Control presupuestario: definición, características y beneficios

El control presupuestario es el proceso de seguimiento y análisis de los gastos de una empresa para garantizar que estén dentro del presupuesto establecido. Es una herramienta importante para gestionar las finanzas de una empresa y le permite controlar sus gastos, evitando la necesidad de pedir prestado fondos adicionales para cubrir déficits.

Al implementar controles presupuestarios, los gerentes pueden establecer metas financieras y presupuestarias de acuerdo con los presupuestos, comparar los resultados reales y ajustar el desempeño. Esto lo hace la gerencia principalmente cuando sus incentivos o evaluaciones de desempeño dependen de los objetivos alcanzados. Es un amortiguador creado por la gerencia o los gerentes de nivel inferior para crear pronósticos presupuestarios que sean fáciles de lograr.

Según CIMA el control presupuestario es:

Establecer presupuestos relacionados con las responsabilidades de gestión según lo requiere la política, y comparar continuamente los resultados reales con los presupuestados, ya sea para garantizar que las acciones individuales cumplan con los objetivos de la política o para proporcionar la base para su revisión.

¿Qué es el control presupuestario?

Definicion El control presupuestario se define como un sistema o proceso contabilidad, que ayuda a los profesionales contables o administradores de presupuestos a crear y monitorear presupuestos, aumentar la utilidad y accesibilidad de informes financieros precisos, minimizar los sobrecostos, prevenir pérdidas, administrar las operaciones diarias y brindar asesoramiento financiero. necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales.

Esta es una práctica común en muchas empresas que desafían la elaboración de presupuestos. Un buen presupuesto debe ser honesto y responsabilizar a la gerencia de los objetivos financieros generales de la empresa.

La gerencia de nivel inferior y los subordinados a menudo se muestran reacios a cumplir con estos estrictos estándares y restricciones financieras. En lugar de informar honestamente los ingresos y gastos proyectados de sus departamentos, inflan sus estadísticas para dar un respiro y eludir las limitaciones de presupuestos ajustados.

 

Definiciones. Control de presupuesto

Según J.L. Brown y L.R. Howard-

El control presupuestario es un sistema de control de costos que implica preparar presupuestos, coordinar actividades departamentales y asignar responsabilidades, comparar el desempeño real con el desempeño planificado y actuar sobre los resultados para lograr la máxima rentabilidad.

Jay Batty lo define como:

El control presupuestario es un sistema que utiliza los presupuestos como medio para planificar y controlar todos los aspectos de la producción y/o ventas de bienes o servicios.

Características del proceso. Control de presupuesto

La planificación presupuestaria es una tarea importante. Tener un presupuesto obliga a los directivos a planificar el futuro, intentando predecir posibles problemas y cómo solucionarlos. Otro objetivo del presupuesto es la coordinación. Sin coordinación, los jefes de departamento pueden tomar cursos que son importantes para sus departamentos pero no para la organización.

Por ejemplo, un gerente de compras puede estar interesado en comprar suministros en grandes cantidades para aprovechar una buena oferta. Sin embargo, tener existencias suficientes de consumibles puede aumentar las pérdidas de materiales y, como resultado, la organización puede verse afectada. El tercer propósito de un presupuesto es proporcionar un impulso motivacional. Un presupuesto puede ser una herramienta eficaz para alentar a los gerentes a actuar de acuerdo con los objetivos de la organización.

El presupuesto es una herramienta eficaz para expresar planes a varios gerentes. La mayoría de las veces el presupuesto se utiliza como herramienta de control. Los costos o gastos reales se comparan con los costos de control previstos. El hecho de no cumplir rápidamente los objetivos presupuestados indica la necesidad de adoptar medidas correctivas.

Algunas de las otras características notables de un sistema de control presupuestario son:

1. Sugiere cómo el presupuesto evalúa cada área funcional del proceso presupuestario como ventas, compras, producción, políticas, operaciones, etc.
2. Ayuda al departamento de contabilidad a registrar el desempeño real de cada área funcional.
3. Ayuda a analizar desviaciones e identificar personas responsables.
4. Le permite expresar el presupuesto en relación al tiempo - presupuesto de corto y largo plazo, funciones - presupuesto de ventas, presupuesto de caja, presupuesto de producción y comportamiento - presupuesto fijo y flexible; etc.
5. Definir metas/objetivos que se alcanzarán durante el período presupuestario o período futuro.
6. Definición de diferentes actividades y planificación para cada actividad.

Objetivos del proceso de control presupuestario

Algunos de los objetivos más comunes del control presupuestario son la coordinación, la planificación, el control, la rendición de cuentas, el uso óptimo del capital, etc. Además de estos, algunos otros objetivos del control presupuestario son:

1. Establecer objetivos empresariales
2. Proporcionar planes para lograr los objetivos establecidos.
3. Coordinación de actividades de varios departamentos.
4. Gestión rentable y eficiente de múltiples departamentos y centros de costos.
5. Aumente la rentabilidad reduciendo el desperdicio
6. El sistema de control debe estar centralizado.
7. Eliminación de desviaciones de los estándares establecidos.
8. Definir los roles y responsabilidades de diversos miembros del personal dentro de la organización.

