Comunicación organizacional. Lo que es ? y porque es importante

La comunicación organizacional es una parte integral de cada organización y juega un papel importante en la construcción de un negocio exitoso. La comunicación en una organización influye en el comportamiento de las personas en la organización. La comunicación en una organización es un componente vital de la gestión porque la función de la gestión es hacer planes y dar instrucciones.

Las personas que trabajan en una organización, ya sean gerentes o empleados de primera línea, necesitan saber cómo comportarse para crear el mejor ambiente de trabajo en la organización.

La comunicación en una organización también influye en el comportamiento de las personas en la organización. El comportamiento de las personas en una organización influye en cómo las personas se motivan entre sí para lograr los objetivos de la organización. La comunicación organizacional juega un papel importante en la forma en que las personas interactúan entre sí en las reuniones.

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Por otro lado, una comunicación organizacional ineficaz conduce a malentendidos, falta de coordinación e incompetencia en la organización. Por lo tanto, es importante tener una comunicación efectiva en una organización para ejecutar efectivamente los planes y contribuir al éxito de la organización.

Comunicación efectiva Es tan importante en una organización que hoy en día incluso los reclutadores consideran las habilidades de comunicación como una de las habilidades centrales de las personas que quieren contratar. Las ofertas de trabajo suelen incluir frases como comunicación empresarial, comunicación corporativa o habilidades de comunicación organizacional.

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Tipos. Comunicación organizacional.

La comunicación es una parte integral de toda organización. Ninguna organización puede sobrevivir sin una comunicación adecuada entre las personas que trabajan en ella.

Hay cuatro tipos diferentes de comunicaciones organizacionales. Algunas organizaciones siguen estrictamente un tipo de comunicación, mientras que otras utilizan una combinación de estos tipos de comunicación.

Primero conozcamos los diferentes tipos de comunicaciones que ocurren en una organización para conocer su impacto en la organización.

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1. Comunicación formal. Comunicación organizacional.

La comunicación formal es uno de los tipos de comunicación más comunes que tiene lugar en la mayoría de las organizaciones. La comunicación formal se produce a través de canales de comunicación predeterminados.

Estos canales de comunicación se utilizan gerencia y empleadospersonas que trabajan en una organización para comunicarse entre sí. La comunicación formal ocurre principalmente en organizaciones con una estructura organizacional jerárquica.

En tales organizaciones, un empleado común y corriente no puede comunicarse directamente con la alta dirección. La comunicación entre ellos se realiza a través de mandos intermedios.

2. Comunicación informal

Este tipo de comunicación es lo opuesto a la comunicación formal. La comunicación informal no ocurre a través de canales formales. Las organizaciones que utilizan la comunicación informal para comunicarse entre sí no siguen canales de comunicación predeterminados.

Esto significa que la comunicación entre la dirección y los empleados de una organización puede ocurrir a través de múltiples canales de comunicación.

A diferencia de la comunicación formal, donde la comunicación se produce a través de canales e intermediarios adecuados entre la alta dirección y los empleados directos, la comunicación informal puede ocurrir directamente entre la alta dirección y los empleados directos.

Además, las organizaciones que utilizan la comunicación informal no tienen una estructura jerárquica adecuadamente definida. Todos los empleados que trabajan en dichas organizaciones se consideran al mismo nivel.

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3. Comunicación vertical. Comunicación organizacional.

La comunicación formal se puede dividir en dos categorías, como comunicación vertical y comunicación horizontal. La comunicación vertical es un tipo de comunicación entre los gerentes y sus subordinados.
La comunicación vertical se puede fragmentar aún más en comunicación vertical ascendente y comunicación vertical descendente. En la comunicación vertical ascendente, la comunicación ocurre desde los gerentes hacia sus subordinados.
Mientras tanto, la comunicación vertical se produce desde los subordinados hacia sus superiores.

4. Comunicación horizontal

Otro tipo de comunicación en una organización es la comunicación horizontal. Este es un tipo de comunicación entre personas que trabajan al mismo nivel.

La comunicación horizontal se considera comunicación formal entre personas que trabajan al mismo nivel para intercambiar información.

Importancia. Comunicación organizacional.

