Die Covey Time Management Matrix ist ein Tool zum Organisieren von Prioritäten und zum effektiven Zeitmanagement, entwickelt von Stephen R. Covey, Autor von „The 7 Habits of Highly Effective People“. Mithilfe dieser Matrix können Menschen ihre Aufgaben und Aktivitäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisieren und so ihre Anstrengungen und Ressourcen besser verteilen.
Zeitmanagement-Matrix
Stephen R. Conway schlug die Idee oder das Konzept einer Zeitmanagementmatrix vor, die Aufgaben in vier verschiedene Quadranten einteilt.
- Dringend und wichtig
- Nicht dringend, aber wichtig
- Dringend, aber nicht wichtig
- Weder dringend noch wichtig
Nach der Matrix lässt sich jeder Job auf der Welt danach einteilen, wie relevant und wichtig er ist. Lassen Sie uns direkt in diese vier Quadranten eintauchen.
9 Die häufigsten Zeitverschwendungen
Vier Quadranten der Zeitmanagement-Matrix
Q1 – Dringend und wichtig. Zeitmanagement-Matrix
Nur wenige Dinge auf der Welt können plötzlich passieren, wie zum Beispiel kritische Vorfälle, Unfälle, weitere unerwünschte Szenarien usw. All diese Dinge sind mächtig und können jeden zu jedem Zeitpunkt treffen. Darüber hinaus dürfte sich das Projekt, falls das Projekt in den kommenden Tagen umgesetzt wird, auf seine Positionierung im Unternehmen auswirken.
Dann kann dieses Szenario für diese Person leicht als kritisch angesehen werden. Alle diese Szenarien stehen einem Menschen zur Verfügung und er kann das Ergebnis leicht manipulieren, da die Arbeit und das Handeln unter seiner Kontrolle stehen. Die Lösung kritischer Probleme hat hohe Priorität, da das Ergebnis unmittelbar ist. Als erfahrener Mensch können Sie das Ergebnis beeinflussen, indem Sie die Chancen zu Ihren Gunsten setzen. Das bedeutet, dass Ihnen die Priorisierung kritischer und dringender Arbeiten einen Vorteil verschafft. Hocheffiziente Menschen treffen immer die richtigen Entscheidungen hinsichtlich der Dringlichkeit und Wichtigkeit der anstehenden Aufgaben.
Beispiel einer dringenden und wichtigen Quadranten-1-Matrix
Einige der dringendsten dringenden Aufgaben, Notfälle und kritischen Probleme. sind Teile dieser Matrix. Die Arbeit an einem Projekt, das am nächsten Tag fällig ist, ist ein Beispiel für solche wichtigen und dringenden Aufgaben im Zusammenhang mit Quadrant 1.
F2 – Wichtig, aber nicht dringend. Zeitmanagement-Matrix
Planung und Zeitmanagement sind die beiden Hauptbereiche in diesem Quadranten. In diesem Quadranten sind Aufgaben typischerweise zeitkritisch, aber mangelhaft Wichtigkeit und kritisches Element In ihnen. Mehr oder weniger haben alle Aufgaben in diesem Quadranten Fristen, die eingehalten werden müssen. Darüber hinaus kann die Frist in Tagen oder Monaten liegen. In diesem Abschnitt geht es auch um sorgfältige Planung, bei der wir viel Aufwand in die anstehende Aufgabe stecken müssen, bevor sie dringlich wird. Wenn wir uns auf diesen Quadranten konzentrieren, können wir sicherstellen, dass wir miesen Arbeitsstress vermeiden und unsere Arbeit effizienter erledigen können.
Dokumentationsaktualisierungen, Wartungspläne, Personalschulung und -bewertung sind einige der Aktivitäten, die in den zweiten Quadranten fallen. Diese Art von Arbeit bringt auf lange Sicht die größte Rendite, ist jedoch nicht so dringend, dass sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.
Beispiel für wichtigen, aber nicht dringenden Quadranten 2. Zeitmanagement-Matrix
Langfristige Projekte und Organisationsziele sind Teile dieser Zeitmanagement-Matrix. Planung und Entwicklung Strategien für ein langfristiges Projekt – Schlüsselbeispiele Quadrant 2.
F3 – Nicht wichtig, aber dringend
Der dritte Quadrant wird auch „Täuschungsquadrant“ genannt. Alle Arbeiten in einem Büro oder einer Fabrik sind miteinander verbunden, bis alle Abteilungen als eine Einheit zusammenarbeiten. Die Arbeit ist unvollständig. Ebenso können persönliche Arbeit und berufliche Arbeit manchmal miteinander in Konflikt geraten. Beispielsweise kann ein Anruf von zu Hause aufgrund der Dringlichkeit mehr als dreißig Minuten dauern. Gleichzeitig ist es jedoch möglicherweise nicht so wichtig im Vergleich zur Projektfrist, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Das kommt in einer Fabrik häufig vor, denn manchmal muss eine defekte Maschine repariert werden. Der Fehler, mehrere Personen anstelle einer Person zu beauftragen, kann Zeit und Ressourcen einer Organisation verschwenden.
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Beispiel für unwichtigen, aber dringenden Quadranten 3
Ablenkungen und Pausen sowie minimale „geschäftige“ Arbeit sind Teile der Q3-Matrix. Zeiterfassung, Antworten auf E-Mails und Telefonanrufe usw. sind Beispiele für Quadrant 3.
F4 – Weder wichtig noch dringend. Zeitmanagement-Matrix
Die Angewohnheit, sich über unkontrollierbare Dinge Sorgen zu machen und über die falschen Indikatoren nachzudenken, kann Elemente sein, die effektive Ergebnisse beeinträchtigen. In diesem Quadranten geht es um die Mindestpriorität der Arbeit; es ist nicht wichtig und nicht notwendig. Zum Beispiel das Erledigen kleinerer Besorgungen, das Erledigen von Hausarbeiten während der Arbeitszeit. Es könnte auch eine Betrachtung sein soziale Netzwerke und Einkaufsseiten, die auf lange Sicht keinen Nutzen bringen. Daher wird es zu einer herausfordernden Aufgabe, Prioritäten auf einer Skala von niedrig bis hoch zu verwalten. Diese Aufgaben müssen nach einem flexiblen Zeitplan ausgeführt werden, wenn die Arbeitsbelastung minimal ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ergebnisse nicht darunter leiden.
Beispiel für Quadrant 4. Zeitmanagementmatrix
Kleinigkeiten und Zeitverschwendung sowie informelle Gespräche gehören zum vierten Quadranten. Zielloses Surfen im Internet, Surfen soziale Netzwerke - Beispiele aus dem vierten Quartal.
Noch mehr!
Es gibt keinen Zauberstab, der einem Menschen hilft, Aufgaben zu priorisieren. Für produktives Arbeiten und die Gewährleistung einer optimalen Ressourcenauslastung ist die Time Management Matrix daher sehr nützlich. Sie können nicht über Nacht gemeistert werden. Stattdessen müssen Sie kleine Schritte in die richtige Richtung unternehmen. Eines Tages wird die Produktivität definitiv steigen und die Standards der Arbeitsethik werden steigen. Alles in allem können Sie mithilfe einer Zeitmanagement-Matrix erkennen, ob sich die investierte Zeit gelohnt hat oder ob Sie sie verschwendet haben. Zeitmanagement-Matrix
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