Ülesannete haldamine on ülesannete organiseerimise, planeerimise, jälgimise ja täitmise kontrollimise protsess eesmärgiga tõhusalt saavutada seatud eesmärke. Ülesannete haldamise põhieesmärk on tagada ülesannete tõhus täitmine, arvestades tähtaegu, prioriteete ja ressursse.

Ülesannete haldamise peamised komponendid hõlmavad järgmist:

  1. Planeerimine:

    • Eesmärkide, eesmärkide ja nende elluviimise tähtaegade määramine. Planeerimine hõlmab ka eesmärkide saavutamiseks vajalike prioriteetide ja ressursside kindlaksmääramist.

  2. Ülesannete haldamine. Organisatsioon:

    • Tööülesannete struktureerimine, vastutuse jaotamine meeskonnaliikmete vahel, ülesannete nimekirjade koostamine ja prioriteetide seadmine.

  3. Jälgimine:

    • Regulaarne ülesannete täitmise jälgimine. See hõlmab edenemise jälgimist, tähtaegadest kinnipidamise tagamist ja plaanide muudatustele reageerimist.

  4. Kontroll:

    • Sekkuge ja parandage, kui midagi läheb valesti või kui asjaolud muutuvad. Kontroll hõlmab ka ülesannete haldamise protsessi efektiivsuse analüüsi.

  5. Ülesannete haldamine. Suhtlus:

  6. Ressursi hindamine:

    • Iga ülesande täitmiseks vajalike ressursside, sealhulgas aja, rahaliste ja inimressursside määramine.

  7. Ülesandehaldustööriistade kasutamine:

    • Spetsialistide rakendus pillid, näiteks ülesannete haldamise programmid, projektisüsteemid ja muud tehnoloogiad tõhusamaks kontrolliks ja koostööks.

Tõhus ülesannete haldamine parandab tootlikkust, vähendab riske ja parandab töövoogu. Erinevad organisatsioonid ja tööstusharud võivad sõltuvalt nende konkreetsetest vajadustest ja tööomadustest kasutada erinevaid ülesannete haldamise tehnikaid.

Võib-olla on nüüd rohkem kui kunagi varem muutunud uskumatult oluliseks, et meie käsutuses oleksid õiged tööriistad, mis võimaldavad meil kaugtööd teha ja oma meeskondi sünkroonis hoida. Kogu maailmas seisame silmitsi uue väljakutsega just seda teha.

Õnneks on meil selles abistamiseks palju tööriistu.

Pole mingit põhjust, miks peaksite muretsema selle pärast, et tööd ei tehta õigel ajal või see mõjutab tootlikkust. Usaldusväärse ülesannete haldamise tööriista abil saate endale ja oma meeskonnale võimaluse projekte, tähtaegu ja ülesandeid tõhusalt ja organiseeritult jälgida.

Konsultatsiooniäri. Klientide meelitamine.

Asana. Ülesannete haldamine

Kui tegemist on ülesannete haldamise tööriistadega, Asana - üks suurimaid turuosalisi. Nad aitavad meeskondadel kogu oma tööd korraldada ja juhtida, alates väikestest projektidest kuni strateegiliste algatusteni. Mõned nende funktsioonid hõlmavad ülesannete haldamist, aruandlust, kliendiportaali, automaatsete teavitustega koostöötööriistu, armatuurlaudu ja palju muud.

Kirjutage. Ülesannete haldamine

Wrike'i abil saab teie meeskond reaalajas koostööd teha ja saate kohandatud töövoogude, väljade ja aruannetega platvormi oma vajadustele kohandada. See sobib väga hästi ka loomingulistele meeskondadele, kuna see pakub Adobe CreativeCloudi laiendust, mis hõlmab sisseastumisi ja heakskiitu, et meeskonnad saaksid hõlpsasti keskenduda oma loomingulistele ideedele.

Trello

Trello on visuaalne koostöötööriist, mis toob mis tahes meeskonna projektidesse ühise vaatenurga. Igas suuruses meeskonnad saavad seda tööriista kasutada planeerimiseks, organiseerimine ja eesmärkide saavutamine mis tahes seadmest ja igal pool. Samuti võimaldab see inimestel oma saavutusi tähistada lõbusate ja paindlike funktsioonidega, mis on intuitiivsed ja julgustavad isiklikku kontakti.

