Η επαγγελματική γραφή είναι αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία, είναι σημαντικό για κάθε εργαζόμενο να έχει καλές δεξιότητες επιχειρηματικής γραφής.
Κάθε εργαζόμενος πρέπει να στέλνει email, να αναπτύσσει επιχειρηματικές προτάσεις και να γράφει επιχειρησιακές αναφορές από καιρό σε καιρό. Επομένως, οι καλές δεξιότητες γραφής για επιχειρήσεις είναι ζωτικής σημασίας μαζί με τις καλές δεξιότητες επικοινωνίας.
Οι δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας μπορούν επίσης να κάνουν μεγάλη διαφορά κατά την υποβολή αίτησης για θέσεις εργασίας. Για κάποιους, αυτό μπορεί να είναι το τελευταίο βήμα για την επικύρωση της δουλειάς τους.
Δεξιότητες επιχειρηματικής γραφής
Είτε δημιουργείτε ένα επαγγελματικό έγγραφο είτε γράφετε μια απλή σημείωση, καλές δεξιότητες Οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να βοηθήσουν πολύ. Είναι κάτι περισσότερο από καλή δομή προτάσεων, επαγγελματικός τόνος και σωστή γραμματική.
Παρακάτω είναι μερικές σημαντικές δεξιότητες γραφής για επιχειρήσεις που πρέπει να εργαστείτε.
1. Απλή γλώσσα
Ο πρώτος κανόνας για να γίνεις σπουδαίος συγγραφέας επιχειρήσεων είναι να μάθεις να χρησιμοποιείς πάντα απλή γλώσσα. Η καλή γραφή συνήθως δεν περιλαμβάνει έναν τόνο περίπλοκων λέξεων.
Η δημιουργία ευανάγνωστου περιεχομένου έχει να κάνει με το να γίνει κατανοητό.
Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γνωστές σύντομες λέξεις. Εάν δεν υπάρχει συντομότερη λέξη για μια σύνθετη λέξη, χρησιμοποιήστε μια σύντομη φράση για να την περιγράψετε.
Επιπλέον, μπορείτε να εστιάσετε στην αποφυγή των επιθέτων και στην προσπάθεια χρήσης της ενεργητικής φωνής.
Αποτελεσματική γραφή είναι όταν μπορείτε να επικοινωνείτε εύκολα και να εκφράσετε το μήνυμά σας γρήγορα και αποτελεσματικά. άποψη.
Επομένως, θα πρέπει επίσης να προσπαθήσετε να αποφύγετε τα κρυφά ρήματα. Με άλλα λόγια, κάνοντας το email σας πιο εξατομικευμένο θα λύσει αυτόματα αυτό το πρόβλημα.
Για παράδειγμα, αντί να πείτε, «Θα θέλαμε να δώσουμε ένα χέρι», θα μπορούσατε να πείτε, «Θα θέλαμε να σας βοηθήσουμε».
Το τελευταίο δεν είναι μόνο πιο κοντό και πιο άμεσο, αλλά φαίνεται και πιο φιλικό.
Η χρήση μιας τέτοιας άμεσης και ξεκάθαρης γλώσσας είναι πιο αποτελεσματική, γρήγορη και αποτελεσματική. Είτε ο αναγνώστης σας είναι διαφορετικός υπάλληλος ή πελάτης, είναι πάντα καλύτερο να απλοποιείτε το κείμενο για το κοινό σας.
2. Η ικανότητα διάκρισης της γνώμης από τα γεγονότα
Οι συγγραφείς επιχειρήσεων πρέπει να λαμβάνουν πρόσθετες προφυλάξεις κατά τη διάρκεια της διαδικασίας συγγραφής επειδή τα περισσότερα επαγγελματικά γραπτά αποκλείουν την προσωπική γνώμη.
Αν και δεν γράφετε καμία ακαδημαϊκή εργασία εδώ, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα γεγονότα είναι ξεκάθαρα.
Εν τω μεταξύ, τα επαγγελματικά έγγραφα θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από προσωπικές απόψεις. Η μόνη λογική προσθήκη στην προσωπική γνώμη είναι όταν κάνετε συστάσεις.
Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, είναι προτιμότερο να μην προσθέτουμε απόψεις. Ωστόσο, σε ορισμένες σπάνιες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να εκφράσετε τη γνώμη σας.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα πρέπει να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ της έκφρασης μιας αντικειμενικής γνώμης και μιας προσωπικής γνώμης.
Σε κάθε περίπτωση, οι συγγραφείς επιχειρήσεων πρέπει να είναι σε θέση να διακρίνουν τις απόψεις από τα γεγονότα.
