Ryhmäviestintä on avain joukkueen menestykseen. Tehokas viestintä auttaa parantamaan ymmärrystä tiimin jäsenten välillä, vähentämään konflikteja ja lisäämään tuottavuutta.

Tehokkaan kommunikoinnin oppiminen tiimissä voi olla ylivoimaista. Loppujen lopuksi siellä on paljon kirjoja, jotka väittävät tarjoavansa parhaita käytäntöjä. Aiheesta on saatavilla kokonaisia ​​korkeakoulututkintoja. Onko näin paljon tietoa minkä tahansa tiimin realistista oppia kommunikoimaan tehokkaimmalla tavalla?

Kuten monet asiat liike-elämässä, sinun ei tarvitse tietää kaikkea viestinnästä. Sinun tarvitsee vain tietää tarpeeksi ryhtyäksesi tehokkaisiin toimiin. Tehokkaan tiimiviestinnän periaatteiden yksinkertaistamiseksi olemme laskeneet ne "3 W:iin". Nämä ovat kolme yksinkertaista kysymystä, joiden avulla voit keskittyä tiimisi lähestymistapaan viestintään, mikä varmistaa maksimaalisen tuottavuuden ja minimaalisen hämmennyksen. Vaikka erityisiä viestintämenetelmiä voi tulla ja mennä, nämä kolme kysymystä ovat aina päteviä.

Brand Identity Prism: mikä se on ja miten sitä käytetään

Milloin kommunikoimme? Joukkueen viestintä

Yksi ensimmäisistä asioista, joista sovitaan, on viestinnän tiheys tiimin sisällä. Älä usko, että tämä onnistuu. Eri tiimin jäsenillä voi olla erilaisia ​​odotuksia viestintätiheydestä. Jos tiimin jäsenen odotukset eivät vastaa toisiaan, voi esiintyä turhautumista. Jotkut tiimin jäsenet tuntevat itsensä ylikuormituiksi kommunikointitiheydestä, kun taas toiset saattavat tuntea olevansa huomiotta jätetty.

Varmistaaksesi, että kaikilla on yhteiset odotukset viestinnän suhteen, sovi heti projektin alussa seuraavista asioista:

  • Katso . 

Mihin aikaan ryhmän jäsenten tulee vastata? Milloin on oikein lopettaa tiimiviestintäsovelluksen tarkistaminen? Tämä ongelma on erityisen tärkeä eri aikavyöhykkeillä työskenteleville etätiimeille.

  • Joukkueen viestintä. päivää .

Odotetaanko joukkueen seurustelevan viikonloppuisin? Jos on, onko tämä yleinen sääntö vai poikkeus, jonka pitäisi tapahtua vain äärimmäisissä olosuhteissa? Kaikkien on oltava tästä samaa mieltä. Jos jotkut tiimin jäsenet odottavat seurustelevansa viikonloppuisin ja toiset eivät, tuottavuus ja moraali voivat kärsiä vakavasti.

  • Tilanteet .

Liiallinen kommunikointi voi olla ärsyttävää ja voi saada työntekijät henkisesti irtautumaan ja lopettamaan huomion kiinnittämisen tiimiviestintään. Tämän välttämiseksi on sovittava tilanteista, jotka sopivat viestintään. Yritä löytää kommunikaatiotaso, joka sopii kaikille, jotta koko tiimi tuntee, että heidän tarpeitaan kuullaan.

Vaikka on tärkeää vahvistaa yllä olevat käsitteet projektin alussa, se ei tarkoita, että ne olisi hakattu kiveen ja joustamattomia tai muuttumattomia koko projektin aikana. Käytä sen sijaan perustana keksimiäsi ohjeita, mutta mieti, miten asiat etenevät projektin edetessä. Tosielämä harvoin vastaa ennusteitamme ja odotuksiamme, ja on väistämätöntä, että jotkin asiat eivät toimi toivotulla tavalla ja muutoksia on tehtävä.

