Kommunikation haben, haben wir uns gleich zu Beginn des Projekts auf Folgendes geeinigt:

  • Uhr . Innerhalb welcher Stunden sollten Teammitglieder antworten? Wann ist es in Ordnung, das Testen einer Teamkommunikationsanwendung zu beenden? Diese Frage ist besonders wichtig für Remote-Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
  • Tage . Wird erwartet, dass das Team an den Wochenenden kommuniziert? Wenn ja, ist dies eine allgemeine Regel oder eine Ausnahme, die nur in Ausnahmefällen vorkommen sollte? Dem müssen alle zustimmen. Wenn einige Teammitglieder erwarten, am Wochenende Kontakte zu knüpfen und andere nicht, können Produktivität und Moral stark beeinträchtigt werden.
  • Situationen . Zu viel Kommunikation kann lästig sein und dazu führen, dass sich Mitarbeiter gedanklich zurückziehen und die Teamkommunikation nicht mehr beachten. Um dies zu vermeiden, vereinbaren Sie Situationen, die für die Kommunikation geeignet sind. Versuchen Sie, eine Kommunikationsebene zu finden, mit der sich alle wohlfühlen, damit das gesamte Team das Gefühl hat, dass seine Bedürfnisse angehört werden.

Obwohl es wichtig ist, die oben genannten Konzepte zu Beginn eines Projekts festzulegen, bedeutet dies nicht, dass sie in Stein gemeißelt und auch für den Rest des Projekts unflexibel oder unveränderlich sein sollten.

Verwenden Sie stattdessen die Richtlinien, die Sie sich ausgedacht haben, als Grundlage, aber denken Sie darüber nach, wie die Dinge im Laufe des Projekts laufen. Das wirkliche Leben entspricht selten unseren Vorhersagen und Erwartungen, und es ist unvermeidlich, dass einige Dinge nicht wie beabsichtigt funktionieren und Änderungen vorgenommen werden müssen.

Geschenkgutschein. Wie erstellen?

Melden Sie sich regelmäßig und proaktiv beim gesamten Team, um sicherzustellen, dass alle mit dem Stand der Dinge zufrieden sind. Die folgenden Fragen können hilfreich sein, wenn Sie bewerten möchten, wie gut Ihr Teamkommunikationsplan funktioniert:

  • Was funktioniert gut in unserer aktuellen Kommunikation? Wenn Sie diese Frage stellen, erhalten Sie echtes Feedback darüber, was den Teammitgliedern gefällt. Das Stellen dieser Frage trägt auch dazu bei, die Diskussion in einen positiven und konstruktiven Kontext zu stellen. Es kann leicht sein, sich auf das zu konzentrieren, was nicht funktioniert, also achten Sie darauf, die Aufmerksamkeit der Menschen auf das Gute und das Schlechte zu lenken.
  • Was würden Sie an unserer aktuellen Kommunikation ändern? Manchmal haben Teammitglieder Probleme oder Kommunikationsprobleme, sind aber verlegen oder unsicher, darüber zu sprechen. Indem Sie die Initiative ergreifen und eine Frage stellen, geben Sie den Menschen die Erlaubnis und den Raum, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.
  • Können Sie eine konkrete Situation nennen, in der Sie mit unserem Kommunikationsprozess zufrieden oder enttäuscht waren? Es kann schwierig sein, sich genau vorzustellen, worüber Teammitglieder sprechen, ohne konkrete Beispiele, mit denen man arbeiten kann. Anstatt nach allgemeinem Feedback zu suchen, versuchen Sie, konkrete Beispiele zu erhalten, die die angesprochenen Punkte veranschaulichen.
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Das Aufstellen von Grundregeln für die Häufigkeit des Kontakts mit Vertriebenen löst effektiv das Doppelproblem von zu viel und zu wenig Kommunikation. Balancing ist wichtig, um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen. Indem Sie im Verlauf des Projekts proaktiv Bereiche für Verbesserungen finden, können Sie Ihre Kommunikation anpassen und auf der Grundlage realer Umstände verbessern. Teamkommunikation

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Wo werden wir kommunizieren?

Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Methoden, mit denen Teams kommunizieren können. Die Optionen sind endlos, von alten E-Mails bis hin zu den neuesten verschlüsselten Messaging-Apps.

Allerdings kann zu viel Auswahl schlecht sein. Teams müssen klar definieren, welche Kommunikationsmethoden zu welchem Zweck eingesetzt werden sollen.

Wenn Sie in diesem Bereich keine klaren Richtlinien festlegen, laufen Sie Gefahr, dass ein Teil des Teams auf die eine und ein anderer auf die andere Weise kommuniziert. Dies kann zu vertauschten Leitungen, fehlenden Informationen und allgemeiner Verwirrung und Ineffizienz führen.

