Teamkommunikation. Wie geht das effektiv?

Teamkommunikation ist der Schlüssel zum Teamerfolg. Effektive Kommunikation trägt dazu bei, das Verständnis zwischen Teammitgliedern zu verbessern, Konflikte zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Es kann überwältigend sein, zu lernen, effektiv im Team zu kommunizieren. Schließlich gibt es viele Bücher, die behaupten, Best Practices anzubieten. Zum Thema liegen komplette Hochschulabschlüsse vor. Ist es für ein Team bei so vielen Informationen realistisch, zu lernen, auf die effektivste Art und Weise zu kommunizieren?

Wie bei vielen Dingen in der Geschäftswelt müssen Sie nicht alles über Kommunikation wissen. Sie müssen nur genug wissen, um wirksame Maßnahmen ergreifen zu können. Um die Prinzipien einer effektiven Teamkommunikation zu vereinfachen, haben wir sie auf „3 W“ gesenkt. Dies sind drei einfache Fragen, mit denen Sie den Kommunikationsansatz Ihres Teams fokussieren können, um maximale Produktivität und minimale Verwirrung sicherzustellen. Obwohl bestimmte Kommunikationsmethoden kommen und gehen können, werden diese drei Fragen immer gültig sein.

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Wann werden wir kommunizieren? Teamkommunikation

Eines der ersten Dinge, auf die man sich einigen kann, ist die Häufigkeit der Kommunikation innerhalb des Teams. Ich glaube nicht, dass das klappen wird. Verschiedene Teammitglieder können unterschiedliche Erwartungen hinsichtlich der Häufigkeit der Kommunikation haben. Wenn die Erwartungen eines Teammitglieds nicht übereinstimmen, kann es zu Frustration kommen. Einige Teammitglieder werden sich von der Häufigkeit der Kommunikation überfordert fühlen, während andere sich möglicherweise ignoriert fühlen.

Um sicherzustellen, dass alle die gleichen Erwartungen an die Kommunikation haben, einigen Sie sich gleich zu Beginn des Projekts auf Folgendes:

• Uhr . 

Zu welchen Zeiten sollten Teammitglieder antworten? Wann ist es in Ordnung, mit der Überprüfung einer Teamkommunikationsanwendung aufzuhören? Dieses Problem ist besonders wichtig für Remote-Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

• Teamkommunikation. Tage .

Wird von der Mannschaft erwartet, dass sie am Wochenende Kontakte knüpft? Wenn ja, ist dies eine allgemeine Regel oder eine Ausnahme, die nur unter extremen Umständen auftreten sollte? Damit müssen alle einverstanden sein. Wenn einige Teammitglieder erwarten, am Wochenende Kontakte zu knüpfen, andere jedoch nicht, können Produktivität und Arbeitsmoral ernsthaft beeinträchtigt werden.

• Situationen .

Zu viel Kommunikation kann nervig sein und dazu führen, dass Mitarbeiter geistig desinteressiert werden und der Kommunikation im Team keine Aufmerksamkeit mehr schenken. Um dies zu vermeiden, vereinbaren Sie Situationen, die für die Kommunikation geeignet sind. Versuchen Sie, eine Kommunikationsebene zu finden, mit der sich alle wohlfühlen, sodass das gesamte Team das Gefühl hat, dass seine Bedürfnisse gehört werden.

Obwohl es wichtig ist, die oben genannten Konzepte zu Beginn eines Projekts festzulegen, bedeutet dies nicht, dass sie für den Rest des Projekts in Stein gemeißelt und unflexibel oder unveränderlich sein sollten. Nutzen Sie stattdessen die von Ihnen erarbeiteten Richtlinien als Grundlage, denken Sie aber im Verlauf des Projekts darüber nach, wie es weitergeht. Das wirkliche Leben wird unseren Vorhersagen und Erwartungen selten gerecht und es ist unvermeidlich, dass einige Dinge nicht wie beabsichtigt funktionieren und Änderungen vorgenommen werden müssen.