1. La principal importancia de la comunicación organizacional es mantener informados a los empleados que trabajan en la organización. Los empleados comunicaron las metas que se esperaba que alcanzaran y los métodos utilizados para lograrlas. No sólo se les informa sobre los métodos, sino que también se les brinda retroalimentación para que mejorarlos trabajar. La comunicación organizacional ayuda a aclarar dudas o malentendidos entre los empleados.
2. La comunicación en una organización desempeña el papel de fuente de información. La información se transmite empleados a través de comunicaciones. Esta información ayuda a los empleados a tomar decisiones importantes porque tener esta información les proporciona un curso de acción alternativo para completar una tarea en particular.
3. La comunicación es esencial para la comunicación. A través de la comunicación, los empleados que trabajan en una organización se comunican entre sí. La socialización también es necesaria para crear vínculos fuertes entre los empleados, lo cual es fundamental para el crecimiento de la organización. Comunicación organizacional.
4. La comunicación saludable en una organización ayuda a moldear la actitud de las personas que trabajan en la organización. Un empleado bien informado tiene una actitud positiva en comparación con un empleado menos informado.
5. La comunicación escrita y formal en una organización es más efectiva en comparación con otros tipos de comunicaciones organizacionales. Por lo tanto, muchas organizaciones gastan dinero en revistas editoriales y revistas para compartir información anual importante con los empleados de la organización.
6. La comunicación organizacional juega un papel vital en el proceso de control porque el papel de los gerentes es brindar orientación a sus subordinados y recibir retroalimentación de ellos. La comunicación organizacional efectiva mejora estas tareas. Los subordinados pueden realizar sus tareas de manera efectiva cuando están bien comunicados y también pueden despejar las dudas de sus gerentes cuando enfrentan algún problema en su trabajo.

Problemas de comunicación organizacional.

Aunque la comunicación organizacional es una parte integral de cualquier organización, todavía hay muchos desafíos que enfrenta una organización cuando se trata de preparar un plan de comunicación eficaz.

La comunicación organizacional nunca puede ser efectiva y eficiente si no se abordan los problemas asociados con la comunicación organizacional. A continuación se enumeran los problemas de comunicación organizacional que debe tener en cuenta antes de preparar un plan de comunicación organizacional para una organización.

1. Relevancia del plan. Comunicación organizacional.

El primer y más importante desafío al que te puedes enfrentar al crear un plan de comunicación es su relevancia. Crear un plan de comunicaciones que sea relevante para todos en una organización es un desafío. Diferentes departamentos y diferentes funciones dentro de esos departamentos requieren diferentes soluciones a los problemas de comunicación que puedan surgir.

Por ejemplo, en el departamento de ventas, la mayoría de los vendedores trabajan virtualmente y rara vez visitan la oficina. Las reuniones con el director comercial también se realizan mediante videollamadas o llamadas telefónicas.

Equipos de una organización a los que les gusta trabajar de forma independiente y no quieren reunirse periódicamente. Por lo tanto, preparar un plan de comunicaciones organizacional que sea relevante para todos los que trabajan en la organización es una tarea desafiante.

2. Tamaño de la organización

El siguiente desafío al que puede enfrentarse al preparar un plan de comunicación organizacional es su tamaño. Especialmente en organizaciones grandes, resulta difícil crear un plan de comunicación eficaz. Porque en las grandes organizaciones hay varios departamentos y subdepartamentos.

Estos departamentos emplean a cientos de empleados. Algunos empleados trabajan en oficinas y otros prácticamente fuera de ellas.
En tales casos, resulta bastante difícil preparar un plan de comunicación para que se pueda establecer una comunicación efectiva entre todos los empleados que trabajan en la organización.

3. Responsabilidad. Comunicación organizacional.

La rendición de cuentas es una de las cuestiones más importantes a considerar al crear un plan de comunicaciones. ¿Cómo garantizar la rendición de cuentas? ¿Cómo puede asegurarse de que el mensaje o la información no se distorsione durante la transmisión?

¿Qué acciones debes tomar si tus datos cambian? ¿Y cómo rastrear el origen del error? Todas estas preguntas necesitan tener respuestas. Es difícil mantener la rendición de cuentas sin un plan de comunicación organizacional eficaz.

4. Honestidad. Comunicación organizacional.

Por último, pero no menos importante, la cuestión de la comunicación organizacional es la integridad de la información. Este problema lo enfrentan las organizaciones que eligen métodos informales de comunicación organizacional. En un entorno informal, las posibilidades de que se produzcan violaciones de datos aumentan.

Por lo tanto, un desafío importante es garantizar la integridad de la información tal como se transmite en toda la organización.

El impacto de las comunicaciones organizacionales efectivas

La comunicación efectiva tiene un impacto positivo en la organización y las personas que trabajan en ella. Conozcamos estas huelgas una por una.

