Gestión del tiempo y mejora de la productividad.

La gestión del tiempo y la productividad son técnicas y estrategias que le ayudan a utilizar su tiempo de forma eficaz para alcanzar sus objetivos, mejorar su rendimiento y completar tareas de forma más eficaz. Estos conceptos están estrechamente relacionados y juegan un papel importante en la gestión de su propia productividad y éxito tanto en su vida profesional como personal. ¿Es el medio ambiente o simplemente estamos administrando mal nuestro tiempo? La gestión del tiempo puede ser un gran desafío para cualquier fundador ocupado, especialmente porque las líneas entre el tiempo laboral y la vida familiar cada vez se difuminan (o desaparecen). Sin embargo, con las herramientas y tácticas adecuadas, puedes superar este desafío y ser más productivo que nunca, incluso durante los tiempos más caóticos de la historia moderna.

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1. No realices múltiples tareas. Gestión del tiempo.

¿Alguna vez se ha sentido agotado física y mentalmente al final de la jornada laboral, pero en realidad no pudo terminar su trabajo? Si alguna vez te has quejado de que no tienes suficiente tiempo durante el día, es probable que hayas estado intentando realizar múltiples tareas. Cuando crees que estás realizando múltiples tareas, en realidad solo estás acortando el gráfico circular de cada tarea y robándote horas. Solo tienes una cierta cantidad finita de energía en un día determinado, y si eres uno de esos emprendedores que quiere dar el 100% en todo lo que hace, las cuentas simplemente no cuadran. En realidad, terminas dedicando el 10% aquí, el 20% allá, el 5% a una docena de tareas más, y luego otro 10% de tu atención se dedica al flujo interminable de notificaciones y mensajes. redes sociales.

Esto genera altos costos de cambio, que demoran más de lo que cree. Digamos que revisaste tus notificaciones de Facebook cuatro veces. Se pierde hasta una hora entera. ¿Revisas tu bandeja de entrada o Slack cada vez que aparece el pequeño círculo rojo? Pierdes más tiempo del que realmente trabajas.

Además, la calidad del trabajo disminuye y los plazos se retrasan. Parecerá que le está tomando cada vez más tiempo hacer las cosas, porque así es. Y como ya has pasado todo el día cambiando de tarea, tu tanque estará vacío por la noche. Gestión del tiempo

2. En lugar de una tarea

¿Cuándo fue la última vez que te concentraste en UNA sola cosa durante 30 minutos? ¿O incluso 10 minutos? Sin mirar notificaciones o correos electrónicos?

No importa en qué estés trabajando, apaga todas las distracciones y concéntrate en una cosa durante un período de tiempo específico. Si es necesario, configure un temporizador. Configura tu calendario en No Molestar (No Molestar). En la configuración de Slack, seleccione Pausar notificaciones. Cierre las 27 pestañas abiertas del navegador o simplemente haga clic en Nueva ventana. Reproduce tu música relajante favorita sin letra para sumergirte en la atmósfera. Y simplemente... empieza a hacerlo.

3. Ponte límites artificiales. Gestión del tiempo.

Una de las formas más poderosas de aumentar tu productividad y mejorar la gestión del tiempo es establecer límites artificiales. ¿Qué significa? Plazos falsos. Poner límites artificiales evita caer en la trampa de la ley Parkinson , que establece que “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”. Probablemente hayas visto esto antes. Alguien de tu equipo tiene tres tareas y ocho horas. jornada laboral para ellos ejecución, y logran estirar estas tareas de 9 a 5 horas. Cuando sabes de primera mano que estas tres tareas deberían haberte tomado un máximo de 90 minutos.

¿Qué pasaría si solo tuvieran una jornada laboral de 90 minutos para hacer esto? Aposté al Tesla Cybertruck a que el trabajo aún estaría hecho. Trabajar desde casa provocado por la pandemia de COVID-19 ha hecho que sea aún más fácil caer en la trampa de la Ley de Parkinson. Sin tiempo de viaje y sin bandejas del día laboral que te obliguen a relajarte mentalmente y regresar a casa, realmente puedes alargar las cosas.

Manténgase productivo.

La mejor manera de violar la Ley de Parkinson y mantenerse productivo hoy es establecer plazos artificiales. Cree un límite de tiempo para completar esta tarea; incluso establezca un cronómetro para usted mismo. También se sabía que uno de los miembros del equipo del Fundador seguía esta técnica, utilizando su entorno como limitaciones de tiempo incorporadas. Cuando viaja para filmar (cuando la gente podía hacer ese tipo de cosas), solo compraba 30 o 60 minutos de Wi-Fi en el avión. Luego se desafió a sí mismo a realizar la mayor cantidad de trabajo posible en esos 30 o 60 minutos, y no actualizaría Internet después de que expirara el cronómetro.