Teamkommunikationsplan

Erkundigen Sie sich regelmäßig und proaktiv beim gesamten Team, um sicherzustellen, dass alle mit dem Stand der Dinge zufrieden sind. Die folgenden Fragen können hilfreich sein, wenn Sie bewerten möchten, wie gut Ihr Teamkommunikationsplan funktioniert:

• Teamkommunikation. Was funktioniert in unserer aktuellen Kommunikation gut? 

Wenn Sie diese Frage stellen, erhalten Sie echtes Feedback darüber, was den Teammitgliedern gefällt. Das Stellen dieser Frage trägt auch dazu bei, die Diskussion in einen positiven und konstruktiven Kontext zu stellen. Es kann leicht sein, sich auf das zu konzentrieren, was nicht funktioniert. Achten Sie also darauf, die Aufmerksamkeit der Menschen auf das Gute und das Schlechte zu lenken.

• Was würden Sie an unserer aktuellen Kommunikation ändern? 

Manchmal haben Teammitglieder möglicherweise Probleme oder Probleme im Zusammenhang mit der Kommunikation, sind aber schüchtern oder unsicher, darüber zu sprechen. Indem Sie die Initiative ergreifen und eine Frage stellen, geben Sie den Menschen die Erlaubnis und den Raum, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

• Teamkommunikation. Können Sie sich eine bestimmte Situation vorstellen, in der Sie mit unserem Kommunikationsprozess zufrieden oder enttäuscht waren? 

Es kann schwierig sein, sich ohne diese Worte genau vorzustellen, worüber Teammitglieder sprechen konkrete Beispiele für die Arbeit. Anstatt nach allgemeinem Feedback zu suchen, versuchen Sie, konkrete Beispiele zu erhalten, die die dargelegten Punkte veranschaulichen.

Durch die Festlegung von Grundregeln für die Häufigkeit versetzter Kontakte werden die beiden Probleme von zu viel und zu wenig Kommunikation wirksam angegangen. Um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, ist es wichtig, die Balance zu finden. Indem Sie im Verlauf des Projekts proaktiv Verbesserungsmöglichkeiten finden, können Sie Ihre Kommunikation individuell anpassen und auf der Grundlage realer Umstände verbessern. Teamkommunikation

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Wo werden wir kommunizieren?

Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Methoden, mit denen Teams kommunizieren können. Die Optionen sind endlos, von alten E-Mails bis hin zu den neuesten verschlüsselten Messaging-Apps. Zu viel Auswahl kann jedoch eine schlechte Sache sein. Teams müssen klar definieren, welche Kommunikationsmethoden zu welchem ​​Zweck eingesetzt werden sollen. Wenn Sie in diesem Bereich keine klaren Richtlinien festlegen, besteht die Gefahr, dass ein Teil des Teams auf die eine und andere auf eine andere Art und Weise kommuniziert. Dies kann zu Drahtbrüchen, fehlenden Informationen sowie allgemeiner Verwirrung und Ineffizienz führen.

Welche Ideen helfen Ihnen also bei der Auswahl der am besten geeigneten Kommunikationsmethoden für die Bedürfnisse Ihres Teams? Schließlich gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Unterschiedliche Situationen haben unterschiedliche Anforderungen.

Folgendes berücksichtigen:

• Fitness .

Unterschiedlich Kommunikationsmittel haben unterschiedliche Verwendungszwecke. Für eine schnelle und kurze interne Kommunikation ist beispielsweise kein Videoanruf erforderlich. Instant Messaging ist besser für das Geschäft. Für intensive persönliche Treffen wie Mentoring-Sitzungen sind Instant Messaging jedoch zu informell und unpersönlich. Ein Telefonanruf, ein Videoanruf oder ein persönliches Treffen funktionieren besser. Denken Sie über die verschiedenen Arten der Kommunikation nach, die Ihr Team durchführen wird, und wählen Sie für jede die am besten geeignete Lösung aus.

• Teamkommunikation. Leichtigkeit .