ProofHub. Ülesannete haldamine

ProofHub on kõik-ühes projektihaldus- ja koostöötarkvara, mis annab juhtidele täieliku kontrolli oma meeskondade, ülesannete, projektide, klientide ja suhtluse üle nii ettevõttesiseselt kui ka kaugtööna. See asendab mitu tööriista ja koondab kõik meeskonnad koostööks vajalikud tööriistad. Seda on lihtne kasutada ja see integreerub erinevate kolmandate osapoolte rakendustega.

Quire

Quire on koostööl põhinev projektihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel hõlpsalt planeerida ja korraldada ülesandeid puustruktuuris, kus eesmärgid saavutatakse ideede jagamisel pesastatud, hallatavateks ülesanneteks.

Meeskonnatöö. Ülesannete haldamine

Meeskonnatöö on ülesannete haldamise tarkvara, mida armastavad kümned tuhanded kasutajad, sealhulgas projektijuhid, agentuurid, ettevõtete omanikud ja paljud teised. See on funktsioonirikas, kuid sellel on intuitiivne kasutajaliides, mille tulemuseks on võimas, kuid hõlpsasti kasutatav tarkvara. Mõned selle silmapaistvad funktsioonid hõlmavad võimalust hallata klientide õigusi, andes klientidele valikulise juurdepääsu asjadele, nagu aja jälgimine ja arveldamine, muutes selle agentuuridele ideaalseks valikuks.

JotFormi tabelid. Ülesannete haldamine

JotFormi tabelid on võtnud oma koha Airtable kui mitmekülgse arvutustabelite koostöötööruumi ühe uusima alternatiivina. Saate koguda, korraldada ja hallata kõiki oma andmeid ühel platvormil.

Projektijuht

ProjectManager.com on täieliku projektihaldustööriistadega veebipõhine rakendus, mis sobib suurepäraselt mis tahes suuruse ja keerukusega meeskondadele ja projektidele. Tarkvara sisaldab Kanbani tahvleid, Gantti diagramme, armatuurlaudu, aja jälgijat ja palju muud. Kõik on salvestatud pilve, mis muudab kaugmeeskondade koostöö lihtsaks.

Zenkit. Ülesannete haldamine

zenkit annab meeskondadele paindlikkuse kohandatud töövoogude loomiseks ja vabaduse korraldada oma andmeid nii, nagu nad soovivad. See võimaldab teil hallata oma andmeid mis tahes teile sobival viisil – luua oma CRM, aruandlussüsteem või finantsplaneerija. Saate planeerida koosolekuid või hallata oma toimetuse kalendrit, samuti jagada oma andmeid ja määrata kolleegidele ülesandeid. 6. aprillil annab Zenkiti meeskond välja ka ülesannete haldamise rakenduse Zenkit To Do.

Prognoos. Ülesannete haldamine

Ennustus on ärijuhtimise platvorm, mis aitab projektipõhistel ettevõtetel tegevust automatiseerida, anda inimestele mõjuvõimu ja kasutada analüütikat äritegevuse ja klientide edu parandamiseks. See on suurepärane platvorm teie organisatsiooni finants- ja tegevustulemuste parandamiseks.

Monday.com

Monday.com toob kokku kaugmeeskonnad, et teostada enesekindlalt protsesse, projekte ja igapäevast tööd (nt puhkusehaldus).

Ayo

Ayo on kõik-ühes luure-, ülesannete haldamise ja koostööplatvorm, mis võimaldab meeskondadel ja üksikisikutel luua suurepäraseid ideid ja muuta need teostatavateks ülesanneteks. Nende statistika kohaselt suurendavad nad tootlikkust 46%.

Paymo. Ülesannete haldamine

Paymo on tööhaldusplatvorm, mis integreerib ülesannete haldamise, ressursside ajastamise, algse aja jälgimise ja arveldamise, et aidata väikestel meeskondadel paremini koostööd teha.