Είναι εξαιρετικά σημαντικό να το διατηρήσουμε αυτό για να αποφύγουμε παρεξηγήσεις. Είτε οι αναγνώστες σας είναι εσωτερικοί είτε εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι φορείς, βεβαιωθείτε ότι η γραφή σας είναι απαλλαγμένη από ασάφειες.
Επιπλέον, αν εκφράσετε την άποψή σας για κάτι, φροντίστε να ξεκαθαρίσετε ότι αυτή είναι η γνώμη σας.
3. Επαγγελματική επιστολή. Συνοπτικότητα και συντομία
Ανεξάρτητα από το στυλ γραφής σας, πρέπει να μάθετε να είστε συνοπτικοί. Οποιαδήποτε επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι σύντομη και επίκαιρη.
Η χρήση συνοπτικής γλώσσας αφορά βασικά την αφαίρεση τυχόν περιττών λέξεων και φράσεων που δεν εξυπηρετούν άμεσο σκοπό.
Για παράδειγμα, όταν γράφετε ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ θα μπορούσατε να γράψετε, «Στέλνω αυτό το email για να σας ενημερώσω ότι πρέπει να υποβάλετε την εργασία σας μέχρι τη Δευτέρα».
Το πρώτο μέρος αυτής της πρότασης δεν χρειάζεται να είναι εδώ, αφού είναι προφανές ότι στέλνετε ένα email.
Αντίθετα, θα πρέπει να γράψετε: «Πρέπει να παραδώσετε την εργασία σας μέχρι τη Δευτέρα».
Ωστόσο, αυτό είναι ένα εξαιρετικά απλό παράδειγμα. Η συντομία και η συντομία έχουν μεγάλη σημασία κατά τη σύνταξη εγγράφων όπως οι επιχειρηματικές εκθέσεις.
Αυτό συμβαίνει επειδή οι περισσότεροι από τους αναγνώστες σας δεν θα έχουν χρόνο να περάσουν από πολλές σελίδες ή παραγράφους.
Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να κάνετε τις πληροφορίες εύκολα προσβάσιμες.
Επιπλέον, εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε:
- Εστιάζετε πάντα σε γεγονότα και πληροφορίες.
- Επιμείνετε στο θέμα
- Χρησιμοποιήστε τρεις ή λιγότερες λέξεις σε κάθε παράγραφο, εκτός αν εξηγείτε κάτι.
- Χρησιμοποιήστε σύντομες λέξεις και διατηρήστε την ίδια επιλογή λέξεων σε όλη τη διάρκεια
- Αποφύγετε τα περιττά επιρρήματα και επίθετα
- Αποφύγετε κάθε ασάφεια και προσπαθείτε πάντα για σαφήνεια.
Κρατήστε τις προτάσεις σας σύντομες και προσπαθήστε να εισαγάγετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην αρχή ή στην πρώτη παράγραφο.
Εάν υπάρχει μια άβολη πρόταση, σπάστε την σε πολλές και αποθηκεύστε τα σχετικά μέρη.
4. Επαγγελματική επιστολή. Διατήρησε τον στόχο
Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι κάθε μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας εξυπηρετεί έναν σαφή σκοπό.
Θα πρέπει να εστιάσετε στο να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή της επιχείρησής σας ορίζει σαφώς τον σκοπό της. Είναι επίσης καλύτερο να διατηρείτε έναν μοναδικό σκοπό για κάθε έγγραφο.
Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μια ανακοίνωση σε όλη την εταιρεία στους υπαλλήλους, φροντίστε να το ξεκαθαρίσετε από την αρχή.
Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορεί να μην περνούν όλες τις επαγγελματικές τους επικοινωνίες, ειδικά αν φαίνονται τυποποιημένες και επαναλαμβανόμενες.
Επομένως, μπορείτε να το αποφύγετε αυτό διασφαλίζοντας ότι όλα τα έγγραφα κοινοποιούν αμέσως τον σκοπό.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα περισσότερα άρθρα ξεκινούν με μια εξήγηση του τι θα συζητηθεί.
Το πιο σημαντικό, δεν πρέπει να παρεκκλίνετε από αυτόν τον στόχο ενώ εργάζεστε στο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε άλλα έγγραφα εάν υπάρχει κάτι να μιλήσετε.
Το μήνυμά σας θα πρέπει να αφορά μόνο μία βασική ιδέα κάθε φορά. Αποφύγετε λοιπόν την ακατάστατη σκέψη και εξασκηθείτε στα μηνύματα ενός σκοπού.
5. Μάθετε ποιο είναι το κοινό σας
Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, εξακολουθεί να είναι μια σημαντική δεξιότητα, ειδικά εάν η γραφή της επιχείρησής σας είναι περισσότερο εξωτερική παρά εσωτερική.