Ryhmän viestintäsuunnitelma

Tarkista säännöllisesti ja ennakoivasti koko tiimin kanssa varmistaaksesi, että kaikki ovat tyytyväisiä asioiden etenemiseen. Seuraavat kysymykset voivat olla hyödyllisiä, jos haluat arvioida, kuinka hyvin tiimisi viestintäsuunnitelma toimii:

  • Joukkueen viestintä. Mikä nykyisessä viestinnässämme toimii hyvin? 

Esittämällä tämän kysymyksen saat todellista palautetta siitä, mistä tiimin jäsenet pitävät. Tämän kysymyksen esittäminen auttaa myös muodostamaan keskustelun positiiviseen ja rakentavaan kontekstiin. Voi olla helppoa keskittyä siihen, mikä ei toimi, joten muista keskittää ihmisten huomio hyvään ja huonoon.

  • Mitä muuttaisit nykyisessä viestinnässämme? 

Joskus tiimin jäsenillä voi olla ongelmia tai ongelmia viestinnässä, mutta he tuntevat ujoutta tai epävarmuutta puhua niistä. Tekemällä aloitteen ja esittämällä kysymyksen annat ihmisille luvan ja tilaa etsiä kehittämiskohteita.

  • Joukkueen viestintä. Voitko kuvitella tietyn tilanteen, jossa olit tyytyväinen tai pettynyt viestintäprosessiimme? 

Voi olla vaikea kuvitella tarkalleen, mistä tiimin jäsenet puhuvat ilman konkreettisia esimerkkejä työtä varten. Sen sijaan, että etsisit yleistä palautetta, yritä saada konkreettisia esimerkkejä, jotka valaisevat esitettyjä kohtia.

Perussääntöjen vahvistaminen offset-kontaktien tiheydelle ratkaisee tehokkaasti kaksoisongelmat, jotka ovat liian paljon ja liian vähän viestintää. Tasapainon saavuttaminen on välttämätöntä, jotta saat tiimistäsi kaiken irti. Löytämällä proaktiivisia kehittämiskohteita projektin edetessä voit räätälöidä viestintääsi ja parantaa sitä todellisten olosuhteiden mukaan. Joukkueen viestintä

Logon muoto

Missä kommunikoimme?

Nykyään on olemassa valtava valikoima menetelmiä, joilla tiimit voivat kommunikoida. Vaihtoehtoja on loputtomasti vanhasta sähköpostista uusimpiin salattuihin viestisovelluksiin. Liika valinnanvara voi kuitenkin olla huono asia. Joukkueiden tulee määritellä selkeästi, mitä viestintämenetelmiä tulee käyttää ja mihin tarkoitukseen. Jos et aseta selkeitä suuntaviivoja tällä alueella, on vaarana, että osa tiimistä kommunikoi yhdellä tavalla ja toiset toisella. Tämä voi johtaa johtojen ristiin, tietojen puuttumiseen ja yleiseen hämmennykseen ja tehottomuuteen.

Mitkä ideat auttavat sinua valitsemaan sopivimmat viestintätavat tiimisi tarpeisiin? Loppujen lopuksi ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa ratkaisua. Eri tilanteissa on erilaiset vaatimukset.

Harkitse seuraavaa:

  • Soveltuvuus .

eri viestintävälineitä on erilaisia ​​käyttötarkoituksia. Esimerkiksi nopeaan ja lyhyeen sisäiseen viestintään ei tarvita videopuhelua. Pikaviestit ovat parempia yrityksille. Pikaviestintä on kuitenkin liian epävirallista ja persoonatonta syvällisissä henkilökohtaisissa tapaamisissa, kuten mentorointiistunnoissa. Puhelu, videopuhelu tai kasvotusten tapaaminen toimii paremmin. Mieti, millaisia ​​viestintätyyppejä tiimisi suorittaa ja valitse kullekin sopivin ratkaisu.

  • Joukkueen viestintä. Helppous .

Uuden viestintäsovelluksen oppiminen ei tule ilman kustannuksia. Itse sovelluksesta aiheutuu mahdollisia kustannuksia sekä aikaa ja energiaa, joka tiimiltä kuluu sen oppimiseen. Joten on hyvä pitää asiat niin yksinkertaisina kuin niiden pitää olla. Säästyy aikaa, kun valitset helposti opeteltavan sovelluksen, aikaa, joka voidaan käyttää tärkeään työhön. Pidä viestintä yksinkertaisena.

