Comunicación del equipo. ¿Cómo hacerlo de manera efectiva?

La comunicación en equipo es clave para el éxito del equipo. La comunicación eficaz ayuda a mejorar la comprensión entre los miembros del equipo, reducir los conflictos y aumentar la productividad.

Aprender a comunicarse eficazmente en un equipo puede resultar abrumador. Después de todo, existen muchos libros que afirman ofrecer mejores prácticas. Se encuentran disponibles títulos universitarios completos sobre el tema. Con tanta información, ¿es realista que cualquier equipo aprenda a comunicarse de la forma más eficaz?

Como muchas cosas en el mundo empresarial, no es necesario saber todo lo que hay sobre comunicaciones. Sólo necesita saber lo suficiente para tomar medidas eficaces. Para simplificar los principios de una comunicación eficaz en equipo, los hemos reducido a "3 W". Estas son tres preguntas sencillas que puede utilizar para centrar el enfoque de comunicación de su equipo, garantizando la máxima productividad y la mínima confusión. Aunque los métodos de comunicación específicos puedan ir y venir, estas tres preguntas siempre serán válidas.

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¿Cuándo nos comunicaremos? comunicación en equipo

Una de las primeras cosas en las que hay que ponerse de acuerdo es la frecuencia de la comunicación dentro del equipo. No creas que esto funcionará. Los diferentes miembros del equipo pueden tener diferentes expectativas con respecto a la frecuencia de la comunicación. Si hay un desajuste entre las expectativas de un miembro del equipo, puede surgir frustración. Algunos miembros del equipo se sentirán abrumados por la frecuencia de la comunicación, mientras que otros se sentirán ignorados.

Para garantizar que todos tengan un conjunto común de expectativas con respecto a la comunicación, acuerde lo siguiente desde el comienzo del proyecto:

• Mirar . 

¿Durante qué horas deben responder los miembros del equipo? ¿Cuándo está bien dejar de revisar una aplicación de comunicación en equipo? Este problema es especialmente importante para los equipos remotos que trabajan en diferentes zonas horarias.

• Comunicación del equipo. Días .

¿Se espera que el equipo socialice los fines de semana? Si es así, ¿se trata de una regla general o de una excepción que sólo debería ocurrir en circunstancias extremas? Todo el mundo debe estar de acuerdo con esto. Si algunos miembros del equipo esperan socializar los fines de semana y otros no, la productividad y la moral pueden verse seriamente afectadas.

• Situaciones .

Demasiada comunicación puede resultar molesta y hacer que los empleados se desconecten mentalmente y dejen de prestar atención a la comunicación del equipo. Para evitar esto, acuerde situaciones que sean apropiadas para la comunicación. Trate de encontrar un nivel de comunicación con el que todos se sientan cómodos para que todo el equipo sienta que se escuchan sus necesidades.

Si bien es importante establecer los conceptos anteriores al comienzo de un proyecto, esto no significa que deban ser inamovibles e inflexibles o inmutables para el resto del proyecto. En su lugar, utilice las pautas que se le ocurrieron como base, pero piense en cómo van las cosas a medida que avanza el proyecto. La vida real rara vez está a la altura de nuestras predicciones y expectativas, y es inevitable que algunas cosas no funcionen según lo previsto y será necesario realizar cambios.

Plan de comunicación del equipo

Consulte periódicamente y de forma proactiva a todo el equipo para asegurarse de que todos estén contentos con cómo van las cosas. Las siguientes preguntas pueden resultar útiles si desea evaluar qué tan bien está funcionando el plan de comunicación de su equipo:

• Comunicación del equipo. ¿Qué funciona bien en nuestra comunicación actual? 

Al hacer esta pregunta, obtiene comentarios reales sobre lo que les gusta a los miembros del equipo. Hacer esta pregunta también ayuda a enmarcar la discusión en un contexto positivo y constructivo. Puede ser fácil concentrarse en lo que no funciona, así que asegúrese de centrar la atención de las personas en lo bueno y lo malo.

• ¿Qué cambiarías de nuestra comunicación actual? 

A veces, los miembros del equipo pueden tener problemas o cuestiones relacionadas con la comunicación, pero se sienten tímidos o inseguros para hablar de ellos. Al tomar la iniciativa y hacer una pregunta, le das a la gente permiso y espacio para buscar áreas de mejora.

