Προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω - Ορισμός, Πλεονεκτήματα, Μειονεκτήματα και Συμβουλές

Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω είναι μια μεθοδολογία ανάπτυξης προϋπολογισμού στην οποία δημιουργούνται λεπτομερή σχέδια και εκτιμήσεις σε χαμηλότερα επίπεδα ενός οργανισμού και στη συνέχεια αυτές οι λεπτομέρειες συγκεντρώνονται και εγκρίνονται σε υψηλότερα επίπεδα διαχείρισης. Αυτή η διαδικασία σάς επιτρέπει να λαμβάνετε με μεγαλύτερη ακρίβεια υπόψη τις ανάγκες και τις πραγματικές δυνατότητες διαφόρων τμημάτων και εργαζομένων στον οργανισμό.

Τα κύρια χαρακτηριστικά του προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω είναι:

• Συμμετοχή σε όλα τα επίπεδα:

Όλα τα επίπεδα του οργανισμού, από τα κατώτερα επίπεδα μέχρι τα ανώτερα στελέχη, εμπλέκονται στη διαδικασία ανάπτυξης του προϋπολογισμού. Αυτό περιλαμβάνει διευθυντές και υπαλλήλους σε επιχειρησιακό επίπεδο.

• Προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω. Αναλυτικά σχέδια:

Τα τμήματα αναπτύσσουν τους δικούς τους λεπτομερείς προϋπολογισμούς, λαμβάνοντας υπόψη τις συγκεκριμένες αποστολές, τους πόρους και τις ανάγκες τους.

• Αναφορά και αιτιολόγηση:

Τα τμήματα παρέχουν αναφορές και αιτιολογήσεις για τα αιτήματα προϋπολογισμού τους, επιτρέποντας στη διοίκηση να αποκτήσει μια βαθύτερη κατανόηση των κινήτρων και των προσδοκιών κάθε τμήματος.

• Προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω. Συγκέντρωση και έγκριση:

Τα δεδομένα από τα τμήματα συγκεντρώνονται και εξετάζονται σε υψηλότερα επίπεδα διοίκησης. Επειτα προϋπολογισμό εγκρίνεται και το συνολικό σχέδιο γίνεται η βάση για τον οικονομικό προγραμματισμό και τον έλεγχο.

Τα οφέλη του προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω περιλαμβάνουν πιο ακριβείς εκτιμήσεις πόρων, συμμετοχή των εργαζομένων στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και βελτιωμένη υπευθυνότητα για τα αποτελέσματα σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού. Ωστόσο αυτό Η μέθοδος μπορεί επίσης να απαιτεί περισσότερο χρόνο και πόρους για τη συλλογή, συγκέντρωση και ανάλυση πληροφοριών.

Τι είναι ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω;

Ορισμός. Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω ορίζεται ως μια διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού που ξεκινά με τον προϋπολογισμό του τμήματος χαμηλότερου επιπέδου και κινείται προς τα πάνω στο ανώτατο επίπεδο του οργανισμού για να παράγει τον τελικό προϋπολογισμό για ολόκληρη την εταιρεία.

Στην προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω, ο συνολικός προϋπολογισμός καθορίζεται με βάση τις προβλέψεις κάθε τμήματος για τα κόστη, τα έξοδα, τους μισθούς ή τους μισθούς των εργαζομένων, τα διοικητικά έξοδα κ.λπ. για την επόμενη οικονομική περίοδο. Γενικά, ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω υποδηλώνει ότι ο προϋπολογισμός ενός οργανισμού υλοποιείται από κάτω προς τα πάνω.

Η διαδικασία ξεκινά από το κάτω μέρος και στη συνέχεια προχωρά σταδιακά

σε οργανωτικά επίπεδα. Μολονότι οι προϋπολογισμοί για τα τμήματα καταρτίζονται και παρουσιάζονται από τους επικεφαλής των τμημάτων, θα εφαρμοστούν μόνο μετά την έγκριση της ανώτερης διοίκησης. Εφόσον αυτή η προσέγγιση λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες των εργαζομένων και τις εταιρικές πολιτικές, η εταιρεία μπορεί να αναπτυχθεί περαιτέρω.