Beneficios del proceso de control presupuestario

La gestión presupuestaria se ha convertido en una importante herramienta empresarial para minimizar costes y optimizar ingresos. Algunos de los beneficios de la gestión fiscal incluyen:

1. Establece los objetivos, la estrategia y las políticas de la empresa. Si no hay un objetivo claro, los recursos se gastarán en lograr objetivos alternativos.
2. El control presupuestario fija objetivos. Cada departamento debe trabajar eficientemente para cumplir con el plazo. Como resultado, es un medio eficaz para monitorear las actividades de muchos departamentos dentro de una unidad de negocios.
3. Esto garantiza una mejor coordinación entre departamentos.
4. Si los resultados no cumplen con las expectativas, el control presupuestario ayuda a la gerencia a identificar a los culpables.
5. Ayuda reducir los costos de producción, evitando gastos innecesarios.
6. El control presupuestario promueve la eficiencia y el ahorro al inculcar un sentido de costo en los empleados.
7. El control presupuestario proporciona un control centralizado al tiempo que permite acciones dispersas.

Restricciones. Control de presupuesto

Aunque el control presupuestario ayuda a los gerentes a dominar la gestión presupuestaria, también tiene las siguientes limitaciones:

1. Es difícil elaborar presupuestos realistas en un entorno inflacionario
2. El presupuesto implica grandes gastos que pequeños negocios no puede pagar
3. Los presupuestos se crean para un futuro que es inherentemente incierto. Las condiciones pueden cambiar en el futuro, alterando los presupuestos. Como resultado, las incertidumbres futuras reducen el valor del sistema de gestión presupuestaria.
4. El control presupuestario es sólo una herramienta de gestión. No puede reemplazar a la gestión en la toma de decisiones porque no es una alternativa a la gestión.

Ejemplos. Control de presupuesto

El control presupuestario es un término financiero que se refiere a la gestión de ingresos y gastos. La mayoría de los departamentos universitarios, por ejemplo, prevén préstamos anuales para equipo general. El departamento puede determinar si un artículo en particular puede financiarse comparando periódicamente los gastos reales con ese presupuesto y los gastos proyectados. Si la cuenta es insuficiente, el departamento debe buscar otra fuente de fondos.

¿Cómo funciona el control presupuestario?

Primero necesitas desarrollar un presupuesto. En pocas palabras, un presupuesto de desempeño corporativo es un conjunto de objetivos financieros que la dirección quiere alcanzar. Estos podrían ser objetivos de ingresos o gastos. En segundo lugar, la dirección debe evaluar, analizar e interpretar el desempeño real frente a los objetivos planificados una vez establecido el presupuesto. Para esta comparación, la dirección suele recurrir al informe presupuestario.

En tercer lugar, una vez que se han establecido las comparaciones, los administradores deben mejorar las actividades ineficaces y al mismo tiempo desarrollar aquellas que funcionan bien. Los gerentes pueden centrarse fácilmente en operaciones desfavorables utilizando el informe presupuestario porque todas las áreas que cumplen con el presupuesto están marcadas con una F, lo que significa una variación favorable, y las áreas que tienen un desempeño deficiente están marcadas con una U, lo que significa una variación desfavorable. La cuarta y última fase suele terminar al final del período del informe.

Control presupuestario en Oracle ERP

Con Budget Control, Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) ofrece un conjunto de opciones y procesos de revisión para comparar los presupuestos con el consumo y ayudarlo a evitar gastos excesivos. El control del presupuesto en Oracle ERP Cloud también implica la contabilidad de compromisos, lo que le ayuda a evitar gastar más de lo planeado. El control presupuestario ayuda a gestionar el proceso de control de costos de las transacciones comerciales en tiempo real.

Diversas funciones realizadas por Oracle ERP:

1. Realice verificaciones de fondos y reservas de fondos para determinar si se permiten gastos en el momento en que se envía o aprueba una transacción.
2. Mantener un equilibrio de los controles presupuestarios de acuerdo con el calendario presupuestario y controlar la estructura presupuestaria para el presupuesto disponible, los fondos y las funciones de consumo.
3. Monitorear los gastos de la empresa mensual o anualmente
4. Definir condiciones para detener o redefinir transacciones si superan el límite presupuestado.

Puede habilitar el control presupuestario para lo siguiente:

1. libros de contabilidad
2. Proyectos
3. Unidades de negocio (BU) asignadas al libro mayor
4. Fuentes y categorías de revistas.
5. Tipos de transacciones como órdenes de compra (PO) o solicitudes de compra

Lo esencial. Control de presupuesto

1. Organización del control presupuestario

La planificación, el mantenimiento y la gestión del presupuesto dependen de organizaciones competentes. Se forma un Comité de Presupuesto, que incluye jefes de varios departamentos. Todos los gerentes funcionales son responsables de la correcta ejecución de los presupuestos de sus respectivos departamentos.

