Liiketoiminnan kirjoittaminen on tehokasta liikeviestintää, jokaisella työntekijällä on tärkeää, että hänellä on hyvät liiketoiminnan kirjoittamisen taidot.

Jokaisen työntekijän on lähetettävä sähköposteja, kehitettävä liiketoimintaehdotuksia ja kirjoitettava liiketoimintaraportteja aika ajoin. Siksi hyvät liiketoiminnan kirjoittamistaidot ovat tärkeitä kommunikointitaitojen ohella.

Myös kirjallisilla viestintätaidoilla voi olla suuri merkitys työpaikkaa haettaessa. Joillekin tämä voi olla viimeinen vaihe työnsä validoinnissa.

Business kirjoitustaidot

Olitpa luomassa yritysasiakirjaa tai kirjoittamassa yksinkertaista muistiinpanoa, hyvät taidot liikekirjeillä voi mennä pitkälle. Se on enemmän kuin vain hyvä lauserakenne, ammattimainen sävy ja oikea kielioppi.

Alla on joitain tärkeitä liiketoiminnan kirjoittamisen taitoja, joita sinun tulee työstää.

1. Yksinkertainen kieli

Ensimmäinen sääntö suureksi liikekirjailijaksi tulemiseen on oppia käyttämään aina yksinkertaista kieltä. Hyvä kirjoitus ei yleensä sisällä paljon monimutkaisia ​​sanoja.

Helposti luettavan sisällön luomisessa on kyse siitä, että se on helppo ymmärtää.

Voit tehdä tämän käyttämällä yleisesti tunnettuja lyhyitä sanoja. Jos monimutkaiselle sanalle ei ole lyhyempää sanaa, kuvaile sitä lyhyellä lauseella.

Lisäksi voit keskittyä välttämään adjektiiveja ja yrittämään käyttää aktiivista ääntä.

Tehokas kirjoittaminen on sitä, kun voit kommunikoida helposti ja ilmaista viestisi nopeasti ja tehokkaasti. näkökulma.

Siksi sinun tulee myös yrittää välttää piilotettuja verbejä. Toisin sanoen sähköpostisi personoiminen ratkaisee tämän ongelman automaattisesti.

Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit "Haluaisimme ojentaa kätensä", voit sanoa: "Haluaisimme auttaa sinua."

Jälkimmäinen ei ole vain lyhyempi ja suorempi, vaan myös näyttää ystävällisemmältä.

Tällaisen suoran ja selkeän kielen käyttäminen on tehokkaampaa, nopeampaa ja tehokkaampaa. Onko lukijasi erilainen työntekijä tai asiakas, on aina parempi yksinkertaistaa tekstiä yleisöllesi.

2. Kyky erottaa mielipiteet tosiasioista

Liiketoiminnan kirjoittajien on ryhdyttävä ylimääräisiin varotoimiin kirjoitusprosessin aikana, koska suurin osa liikekirjoituksista sulkee pois henkilökohtaiset mielipiteet.

Vaikka et kirjoita täällä mitään akateemisia papereita, sinun on silti varmistettava, että tosiasiat ovat selkeitä.

Samaan aikaan liikeasiakirjoissa ei saa olla henkilökohtaisia ​​mielipiteitä. Ainoa järkevä lisä henkilökohtaiseen mielipiteeseen on se, että annat suosituksia.

Kaikissa muissa tapauksissa on parempi olla lisäämättä mielipiteitä. Joissakin harvoissa tapauksissa saatat kuitenkin joutua ilmaisemaan mielipiteesi.

Tällaisissa tapauksissa sinun pitäisi tietää ero objektiivisen mielipiteen ilmaisemisen ja henkilökohtaisen mielipiteen välillä.

Liiketoiminnan kirjoittajien on joka tapauksessa kyettävä erottamaan mielipiteet tosiasioista.

Tämä on erittäin tärkeää säilyttää väärinkäsitysten välttämiseksi. Ovatpa lukijasi sisäisiä tai ulkoisia sidosryhmiä, varmista, ettei kirjoituksesi ole epäselvä.

Lisäksi, jos ilmaiset näkemyksesi jostain, muista tehdä selväksi, että tämä on sinun mielipiteesi.

3. Liikekirje. Lyhytisyys ja ytimellisyys

Kirjoitustyylistäsi riippumatta sinun on opittava olemaan ytimekäs. Jokaisen liikekirjeen tulee olla lyhyt ja ytimekäs.

Lyhyen kielen käyttäminen tarkoittaa periaatteessa kaikkien tarpeettomien sanojen ja lauseiden poistamista, jotka eivät palvele suoraa tarkoitusta.

Esimerkiksi kirjoittaessa sähköposti voit kirjoittaa: "Lähetän tämän sähköpostin ilmoittaakseni, että sinun on lähetettävä työsi maanantaihin mennessä."

Tämän lauseen ensimmäisen osan ei tarvitse olla tässä, koska on selvää, että lähetät sähköpostia.

Sen sijaan sinun tulee kirjoittaa: "Sinun on palautettava työsi maanantaihin mennessä."