Όλα τα τμήματα πρέπει να συνεργαστούν σε αυτή τη μέθοδο. Επομένως, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω λειτουργεί ομαλά. Το κλειδί είναι να κατανοήσουν όλοι οι εργαζόμενοι το όραμα και την αποστολή του οργανισμού.

Διαδικασία εταιρικού προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω

Η μέθοδος από κάτω προς τα πάνω εγγυάται την επιλογή αρκετά χρήματα σε κάθε τμήμα.

Η κατώτερη διοίκηση κάθε τμήματος προετοιμάζει τον δικό της προϋπολογισμό σύμφωνα με τα προγραμματισμένα έργα, το εκτιμώμενο κόστος μεμονωμένων εξαρτημάτων, τις αγορές εξοπλισμού, τα είδη γραφείου και τον προϋπολογισμό του προηγούμενου έτους.
Με τον προϋπολογισμό από κάτω προς τα πάνω, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν σε ό,τι είναι σημαντικό για αυτούς. Βοηθά επίσης τα τμήματα να προγραμματίσουν τα έργα τους για το επόμενο οικονομικό έτος.

1. Προσδιορίστε τα διάφορα τμήματα της εταιρείας. Προϋπολογισμός

Η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω ξεκινά από τα χαμηλότερα επίπεδα της ιεραρχίας της εταιρείας. Το πρώτο βήμα είναι να χωρίσουμε την εταιρεία σε τμήματα. Ο προσδιορισμός κάθε τμήματος διευκολύνει την απόκτηση εκτιμήσεων προϋπολογισμού τμημάτων.

Οι εργαζόμενοι σε κάθε τμήμα μπορούν να δημιουργήσουν μια λίστα έργων για το επόμενο έτος. Ο διευθυντής του τμήματος μπορεί στη συνέχεια να δημιουργήσει εύκολα μια λίστα ελέγχου κόστους για κάθε έργο. Τα υποκαταστήματα μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τα διοικητικά τους έξοδα στη λίστα ελέγχου.

Μερικές φορές ο προϋπολογισμός ενός τμήματος μπορεί να είναι τεράστιος, αντιπροσωπεύοντας ένα σημαντικό μέρος του προϋπολογισμού της εταιρείας. Αυτό το τμήμα μπορεί να χωριστεί σε τμήματα για μια ομαλή διαδικασία αξιολόγησης.

2. Ενθαρρύνετε κάθε τμήμα να δημιουργήσει μια λίστα με τα έξοδα.

Έχοντας προετοιμαστεί μια λίστα έργων και εκτιμήσεις κόστους, οι επικεφαλής τμημάτων μπορούν να δημιουργήσουν μια πρόβλεψη κόστους. Όλα τα έξοδα του τμήματος συνοψίζονται και παρουσιάζονται ως εκτιμήσεις κόστους του τμήματος.

Το οικονομικό τμήμα υποχρεώνει τους προϊσταμένους των τμημάτων να συμπεριλαμβάνουν πιθανές και απαραίτητες δαπάνες. Επομένως, η εκτίμηση του προϋπολογισμού είναι ακριβής και οι δαπάνες του προϋπολογισμού είναι σχολαστικές.

3. Προσθέστε τα έξοδα για κάθε τμήμα. Προϋπολογισμός

Ο συνολικός προϋπολογισμός της εταιρείας προκύπτει με την προσθήκη των εκτιμήσεων προϋπολογισμού όλων των τμημάτων. Δίνεται η ευκαιρία στους Τομεάρχες να δημιουργήσουν προϋπολογισμό για το τμήμα τους.

Ο συνολικός προϋπολογισμός δεν είναι η τελική αξιολόγηση της εταιρείας. Πριν οριστικοποιήσει τον προϋπολογισμό της εταιρείας, η ανώτερη διοίκηση εξετάζει όλες τις προβλέψεις του τμήματος.