Welche Ideen helfen Ihnen also bei der Auswahl der am besten geeigneten Kommunikationsmethoden für die Bedürfnisse Ihres Teams? Schließlich gibt es keine Einheitslösung. Unterschiedliche Situationen haben unterschiedliche Anforderungen. Folgendes berücksichtigen:

  • Fitness . Unterschiedliche Kommunikationsmittel haben unterschiedliche Verwendungszwecke. Für eine schnelle und kurze Gegensprechanlage ist beispielsweise kein Videoanruf erforderlich. Instant Messaging ist besser fürs Geschäft. Für intensive persönliche Treffen wie Mentoring-Sitzungen ist Instant Messaging jedoch zu informell und unpersönlich. Am besten ist ein Telefonanruf, Videoanruf oder ein persönliches Treffen. Denken Sie über die verschiedenen Arten der Kommunikation nach, die Ihr Team durchführen wird, und wählen Sie für jede die beste Lösung aus.
  • Leichtigkeit . Das Erlernen einer neuen Kommunikationsanwendung ist nicht kostenlos. Es gibt die potenziellen Kosten der Anwendung selbst sowie die Zeit und Energie, die das Team für die Untersuchung benötigt. Es ist also gut, die Dinge so einfach zu halten, wie sie sein sollten. Zeitersparnis durch die Wahl einer einfach zu erlernenden Anwendung ist Zeit, die Sie für wichtige Arbeiten verwenden können. Kommunikation nicht erschweren.
  • Einzukaufen . Es hat sich gezeigt, dass Veränderungen besser gehandhabt werden, wenn die Leute sie kaufen. Wenn Sie Ihre Kommunikationsmethoden ändern, versuchen Sie, sich vorher mit Ihrem Team zu beraten. Wenn Menschen das Gefühl haben, etwas beigetragen und gehört zu haben, haben sie wahrscheinlich weniger Widerstand bei der Einführung eines neuen Kommunikationsinstruments.
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Es ist wichtig, den Fehler zu vermeiden, zu glauben, dass das richtige Tool oder die richtige Technologie tiefere Kommunikationsprobleme im Team lösen wird. Die von Ihnen gewählten Kommunikationsmittel werden die Dinge erleichtern, aber eine positive und unterstützende Unternehmenskultur nicht ersetzen.

Darüber hinaus ist es äußerst wichtig, nicht nach der perfekten Lösung zu suchen, wenn die adäquate Lösung gut genug ist. Es wird fast immer ein anderes Tool mit auffälligeren Funktionen oder eine Legion von Fans geben, die davon begeistert sind. Mit dem Wechseln von Kommunikationsmethoden sind jedoch reale Kosten verbunden.

Gründe dafür, auf der Suche nach der idealen Lösung nicht zu oft zwischen den Kommunikationsmethoden zu wechseln, sind unter anderem:

  • Finanzen . Das Wechseln zwischen verschiedenen Kommunikations-Apps und -Tools ist Geldverschwendung. Dies kann in Form von Abonnements von Anwendungen, die nicht vollständig genutzt werden, einmaligen Anschaffungskosten, die nicht wiederhergestellt werden können, und dem Kauf von Lernmethoden für nicht mehr existierende Software erfolgen. Teamkommunikation
  • Zeit . Zeit ist eine wichtige Ressource für das Management von Organisationen. Wann immer Sie die Kommunikationsanwendung wechseln, wird auf verschiedene Weise Zeit verschwendet. Es braucht Zeit, um eine neue Anwendung zu lernen, Zeit, um die Installation und andere technische Aspekte des Wechsels abzuschließen, und Zeit, um den Wechsel zwischen den Methoden zu besprechen und zu bestätigen.
  • Wissen . Wenn Mitglieder Ihrer Organisation bestimmte Kommunikationsmittel nutzen, erhöhen sie ihren Wissens- und Erfahrungsstand. Menschen erwerben schließlich ein gewisses Maß an Vertrautheit und Kompetenz mit einem bestimmten Kommunikationsmittel. Jedes Mal, wenn Sie sich entscheiden, einzusteigen und ein neues Tool zum Lernen auszuwählen, geht das gesamte Organisationswissen, das Sie angesammelt haben, verloren.

Die Auswahl der richtigen Kommunikations-Apps für Ihr Team kann zu einer höheren Arbeitsmoral, einer gesteigerten Produktivität und der Beibehaltung von Unternehmenswissen führen. Da so viel auf dem Spiel steht, ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen und sicherzustellen, dass jeder weiß, welches Tool in der jeweiligen Situation zu verwenden ist. Teamkommunikation

Mit wem sollen wir kommunizieren?