• Comunicación del equipo. ¿Puede pensar en una situación específica en la que estuvo satisfecho o decepcionado con nuestro proceso de comunicación? 

Puede resultar difícil imaginar exactamente de qué están hablando los miembros del equipo sin ejemplos específicos para el trabajo. En lugar de buscar comentarios generales, intente obtener ejemplos específicos que ilustren los puntos planteados.

Establecer reglas básicas respecto de la frecuencia del contacto compensado aborda efectivamente el doble problema de demasiada y muy poca comunicación. Lograr un equilibrio es esencial para aprovechar al máximo a su equipo. Encontrar áreas proactivas de mejora a medida que avanza el proyecto le permite adaptar su comunicación y mejorarla en función de circunstancias del mundo real. comunicación en equipo

Forma del logotipo

¿Dónde nos comunicaremos?

Hoy en día, existe una gran variedad de métodos mediante los cuales los equipos pueden comunicarse. Las opciones son infinitas, desde correo electrónico antiguo hasta las últimas aplicaciones de mensajería cifrada. Sin embargo, demasiadas opciones pueden ser malas. Los equipos deben definir claramente qué métodos de comunicación deben usarse y con qué propósito. Si no estableces unas pautas claras en este ámbito, corres el riesgo de que una parte del equipo se comunique de una manera y otros de otra. Esto puede provocar cables cruzados, pérdida de información y confusión e ineficiencia generales.

Entonces, ¿qué ideas le ayudarán a elegir los métodos de comunicación más adecuados para las necesidades de su equipo? Después de todo, no existe una solución única que sirva para todos. Diferentes situaciones tienen diferentes requisitos.

Considera lo siguiente:

• Aptitud física .

vario medios de comunicación tienen diferentes usos. Por ejemplo, un intercomunicador rápido y breve no requiere videollamada. La mensajería instantánea es mejor para las empresas. Sin embargo, para reuniones personales profundas, como sesiones de tutoría, la mensajería instantánea será demasiado informal e impersonal. Una llamada telefónica, una videollamada o una reunión cara a cara funcionarán mejor. Piensa en los diferentes tipos de comunicación que realizará tu equipo y elige la solución más adecuada para cada uno.

• Comunicación del equipo. Facilidad .

Aprender a utilizar una nueva aplicación de comunicaciones tiene un costo. Existe el costo potencial de la aplicación en sí, así como el tiempo y la energía que le toma al equipo aprenderla. Por eso es bueno mantener las cosas tan simples como deben ser. El tiempo que se ahorra al elegir una aplicación que sea fácil de aprender es tiempo que se puede dedicar a trabajos importantes. Mantenga la comunicación simple.

• para comprar .

Se ha demostrado que el cambio se gestiona de forma más eficaz cuando la gente lo acepta. Si está cambiando los métodos de comunicación, intente consultar con su equipo con anticipación. Si las personas sienten que han contribuido y han sido escuchadas, es probable que se resistan menos a implementar una nueva herramienta de comunicación.

Es importante evitar el error de suponer que la herramienta o tecnología adecuada resolverá problemas más profundos de comunicación en equipo. Las herramientas de comunicación que elija aliviarán la situación, pero no reemplazarán una cultura organizacional positiva y de apoyo. Además, es muy importante evitar buscando lo perfecto decisiones cuando una solución adecuada es suficientemente buena. Casi siempre habrá alguna otra herramienta con características más llamativas o una legión de fanáticos que estarán encantados con ella. Sin embargo, existen costos reales asociados con el cambio de método de comunicación.

Las razones para evitar cambiar los métodos de comunicación con demasiada frecuencia en busca de la solución perfecta incluyen las siguientes:

• Comunicación del equipo. Finanzas .

Cambiar entre diferentes aplicaciones y herramientas de comunicación puede costarle dinero. Esto puede tomar la forma de suscripciones a aplicaciones que no se utilizan por completo, costos de compra únicos que no pueden reembolsarse y la compra de métodos de capacitación para software que ya no existe. comunicación en equipo

• tiempo .

El tiempo es un recurso vital para la gestión de organizaciones. Cada vez que cambias de aplicación de comunicación, se pierde tiempo de varias maneras. Se necesita tiempo para aprender una nueva aplicación, tiempo para completar la instalación y otros aspectos técnicos del cambio, y tiempo para discutir y confirmar el cambio entre métodos.

• Comunicación del equipo. Conocimiento .