4. Μελετήστε τους προϋπολογισμούς κάθε τμήματος.

Ενώ οι απαιτήσεις κάθε τμήματος πρέπει να πληρούνται, η ανώτερη διοίκηση πρέπει επίσης να εξετάσει τις ετήσιες κατανομές του προϋπολογισμού. Η εκτίμηση του προϋπολογισμού πρέπει να αντιστοιχεί στους στόχους και τους στόχους της εταιρείας.

Η ανώτατη διοίκηση εξετάζει τις εκτιμήσεις προϋπολογισμού για κάθε τμήμα. Αντιμετωπίζει ζητήματα σχετικά με τις εκτιμήσεις προϋπολογισμού τμημάτων που είναι πολύ χαμηλές ή πολύ υψηλές. Τυχόν μη ικανοποιητικές βαθμολογίες συζητούνται με τους αρμόδιους επικεφαλής των τμημάτων για να γίνουν οι απαραίτητες αλλαγές.

5. Συμπληρώστε την εκτίμηση του προϋπολογισμού. Προϋπολογισμός

Μόλις η ανώτερη διοίκηση είναι ικανοποιημένη με την εκτίμηση του προϋπολογισμού, τη συνιστά στο οικονομικό τμήμα. Τα κέρδη και οι ζημίες μιας εταιρείας αναλύονται μακροπρόθεσμα.

Το οικονομικό τμήμα εγκρίνει την εκτίμηση του προϋπολογισμού και καθορίζει τον συνολικό προϋπολογισμό της εταιρείας. Στη συνέχεια διανέμει τα κεφάλαια στα διάφορα τμήματα.

Διαδικασία προϋπολογισμού από πάνω προς τα κάτω έναντι διαδικασίας προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω

Όταν επιλέγετε εάν θα χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο προϋπολογισμού από πάνω προς τα κάτω ή από κάτω προς τα πάνω, οι εταιρείες πρέπει να κατανοούν τις διαφορές μεταξύ τους και πώς ταιριάζουν μεταξύ τους. Αυτά είναι στοιχεία μιας ευρύτερης διαδικασίας σχεδιασμού που είναι γνωστή ως προγραμματισμός από πάνω προς τα κάτω και από κάτω προς τα πάνω.

Η επιλογή μιας μεθόδου προϋπολογισμού που βασίζεται σε θεωρητικά αποτελέσματα είναι συνηθισμένη, αλλά μπορεί να μην παράγει βέλτιστα αποτελέσματα όταν χρησιμοποιείται στην πράξη. Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω ονομάζεται μερικές φορές πιο προηγμένη έκδοση του προϋπολογισμού από πάνω προς τα κάτω. Αυτό δεν είναι αλήθεια, και είναι δύο διαφορετικοί κλάδοι του προϋπολογισμού.

Τα τμήματα πρέπει να προετοιμάζουν προϋπολογισμούς εντός της θέσης ανώτατης διοίκησης στον προϋπολογισμό από πάνω προς τα κάτω. Τα τμήματα προετοιμάζουν τις εκτιμήσεις του προϋπολογισμού τους και τις στέλνουν στα ανώτερα στελέχη σε βάση προϋπολογισμού από τη βάση προς την κορυφή.

Μια προσέγγιση από πάνω προς τα κάτω στον προϋπολογισμό είναι συνήθως ταχύτερη. Ωστόσο, αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τα τμήματα να δυσκολεύονται να παραμείνουν εντός των ποσών του προϋπολογισμού τους, επειδή η διοίκηση μπορεί να μην γνωρίζει όλες τις σχετικές δαπάνες. Ο προϋπολογισμός από πάνω προς τα κάτω έχει επίσης λιγότερα ηθικά οφέλη.

Αυτές οι δύο κύριες μέθοδοι είναι οι πιο ευρέως χρησιμοποιούμενες μέθοδοι προϋπολογισμού. Από τη μία πλευρά, ένας προϋπολογισμός από πάνω προς τα κάτω εξοικονομεί χρόνο, αλλά θέτει σε κίνδυνο την πλήρη κατανόηση των απαιτήσεων κάθε τμήματος. Ως αποτέλεσμα, ορισμένα τμήματα ενδέχεται να μην είναι σε θέση να λειτουργήσουν αποτελεσματικά εντός των ορίων που θέτει η ανώτερη διοίκηση.