1. La comunicación eficaz ayuda a reducir los malentendidos entre empleados, clientes y socios comerciales. En consecuencia, también se minimiza el número de demandas y quejas.
2. La comunicación eficaz en una organización mejora la confianza y la moral de los empleados que trabajan en la organización. Los empleados se sienten más satisfechos en una organización donde están bien informados. Comunicación organizacional.
3. La comunicación eficaz mejora los procedimientos y procesos que tienen lugar en una organización, lo que da como resultado una mayor eficiencia organizacional y una reducción de los costos de producción.
4. Una comunicación excelente y clara en una organización ayuda a los empleados a comprender las políticas, reglas y regulaciones de la organización. Esto les ayuda a volverse leales a la empresa.
5. La comunicación adecuada en una organización ayuda a establecer vínculos saludables entre los empleados y la dirección. Los empleados confían en su dirección y confían en las decisiones que toman por ellos. Ventaja principal Este escenario es que la organización permanece libre de sindicatos y la gente comunica sus problemas y demandas y busca una solución mutuamente beneficiosa en lugar de huelgas.
6. Los empleados no tienen reparos en expresar sus opiniones e ideas. Esto es beneficioso para la organización ya que la ayuda a crecer.
7. La comunicación organizacional planificada es útil para ejecutar planes de producción.

Consecuencias de una comunicación organizacional ineficaz

1. La comunicación ineficaz provoca peleas entre los empleados y la dirección debido a malentendidos provocados por una comunicación ineficaz.
2. La comunicación ineficaz en una organización provoca inconsistencia dentro de los departamentos. La inconsistencia provoca amargas disputas entre empleados, desperdicio de recursos y altos costos de producción.
3. Cuando hay una comunicación ineficaz en una organización, es difícil satisfacer las necesidades y Expectativas del cliente. El departamento de ventas no lo sabría El departamento de marketing prometió a los clientes..
4. La comunicación ineficaz también puede causar una alta rotación de personal. Los empleados se sienten insatisfechos y frustrados cuando no se les comunica adecuadamente.

¿Cómo preparar una estrategia de comunicación eficaz?

Una estrategia de comunicación eficaz sólo puede construirse teniendo en cuenta factores tan importantes como la estructura organizacional, las metas y objetivos y los valores de la organización. A continuación se detallan los pasos que puede seguir para preparar una estrategia de comunicación eficaz.

Paso 1: Analizar el tamaño de la organización. Comunicación organizacional.

Al preparar un plan de comunicación organizacional, es importante considerar el tamaño de la organización. En una organización grande con múltiples departamentos, es necesario un plan de comunicaciones formal y bien planificado para garantizar que todos los empleados trabajen en todos los departamentos.

Comunicación informal en tales organizaciones. puede resultar ineficaz y provocar diversos malentendidos entre los empleados que trabajan en la organización.

 Paso 3: Pide ideas a tus empleados

A veces, considerar las ideas y opiniones de los empleados puede ayudarle a crear un plan de comunicación eficaz. Tienen una mejor comprensión de las deficiencias del plan de comunicación existente y de lo que se puede hacer para corregir esas deficiencias.

Paso 4. Inspírate en la experiencia de una organización similar. Comunicación organizacional.

Puedes consultar el plan de comunicaciones de organizaciones de tamaño similar y hablar con sus líderes para pedirles ayuda. Puede cambiar el plan de comunicación utilizado por otras organizaciones para adaptarlo a los requisitos de su organización.

Paso 5: Obtenga comentarios de empleados y gerentes

Finalmente, los directivos y empleados serán quienes utilicen los métodos de comunicación día sí y día también. Así, pueden reconocer las deficiencias del plan de comunicación y hacer sugerencias para mejorarlo.

¿Cómo resolver problemas de comunicación organizacional mientras se prepara un plan de comunicación organizacional efectivo?

Los desafíos asociados con la comunicación organizacional no pueden ignorarse al desarrollar un plan de comunicación eficaz.

Sin embargo, estos problemas se pueden resolver considerando las siguientes prácticas al crear un plan de comunicaciones integral para una organización.

1. Programe reuniones con frecuencia. Comunicación organizacional.

Los malentendidos o la falta de comunicación entre empleados de dos o más departamentos es uno de los problemas más comunes que enfrentan la mayoría de las organizaciones.

Es posible que estén trabajando en el mismo proyecto pero no sean conscientes del trabajo que han realizado los demás debido a la falta de comunicación. Para eliminar este problema, la dirección debe garantizar que los empleados tengan suficientes oportunidades para sentarse y hablar entre ellos.

Por ejemplo, puede organizar sesiones de preguntas y respuestas, reuniones para almorzar y aprender o agregar una función de canal interdepartamental a su plan de comunicaciones.

2. Evaluar periódicamente las comunicaciones organizacionales actuales.

Evaluar su plan de comunicaciones organizacional actual lo ayudará a identificar sus deficiencias. Para obtener una evaluación más detallada, puede encontrar respuestas a las siguientes preguntas:

¿Con qué frecuencia los empleados incumplen los plazos?

¿Los empleados utilizan tecnología moderna para comunicarse de manera efectiva?