Was ist Kommunikation?

Es gibt nichts Schlimmeres, als Teil eines Teams zu sein, aber nicht genau zu wissen, welche Rolle alle anderen spielen, welche Entscheidungsbefugnisse sie haben und wann Sie mit ihnen kommunizieren sollten.

Verwirrung darüber, mit wem man in einer bestimmten Situation sprechen soll, ist einer der schnellsten Wege, um Verwirrung und Ineffizienz zu verursachen. Wenn Menschen nicht verstehen, wie man richtig kommuniziert, laufen sie Gefahr, zu schweigen, wenn etwas nicht stimmt, oder es der falschen Person zu melden, was dazu führt, dass nichts unternommen wird.

Dieses Problem wird durch die derzeitige Verbreitung relativ mobiler Remote-Teams verschärft, die niemals physisch am selben Ort sein können. Wie können Sie angesichts dieser Probleme Ihrem Team dabei helfen, zu wissen, mit wem es in einer bestimmten Situation sprechen kann?

  • Organigramme . Es kann hilfreich sein, eine visuelle Zeitleiste zu haben, die zeigt, wer was in Ihrem Team tut. Es muss nicht kompliziert oder einschüchternd sein. Es kann einfach zeigen, wer für was verantwortlich ist, wann er kontaktiert werden sollte und wann und mit welchen Mitteln er dies erreichen soll. Diese muss irgendwo verfügbar sein, z. B. im Unternehmensnetzwerk.
  • Kultur. Eines der schlimmsten Dinge für die Effektivität eines Teams ist, wenn die Leute schweigen. Schaffen Sie eine Kultur, in der sich die Menschen befähigt fühlen, sich zu äußern und die Hand zu reichen. Wenn Menschen bei der Kontaktaufnahme positives Feedback erhalten, ermutigt es sie, dies erneut zu tun, und baut mit der Zeit eine Kommunikationskultur auf. Teamkommunikation
  • Ausbildung . Ihr Team muss in allen Aspekten seiner Arbeit angemessen geschult sein, einschließlich der Kommunikationstools, die es verwenden wird. Bringen Sie die Leute dazu, den zentralen Teil des Teamlernens richtig anzugehen. Dadurch erhält er bei Bedarf einen zweiten Charakter für Ihr Team.
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Neben der Festlegung der richtigen Art der Kommunikation ist es auch wichtig, einige Dinge festzulegen, die vermieden werden sollten. Machen Sie nicht den Fehler anzunehmen, dass die Leute automatisch wissen, was sie nicht tun sollen. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Erwartungen, und dies gilt insbesondere dann, wenn das Team aus Menschen mit unterschiedlichen Kulturen und Hintergründen besteht.

Einige wichtige Überlegungen in diesem Bereich umfassen:

  • Sprache . Einige Teams mögen informelle Sprache wie Fluchen und Slang, andere nicht. Machen Sie sich klar, was verboten ist, um später weitere Pannen zu vermeiden.
  • Themen . Ist Idle-Chat erlaubt oder nicht? Gibt es sensible Diskussionsbereiche wie Politik oder Religion, die Sie vermeiden möchten? Seien Sie dabei sehr offen, damit die Leute nicht das Gefühl haben, im Dunkeln gelassen zu werden, was akzeptabel ist und was nicht.

Wenn es den Mitarbeitern nicht gelingt, mit der richtigen Person zu sprechen, kann dies die Teamproduktivität beeinträchtigen. Menschen leisten ihre beste Arbeit, wenn sie frei sind, Ideen auszutauschen und Lösungen für Probleme zu finden. Machen Sie es ihnen leicht, genau das zu tun.

Teamkommunikation muss nicht schwierig sein.

Ich hoffe, Sie können sehen, dass effektive Teamkommunikation nicht schwierig sein muss. Dinge komplizierter zu machen, als sie sein müssen, ist tatsächlich ein Rezept zum Scheitern.

Halten Sie die Dinge einfach. Stellen Sie klare und prägnante Reaktionen auf 3 Watt ein. Hören Sie auf Ihr Team. Fügen Sie Feedback zur Kommunikation der Organisation hinzu, um die Dinge im Laufe der Zeit zu verbessern

Letztendlich sind Tools und Apps großartige Möglichkeiten, um die Teamarbeit zu verbessern, aber nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Indem Sie Ihr Team zur Beantwortung dieser Fragen zusammenbringen, stellen Sie sicher, dass die Apps die Kommunikation und Produktivität Ihres Teams stärken und nicht behindern.

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