Todo lo que suceda después de apagar la conexión Wi-Fi debería ocurrir sin conexión en el escritorio. Esto le permitirá concentrarse en la tarea que tiene entre manos y no distraerse con varias pestañas, notificaciones y correos electrónicos. Te sorprenderá lo mucho que puedes lograr si estableces límites ficticios y creas un mini-sprint.

4. Utiliza la técnica pomodoro. Gestión del tiempo

La Técnica Pomodoro es una técnica específica de gestión del tiempo de finales de los años 1980 que utiliza un cronómetro para dividir el trabajo en mini-sprints pequeños e hiperproductivos. Suelen ser intervalos de 25 minutos separados por breves descansos.

LifeHacker describe instrucciones paso a paso para utilizar la Técnica Pomodoro de forma eficaz:

1. Seleccione la tarea a completar
2. Configure el Pomodoro durante 25 minutos (El Pomodoro es un cronómetro)
3. Trabaja en la tarea hasta que suene el Pomodoro, luego coloca el cheque en tu hoja de papel.
4. Tómese un breve descanso (5 minutos está bien)
5. Cada 4 Pomodoros toman un descanso más largo

Incluso puedes utilizar herramientas en línea como Tomato Timer o una variedad de aplicaciones para facilitar aún más esta táctica. Gestión del tiempo

5. Prueba el efecto Zeigarnik. 

Existe una teoría psicológica según la cual es más fácil recordar las actividades interrumpidas y volver a ellas. Esto se llama efecto Zeigarnik. Se cree que es más probable que recuerdes una tarea inconclusa que una completada. La psicóloga lituana Bluma Zeigarnik descubrió este efecto observando el comportamiento de los camareros de una cafetería. Según el estudio, los camareros tenían más probabilidades de recordar los detalles de las pestañas abiertas que los clientes a los que ya se les había pagado.

¿Cómo se puede utilizar el efecto Zeigarnik para mejorar la productividad empresarial? Bueno, si tienes dificultades para resolver una tarea determinada o te encuentras postergando un problema en particular, tómate un descanso. Aléjate de él durante cinco minutos. Entonces vuelve a esto. Es posible que se sienta renovado y pueda trabajar en ello de manera más efectiva ahora que dejó el ticket abierto y tuvo la oportunidad de pensar en ello de manera subconsciente y sin presión.

6. Encuentra tu Six Pack . Gestión del tiempo.

No, no estamos hablando de sentarse y relajarse. "Six-Pack" es un término de aviación para el panel de instrumentos que contiene los principales instrumentos de vuelo en la cabina de un avión. Aunque hay un millón de cosas que se pueden manipular simultáneamente durante el vuelo, normalmente hay seis instrumentos que proporcionan los datos más importantes (velocidad, altímetro, etc.). El piloto puede concentrarse en estos seis instrumentos para que todo funcione sin problemas. Ari Maisel también es piloto de formación. Él te aconseja pensar en tu negocio como un avión cuando se trata de enfocar. “Como fundador, debes intentar encontrar tu versión de Six-Pack. Que pase lo que pase, te concentrarás en promocionar tu negocio, aunque sea el uno por ciento".

¿Cuál es el Six-Pack en tu negocio? Aquí es donde debes gastar tu energía. Para todo lo demás que no contribuya a lograr ese objetivo o KPI, simplemente elimine las distracciones.

7. Pon tu teléfono en otra habitación. 

Puede convencerse de que no tiene adicción a los teléfonos inteligentes, pero seamos honestos: todos los emprendedores la tienen. Esta pequeña herramienta es potencialmente una de las más poderosas que jamás haya existido para administrar un negocio en línea. Palabra clave: potencialmente. De hecho, la adicción a los teléfonos inteligentes es una molestia y perjudicial para la productividad. Incluso simplemente revisar su teléfono durante dos segundos y procesar una nueva notificación puede tomar hasta 23 minutos para recuperar su atención.

Una forma segura de deshacerse de esta distracción constante es dejar su teléfono inteligente en otra habitación. Pruebe esto durante unas horas cuando empiece a trabajar mañana. A la hora del almuerzo, se sorprenderá gratamente de lo concentrado y exitoso que se siente.

8. Maestro de la comunicación asincrónica. Gestión del tiempo

La comunicación asincrónica (o "asincrónica" para abreviar) es un comportamiento de productividad muy subestimado que puede revolucionar la forma en que administra su negocio. Esto significa comunicarse con su equipo NO en tiempo real, sino "pasándose el balón de un lado a otro".

El blog Doist lo resume mejor: "En pocas palabras, la comunicación asincrónica es cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta inmediata".

• Ejemplo asincrónico 1: envías un correo electrónico a alguien. Responden al día siguiente cuando mejor pueden realizar la tarea.
• Ejemplo asincrónico 2: envía un video informativo de Loom a un miembro del equipo en una zona horaria diferente durante sus horas de sueño. Cuando se despiertan y empiezan a trabajar, miran el telar y empiezan a trabajar en el proyecto, comentando cualquier duda. Luego podrá comenzar a responder sus preguntas de forma asincrónica lo antes posible.