  • Ostaaksesi sisään .

Muutoksen on osoitettu hallittavan tehokkaammin, kun ihmiset ostavat sitä. Jos muutat viestintätapoja, yritä neuvotella tiimisi kanssa etukäteen. Jos ihmiset kokevat olevansa mukana ja tulleet kuulluiksi, he todennäköisesti vastustavat vähemmän uuden viestintävälineen käyttöönottoa.

On tärkeää välttää virhe olettaa, että oikea työkalu tai tekniikka ratkaisee syvempiä ryhmän viestintäongelmia. Valitsemasi viestintävälineet helpottavat tilannetta, mutta eivät korvaa positiivista ja kannustavaa organisaatiokulttuuria. Lisäksi on erittäin tärkeää välttää täydellistä etsimässä päätöksiä, kun riittävä ratkaisu on riittävän hyvä. Melkein aina löytyy jokin muu työkalu, jossa on räikeämpiä ominaisuuksia, tai joukko faneja, jotka raivoavat siitä. Viestintämenetelmien vaihtamiseen liittyy kuitenkin todellisia kustannuksia.

Syitä välttää viestintämenetelmien vaihtamista liian usein täydellisen ratkaisun etsimiseksi ovat seuraavat:

  • Joukkueen viestintä. Rahoittaa .

Erilaisten viestintäsovellusten ja työkalujen välillä vaihtaminen voi maksaa sinulle rahaa. Tämä voi muodostua käyttämättömien sovellusten tilauksista, kertaluonteisista ostokuluista, joita ei voida korvata, ja koulutusmenetelmien ostamista ohjelmistoille, joita ei enää ole. Joukkueen viestintä

  • aika .

Aika on elintärkeä resurssi organisaatioiden johtamisessa. Aina kun vaihdat viestintäsovellusta, aikaa menee hukkaan eri tavoin. Uuden sovelluksen oppiminen, asennuksen ja muiden vaihtamisen teknisten näkökohtien suorittaminen vie aikaa sekä aikaa keskustella ja vahvistaa vaihtamisen menetelmästä toiseen.

  • Joukkueen viestintä. Tietoa .

Kun organisaatiosi jäsenet käyttävät tiettyjä viestintätapoja, he lisäävät tietämystään ja kokemustaan. Ihmiset tuntevat ja tuntevat jonkin tietyn viestintävälineen ajan myötä. Joka kerta kun päätät muodostaa yhteyden ja valita uuden työkalun oppimista varten, kaikki kertynyt organisaatiotieto menetetään.

Oikeiden viestintäsovellusten valitseminen tiimillesi voi parantaa moraalia, lisätä tuottavuutta ja säilyttää organisaatiotiedon. Koska pelissä on niin paljon, on tärkeää tehdä oikeat valinnat ja varmistaa, että jokainen tietää, mitä työkalua käyttää missä tahansa tilanteessa. Joukkueen viestintä

Kenen kanssa meidän pitäisi kommunikoida?

Mikään ei ole pahempaa kuin olla osa tiimiä, mutta et tiedä tarkalleen, mikä rooli kaikilla muilla on, mikä päätöksentekovalta heillä on ja milloin sinun pitäisi kommunikoida heidän kanssaan. Hämmennys siitä, kenelle puhua tietyn tilanteen ilmaantuessa, on yksi nopeimmista tavoista aiheuttaa hämmennystä ja tehottomuutta. Jos ihmiset eivät täysin ymmärrä, kuinka kommunikoida hyvin, heillä on riski olla hiljaa, kun jokin on vialla tai ilmoittaa siitä väärälle henkilölle, jolloin toimenpiteisiin ei ryhdytä.

Tätä ongelmaa pahentaa nykyaikainen melko liikkuvien etätiimien yleisyys, jotka eivät voi koskaan olla fyysisesti samassa paikassa. Kun otetaan huomioon nämä haasteet, miten voit auttaa tiimiäsi tietämään, kenen kanssa sinun tulee puhua tietyssä tilanteessa?

  • Organisaatiokaaviot .