Από την άλλη πλευρά, ένας προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω ενθαρρύνει οι εργαζόμενοι αναλαμβάνουν την ευθύνη για τη διαδικασία και χρησιμοποιούν την εμπειρία τους στα τμήματα που διοικούν. Ωστόσο Τα αποτελέσματα των τμημάτων μπορεί να μην αντιστοιχούν πάντα σε γενικούς στόχους οργανώσεις.

Οφέλη από τον προϋπολογισμό από κάτω προς τα πάνω

1. Ακρίβεια

Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω έχει συνήθως το πλεονέκτημα ότι είναι αρκετά ακριβής, επειδή κάθε τμήμα στον οργανισμό γνωρίζει τα έξοδα και τους πόρους του.

Η πρόσθεση εκτιμήσεων προϋπολογισμού από κάθε τμήμα μπορεί να οδηγήσει σε ακριβείς προϋπολογισμούς για την εταιρεία στο σύνολό της.

2. Κίνητρο. Προϋπολογισμός

Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τη δημιουργία προϋπολογισμών συνήθως εργάζονται σκληρότερα από άλλους για την επίτευξη των εταιρικών στόχων.

Επειδή τους αναλογεί οικονομική ευθύνη, αποκτούν ένα αίσθημα ιδιοκτησίας.

Αυτό βελτιώνει το ηθικό και την αξιοπιστία των εργαζομένων. Άλλωστε μένουν στην παρέα για πολύ καιρό.

3. Τμηματικές ανάγκες

Η ανώτερη διοίκηση μπορεί να μην έχει λεπτομερή κατανόηση του κάθε προγράμματος και μπορεί να μην είναι σε θέση να αποφασίσει πού θα διαθέσει πόρους. Μια προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω βοηθά στην ευθυγράμμιση με τις ανάγκες του τμήματος για την επίτευξη των στόχων του.

Εφόσον οι υπάλληλοι κάθε τμήματος προετοιμάζουν εκτιμήσεις προϋπολογισμού, οι απαιτήσεις αναφέρονται σαφώς στην έκθεση εκτίμησης.

4. Διαφάνεια. Προϋπολογισμός

Το κόστος και οι πόροι του τμήματος παρουσιάζονται όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα. Στην αξιολόγηση του προϋπολογισμού συμμετέχουν υπάλληλοι από κάθε τμήμα.

Η κατανομή των κεφαλαίων και τα έξοδα που γίνονται από το τμήμα είναι γνωστά σε κάθε υπάλληλο του τμήματος. Η διαφάνεια βοηθά στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης των εργαζομένων στην εταιρεία.

Μειονεκτήματα του προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω

1. Έλλειψη συντονισμού

Υπάρχει έλλειψη συντονισμού μεταξύ των τμημάτων όπου κάνουν τους προϋπολογισμούς τους χωρίς να σκέφτονται άλλα τμήματα. Αυτό μπορεί επίσης να οδηγήσει σε διπλές εκτιμήσεις του προϋπολογισμού.

2. Απόκλιση από τον στόχο του οργανισμού. Προϋπολογισμός

Ένας προϋπολογισμός που δημιουργείται από τον λιγότερο έμπειρο υπάλληλο μπορεί να αποκλίνει από τον στόχο του οργανισμού. Και δεν θα φέρει περιουσία στην εταιρεία.

3. Υπέρβαση του προϋπολογισμού

Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα αν ένα τμήμα υπερβεί τον προϋπολογισμό. Η προσθήκη επιπλέον κεφαλαίων μπορεί να επηρεάσει άλλο τμήμα. Κάθε τμήμα θα πρέπει να έχει ίσες ευκαιρίες να αναπτυχθεί μέσα στην εταιρεία.