Αν και πρέπει να κατανοήσετε τον σκοπό της επιστολής σας, είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε ποιος είναι ο αναγνώστης σας.
Αυτό βοηθά στη στόχευση του στόχου σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή κοινό. Αυτή είναι η ίδια περίπτωση είτε γράφετε ένα email σε κάποιον είτε στέλνετε ένα μήνυμα στις μάζες.
Επιπλέον, το να γνωρίζετε το κοινό σας σημαίνει επίσης να κατανοήσετε πώς λειτουργεί το μυαλό του.
Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα email σε συναδέλφους, θα πρέπει να το κρατήσετε σύντομο και ανεπίσημο.
Ομοίως, εάν στέλνετε ένα email σε έναν πελάτη, θα πρέπει να είστε επίσημοι, σαφείς και απλοί.
Επομένως, είναι πάντα καλύτερο να γνωρίζετε το κοινό σας στον επιχειρηματικό κόσμο γιατί θα σας βοηθήσει να καλύψετε τις ανάγκες του.
Το κοινό σας μπορεί να επηρεάσει ενεργά τα ακόλουθα πράγματα:
- τη γλώσσα που χρησιμοποιείτε· κάθε λέξη μπορεί να είναι διαφορετική όταν εξετάζουμε διαφορετικά είδη κοινού.
- Τι εργαλεία χρησιμοποιείτε και με ποια ιδιότητα.
- Η αποτελεσματικότητα αυτών που γράφετε με την πάροδο του χρόνου.
- Ο τόνος της συνομιλίας σας είναι κάπου μεταξύ επαγγελματικού και εντελώς περιστασιακού.
- Ποια είναι τα σημαντικά σημεία που θέλετε να αναφέρετε;
Επιπλέον, μπορεί επίσης να επηρεάσει το μήκος της επιστολής σας. Για παράδειγμα, εάν συντάσσετε μια επιχειρηματική έκθεση για ανώτερα στελέχη, εσείς θα πρέπει να γράψετε τα κύρια σημεία στην πρώτη σελίδα με τη μορφή σύντομων παραγράφων.
6. Επαγγελματική επιστολή. Μορφοποίηση
Γρήγορος τρόπος βελτιώστε τις δεξιότητές σας επιχειρηματική γραφή - ανάπτυξη δεξιοτήτων μορφοποίησης. Υπάρχουν πολλά κοινά λάθη που γίνονται κατά τη μορφοποίηση που μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα σύνθετων.
Οι προσπάθειές σας για μορφοποίηση πρέπει πάντα να διασφαλίζουν τη μέγιστη απόδοση. Μην αρχίσετε να γράφετε μέχρι να έχετε μια σαφή ιδέα για το πώς πρέπει να μορφοποιηθεί το έγγραφο.
Η ιδέα είναι να επιτραπεί στους αναγνώστες να προβάλλουν γρήγορα οποιοδήποτε έγγραφο χωρίς καμία ταλαιπωρία.
Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να προσθέσετε πάρα πολλά στοιχεία μορφοποίησης. μπορεί να αποσπάσει την προσοχή των αναγνωστών σας.
Αυτό ισχύει για όλες τις μορφές γραφής, είτε γράφετε αναφορές, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δημιουργείτε μια παρουσίαση.
Εδώ είναι μερικά πράγματα που εμπίπτουν στη μορφοποίηση:
- Χρησιμοποιήστε έντονη, πλάγια γραφή και υπογράμμιση.
- Επισημάνετε συγκεκριμένα στοιχεία κειμένου.
- Χρησιμοποιώντας διαφορετικά χρώματα για τις διαφορετικές λέξεις που θέλετε να χρωματίσετε.
- Χρήση παραγράφων και αρίθμηση.
- Χρήση επικεφαλίδων και υποτίτλων.
- Διατηρεί τη δομή της πρότασης και τη στοίχιση κειμένου.
Η μορφοποίηση πρέπει να παραμένει ίδια σε όλα τα έγγραφα. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια αναφορά, θα πρέπει να εφαρμοστεί η ίδια μορφοποίηση στο σώμα και τις Συνήθεις Ερωτήσεις (αν υπάρχει).
7. Επαγγελματική επιστολή. Διόρθωση, επιμέλεια και αναθεώρηση
Το καλύτερο εργαλείο γραμματικοί έλεγχοι - είσαι εσύ. Αυτή η ικανότητα είναι χρήσιμη σε όλους τους τύπους γραφής.
Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να γίνετε καλύτερος συγγραφέας επειδή βελτιώνετε ενεργά τον εαυτό σας και τη γραφή σας.
Η διόρθωση περιλαμβάνει τον έλεγχο του αν η γραφή σας ακολουθεί τις οδηγίες στυλ, τη μορφή και άλλες ενοχλήσεις.