Yanado

Yanado võimaldab igal meeskonnal hallata projekte Trello-laadsete tahvlite abil ning jagada ja määrata meile otse Gmailist jagatud postkastide kaudu. Seega ei pea te aega raiskama Gmaili ja projektihaldustööriistade vahel vahetamisele – saate Yanadoga oma projekte hallata otse oma postkastis.

Doist. Ülesannete haldamine

Õde lihtne ja lihtne kasutada. Selle tööriistaga saate lisada ülesandeid mis tahes seadmest, brauserist või meilikliendist. Alates suuremahuliste projektide kavandamisest kuni väiksemateni välja tööriist aitab sul kõik peast välja ajada ja nimekirja panna ja see on saadaval ka 19 keeles.

Ülesanne

Ülesanne on üks tööruum hajutatud meeskondade jaoks. Saate koostada loendeid, korrastada oma mõtteid ja saada inspiratsiooni asjade tegemiseks. Mudeli laius veebi, iOS-i, Androidi, Maci ja Windowsi jaoks.

HiTask

See tööriistt on veebipõhine ülesannete ja projektijuhtimise teenus meeskondadele. Saate hallata oma ülesannete loendit, hallata meeskonna ülesannete loendeid, jagage oma veebikalendrit, koosolekud, märkmed, meeldetuletused ja sünnipäevad.

TaskRay. Ülesannete haldamine

Veidi erinev teistest selles artiklis loetletud tööriistadest, TaskRay pakub ettevõtetele klientide kaasamist ja projektijuhtimist, et laiendada oma liitumis- ja juurutamisprotsesse, suurendada tõhusust ja luua võrratuid kliendikogemusi – seda kõike Salesforce'is.

KKK. Ülesannete haldamine

1. Mis on ülesannete haldamine?

Ülesannete haldamine on ülesannete planeerimise, jälgimise ja täitmise kontrollimise protsess, et saavutada projekti või igapäevaste toimingute eesmärke. See hõlmab ülesannete loomist, kohustuste määramist, tähtaegade seadmist ja edenemise jälgimist.

2. Mis kasu on ülesannete haldussüsteemide kasutamisest?

  • Tootlikkuse kasv: aitab korraldada teie töövoogu ja vältida aja raiskamist tarbetutele tegevustele.
  • Täiustatud suhtlus: tagab läbipaistvuse ja teabe jagamise lihtsuse meeskonnaliikmete vahel.
  • Edenemise jälgimine: võimaldab teil jälgida ülesannete täitmist ja tuvastada viivitusi.
  • Ülesannete prioritiseerimine: Aitab seada tähtsuse järjekorda ja keskenduda kõige olulisematele ülesannetele.
  • Analüütika ja aruanded: pakub andmeid jõudluse analüüsiks ja töövoo täiustamiseks.

3. Milliseid funktsioone sisaldavad ülesannete haldussüsteemid?

  • Ülesannete koostamine ja määramine: Võimalus luua ülesandeid ja määrata need konkreetsetele töötajatele.
  • Tähtaegade seadmine: Tähtaegade seadmine ja nende täitmise jälgimine.
  • Edenemise jälgimine: Ülesannete ja projektietappide täitmise jälgimine.
  • Meeldetuletused ja märguanded: automaatsed teavitused eelseisvate tähtaegade ja ülesannete muudatuste kohta.
  • Meeskonnatöö: Tööriistad ühiseks toimetamiseks ja ülesannete arutamiseks.
  • Aruanded ja analüüs: aruannete genereerimine ülesannete täitmise ja tõhususe analüüs.

4. Millised populaarsed ülesannete haldussüsteemid on olemas?

  • Trello: Visuaalne ülesannete haldussüsteem, mis kasutab töö korraldamiseks tahvleid ja kaarte.
  • Asana: platvorm projektide ja ülesannete haldamiseks koos koostöö ja edenemise jälgimise funktsioonidega.
  • Jira: ülesandehaldusprogramm, mis on eriti populaarne tarkvaraarenduse valdkonnas.
  • Monday.com: Paindlik ülesannete haldussüsteem, mis võimaldab kohandada tööprotsesse vastavalt oma meeskonna vajadustele.
  • Todoist: lihtsa liidesega rakendus isiklike ja tööülesannete haldamiseks.