Voi olla hyödyllistä, jos sinulla on visuaalinen kaavio, joka näyttää, kuka tekee mitä tiimissäsi. Sen ei tarvitse olla monimutkaista tai pelottavaa. Se voi yksinkertaisesti näyttää, kuka on vastuussa mistäkin, milloin heihin tulisi ottaa yhteyttä ja kuinka paljon aikaa ja keinoja niiden saavuttamiseen. Tämän pitäisi olla saatavilla jossain, kuten yrityksen verkossa.

  • Kulttuuri.

Yksi pahimmista asioista tiimin tehokkuuden kannalta on se, että ihmiset ovat hiljaa. Luo kulttuuri, jossa ihmiset tuntevat voivansa puhua ja tavoittaa. Jos ihmiset saavat positiivista palautetta, kun he ottavat yhteyttä, se rohkaisee heitä tekemään sen uudelleen ja luo ajan myötä kommunikatiivisen kulttuurin. Joukkueen viestintä

  • Joukkueen viestintä. koulutus .

Ryhmäsi tulee olla asianmukaisesti koulutettu kaikissa työssään, mukaan lukien viestintävälineet, joita he käyttävät. Varmista, että ihmiset saavat tiimikoulutuksen ydinosan oikein. Tämä varmistaa, että hän on toinen vaihtoehto tiimillesi, kun tarvetta ilmenee.

Oikean kommunikointitavan luomisen lisäksi on myös tärkeää määrittää joitain asioita, joita vältetään. Älä tee sitä virhettä olettaessasi, että ihmiset tietävät automaattisesti, mitä ei pidä tehdä. Eri ihmisillä on erilaiset odotukset, ja tämä pätee erityisesti silloin, kun tiimi koostuu eri kulttuureista ja taustoista tulevista ihmisistä.

Joitakin tärkeitä huomioita tällä alalla ovat:

  • Kieli . Jotkut tiimit pitävät epävirallisesta kielestä, kuten kiroilusta ja slangista, kun taas toiset eivät. Selvitä, mikä on kiellettyä, jotta vältyt myöhemmiltä onnettomuuksilta.
  • Aiheet . Onko tuntien jälkeinen chat sallittu vai ei? Onko sinulla herkkiä keskustelualueita, kuten politiikkaa tai uskontoa, joita haluat ihmisten välttävän? Tee tämä hyvin selväksi, jotta ihmiset eivät kokisi jäävän epäselväksi siitä, mikä on ja mikä ei ole hyväksyttävää.

Jos ihmisille ei tarjota mahdollisuutta puhua oikean henkilön kanssa, se voi heikentää tiimin tuottavuutta. Ihmiset tekevät parhaansa, kun he voivat vapaasti vaihtaa ajatuksia ja etsiä ratkaisuja ongelmiin. Tee heidän helpoksi tehdä juuri se.

Ryhmäviestinnän ei tarvitse olla vaikeaa.

Toivottavasti näet, että tehokkaan tiimiviestinnän ei tarvitse olla monimutkaista. Itse asiassa asioiden tekeminen vaikeammaksi kuin niiden tarvitsee olla, on epäonnistumisen resepti. Pidä asiat yksinkertaisina. Aseta selkeät ja ytimekkäät vastaukset arvoon 3W. Kuuntele tiimiäsi. Sisällytä palautetta aiheesta organisaation viestintäparantaakseen tilannetta ajan myötä. Viime kädessä työkalut ja sovellukset ovat hyviä työkaluja ryhmätyön parantamiseen, mutta vain, jos niitä käytetään oikein. Kokoamalla tiimisi vastausten taakse näihin kysymyksiin varmistat, että sovellukset antavat enemmän energiaa kuin haittaavat tiimisi viestintää ja tuottavuutta.

АЗБУКА

FAQ. Joukkueen viestintä.

1. Mitä on tiimiviestintä?

Tiimiviestintä on prosessi, jossa vaihdetaan tietoja, ideoita ja mielipiteitä tiimin jäsenten kesken yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Se sisältää sekä muodollisia että epävirallisia vuorovaikutuksen muotoja.