Tämä on kuitenkin erittäin yksinkertainen esimerkki. Lyhyydellä ja lyhyydellä on suuri merkitys kirjoitettaessa asiakirjoja, kuten yritysraportteja.

Tämä johtuu siitä, että useimmilla lukijoillasi ei ole aikaa selata useita sivuja tai kappaleita.

Hyvä nyrkkisääntö on, että tiedot ovat helposti saatavilla.

Lisäksi tässä on muutamia asioita, joita voit tehdä:

  • Keskity aina faktoihin ja tietoihin.
  • Pysy aiheessa
  • Käytä kolmea sanaa tai vähemmän kussakin kappaleessa, ellet selitä jotain.
  • Käytä lyhyitä sanoja ja käytä samaa sanavalintaa koko ajan
  • Vältä tarpeettomia adverbeja ja adjektiiveja
  • Vältä kaikkea epäselvyyttä ja pyri aina selkeyteen.

Pidä lauseet lyhyinä ja yritä esitellä tärkeimmät tiedot alussa tai ensimmäisessä kappaleessa.

Jos lauseessa on hankala lause, jaa se useaan osaan ja tallenna asiaankuuluvat osat.

4. Liikekirje. Säilytä tavoite

On erittäin tärkeää varmistaa, että jokainen liikeviestinnän muoto palvelee selkeää tarkoitusta.

Sinun tulisi keskittyä varmistamaan, että liikekirjeesi määrittelee selkeästi sen tarkoituksen. On myös parasta säilyttää kullekin asiakirjalle yksi tarkoitus.

Jos esimerkiksi lähetät koko yrityksen kattavan ilmoituksen työntekijöille, varmista, että teet tämän selväksi alusta alkaen.

Useimmat ihmiset eivät välttämättä käy läpi kaikkea yritysviestintäänsä, varsinkin jos ne vaikuttavat kaavamaisilta ja toistuvilta.

Siksi voit välttää tämän varmistamalla, että kaikki asiakirjat kertovat tarkoituksen välittömästi.

Tästä syystä useimmat artikkelit alkavat selityksellä siitä, mistä keskustellaan.

Vielä tärkeämpää on, että et saa poiketa tästä tavoitteesta työskennellessäsi asiakirjan parissa. Käytä muita asiakirjoja, jos sinulla on puhuttavaa.

Viestisi tulee koskea vain yhtä pääideaa kerrallaan. Vältä siis sotkuista ajattelua ja harjoittele yksittäistä viestintää.

5. Tiedä, kuka yleisösi on

Vaikka tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, se on silti tärkeä taito, varsinkin jos yrityksesi kirjoittaminen on luonteeltaan enemmän ulkoista kuin sisäistä.

Vaikka sinun on ymmärrettävä kirjeesi tarkoitus, on myös tärkeää tietää, kuka lukijasi on.

Tämä auttaa kohdistamaan kohteen tietylle henkilölle tai yleisölle. Tämä on sama tapaus, kirjoitatpa sähköpostia jollekin tai lähetät viestin massoille.

Lisäksi yleisösi tunteminen tarkoittaa myös ymmärrystä, kuinka heidän mielensä toimivat.

Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostia työtovereille, sinun tulee pitää se lyhyt ja epävirallinen.

Samoin, jos lähetät sähköpostia asiakkaalle, sinun tulee olla muodollinen, selkeä ja yksinkertainen.

Siksi on aina parempi tuntea yleisösi yritysmaailmassa, koska se auttaa sinua vastaamaan heidän tarpeisiinsa.

Yleisösi voi aktiivisesti vaikuttaa seuraaviin asioihin:

  • käyttämäsi kieli; jokainen sana voi olla erilainen, kun tarkastellaan eri yleisöjä.
  • Mitä työkaluja käytät ja missä kapasiteetissa.
  • Kirjoittamasi tehokkuus ajan mittaan.
  • Keskustelusi sävy on jossain ammattimaisen ja täysin satunnaisen välimaastossa.
  • Mitkä ovat tärkeimmät asiat, jotka haluat mainita?

Lisäksi se voi vaikuttaa myös kirjeesi pituuteen. Jos esimerkiksi kirjoitat liiketoimintaraporttia ylimmälle johdolle, sinä sinun tulee kirjoittaa tärkeimmät kohdat ensimmäiselle sivulle lyhyiden kappaleiden muodossa.

6. Liikekirje. Muotoilu

Nopea tapa parantaa taitojasi liiketoiminnan kirjoittaminen - kehittää muotoilutaitoja. Muotoilun aikana tehdään monia yleisiä virheitä, jotka voivat johtaa yhdistämisongelmiin.

Muotoilun tulee aina varmistaa maksimaalinen tehokkuus. Älä aloita kirjoittamista ennen kuin sinulla on selkeä käsitys siitä, miten asiakirja tulee muotoilla.

Ajatuksena on antaa lukijoille mahdollisuus tarkastella mitä tahansa dokumenttia nopeasti ilman vaivaa.

Mutta se ei tarkoita, että sinun pitäisi lisätä liikaa muotoiluelementtejä; se saattaa häiritä lukijoitasi.

