Konferenzgespräche sind eine Technologie, die es Menschen an verschiedenen Orten ermöglicht, in Echtzeit über Audio- und/oder Videokommunikation zu interagieren und miteinander zu kommunizieren. Dies ermöglicht es den Mitgliedern, sich zu treffen und Besprechungen abzuhalten, Probleme zu besprechen, Entscheidungen zu treffen und an Projekten zu arbeiten, ohne ihre Büros oder Standorte verlassen zu müssen.
Möchten Sie erfolgreiche Telefonkonferenzen veranstalten, auf die sich die Leute freuen? Egal, ob Sie sich mit Ihrem Chef, Ihren Kunden oder Ihrem virtuellen Team aus der ganzen Welt treffen, hier sind zehn Tipps, die dafür sorgen, dass alles reibungslos verläuft.
Eines der besten Dinge im heutigen Geschäftsleben ist, dass es nie einfacher war, mit Ihren Kollegen, Ihrem Team und Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben. Dank moderner Technologie können wir Meetings im Handumdrehen einrichten, virtuelle Meetings veranstalten und praktisch überall auf der Welt ein nahtloses Erlebnis gewährleisten. Eine der einfachsten und beliebtesten Möglichkeiten, mit allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens in Kontakt zu bleiben, sind heute Telefonkonferenzen. Sie sind nicht nur einfach einzurichten, sondern ermöglichen auch eine Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass potenzielle Probleme schnell gelöst werden und alle immer auf dem gleichen Stand sind.
Wenn es darum geht GeschäftseffizienzEs gibt nur wenige Tools, die so einfach und effektiv sind wie Konferenzgespräche.
1. Organisieren Sie sich. Telefonkonferenz
Es gibt nichts Schlimmeres als eine Telefonkonferenz ohne klaren Zweck. Um Ihre Konferenz effektiv zu gestalten, müssen Sie Ihre Zeit im Voraus organisieren. Das bedeutet, dass Sie alles haben sollten, was Sie brauchen, einschließlich einer Agenda, Notizen und einer klaren Aufgabenliste. Um einen echten Eindruck zu hinterlassen, verschicken Sie vor Beginn der Telefonkonferenz eine Agenda, damit alle auf dem gleichen Stand sind und genau wissen, was sie erwartet. Nur wenn Sie organisiert bleiben, können Sie sicher sein, dass Sie keine Zeit verschwenden, auch nicht Ihre eigene.
2. Kennen Sie Ihren Service. Telefonkonferenz
Nehmen Sie sich immer die Zeit, sich vor dem eigentlichen Anruf mit dem von Ihnen genutzten Geschäftstelefonsystem und/oder Konferenzdienst vertraut zu machen. Jeder Dienst hat seine eigenen einzigartigen Funktionen. Wenn Sie also wissen, wie alles funktioniert, können Sie sicherstellen, dass der Anruf reibungslos verläuft. Das Verständnis des von Ihnen genutzten Dienstes ist auch die beste Möglichkeit, anderen Besuchern die Navigation zu erleichtern. Anstatt sie einfach an die FAQ-Seite des Dienstes weiterzuleiten, können Sie ihre Fragen selbst beantworten.
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3. Schaffen Sie Interaktion. Telefonkonferenz
Die besten Telefonkonferenzen ermöglichen die Teilnahme jedes Teilnehmers. Wenn Sie nur reden, werden sich die Leute fragen, warum Sie nicht einfach eine Sprachnotiz gesendet haben. Nehmen Sie sich während des Anrufs immer Zeit für Fragen und Feedback, damit jeder das Gefühl hat, eine Chance zur Teilnahme zu haben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle aufmerksam sind und alles, was während des Gesprächs geklärt werden musste, tatsächlich gelöst wurde. Abhängig von der Art des Konferenzdienstes, den Sie nutzen (siehe unten unsere Liste der fünf besten kostenlosen Dienste), gibt es andere einzigartige Möglichkeiten, die Teilnahme zu fördern, einschließlich der Erstellung von Umfragen und der Einrichtung eines interaktiven Frage-und-Antwort-Bereichs. Wenn Sie planen, einen dieser Zusatzdienste zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitglieder im Voraus mit der Funktionsweise vertraut sind.