2. Centros presupuestarios

El centro presupuestario es la parte de la corporación que prepara el presupuesto. El centro presupuestario puede ser un departamento, una división de un departamento o cualquier otro componente de un departamento. Deben establecerse centros presupuestarios para cubrir todos los aspectos de las actividades de una empresa.

3. Guía de presupuesto

Un manual de presupuesto es un documento que describe las tareas y responsabilidades de los distintos gerentes involucrados en la elaboración del presupuesto. Define las relaciones entre varios funcionarios.

4. Responsable de Presupuesto. Control de presupuesto

El director ejecutivo, al frente de la organización, nombra al responsable del presupuesto. El Oficial de Presupuesto tiene la autoridad para revisar los presupuestos proporcionados por varios jefes funcionales y realizar los cambios necesarios.

5. Comité de Presupuesto

En las pequeñas empresas, el contador es responsable de preparar y ejecutar el presupuesto. En las grandes empresas se crea un grupo conocido como Comité de Presupuesto.

6. Período presupuestario

Un período presupuestario es un período de tiempo durante el cual se prepara e implementa un presupuesto. Muchas cosas afectan el período presupuestario. Esto puede ser un contraste entre industrias o incluso dentro del mismo sector o empresa.

7. Determinación de factores significativos. Control de presupuesto

Se establecieron presupuestos para cada área funcional. Estos presupuestos están interrelacionados y son interdependientes. Para que el control financiero tenga éxito, los distintos presupuestos deben estar bien coordinados. Las restricciones presupuestarias para ciertos presupuestos también pueden afectar a otros presupuestos. El factor clave, también conocido como factor principal, es el factor que influye en los diferentes presupuestos.

Conclusión!

Tienes que gastar dinero para ganar dinero, pero sin controles presupuestarios adecuados, puede ser difícil sacar el máximo provecho de tu inversión. Las empresas u organizaciones siempre deben establecer e implementar procedimientos eficaces de control presupuestario. También es importante invertir en tecnología que ofrezca datos precisos, confiables y en tiempo real, así como automatización y análisis. Las empresas deben asegurarse de que su equipo comprenda y participe en los procedimientos de elaboración y control presupuestario que respalden los objetivos de su departamento y organización. Cuando haga esto, tendrá flexibilidad y comprensión estratégica, esencial para exitoso crear, monitorear y administrar todos sus presupuestos y garantizar que cada dólar gastado se gaste en hacer crecer un negocio exitoso.

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES. Control de presupuesto

1. ¿Qué es el control presupuestario?

   • El control presupuestario es el proceso sistemático de comparar el desempeño real de una empresa con los objetivos presupuestados.

2. ¿Cuál es el objetivo del control presupuestario?

   • El objetivo principal es asegurar el control sobre los recursos financieros y la implementación del plan de negocios, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas si es necesario.

3. ¿Qué indicadores suelen estar sujetos a control presupuestario?

   • El control presupuestario puede incluir comparaciones de ingresos, gastos, ganancias, volúmenes de producción y factores clave. indicadores de desempeño.

4. ¿Cómo se hace la comparación en el control presupuestario?

   • Los resultados reales se comparan con los resultados planificados y se analizan las diferencias. Si las desviaciones son significativas, se toman medidas correctivas.

5. ¿Quién es responsable del control presupuestario en la organización?

   • Normalmente, el departamento de finanzas o contabilidad es responsable del control presupuestario. Sin embargo, dependiendo de la estructura de la empresa, esto también puede incluir a los jefes de departamento.

6. ¿Qué herramientas se utilizan para el control presupuestario?

   • Las herramientas incluyen informes de desempeño financiero, paneles de control, indicadores clave de desempeño (KPI), análisis de desempeño y otros.

7. ¿Cómo responder a las desviaciones presupuestarias?

   • La reacción depende de la naturaleza de las desviaciones. Si las desviaciones son menores y explicables, es posible que no se requiera ninguna acción adicional. En caso de desviaciones significativas, se podrán tomar medidas correctivas.

8. ¿Puede el control presupuestario ayudar a mejorar el desempeño financiero de una empresa?

   • Sí, el control presupuestario puede identificar áreas donde se pueden optimizar los costos, mejorar la eficiencia y generar ingresos adicionales, lo que en última instancia puede mejorar el desempeño financiero.

9. ¿Con qué frecuencia se realiza el control presupuestario?

   • Esto puede depender del tamaño y la naturaleza del negocio. El control presupuestario suele realizarse mensualmente, pero puede ser más o menos frecuente en función de las necesidades de la empresa.

10. ¿Puede el control presupuestario ayudar a la planificación a largo plazo?

    • Sí, los resultados del control presupuestario se pueden utilizar para ajustar los planes actuales y formular una estrategia para un período más largo.