Επιπλέον, ελέγχει τα γεγονότα, τους συνδέσμους και την ακρίβεια του περιεχομένου σας. Επιπλέον, αυτός είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να εξαλείψετε την περιττή παθητική φωνή.
Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε σημαντικές αλλαγές στο περιεχόμενό σας. Διαφορετικά, δεν έχει νόημα να το επεξεργαστείτε μόνοι σας.
Μια καλή πρακτική είναι να επιστρέφετε στο γράψιμο κάθε δεύτερη μέρα. Ωστόσο, αυτό θα λειτουργήσει μόνο εάν εργάζεστε σε μια πρόταση ή αναφορά.
Η επεξεργασία περιλαμβάνει τη διατήρηση αυτού που έχει γραφτεί ή την ενημέρωση του μετά την ολοκλήρωσή του. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να αναθεωρήσετε μια αναφορά αφού την δείξετε στον διευθυντή σας.
Κατά τη διάρκεια αυτών των βημάτων, προσπαθήστε να ελέγξετε για τυπογραφικά, συντακτικά και γραμματικά λάθη. Εστιάστε στη συνολική αναγνωσιμότητα και ροή του εγγράφου.
Επιπλέον, θα πρέπει επίσης να αγοράσετε ένα εργαλείο ορθογραφικού ελέγχου. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία διόρθωσης και επεξεργασίας, αλλά προσπαθήστε πρώτα να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας αντί να βασίζεστε σε εργαλεία.
8. Επαγγελματική επιστολή. Στάση και άποψη
Το να γνωρίζετε το κοινό σας είναι ένα πράγμα, αλλά είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσετε πώς μπορεί να το επηρεάσει η γραφή σας.
Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα νοήματος στη γραφή σας. Θα πρέπει να γνωρίζετε όλα αυτά και τον αντίκτυπο που μπορούν να έχουν.
Παρακάτω είναι μερικά πράγματα που επηρεάζουν τη στάση και την προοπτική της γραφής σας:
- Γενική δομή προτάσεων; Για παράδειγμα, οι μεγάλες προτάσεις δίνουν την εντύπωση ότι ο αναγνώστης είναι γνώστης.
- Επιλογή λέξεων σε όλη τη γραφή σας.
- Όλες οι εκφράσεις, εάν υπάρχουν, που χρησιμοποιείτε, συμπεριλαμβανομένων μεταφορές και παραδείγματα.
- Οι απόψεις που μοιράζεστε, είτε είναι απόψεις είτε συστάσεις.
Είναι καλή πρακτική να εξετάζετε πάντα την άποψη του αναγνώστη, όχι τη δική σας.
Οι μεγάλες ιδέες συνήθως έρχονται στο μυαλό όταν σκέφτεστε από την οπτική γωνία του κοινού σας. Το ίδιο ισχύει και για τις αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. λειτουργούν μόνο εάν έχουν απήχηση στο κοινό σας.
Έτσι, ο καλύτερος τρόπος για να προχωρήσετε είναι να σκεφτείτε από τη δική τους οπτική γωνία και να προσαρμόσετε το γράψιμό σας ανάλογα.
Καθιστά επίσης πιο πιθανό ότι ο αναγνώστης σας θα συμφωνήσει μαζί σας και θα κάνει αυτό που θέλετε να κάνει.
Αυτό το κάνει σημαντικό εργαλείο για χρήση στον οργανισμό σας, ειδικά εάν βρίσκεστε σε διοικητικό επίπεδο.
Συνοψίζοντας
Οι προαναφερθείσες δεξιότητες εξαρτώνται κυρίως από τη συνεπή επαγγελματική σας πρακτική συγγραφής. Όσο περισσότερο εξασκείτε, τόσο περισσότερο θα βελτιώνετε αυτόματα κάθε δεξιότητα.
Επίσης, θα πρέπει να κάνετε μια προσπάθεια να διαβάσετε για να γίνετε καλύτερος άνθρωπος. Δείτε τι κάνουν οι άλλοι διαφορετικά στο γράψιμο της επιχείρησής τους και μάθετε από αυτό.
Επίσης, θα πρέπει πάντα να ενημερώνετε τις γνώσεις σας για τρέχοντα πράγματα. Είτε πρόκειται για ενημερώσεις γλώσσας είτε για ενημερώσεις μορφής, μείνετε ενημερωμένοι.
Τέλος, προσπαθήστε να καταλάβετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία σας στην επιχειρηματική γραφή και στοχεύστε τις προσπάθειές σας ανάλογα.
Μονόλογος. Πώς να γράψετε έναν μονόλογο;
Ρυθμός γραφής: γρήγορος ή αργός, παραδείγματα και συμβουλές για είδη
Αφήστε ένα σχόλιο