2. Miksi tehokas tiimiviestintä on tärkeää?

  • Parempi koordinaatio — Selkeä viestintä auttaa kaikkia tiimin jäseniä ymmärtämään roolinsa ja vastuunsa.
  • Vähentää väärinkäsityksiä — avoin viestintä vähentää väärinkäsitysten ja virheiden riskiä.
  • Lisääntynyt motivaatio — Säännöllinen viestintä auttaa luomaan kannustavan ilmapiirin ja lisää motivaatiota.
  • Parempi päätöksenteko — yhteinen keskustelu asioista ja ongelmista auttaa löytämään parempia ratkaisuja.

3. Millaisia ​​viestintämuotoja tiimissä käytetään?

  • Henkilökohtainen viestintä — kasvokkain tapaamiset, tiedotustilaisuudet, epäviralliset keskustelut.
  • E-mail — viralliseen tietojen ja asiakirjojen vaihtoon.
  • Chatit ja pikaviestit — nopeaa viestien vaihtoa ja koordinointia varten.
  • Videoneuvottelu — etäkokouksiin ja keskusteluihin.
  • Asiakirjat ja raportit — kirjallinen materiaali tärkeiden tietojen ja päätösten tallentamiseen.

4. Kuinka luoda tehokas tiimiviestintä?

  • Luo selkeät viestintäkanavat — määrittää, mitä kanavia käytetään erityyppisille tiedoille.
  • Edistä avoimuutta ja läpinäkyvyyttä - luoda ilmapiiri, jossa jokainen voi vapaasti ilmaista ajatuksiaan ja mielipiteitään.
  • Järjestä säännöllisiä kokouksia — keskustella edistymisestä, ratkaista ongelmia ja suunnitella jatkotoimia.
  • Kuuntele aktiivisesti — kiinnitä huomiota muiden sanoihin, esitä selventäviä kysymyksiä ja vältä keskeytyksiä.
  • Tarjoa pääsy tietoihin — Varmista, että kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy tarvittaviin tietoihin ja resursseihin.

5. Kuinka käsitellä konflikteja tiimissä?

  • Varhainen havaitseminen - Kiinnitä huomiota tyytymättömyyden tai jännityksen merkkeihin.
  • Kuuntele molempia osapuolia - antaa kaikille konfliktin osapuolille mahdollisuus ilmaista näkemyksensä.
  • Etsi kompromisseja — Pyritään löytämään ratkaisuja, jotka tyydyttävät konfliktin kaikki osapuolet.
  • Keskity ongelmien ratkaisemiseen - Keskity keskusteluissa ratkaisujen etsimiseen syyttelyn tai negatiivisuuden sijaan.

6. Kuinka parantaa tiimin kommunikointitaitoja?

  • Jatkuva oppiminen — osallistua tiimivuorovaikutusta ja -kommunikaatiota koskeviin koulutuksiin ja seminaareihin.
  • Harjoittele palautetta — jaa säännöllisesti palautetta ja ehdotuksia kollegoiden kanssa.
  • Käytä aktiivista kuuntelua - yritä ymmärtää, mitä keskustelukumppani sanoo ja vahvista se.
  • Kehitä tunneälyä - Opi ymmärtämään ja hallitsemaan tunteitasi ja muiden tunteita.

7. Kuinka pitää tiimisi motivoituneena ja sitoutuneena viestinnän avulla?

  • Tunnista saavutukset - kiittää ja kannustaa tiimiä menestyksestä ja hyvästä työstä.
  • Keskustele tavoitteista ja arvoista - muistuta säännöllisesti tiimin tavoitteista ja kunkin jäsenen työn tärkeydestä.
  • Luo mahdollisuuksia epäviralliseen viestintään — Järjestä tiimitapahtumia tai ryyppyjä henkilökohtaisten yhteyksien vahvistamiseksi.

8. Miten käsitellä eroja kommunikointityyleissä?

  • Jousta — mukauta viestintätyyliäsi muiden mieltymysten ja ominaisuuksien mukaan.
  • Edistää kulttuurista ymmärrystä — ottaa huomioon ryhmän jäsenten kulttuuriset ja henkilökohtaiset ominaisuudet.
  • Aseta selkeät odotukset — Selitä ryhmän viestinnän standardit ja normit.