Projektorganisation – Definition, Typen und Diagramm

Unter Projektorganisation versteht man den Prozess der Planung, Koordination und Verwaltung von Ressourcen, um bestimmte Ziele innerhalb einer bestimmten Zeit und eines bestimmten Budgets zu erreichen. Ein Projekt ist ein vorübergehendes Unterfangen mit einem einzigartigen Ergebnis oder Produkt, das sich von der Routine des Tagesgeschäfts der Organisation unterscheidet.

In der Projektorganisation gibt es drei Verantwortungs- und Kompetenzbereiche.

Projektmanagement – Ihm obliegt die Leitung des Projekts
Projektteam – Dem Projektteam wird ein Aspekt der Projektumsetzung zugewiesen
Der Projektvorstand ist das Entscheidungsgremium, dem der Erfolg des Projekts anvertraut wird und der wichtige Entscheidungen trifft, beispielsweise ob das Projekt abgebrochen oder fortgesetzt werden soll.

Organisationsstruktur Das Projekt hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Art und dem Stil der Organisation, der Hierarchie und dem Arbeitsablauf.

Hier sind einige der häufigsten Arten der Projektorganisation:

1. Funktionale Organisation. Projektorganisation

Dies ist eine der häufigsten Organisationsstrukturen. Das Unternehmen ist in mehrere Abteilungen gegliedert und Personen mit ähnlichen Fähigkeiten und Know-how werden zusammengefasst. Der Projektmanager und andere Ressourcen arbeiten in derselben Abteilung, zum Beispiel Marketing, Vertrieb, Buchhaltung usw.

Die Vorteile einer funktionalen Struktur sind:

Dies ist sowohl für kleine Projekte als auch für kleine Teams am besten geeignet, da die Funktion vollständige Kontrolle und Kontrolle über Teammitglieder und andere Ressourcen erlangen kann.
Mitglieder sind leicht zu motivieren, da es nur wenige von ihnen gibt
Der Zugriff auf Experten ist einfach, da sie sich im selben Funktionsbereich befinden.
Es ist einfach, alle Projektbeteiligten zusammenzubringen und das relevante Thema zu besprechen.
Mitarbeiter sind bereit, an solchen Projekten mitzuarbeiten, weil sie dadurch die nötige Chance erhalten, voranzukommen.
Da das Team klein ist, ist es möglich, die Kommunikationsmittel des Projekts einzuschränken.

Die Nachteile des funktionalen Aufbaus sind folgende:

Es ist nicht einfach, Zugang zu Personen außerhalb Ihrer Funktionseinheit zu erhalten
Mitarbeiter sind ihrem Teamleiter gegenüber loyal, anstatt an einem Projekt zu arbeiten
Schwierigkeiten, den strategischen Fokus aufrechtzuerhalten

2. Design.

Dabei trägt der Projektleiter die volle Verantwortung für jedes Projekt. Er hat eine Vollzeitbeschäftigung mit dem gesamten Team und kontrolliert das Budget für dessen erfolgreiche Fertigstellung. Er berichtet an den Projektvorstand und den Projektsponsor. Projektorganisation

Die Vorteile einer projektbasierten Organisationsstruktur sind folgende:

Volle Kontrolle über das Team
Starkes Identitätsgefühl innerhalb des Teams, was zu einer vorherrschenden Teamkultur führt
Minimaler Konflikt, da jeder Teilnehmer daran arbeitet, die Ziele des Projekts zu erreichen
Die Planung Ihrer Arbeit ist einfach
Einfache Verfügbarkeit von Ressourcen
Verbessert die technische Führung sowie die Projektmanagementfähigkeiten

Die Nachteile der Projektorganisationsstruktur sind folgende:

Es ist eine teure Verpflichtung
Für die Mitarbeiter ist es schwierig zurückkommen, wenn sie von ihrem Job entlassen werden
In manchen Fällen bedeutet der Abschluss eines Projekts den Verlust Ihres Arbeitsplatzes

3. Matrix. Organisieren Sie ein Projekt

Durch die Integration von Projekt- und Funktionsorganisation entsteht eine Matrix-Projektorganisation. Es gibt zwei Strukturen: horizontal und vertikal, sodass ein Mitarbeiter sowohl an einem Projekt als auch in einer Funktionsgruppe arbeiten kann.

