Kassalaskenta - määritelmä, esimerkki, plussat ja miinukset

Kassakirjanpito on prosessi, jossa kirjanpito tapahtuu organisaation toiminnassaan vastaanottamien ja käyttämien käteisvarojen kirjanpitoon. Kassakirjanpitoon kirjataan kaikki käteistapahtumat, mukaan lukien kuitit, kulut ja saldot.

Kassakirjanpito on yksi kirjanpidon tärkeimmistä osista, ja se on pakollinen kaikille käteisellä työskenteleville organisaatioille. Sen avulla voit arvioida organisaation tämänhetkistä taloudellista tilaa, hallita kassavirtoja ja tunnistaa mahdolliset rikkomukset ja virheet.

Mitä on kassakirjanpito?

Määritelmä: Kassalaskenta on menetelmä kirjanpito kirjanpito tai kirjanpito, jossa maksukuitit kirjataan sillä kaudella, jonka aikana ne on vastaanotettu, ja kulut kirjataan sillä kaudella, jonka aikana ne tosiasiallisesti maksetaan.

Kassakirjanpidon peruselementit:

1. Kassakuitti: Rekisteröi kaikki rahakuitit kassalle, olipa se sitten tavaroiden myynti, palvelujen tarjoaminen, lainojen saaminen jne.
2. Käteisen kulutus: Kaikki käteisellä tehdyt kulut, kuten laskujen maksaminen, tavaroiden ja palveluiden ostaminen, palkkojen maksaminen jne.
3. Tasapainon hallinta: Kassan kassasaldon jatkuva valvonta pula- tai ylisaatavuuden estämiseksi.
4. Raportointi: Rahaliikenneraporttien laatiminen sisäiseen hallintaan ja esittely veroviranomaisille.
5. Dokumentointi: Jokaisen tapahtuman liitteenä asiaankuuluvat asiakirjat, kuten käteismääräykset, shekit, kuitit ja muut.
6. Käteismaksujen hallinta: Sisäisten tarkastusten toteuttaminen petosten ja virheiden estämiseksi.

Kassakirjanpito on tärkeä osa organisaation taloushallintoa ja auttaa varmistamaan seurannan läpinäkyvyyden ja tarkkuuden raha virtaa.

Esimerkki kassakirjanpidosta

Katsotaanpa esimerkkiä pienen kaupan kassakirjanpidosta. Oletetaan, että tämä on lähikauppa.

1. Kassakuitti:

• 1. marraskuuta: Tavaroiden myynti käteisellä 10 000 grivnalla.
• 3. marraskuuta: Paluu asiakkaan tavarat, käteistä takaisin 2 hryvnia.

2. Käteisen kulutus:

• 2. marraskuuta: Tavaroiden osto toimittajalta käteisellä 5 000 grivnia.
• 4.: Myymälävuokran maksu käteisellä: 3 grivnaa.

3. Tasapainon hallinta:

• Ensimmäinen kassasaldo 1. marraskuuta: 0 grivnaa.
• Loppusaldo kassalla 4.: 10 000 grivnia (alkusaldo + kuitit - kulut).

4. Raportointi:

• Raportin laatiminen marraskuun kassatapahtumista, sisältäen alku- ja loppusaldot, kuitit ja kulut.

5. Dokumentaatio:

• Käteismääräys jokaiselle tapahtumalle (myynti, palautus, osto, vuokranmaksu).
• Kuitit ja kuitit jokaisesta tapahtumasta.

6. Käteismaksujen valvonta:

• Otetaan käyttöön säännöt käteismaksujen tarkastamisesta virheiden ja petosten estämiseksi.

Tämä on yksinkertainen esimerkki, ja tosielämässä voi olla monimutkaisempia tapahtumia ja lisänäkökohtia, kuten veroja, jotka on myös otettava huomioon kassakirjanpidossa.

Kuka käyttää kassalaskentaa?

