La Matriz de Gestión del Tiempo de Covey es una herramienta para organizar prioridades y gestionar eficazmente el tiempo, desarrollada por Stephen R. Covey, autor de Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas. Esta matriz ayuda a las personas a categorizar sus tareas y actividades según su importancia y urgencia, permitiéndoles asignar mejor sus esfuerzos y recursos.
Matriz de gestión del tiempo
Stephen R. Conway propuso la idea o concepto de matriz de gestión del tiempo, clasificando las tareas en cuatro cuadrantes diferentes.
- Urgente e importante
- No urgente, pero sí importante.
- Urgente, pero no importante
- Ni urgente ni importante
Siguiendo la matriz, cada trabajo en el mundo se puede dividir según su relevancia e importancia. Profundicemos en estos cuatro cuadrantes.
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Cuatro cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo
P1 - Urgente e importante. Matriz de gestión del tiempo
Pocas cosas en el mundo pueden suceder repentinamente, como incidentes críticos, accidentes, escenarios más indeseables, etc. Todas estas cosas son poderosas y pueden ocurrirle a cualquiera en cualquier momento. Además, en caso de que el proyecto se implemente en los próximos días, este proyecto debería afectar su posicionamiento en la empresa.
Entonces este escenario puede fácilmente considerarse crítico para esta persona. Todos estos escenarios están disponibles para una persona y puede manipular fácilmente el resultado, ya que el trabajo y la acción están bajo su control. La alta prioridad está dirigida a la solución de problemas críticos, ya que el resultado es inmediato. Como persona experimentada, puedes influir en el resultado poniendo las probabilidades a tu favor. Esto significa que priorizar el trabajo crítico y urgente le brinda una ventaja. Las personas altamente efectivas siempre toman las decisiones correctas acerca de la urgencia y la importancia de las tareas que tienen entre manos.
Ejemplo de matriz del cuadrante 1 urgente e importante
Algunas de las tareas urgentes urgentes, emergencias y problemas críticos. son partes de esta matriz. Trabajar en un proyecto que debe entregarse al día siguiente es un ejemplo de tareas tan importantes y urgentes asociadas con el Cuadrante 1.
P2: Importante, pero no urgente. Matriz de gestión del tiempo
La planificación y la gestión del tiempo son las dos áreas principales de este cuadrante. En este cuadrante, las tareas suelen ser urgentes, pero carecen de importancia y elemento critico dentro de ellos. Más o menos, todas las tareas de este cuadrante tienen plazos que deben cumplirse. Además, el plazo puede ser de días o meses. Esta sección también trata sobre una planificación cuidadosa, donde debemos esforzarnos mucho para completar la tarea en cuestión antes de que se vuelva urgente. Centrarse en este cuadrante puede garantizar que evitemos un estrés laboral terrible y seamos más eficientes a la hora de realizar el trabajo.
Actualizaciones de documentación, cronogramas de mantenimiento, capacitación y evaluación del personal son algunas de las actividades que se incluyen en el segundo cuadrante. Este tipo de trabajo proporcionará el mayor rendimiento a largo plazo, pero no será tan urgente como para completarlo en un plazo determinado.
Ejemplo de cuadrante 2 importante pero no urgente. Matriz de gestión del tiempo
Los proyectos a largo plazo y los objetivos organizacionales son parte de esta matriz de gestión del tiempo. Planificación y desarrollo Estrategias para un proyecto a largo plazo: ejemplos clave cuadrante 2.
P3 - No es importante, pero sí urgente
El tercer cuadrante también se llama cuadrante del “Engaño”. Todo el trabajo en una oficina o fábrica está interconectado hasta que todos los departamentos trabajan juntos como uno solo, el trabajo está incompleto. Asimismo, el trabajo personal y el trabajo profesional a veces pueden entrar en conflicto entre sí. Por ejemplo, una llamada telefónica desde casa puede tardar más de treinta minutos debido a la urgencia. Pero al mismo tiempo, puede que no sea tan importante en comparación con la fecha límite del proyecto, que requiere atención inmediata. Esto sucede mucho en una fábrica porque a veces una máquina defectuosa necesita atención. El error de asignar varias personas en lugar de una puede hacer perder tiempo y recursos a una organización.
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Ejemplo de cuadrante 3 sin importancia pero urgente
Las distracciones y los descansos, el trabajo mínimo "ocupado" son partes de la matriz del tercer trimestre. Seguimiento del tiempo, respuestas a correos electrónicos y llamadas telefónicas, etc. son ejemplos del cuadrante 3.
P4 - Ni importante ni urgente. Matriz de gestión del tiempo
El hábito de preocuparse por cosas incontrolables, pensar en indicadores equivocados pueden ser elementos que interfieran con los resultados efectivos. Este cuadrante trata de la prioridad mínima de trabajo; no es importante ni necesario. Por ejemplo, realizar pequeños recados, realizar tareas domésticas en horario laboral. También podría estar viendo redes sociales y sitios de compras que no serán beneficiosos a largo plazo. Por lo tanto, gestionar las prioridades en una escala de menor a mayor se convierte en una tarea desafiante. Estas tareas deben realizarse en un horario flexible cuando la carga de trabajo sea mínima. Esto asegura que los resultados no se vean afectados.
Ejemplo de cuadrante 4. Matriz de gestión del tiempo
Bagatelas y pérdidas de tiempo, las conversaciones informales forman parte del cuarto cuadrante. Navegación web sin rumbo, navegación redes sociales - ejemplos del cuarto trimestre.
¡Resumiendo!
No existe una varita mágica que ayude a una persona a priorizar las tareas. Por tanto, para un trabajo productivo y garantizar un uso óptimo de los recursos, Time Management Matrix es muy útil. No se pueden dominar de la noche a la mañana. En cambio, es necesario dar pequeños pasos en la dirección correcta. Un día, la productividad definitivamente aumentará y los estándares de ética laboral aumentarán. En definitiva, con la ayuda de una matriz de gestión del tiempo, podrás saber si el tiempo invertido valió la pena o si lo desperdiciaste. Matriz de gestión del tiempo
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