5. Kuidas valida oma meeskonnale ülesannete haldussüsteemi?

  • Määrake oma vajadused: hinnake, milliseid funktsioone ja võimalusi teie meeskond vajab.
  • Võrrelge valikuid: Tutvuge mitme süsteemiga, tutvuge nende funktsioonidega ja kasutajate arvustused.
  • Test: taotlege demosid või prooviperioode, et hinnata töötavaid süsteeme.
  • Kaaluge mastaapsust: Veenduge, et süsteem saaks kasvada koos teie meeskonnaga.
  • Arvutama eelarve: määrake kindlaks, kui palju teie ettevõte on nõus ülesannete haldussüsteemi investeerima.

6. Millised raskused võivad tekkida ülesannete haldussüsteemi rakendamisel?

  • Vastupidavus muutustele: töötajad ei pruugi olla valmis uuele süsteemile üle minema.
  • Personali koolitus: Töötajaid on vaja koolitada uue süsteemiga töötamiseks.
  • Integratsioon olemasolevate süsteemidega: Uus süsteem võib olla vaja integreerida juba kasutatavate tööriistadega.
  • Aja- ja ressursikulu: rakendamine võib nõuda palju aega ja raha kulud.

7. Kuidas tagada ülesandehaldussüsteemi edukas rakendamine?

  • Планирование: Töötage välja üksikasjalik rakenduskava koos verstapostide ja ajakavadega.
  • Koolitus ja tugi: pakkuda koolitust ja tuge töötajatele, kes süsteemi haldavad.
  • Коммуникация: teavitage töötajaid uue süsteemi eelistest ja juurutamisprotsessist.
  • Jälgimine ja reguleerimine: jälgige juurutamise edenemist ja tehke vajadusel kohandusi.

8. Kuidas juhtida ülesandeid hajutatud meeskonnas?

  • Kasutage pilvesüsteeme: valige kõikjalt juurdepääsuks pilvepõhine ülesannete haldussüsteem.
  • Regulaarsed koosolekud: korraldage regulaarseid virtuaalseid koosolekuid, et arutada edusamme ja lahendada probleeme.
  • Andmete läbipaistvus ja kättesaadavus: Veenduge, et kogu asjakohane teave on kõigile meeskonnaliikmetele kättesaadav.
  • Protsessi automatiseerimine: kasutage ülesannete õigeaegseks lõpetamiseks automaatseid meeldetuletusi ja märguandeid.

9. Kuidas parandada isiklikku ülesannete haldamist?

  • Kasutage ülesannete loendeid: looge oma töö korraldamiseks ülesannete loendeid.
  • Seadistage ülesanded prioriteediks: määrake prioriteedid, et saaksite keskenduda kõige olulisematele ülesannetele.
  • Määrake tähtajad: määrake distsipliini suurendamiseks ülesannete täitmise tähtajad.
  • Hinnake edusamme regulaarselt: Kontrollige perioodiliselt ülesannete täitmist ja vajadusel korrigeerige plaane.

10. Millised on ülesannete haldamise parimad tavad?

  • Esitage oma eesmärgid selgelt: Määratlege ülesanded selgelt ja konkreetselt, et vältida arusaamatusi.
  • Delegeerige ülesandeid: Jaotage ülesanded meeskonnaliikmete vahel vastavalt nende pädevustele.
  • Jälgige oma edusamme: jälgige regulaarselt ülesannete täitmist ja tehke õigeaegselt muudatusi.
  • Kasutage koostöötööriistu: lubage koostöö ja teabe jagamine.
  • Tagasiside teabevahetus: pakkuda regulaarseid arutelusid ja tagasisidet tööprotsesside täiustamiseks.

Tõhus ülesannete haldamine aitab meeskondadel ja üksikisikutel oma eesmärke saavutada ja tootlikkust tõsta. Õige tööülesannete haldussüsteemi valimine ja rakendamine nõuab hoolikat kaalumist ja planeerimist, kuid võib lõppkokkuvõttes tootlikkust oluliselt tõsta.