Omistajia on useita pieni yritys, sekä itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka valitsevat kassakirjanpidon suoriteperusteisen kirjanpidon sijaan, koska se on suurimmaksi osaksi vähiten monimutkainen kirjanpitomenetelmä. Se antaa myös nopean yleiskuvan siitä, kuinka paljon rahaa liiketoiminnasta todella varastossa, mikä on tärkeä indikaattori mille tahansa yritykselle. Vaikka monet uudet yritykset tai yritykset voivat käyttää kassalaskentaa, se ei sovellu kaikille. Monet pienet yritykset, joilla on varastoa, saattavat joutua käyttämään suoriteperustetta ylläpitämiseen kirjanpito, koska tämä auttaa heitä seuraamaan varastomuutoksia. Joidenkin muiden yritysten, jotka tarjoavat palvelujaan luotolla, tulisi lisäksi käyttää suoritemenetelmää.

 

Kuinka kassalaskenta toimii käytännössä

Käteislaskentatavan valitsevat yritykset kirjaavat tulot tai tuotot kirjanpitoonsa, kun he saavat käteistä, eivätkä kiinnitä huomiota siihen, milloin palvelu suoritetaan. Myös kulut toimivat samalla tavalla ja yritykset kirjaavat kulut kirjanpitoonsa maksua tehdessään ja kiinnittävät huomiota siihen, milloin saavat voittoa maksusta.

Ongelmia kassakirjanpidossa

Kassalaskentaongelmat voivat sisältää erilaisia ​​organisaation, prosessien ja dokumentoinnin näkökohtia. Tässä on joitain yleisimmistä ongelmista:

1. Lain noudattamatta jättäminen:
   • Kassakirjanpitoa koskevien lakien ja määräysten virheellinen soveltaminen voi johtaa sakkoihin ja veroongelmiin.
2. Riittämätön dokumentaatio:
   • Oikein laadittujen käteismääräysten, shekkien ja kuittien puute voi vaikeuttaa todentamista ja aiheuttaa tilintarkastusongelmia.
3. Kirjanpitovirheet:
   • Väärin kirjatut summat, jääneet tapahtumat tai virheelliset käteismaksut voivat vääristää yrityksen taloudellista tulosta.
4. Tehottomat prosessit:
   • Sekavat tai optimoimattomat nosto- ja kotiutusprosessit voivat aiheuttaa viivästyksiä ja turvallisuusriskejä.
5. Sisäisen valvonnan puute:
   • Huono kassalle pääsyn valvonta ja turvatoimet voivat rohkaista petokseen.
6. Epätyydyttävä tietojen tallennusjärjestelmä:
   • Tehokkaan kassaasiakirjojen säilytysjärjestelmän puute voi aiheuttaa haku- ja tarkastusongelmia.
7. Turvallisuusongelmat:
   • Riittämättömät turvatoimenpiteet, kuten valvontakameroiden puute tai heikot kulunvalvontajärjestelmät, voivat aiheuttaa varkaus- tai käteisen menetysriskejä.
8. Henkilökunnan koulutuksen puute:
   • Työntekijöiden epäonnistuminen kassakirjanpidossa oikein riittämättömän koulutuksen vuoksi voi johtaa virheisiin.

Näiden ongelmien ratkaisemiseen kuuluu tyypillisesti tehokkaiden kirjanpitoprosessien käyttöönotto, henkilöstön kouluttaminen, lainsäädännön noudattaminen sekä valvonta- ja turvajärjestelmien parantaminen.

Kassakirjanpidon rajoitukset

Nyt on selvää, että kassakirjanpidon perustavanlaatuinen rajoitus on se, että se ei välttämättä anna tarkkaa kuvaa syntyneistä, mutta vielä maksamattomista veloista, jotta liiketoiminta voi näyttää kaikilla tileillä olevan laskussa. tilanne on parempi kuin se todellisuudessa on. Toisaalta kassalaskentatapa merkitsee lisäksi sitä, että äskettäin suuren työn suorittanut ja maksua odottava yritys voi näyttää todellista heikommalta, koska se on käyttänyt materiaaleja ja työvoimaa tehtäviin, mutta silti ei saanut maksua.

Näin ollen tämä kirjanpitomenetelmä voi joko liioitella tai aliarvioida yrityksen terveyttä, jos perinteet tai maksut ovat erityisen korkeat tai alhaiset jollain kaudella verrattuna toiseen. Tämän lisäksi saatat kohdata joitain mahdollisesti huonoja veroseuraamuksia yrityksille, jotka valitsevat kassakirjanpitotavan.