4. Minimieren Sie Ablenkungen. Telefonkonferenz
Während einer der Vorteile einer Telefonkonferenz darin besteht, dass Sie von überall aus teilnehmen können, ist es wichtig, dass Sie versuchen, Ablenkungen für alle auf ein Minimum zu beschränken, insbesondere wenn Sie der Gastgeber sind. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Anrufe an öffentlichen Orten, an denen es laut oder, wenn es sich um einen Videoanruf handelt, überfüllt ist. Obwohl es manchmal unvermeidbar ist, können Ablenkungen dieser Art nervig sein und Sie und Ihre Gäste möglicherweise sogar daran hindern, alles zu besprechen, was während des Anrufs angesprochen werden muss.
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5. Seien Sie pünktlich. Telefonkonferenz
Eine der schlechtesten Möglichkeiten, eine Telefonkonferenz zu starten, ist zu spät zu kommen. Selbst fünf Minuten nach der geplanten Zeit können Ihre Besucher gereizt machen und den Eindruck erwecken, dass Sie es nicht sind schätze sie Zeit. Ein frühzeitiger Anruf gibt Ihren Teilnehmern auch das Gefühl, dass Sie vorbereitet und bereit sind. Darüber hinaus hilft es Ihren Gästen, die unangenehme „Sie sind zuerst hier“-Nachricht zu vermeiden, die sie an zweiter Stelle setzen könnte, wenn sie über die richtigen Anrufinformationen verfügen.
6. Bereiten Sie visuelle Hilfsmittel vor
Nicht alle Telefonkonferenzen benötigen die Hilfe visueller Hilfsmittel. Aber für einige verbessern sie tatsächlich die Konversation. Sobald Sie Ihre Agenda für den Anruf erstellt haben, überprüfen Sie Ihre Notizen und stellen Sie fest, ob Sie Bildmaterial benötigen. Wenn ja, nehmen Sie sich die Zeit, visuelle Unterstützung vorzubereiten und teilen Sie Ihren Gästen unbedingt mit, dass es sich um eine Videokonferenz handelt. Wenn Sie erwarten, dass Ihre Gäste das Video ebenfalls teilen, teilen Sie ihnen dies mit, damit sie sich vorbereiten können. Für Ihre Gäste gibt es nichts Schlimmeres, als per Video zum Zutritt aufgefordert zu werden, obwohl sie nur einen Sprachanruf erwarten.
7. Befolgen Sie den Spielplan. Telefonkonferenz
Obwohl Sie möglicherweise viel Zeit mit der Vorbereitung des Anrufs verbringen, ist dies keine Garantie dafür, dass Sie Ihre Agenda tatsächlich umsetzen. Denken Sie daran, was Sie auf Abruf erreichen möchten, und geben Sie Ihr Bestes, um beim Ankreuzen jedes Kästchens so effektiv wie möglich zu sein. Wenn Sie andere dazu ermutigen, am Wettbewerb teilzunehmen, sollten Sie auch der Gastgeber sein, um sicherzustellen, dass niemand ein Monopol übernimmt oder einfach nur Zeit verschwendet. Denken Sie daran: Jeder, auch Sie, ist beschäftigt. Je länger Ihr Anruf dauert und je themenfremder er ist, desto weniger werden sich die Leute erinnern – und desto weniger aufgeregt werden sie auf den nächsten Anruf sein.
8. Je kürzer, desto besser. Telefonkonferenz
Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall immer für kürzere Telefonkonferenzen. Während sich jeder über XNUMX-minütige Telefonkonferenzen beschweren wird, die eine Stunde dauern, werden sich die wenigsten ärgern, wenn es tatsächlich nur XNUMX Minuten sind. Behalten Sie während des gesamten Anrufs die Uhr im Auge, damit Sie Ihr Bestes tun können, um die Teilnehmer pünktlich – oder früher – herauszuholen. Es gibt nichts, was Mitarbeiter mehr schätzen als Besprechungen, die ihnen nicht die nötige Zeit nehmen, um sie in ihren ohnehin schon vollen Terminkalender zu integrieren.