Das Erlernen einer neuen Kommunikations-App ist nicht kostenlos. Hinzu kommen die potenziellen Kosten für die Anwendung selbst sowie die Zeit und Energie, die das Team benötigt, um sie zu erlernen. Deshalb ist es gut, die Dinge so einfach wie nötig zu halten. Die durch die Wahl einer leicht zu erlernenden App eingesparte Zeit kann für wichtige Aufgaben genutzt werden. Halten Sie die Kommunikation einfach.

• Zum Einkaufen .

Es hat sich gezeigt, dass Veränderungen effektiver bewältigt werden können, wenn die Menschen sich darauf einlassen. Wenn Sie die Kommunikationsmethoden ändern, versuchen Sie, sich vorab mit Ihrem Team abzusprechen. Wenn Menschen das Gefühl haben, einen Beitrag geleistet zu haben und gehört zu werden, sind sie wahrscheinlich weniger resistent gegen die Implementierung eines neuen Kommunikationsinstruments.

Es ist wichtig, den Fehler zu vermeiden, anzunehmen, dass das richtige Tool oder die richtige Technologie tiefer liegende Kommunikationsprobleme im Team lösen kann. Die von Ihnen gewählten Kommunikationsmittel lindern die Situation, ersetzen jedoch nicht eine positive und unterstützende Unternehmenskultur. Darüber hinaus ist es äußerst wichtig, dies zu vermeiden auf der Suche nach dem Perfekten Entscheidungen, wenn eine adäquate Lösung gut genug ist. Es wird fast immer ein anderes Tool mit auffälligeren Funktionen oder eine Legion von Fans geben, die davon schwärmen. Allerdings sind mit dem Wechsel der Kommunikationsmethoden echte Kosten verbunden.

Folgende Gründe sprechen dafür, auf der Suche nach der perfekten Lösung nicht zu oft die Kommunikationsmethode zu wechseln:

• Teamkommunikation. Finanzen .

Der Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikations-Apps und -Tools kann Geld kosten. Dies kann in Form von Abonnements für nicht vollständig genutzte Anwendungen, einmaligen Anschaffungskosten, die nicht erstattet werden können, und dem Kauf von Schulungsmethoden für nicht mehr vorhandene Software geschehen. Teamkommunikation

• Zeit .

Zeit ist eine wichtige Ressource für die Führung von Organisationen. Wenn Sie die Kommunikations-App wechseln, wird auf verschiedene Weise Zeit verschwendet. Es braucht Zeit, sich mit einer neuen Anwendung vertraut zu machen, Zeit, die Installation und andere technische Aspekte des Wechsels abzuschließen, und Zeit, den Wechsel zwischen Methoden zu besprechen und zu bestätigen.

• Teamkommunikation. Wissen .

Wenn Mitglieder Ihrer Organisation bestimmte Kommunikationsmittel nutzen, erhöhen sie ihren Wissens- und Erfahrungsstand. Mit der Zeit entwickeln Menschen ein gewisses Maß an Vertrautheit und Kompetenz im Umgang mit bestimmten Kommunikationsmitteln. Jedes Mal, wenn Sie sich für eine Verbindung entscheiden und ein neues Tool zum Lernen auswählen, geht das gesamte angesammelte Organisationswissen verloren.

Die Wahl der richtigen Kommunikations-Apps für Ihr Team kann zu einer gesteigerten Arbeitsmoral, höherer Produktivität und dem Erhalt von Unternehmenswissen führen. Da so viel auf dem Spiel steht, ist es wichtig, die richtigen Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass jeder weiß, welches Werkzeug er in der jeweiligen Situation verwenden soll. Teamkommunikation

Mit wem sollen wir kommunizieren?

Was ist Kommunikation?

Es gibt nichts Schlimmeres, als Teil eines Teams zu sein, aber nicht genau zu wissen, welche Rolle alle anderen spielen, welche Entscheidungsbefugnisse sie haben und wann Sie mit ihnen kommunizieren sollten. Verwirrung darüber, mit wem man in einer bestimmten Situation sprechen soll, ist einer der schnellsten Wege, um Verwirrung und Ineffizienz zu verursachen. Wenn Menschen nicht vollständig verstehen, wie man gut kommuniziert, laufen sie Gefahr, zu schweigen, wenn etwas nicht stimmt, oder es der falschen Person zu melden, was dazu führt, dass keine Maßnahmen ergriffen werden.