A medida que los miembros de su organización utilizan ciertos medios de comunicación, aumentan su nivel de conocimiento y experiencia. Las personas desarrollan un nivel de familiaridad y competencia con cualquier herramienta de comunicación en particular con el tiempo. Cada vez que eliges conectarte y elegir una nueva herramienta para aprender, todo el conocimiento organizacional acumulado se pierde.

Elegir las aplicaciones de comunicación adecuadas para su equipo puede aumentar la moral, la productividad y la retención del conocimiento organizacional. Con tanto en juego, es importante tomar las decisiones correctas y asegurarse de que todos sepan qué herramienta utilizar en una situación determinada. comunicación en equipo

¿Con quién debemos comunicarnos?

¿Que es comunicación?

No hay nada peor que ser parte de un equipo pero no saber exactamente qué papel desempeñan los demás, qué autoridad para tomar decisiones tienen y cuándo debes comunicarte con ellos. La confusión sobre con quién hablar cuando surge una determinada situación es una de las formas más rápidas de causar confusión e ineficiencia. Si las personas no entienden completamente cómo comunicarse bien, corren el riesgo de permanecer en silencio cuando algo anda mal o de informarlo a la persona equivocada, lo que resulta en que no se tomen medidas.

Este problema se ve agravado por la prevalencia moderna de equipos remotos bastante móviles que nunca pueden estar físicamente en el mismo lugar. Ante estos desafíos, ¿cómo puede ayudar a su equipo a saber con quién hablar en una situación determinada?

• Organigramas .

Puede resultar útil tener un gráfico visual que muestre quién hace qué en su equipo. No tiene por qué ser complicado ni aterrador. Puede mostrar simplemente quién es responsable de qué, cuándo se debe contactar con él y el tiempo y los medios para lograrlo. Esto debería estar disponible en algún lugar, como en la red corporativa.

• Cultura.

Una de las peores cosas para la eficacia del equipo es cuando la gente guarda silencio. Crear una cultura donde las personas se sientan empoderadas para hablar y acercarse. Si las personas reciben comentarios positivos cuando se acercan, se animan a hacerlo de nuevo, creando una cultura comunicativa con el tiempo. comunicación en equipo

• Comunicación del equipo. Educación .

Su equipo debe estar adecuadamente capacitado en todos los aspectos de su trabajo, incluidas las herramientas de comunicación que utilizarán. Asegúrese de que las personas comprendan correctamente la parte central de la capacitación del equipo. Esto asegurará que sea una segunda opción para su equipo cuando surja la necesidad.

Además de establecer la forma correcta de comunicarse, también es importante establecer algunas cosas que se deben evitar. No cometa el error de suponer que la gente sabrá automáticamente qué no hacer. Diferentes personas tienen diferentes expectativas, y esto es especialmente cierto cuando el equipo está formado por personas de diferentes culturas y orígenes.

Algunas consideraciones clave en esta área incluyen:

• idioma . A algunos equipos les gusta el lenguaje informal, como las malas palabras y la jerga, mientras que a otros no. Ten claro lo que está prohibido para evitar más percances más adelante.
• hilos . ¿Se permite o no el chat fuera de horario? ¿Hay áreas de discusión delicadas, como política o religión, que desea que la gente evite? Sea muy claro al respecto para que las personas no se sientan ignoradas sobre lo que es y no es aceptable.

No brindarles a las personas la oportunidad de hablar con la persona adecuada puede ser perjudicial para la productividad del equipo. Las personas hacen su mejor trabajo cuando pueden intercambiar ideas libremente y buscar soluciones a los problemas. Facilíteles hacer precisamente eso.

La comunicación en equipo no tiene por qué ser difícil.

Con suerte, podrá ver que la comunicación eficaz en equipo no tiene por qué ser complicada. De hecho, hacer las cosas más difíciles de lo necesario es una receta para el fracaso. Mantén las cosas simples. Establezca respuestas claras y concisas a 3W. Escuche a su equipo. Incluir comentarios sobre comunicación organizacionalpara mejorar la situación con el tiempo. En última instancia, las herramientas y aplicaciones son excelentes herramientas para mejorar el trabajo en equipo, pero solo si se usan correctamente. Al reunir a su equipo detrás de las respuestas a estas preguntas, se asegurará de que las aplicaciones dinamicen, en lugar de dañar, la comunicación y la productividad de su equipo.

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