9. Machen Sie Notizen
Wenn Sie wissen, dass Ihre Telefonkonferenz lang sein wird oder wenn es mehrere wichtige Themen gibt, an die sich die Teilnehmer erinnern müssen, ist es wichtig, sich nach (oder vor) der Telefonkonferenz Notizen für Ihre Gäste zu machen. Diese Notizen stellen sicher, dass alle Ihre wichtigsten Fragen, Kommentare und Ideen im Gedächtnis bleiben, und erinnern Sie auch daran, ob Ihre Gäste Maßnahmen ergreifen, und erinnern sie daran, was sie wann tun müssen.
10. Zeichnen Sie den Anruf auf. Telefonkonferenz
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Telefonkonferenz aufzeichnen, damit jemand, der sie verpasst, die Möglichkeit hat, sie anzuschauen. Wenn Sie das Gespräch aufzeichnen, erfahren Sie auch, was Sie beim nächsten Mal besser machen können, z. B. das Gespräch verlangsamen, die von Ihnen verwendeten visuellen Hilfsmittel verbessern oder sich auf die Tagesordnung konzentrieren. Zusätzlich zu den Notizen, Das Teilen von Gesprächen ist gut eine Möglichkeit für die Teilnehmer, zurückzugehen und bei Bedarf zu überarbeiten.
5 kostenlose Telefonkonferenzen.
Während es viele kostenpflichtige Konferenzdienste gibt, die großartig sind, gibt es auch viele kostenlose Dienste, die problemlos mithalten können. Hier ist eine Liste unserer fünf beliebtesten Konferenzdienste und warum...
1. Google-Hangouts
Wir lieben die Video- und Audioqualität Google Hangout , ganz zu schweigen davon, wie vertraut es vielen Benutzern ist. Da Sie zum Beitritt lediglich ein Google-Konto benötigen, bedeutet die Verwendung von Hangouts oft, dass Ihre Besucher sich keine Gedanken über die Einrichtung oder Anmeldung eines anderen, unbekannten Kontos machen müssen. Hangouts lässt sich auch in Apps wie Google Docs integrieren, sodass der schnelle Austausch von Informationen einfach ist.
2. Uberkonferenz
Genau wie Google Hangouts, Über-Konferenz ermöglicht es Ihnen, während eines Anrufs Dateien von Google Drive zu teilen. Es lässt sich auch in Dropbox und Evernote integrieren und erleichtert das Teilen von Bildschirmen. Eine der besten Funktionen von Uberconference ist die Audiosteuerung, die dazu beiträgt, Umgebungsgeräusche zu minimieren, wenn Sie sich in einem geschäftigen Büro oder einem beliebten Café befinden.
3 Zoom
Zoomen, Als einer der beliebtesten Dienste auf dieser Liste ist es eine großartige kostenlose Telefonkonferenzoption für Unternehmen, insbesondere wenn sie stark auf Videokonferenzen angewiesen sind. Die App lässt sich einfach herunterladen und aufrufen, sodass Sie in Zukunft schnell alle Mitglieder Ihres Teams anrufen können.
4. Kostenlose Konferenz
Wenn Sie Kunden oder Teammitglieder haben, die international beitreten möchten, dann Freikonferenz ist eine der intelligentesten Optionen, da es kostenlos ist. Sie können FreeConference telefonisch und online nutzen und dabei auf praktische Bildschirmfreigabe- und Chatfunktionen zugreifen.
5. Gleiche Seite
Als umfassende All-in-One-Collaboration-Software Selbe Seite ermöglicht Ihnen beispielsweise die Kommunikation per Massentext, das Teilen von Dateien und sogar Umfragen innerhalb Ihrer Gruppe. Obwohl Samepage einen kostenlosen Dienst anbietet, bietet es auch kostenpflichtige Optionen für zusätzliche Funktionen wie private Befehle und erweiterten Speicher.
Abschluss
Indem Sie Ihre Konferenzstrategie und -leistung optimieren, indem Sie den richtigen Konferenzdienst für Ihr Unternehmen und die Zusammenarbeit nutzen Das Team kann effektiver sein, denn je. Ganz gleich, ob Sie in einem stationären oder Online-Unternehmen arbeiten: Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie bessere Telefonkonferenzen durchführen, die weniger Zeit verschwenden und mehr Arbeit erledigen.
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