Tämä koskee kaikkia kirjoittamisen muotoja, olitpa sitten kirjoittamassa raportteja, sähköposteja tai luomassa esitystä.

Tässä on muutamia asioita, jotka kuuluvat muotoilun piiriin:

  • Käytä lihavointia, kursiivia ja alleviivausta.
  • Korosta tiettyjä tekstielementtejä.
  • Käytä eri värejä eri sanoille, jotka haluat värittää.
  • Kappaleiden ja numerointien käyttö.
  • Otsikoiden ja alaotsikoiden käyttö.
  • Ylläpitää lauserakenteen ja tekstin tasauksen.

Muotoilun tulee pysyä samana kaikissa asiakirjoissa. Jos esimerkiksi kirjoitat raporttia, samaa muotoilua tulee käyttää tekstissä ja usein kysytyissä kysymyksissä (jos sovellettavissa).

7. Liikekirje. Oikoluku, editointi ja tarkistus

Paras työkalu kieliopin tarkistukset - se olet sinä. Tämä taito on hyödyllinen kaikenlaisessa kirjoittamisessa.

Tämä on paras tapa tulla paremmaksi kirjoittajaksi, koska kehität aktiivisesti itseäsi ja kirjoitustasi.

Oikoluku sisältää sen tarkistamisen, noudattaako kirjoituksesi tyyliohjeita, muotoa ja muita häiriöitä.

Lisäksi se tarkistaa tosiasiat, linkit ja sisältösi oikeellisuuden. Lisäksi tämä on myös loistava tapa karsia tarpeettomat passiiviset äänet.

Tämän jälkeen voit tehdä merkittäviä muutoksia sisältöösi. Muuten ei ole mitään järkeä muokata sitä itse.

Hyvä käytäntö on palata kirjoittamiseen joka toinen päivä. Tämä toimii kuitenkin vain, jos työskentelet ehdotuksen tai raportin parissa.

Muokkaamiseen kuuluu kirjoitetun ylläpitäminen tai sen päivittäminen sen jälkeen, kun se on valmis. Saatat esimerkiksi joutua tarkistamaan raporttia sen jälkeen, kun olet näyttänyt sen esimiehellesi.

Yritä näiden vaiheiden aikana tarkistaa kirjoitusvirheet, syntaksi- ja kielioppivirheet. Keskity asiakirjan yleiseen luettavuuteen ja sujuvuuteen.

Lisäksi sinun tulee ostaa oikeinkirjoituksen tarkistustyökalu. Tämä voi helpottaa oikoluku- ja muokkausprosessia, mutta yritä ensin hioa taitojasi työkalujen käyttämisen sijaan.

8. Liikekirje. Asenne ja näkökulma

Yleisön tunteminen on yksi asia, mutta on myös tärkeää ymmärtää, miten kirjoituksesi voi vaikuttaa heihin.

Kirjoituksillasi on eri tasoja. Sinun tulee olla tietoinen niistä kaikista ja niiden mahdollisista vaikutuksista.

Alla on joitain asioita, jotka vaikuttavat kirjoituksesi asenteeseen ja näkökulmaan:

  • Yleinen lauserakenne; esimerkiksi pitkät lauseet antavat vaikutelman, että lukija on asiantunteva.
  • Sanavalinta koko kirjoituksessasi.
  • Kaikki käyttämäsi lausekkeet, mukaan lukien metaforia ja esimerkkejä.
  • Jakamasi näkemykset, olivatpa ne mielipiteitä tai suosituksia.

On hyvä käytäntö ottaa aina huomioon lukijan näkökulma, ei omasi.

Hyviä ideoita tulee yleensä mieleen, kun ajattelee yleisön näkökulmasta. Sama koskee sosiaalisen median viestejä; ne toimivat vain, jos ne resonoivat yleisösi kanssa.

Joten paras tapa edetä on ajatella heidän näkökulmastaan ​​ja muokata kirjoitustasi sen mukaisesti.

Se tekee myös todennäköisemmäksi, että lukijasi on kanssasi samaa mieltä ja tekee mitä haluat hänen tekevän.

Tämä tekee siitä tärkeän väline käytettäväksi organisaatiossasi, varsinkin jos olet johtotasolla.

Yhteenvetona

Yllä mainitut taidot riippuvat pääasiassa johdonmukaisesta liikekirjoituskäytännöstäsi. Mitä enemmän harjoittelet, sitä enemmän parannat automaattisesti jokaista taitoa.

Sinun tulee myös yrittää lukea tullaksesi paremmaksi ihmiseksi. Katso, mitä muut tekevät eri tavalla liikekirjoituksissaan, ja opi siitä.

Lisäksi sinun tulee aina päivittää tietosi ajankohtaisista asioista. Pysy ajan tasalla, olipa kyse kieli- tai muotopäivityksistä.

Yritä lopuksi selvittää vahvuutesi ja heikkoutesi yrityskirjoittamisessa ja kohdista ponnistelusi sen mukaisesti.

Monologi. Kuinka kirjoittaa monologi?

Mitä käsikirjoittaja tekee?

Kirjoitustahti: nopea tai hidas, esimerkkejä ja vinkkejä genreihin

ABC