Responder preguntas como estas le ayudará a tomar conciencia de los problemas en su plan de comunicaciones actual. Aborde estos problemas para crear un plan de comunicación eficaz para su organización.

3. Active las herramientas digitales. Comunicación organizacional.

La tecnología tiene soluciones para cada problema. Por lo tanto, también se debe prestar mucha atención al uso de las últimas tecnologías para crear comunicaciones efectivas en la organización.

Hoy en día, la mayoría de los jóvenes consideran vacías las reuniones personales pérdida de tiempo. Creen que el trabajo que se puede realizar con ayuda de la tecnología no requiere la presencia física de una persona.

Por lo tanto, al utilizar la última tecnología, puede mantenerse conectado con los empleados que trabajan virtualmente y con todos los departamentos.

4. Utilice diferentes estilos de comunicación. Comunicación organizacional.

Por último, tener un método de comunicación estándar no será adecuado para todas las personas que trabajan en una organización. Diferentes personas consumen información de manera diferente.

Algunas personas pueden trabajar bien durante las reuniones cara a cara, mientras que otras quieren recibir actualizaciones en línea. Para crear una comunicación eficaz en una organización, se deben utilizar diferentes enfoques de comunicación. Es necesario dar a la gente tantas opciones como sea posible.

conclusión

La comunicación organizacional efectiva es la base de una organización. Sin una comunicación adecuada, ninguna organización puede sobrevivir. Crear un plan de comunicación eficaz para una organización requiere una comprensión más profunda de la estructura, el tamaño, los objetivos y los valores de la organización.

Sin embargo, crear un plan de comunicación organizacional no es una tarea fácil. Esto conlleva muchos desafíos que deben considerarse y abordarse al crear un plan de comunicación organizacional.

La comunicación eficaz desempeña un papel vital para ayudar a una organización a aumentar las ganancias y minimizar los costos de producción, mientras que la comunicación ineficaz puede provocar malentendidos entre los empleados.

 

АЗБУКА

 

Preguntas frecuentes (FAQ). Comunicación organizacional.

1. ¿Qué es la comunicación organizacional?

   • Respuesta La comunicación organizacional es el proceso de transmisión de información, ideas y opiniones dentro de una organización entre sus miembros, así como la comunicación externa con socios y clientes.

2. ¿Por qué es importante la comunicación organizacional para las empresas?

   • Respuesta La comunicación organizacional eficaz promueve una mejor comprensión de las tareas y objetivos, aumenta la eficiencia del trabajo, fortalece las relaciones del equipo y ayuda a resolver problemas.

3. ¿Cuáles son los principales elementos incluidos en la comunicación organizacional?

   • Respuesta  Los elementos de la comunicación organizacional incluyen la comunicación verbal y no verbal, el uso de tecnología y los canales de comunicación formales e informales.

4. ¿Qué es la comunicación verbal y no verbal en el contexto de un entorno organizacional?

   • La respuesta. La comunicación verbal es el intercambio de información mediante palabras, mientras que la comunicación no verbal incluye gestos, expresiones faciales, lenguaje corporal y otros elementos no lingüísticos.

5. ¿Cómo organizar reuniones y citas efectivas dentro de una organización?

   • La respuesta.  Planifique las reuniones con anticipación, establezca objetivos claros, invite solo a los participantes necesarios, garantice la participación activa, realice un seguimiento del tiempo y documente los resultados.

6. ¿Cómo garantizar la transparencia en la comunicación organizacional?

   • La respuesta. Difundir información de manera oportuna, discutir abiertamente cambios y decisiones, crear canales de retroalimentación accesibles y establecer estructuras de comunicación claras.

7. ¿Cómo superar las barreras en la comunicación organizacional?

   • La respuesta. Escuche activamente, utilice una variedad de canales de comunicación, fomente la colaboración entre departamentos, resuelva conflictos y oriente a los empleados. habilidades efectivas comunicaciones.

8. ¿Cómo organizar campañas de comunicación interna para los empleados?

   • La respuesta.  Crear contenidos interesantes, utilizar herramientas de comunicación interna (intranet, correos electrónicos), realizar seminarios y capacitaciones, fomentar la retroalimentación.

9. ¿Cómo resolver conflictos relacionados con la comunicación organizacional?

   • La respuesta. Identifique fuentes de conflicto, mantenga discusiones abiertas, promueva el entendimiento mutuo, ofrezca soluciones constructivas y fomente la retroalimentación.

10. ¿Cómo implementar estrategias de comunicación efectivas en organizaciones de diversos tamaños?

    • La respuesta.  Realizar un análisis de necesidades, definir metas, implementar una variedad de herramientas de comunicación, capacitar al personal y evaluar la efectividad de las estrategias.