Dieses Problem wird durch die heutige Verbreitung relativ mobiler Remote-Teams verschärft, die nie physisch am selben Ort sein können. Wie können Sie Ihrem Team angesichts dieser Herausforderungen helfen, herauszufinden, mit wem es in einer bestimmten Situation sprechen kann?

• Organigramme .

Es kann hilfreich sein, ein visuelles Diagramm zu haben, das zeigt, wer was in Ihrem Team tut. Es muss nicht kompliziert oder beängstigend sein. Es kann einfach gezeigt werden, wer für was verantwortlich ist, wann er kontaktiert werden sollte und wie viel Zeit und Mittel dafür zur Verfügung stehen. Dies sollte irgendwo verfügbar sein, beispielsweise im Unternehmensnetzwerk.

• Kultur.

Eines der schlimmsten Dinge für die Teameffektivität ist, wenn die Leute schweigen. Schaffen Sie eine Kultur, in der sich die Menschen dazu befähigt fühlen, ihre Meinung zu sagen und Kontakt aufzunehmen. Wenn Menschen positives Feedback erhalten, wenn sie Kontakt aufnehmen, ermutigt es sie, es noch einmal zu tun, und schafft so mit der Zeit eine kommunikative Kultur. Teamkommunikation

• Teamkommunikation. Ausbildung .

Ihr Team sollte in allen Aspekten seiner Arbeit ordnungsgemäß geschult sein, einschließlich der Kommunikationstools, die es verwenden wird. Stellen Sie sicher, dass die Leute den Kernaspekt des Teamtrainings richtig verstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass er bei Bedarf die zweite Wahl für Ihr Team ist.

Neben der Festlegung der richtigen Art der Kommunikation ist es auch wichtig, einige Dinge festzulegen, die vermieden werden sollten. Machen Sie nicht den Fehler anzunehmen, dass die Leute automatisch wissen, was sie nicht tun sollen. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Erwartungen, und das gilt insbesondere dann, wenn das Team aus Menschen unterschiedlicher Kultur und Herkunft besteht.

Zu den wichtigsten Überlegungen in diesem Bereich gehören:

• Sprache . Einige Teams mögen informelle Sprache wie Fluchen und Slang, andere nicht. Machen Sie sich klar, was verboten ist, um später weitere Missgeschicke zu vermeiden.
• Themen . Ist Chat außerhalb der Geschäftszeiten erlaubt oder nicht? Gibt es sensible Diskussionsbereiche wie Politik oder Religion, die die Leute Ihrer Meinung nach meiden sollten? Seien Sie sich darüber im Klaren, damit die Menschen nicht das Gefühl haben, im Unklaren darüber gelassen zu werden, was akzeptabel ist und was nicht.

Wenn den Leuten nicht die Möglichkeit gegeben wird, mit der richtigen Person zu sprechen, kann dies der Teamproduktivität schaden. Menschen leisten ihre beste Arbeit, wenn sie frei Ideen austauschen und nach Lösungen für Probleme suchen können. Machen Sie es ihnen einfach, genau das zu tun.

Teamkommunikation muss nicht schwierig sein.

Hoffentlich erkennen Sie, dass effektive Teamkommunikation nicht kompliziert sein muss. Tatsächlich ist es ein Rezept zum Scheitern, wenn man die Dinge schwieriger macht, als sie sein müssen. Halten Sie die Dinge einfach. Geben Sie klare und prägnante Antworten auf 3W. Hören Sie Ihrem Team zu. Geben Sie Feedback dazu Organisationskommunikationdie Situation im Laufe der Zeit zu verbessern. Letztlich sind Tools und Apps tolle Werkzeuge zur Verbesserung der Teamarbeit, aber nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Indem Sie Ihr Team hinter den Antworten auf diese Fragen mobilisieren, stellen Sie sicher, dass Apps die Kommunikation und Produktivität Ihres Teams anregen und nicht beeinträchtigen.

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