Por supuesto, hay algunos tipos de comunicación que aún necesitan ser sincrónicos (también conocidos como "Sincronización"), donde la persona con la que estás hablando responde inmediatamente en tiempo real. Mucha gente todavía cree que la colaboración creativa y la resolución de problemas se realizan mejor "en la misma habitación". Sin embargo, ahora que en muchos lugares del mundo literalmente no podemos estar en la misma habitación debido a la cuarentena y el distanciamiento social, muchos emprendedores están teniendo que repensar sus estrategias de comunicación.

• Ejemplo de sincronización 1: reunión en vivo en la misma sala (o herramienta de videoconferencia).
• Ejemplo de sincronización 2: conversación en tiempo real en el chat de Slack.

Es importante pensar en qué comunicaciones de su jornada laboral podrían volverse asincrónicas y cancelar esas reuniones de su calendario. Y planifique una comunicación sincrónica solo cuando sea absolutamente necesario.

Cada vez que se cancela una reunión de Google Calendar y se reemplaza con un mensaje asincrónico o un video de Loom de 5 minutos, un ángel gana sus alas.

9. Evite la fatiga por tomar decisiones

De hecho, renunciar por completo a las decisiones le devolverá una gran cantidad de poder mental. A Jack Dorsey, cofundador de Twitter y Square, claramente no le gusta tomar decisiones y, a menudo, deja que su equipo tome decisiones clave sin él. "Un ex empleado de Square dijo que Dorsey 'pensaba que la reunión ideal era aquella en la que no tenía que decir nada'". Como emprendedor, probablemente estés tomando decisiones todo el día. Y cuando te enfrentas a un problema realmente importante, ya has gastado toda tu energía para tomar decisiones en tareas pequeñas y decisiones sin importancia.

La fatiga por tomar decisiones es real. Puede sentir que al final del día no hay más combustible en su tanque mental y su cerebro se tensa incluso ante el pensamiento de una cosa más de la que es responsable. Trate de tomar menos decisiones y responsabilice a su equipo (especialmente aquellos que se preparan para roles de liderazgo) de tomar más decisiones. Quizás se pregunte: "¿Pero cómo puedo confiar en que la gente tomará buenas decisiones sin mí?"

10. Clasificar las decisiones como reversibles o irreversibles. Gestión del tiempo

Si es absolutamente necesario que tomes una decisión por tu cuenta, piensa en lo importante que es esa decisión para gastar energía mental. Es muy posible que la mayoría de las decisiones de un día determinado se puedan tomar rápidamente en unos segundos sin ningún riesgo. En otras palabras, probablemente te estabas preocupando demasiado por eso. Farnam Street explora este principio de decisiones reversibles e irreversibles mostrando una cuadrícula de cómo se debe pensar en cada decisión.

Si la solución es reversible - por ejemplo, un mensaje en red social, que puedes eliminar rápida y fácilmente, o un borrador de un artículo de blog que siempre puedes editar, debes dedicar un mínimo de tiempo a pensar en ello. Simplemente "muévete rápido y rompe cosas" y te ahorrarás el estrés mental de preocuparte por algo que se puede arreglar fácilmente.

Si la solución irreversiblemente (por ejemplo, enviar un correo electrónico a 2 millones de suscriptores), es posible que desees gastar parte de tu energía en asegurarte de que sea correcto. Además, si la solución es irreversible y consistente - como firmar un contrato importante o un contrato de arrendamiento de oficina por cinco años - definitivamente querrás dedicarle algo de tiempo.

Jeff Bezos profundiza en este enfoque de la toma de decisiones en una de sus cartas a los accionistas:

“Algunas decisiones tienen consecuencias e irreversibles o casi irreversibles -son puertas de un solo sentido- y estas decisiones deben tomarse de manera metódica, cuidadosa y lenta, con mucha reflexión y consulta. Si caminas y no te gusta lo que ves al otro lado, no podrás volver a donde estabas antes. Podemos llamar a estas decisiones Tipo 1. Pero la mayoría de las decisiones no son así: son cambiables, reversibles, son puertas de doble sentido”. 

Según Bezos, este segundo tipo de decisión “puede y debe tomarse rápidamente”. Intente pensar en sus decisiones de esta manera y vea qué tan rápido puede tomar decisiones reversibles.

11. Calendario propio

Chris Dixon, socio e inversor de a16z, dijo una vez: "Tu bandeja de entrada es la lista de tareas pendientes de otras personas". Demasiadas personas son reactivas en lugar de proactivas con su cuenta de G-Suite. Es hora de tomar el control. Di "No" a la próxima invitación del calendario. Posponga los correos electrónicos sin importancia para una fecha posterior para poder abordarlos mejor. Utilice las "3 D" para llegar a la bandeja de entrada cero y mantenga su Calendario de Google alejado de reuniones innecesarias a las que no necesita asistir. Este consejo es muy simple, pero importante. Gestiona tu calendario y tu tiempo. Te pertenece a ti y a nadie más.