4. Μακροπρόθεσμα

Η ενσωμάτωση όλων των συνόλων μικρότερων προϋπολογισμών για τη δημιουργία ενός ενιαίου προϋπολογισμού για ολόκληρη την εταιρεία συνήθως διαρκεί περισσότερο. Η προσεκτική ανάλυση και εφαρμογή των εκτιμήσεων του προϋπολογισμού είναι μια διαδικασία έντασης εργασίας.

Συμβουλές εφαρμογής για τη μέθοδο από κάτω προς τα πάνω. Προϋπολογισμός

Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για την εφαρμογή από κάτω προς τα πάνω προϋπολογισμό για την επιχείρησή σας. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές πριν επιλέξετε μια εκτίμηση προϋπολογισμού που λαμβάνεται με αυτήν τη μέθοδο. Αυτή μπορεί να είναι μια εξαιρετική στρατηγική για τον οργανισμό σας.

1. Έχετε ξεκάθαρους στόχους

Ο καθορισμός στόχων βοηθά να τεθούν όρια για οποιαδήποτε διαδικασία. Το ίδιο συμβαίνει και με τον προϋπολογισμό από κάτω προς τα πάνω. Τα στοχευόμενα έξοδα και έξοδα για κάθε διευθυντή τμήματος πρέπει να είναι λογικά. Ενώ αυτή η στρατηγική εστιάζει αποκλειστικά στις ανάγκες του τμήματος, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τους οικονομικούς περιορισμούς της εταιρείας.

2. Διατηρήστε δομημένη οργάνωση

Οι λειτουργίες και οι απαιτήσεις ποικίλλουν για διαφορετικά τμήματα της εταιρείας. Η αντίστοιχη εκτίμηση του προϋπολογισμού καταρτίζεται λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά ενός συγκεκριμένου τμήματος.

Ομοίως, οι παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την εκτίμηση του προϋπολογισμού ενός τμήματος δεν πρέπει να επικαλύπτονται με κανένα άλλο τμήμα. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα να διπλασιαστεί ο προϋπολογισμός ή να παραληφθούν ορισμένες σημαντικές λεπτομέρειες.

3. Δώστε προσοχή στις λεπτομέρειες. Προϋπολογισμός

Οι επικεφαλής των τμημάτων είναι υπεύθυνοι για την προσεκτική εξέταση όλων των κονδυλίων και των εξόδων των τμημάτων. Η δουλειά τους είναι να κρατούν μια λίστα. προϋπολογισμού με προβλεπόμενες δαπάνες για το οικονομικό έτος.

Αν και αυτό είναι χρονοβόρο, είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να παρακολουθείτε τα έξοδα που πραγματοποιούνται από το τμήμα. Αυτό αυξάνει την υπευθυνότητα και το ηθικό των εργαζομένων.

Συμπέρασμα!

Η επιτυχία μιας επιχείρησης εξαρτάται από το μακροπρόθεσμο όραμα και την αποστολή της επιχείρησης. Ο προϋπολογισμός δεν εγγυάται επιχειρηματική ανάπτυξη. Η εκτίμηση του προϋπολογισμού πρέπει να είναι συνεπής και να συνεργάζεται με τους στόχους της εταιρείας.

Ενώ η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω ικανοποιεί τις ανάγκες των εργαζομένων, πρέπει επίσης να αποφέρει κέρδος για τον οργανισμό. Δεδομένου ότι ο υπερβολικός προϋπολογισμός μπορεί εύκολα να συμβεί, ελέγξτε προσεκτικά τη λίστα προϋπολογισμού κάθε τμήματος.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να τηρούν τις προθεσμίες του προϋπολογισμού. Υπενθυμίστε στους υπαλλήλους να βασίζουν τις εκτιμήσεις τους στην καλύτερη εικασία τους και να μην προσθέτουν επιπλέον δολάρια για συμπλήρωση. Βεβαιωθείτε ότι οι πόροι κατανέμονται με σύνεση και με τέτοιο τρόπο ώστε ο καθένας να έχει ό,τι χρειάζεται για να επιτύχει τα συνολικά επιχειρηματικά σας σχέδια και στόχους.