Es gibt drei Arten von Organisationsmatrix

Starke Matrix – der Projektmanager hat ein Vollzeitteam und hat komplette Anleitung und Kontrolle über das Team und das Projekt
Eine schwache Matrix kommt einer funktionalen Struktur näher und der Projektmanager hat weniger Optionen. Er verfügt über ein Teilzeitteam und Budgetkontrolle
Ausgewogene Matrix – der Projektmanager verfügt über ein mittleres Maß an Autorität und ein Teilzeitteam. Er und der Funktionsleiter verwalten das Budget

Die Vorteile einer Matrixorganisation sind:

Ressourcen werden effizient genutzt
Ressourcen können problemlos zwischen verschiedenen Projekten verschoben werden
Sowohl Einzelpersonen als auch Teammitglieder sind von Natur aus reaktionsfähig

Die Nachteile einer Matrixorganisation sind folgende:

In den meisten Fällen kommt es zu Konflikten zwischen Projekten, die auf Ressourcen zurückzuführen sind
Den Menschen werden widersprüchliche und unterschiedliche Prioritäten anvertraut, was zu Verwirrung führen kann

Einige andere Arten der Projektorganisation sind wie folgt:

Einfache oder organische Organisation ist die einfachste Projektorganisationsstruktur, die sowohl Unternehmen mit einem Eigentümer als auch Freiberufler umfasst. Die Rolle des Projektleiters wird in der Regel vom Eigentümer oder Spezialisten wahrgenommen, der mit der Leitung des Arbeitsprozesses beauftragt ist. Projektorganisation
Diversifizierte Organisation. In einer solchen Organisationsstruktur gibt es viele voneinander unabhängige Funktionseinheiten. Einheiten umfassen Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Know-how, die durch ein gemeinsames Thema verbunden sind, und das kann ein geografischer Standort oder ein ähnliches Projekt sein. Alle Divisionen verfügen über eigene Ressourcen für den autonomen Betrieb.
Virtuelle Organisation — In einer virtuellen Organisationsstruktur behält die Organisation ihr Kerngeschäft bei und versucht, andere Prozesse auszulagern. Die zentrale Organisation ist mit verschiedenen externen Organisationen verbunden, um das Geschäft erfolgreich zu führen. Der Projektmanager in solchen Organisationen verfügt über mittlere bis niedrige Befugnisse und gemischte Budgetkontrollbefugnisse.

Wie erstellt man ein Projektorganisationsdiagramm?

Ein Projektorganigramm hilft dabei, die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams sowie den Schulungsbedarf, die Zuweisung von Ressourcen und die Einbindung von Stakeholdern zu definieren. Die notwendigen Schritte sind wie folgt:

1. Personal bestimmen. Projektorganisation

Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, die Personen zu identifizieren, die mit dem Umfang des Projekts verbunden sind fähig einen starken Einfluss auf das Projekt haben. In der Regel handelt es sich hierbei um Schlüsselmitarbeiter, die Einfluss auf Marketingfachleute, Abteilungsleiter, Vertriebsmitarbeiter, Supportmitarbeiter, Berater und sogar IT-Mitarbeiter haben.

2. Bauen Sie ein Senior-Management-Team auf

Zweite Schritt — Schaffung eines tragfähigen Teams, das für das Projekt verantwortlich ist und seinen Erfolg überwacht. Zum Team gehören der Kunde oder Projektsponsoren und in einigen Fällen Experten, die während des gesamten Projekts Anleitung und Unterstützung bieten.

3. Weisen Sie Projektkoordinatoren zu. Projektorganisation

In der dritten Phase werden Projektkoordinatoren ernannt, bei denen es sich um Manager der mittleren und unteren Ebene handeln wird. Zu ihren Aufgaben gehören die Wahrnehmung der Aufgaben auf dieser Ebene und die Koordinierung der Aufgaben des Teams. In einer Projektorganisation gibt es möglicherweise viele Projektkoordinatoren, in den meisten Fällen sind es jedoch mindestens drei, die sich um die Kommunikations-, Technik- und Planungsaspekte kümmern.

4. Markieren Sie Ihre Stakeholder

Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder und versuchen Sie es locken sie an zur Projektentwicklung.

5. Bestimmen Sie die Schulungsanforderungen. Projektorganisation

In einigen Fällen, Das Team kann effektiv die Aufgabe bewältigen. Im Gegensatz zu anderen fehlen ihnen die Werkzeuge, Fähigkeiten und Kenntnisse, um die Feinheiten des Projekts zu bewältigen. Bestimmen Sie den Schulungsbedarf und bieten Sie ihn den Mitgliedern an, die ihn benötigen. Der Projektkoordinator ist für die Leitung der Task Force und die Bereitstellung der erforderlichen Schulung des Mitarbeiters verantwortlich.

6. Erstellen Sie ein Projektorganigramm

Der letzte Schritt ist die Entwicklung eines Organigramms für das Projekt. Überprüfen Sie die Schritte, die Sie bereits unternommen haben, und überlegen Sie, wie sich die Projektmitarbeiter koordinieren und zusammenarbeiten, um das perfekte Diagramm zu erstellen.

Schauen Sie genau hin, damit Sie ihre Beziehung und die zu übertragenden Verantwortlichkeiten bestimmen können. Listen Sie die Entscheidungsträger auf, die eine herausragende Rolle spielen werden, und notieren Sie ihre Rolle, Verantwortlichkeiten und Aufgaben in der Nähe, um ein klares Bild zu erhalten. Definieren Sie Verbindungsrollen und definieren Sie einen Kommunikations- und Berichtskanal, wenn Sie sich für die Erstellung eines nützlichen Projektorganigramms entscheiden

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