Erot kassamenetelmän ja suoriteperusteisen menetelmän välillä

Kassakirjanpito on yksinkertaista ja helppoa hallita, joten sinulla on enemmän aikaa yrityksesi hoitamiseen. Aloituskäyttöön tai pieni yritys Kassakirjanpito tuottaa usein parhaat tulokset. Mutta kun yritykset kasvavat ja kasvavat, suoritelaskenta on usein tehokkaampaa, koska se kirjaa tulot ja kulut niille ajanjaksoille, jolloin ne ovat syntyneet, riippumatta siitä, onko käteinen vaihtanut omistajaa sillä välin.

Suoriteperusteinen kirjanpito huomioi myös varaston seurannan sekä myyntisaamiset ja velat. Suoriteperusteinen kirjanpito voi siten antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilasta. Toisaalta suoriteperusteinen kirjanpito on yleensä työlästä, aikaa vievää ja vaikeasti ymmärrettävää verrattuna kassalaskentaan. Samoin voi olla vaikeampaa tietää, kuinka paljon yrityksellä on käteistä rahaa.

Valinta kassa- ja suoriteperusteisen kirjanpidon välillä

Lisäksi, jos valitset tulojen kassakirjanpidon, sinun on valittava se myös kuluihin. Useat muut tekijät voivat vaikuttaa päätettäessä kassa- ja suoritelaskentamenetelmien välillä, joten katsotaanpa niitäkin: Koska kassalaskentaa käyttävät yritykset eivät kirjaa tuloja ennen kuin ne saavat käteistä, niiden ei tarvitse maksaa myyntiveroa joita he eivät ole vielä saaneet maksua. Vuoden loppuun mennessä heillä on mahdollisuus vauhdittaa tiettyjä kuluja vähentääkseen nettotulojaan ja alentaakseen joutuvia veroja.

Useat pankit, lainanantajat ja sijoittajat edellyttävät, että niihin liittyvät organisaatiot tai yritykset käyttävät suoriteperusteista laskentaa. Jos yritys ei tällä hetkellä hae ulkopuolista rahoitusta, mutta saattaa tarvita rahoitusta tulevaisuudessa, sen tulee valita suoriteperusteinen laskenta alusta alkaen.

Lyhyesti sanottuna tärkein tekijä valittaessa laskentatapaa on se, mikä menetelmä sopii parhaiten liiketoimintaasi ja tavoitteisiisi.

Kassakirjanpidon plussat ja miinukset

1. Kassakirjanpidon edut

Kassakirjanpidon pitäminen tarjoaa monia liiketoimintaetuja. Tässä muutama niistä:

1. Lainkuuliainen:
   • Lakisääteisten vaatimusten noudattaminen verotuksen ja kirjanpidon alalla, mikä estää mahdolliset sakot ja ongelmat veroviranomaisten kanssa.
2. Taloudellinen läpinäkyvyys:
   • Kassakirjanpito antaa tarkan ja läpinäkyvän kuvauksen rahoitustapahtumista, mikä yksinkertaistaa yrityksen taloudellisen tilanteen analysointia.
3. Kassakirjanpito:
   • Kassahallinta estää tappiot ja petokset sekä varmistaa kirjanpitotietojen oikeellisuuden.
4. Tarkastus ja todentaminen:
   • Järjestetty kassakirjanpito helpottaa veroviranomaisten tai taloustarkastusten suorittamaa tarkastusta.
5. Petosten torjunta:
   • Käteistapahtumien järjestelmällinen kirjaaminen auttaa tunnistamaan ja ehkäisemään petollista toimintaa yrityksessä.
6. Hallinnan tehokkuus:
   • Ajantasaiset tiedot käteis- ja käteismaksuista helpottavat johdon päätöksentekoa ja liiketoimintaprosessien suunnittelua.
7. Kustannusten optimointi:
   • Kassakirjanpidon avulla voit seurata ja hallita kassakuluja, mikä auttaa optimoimaan ne.
8. Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden luottamus:
   • Kun yrityksessä on selkeä ja järjestelmällinen kassakirjanpito, se auttaa rakentamaan luottamusta asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa.
9. Turvallisuus:
   • Käteismaksujen valvonta edistää liiketoiminnan turvallisuutta estämällä varkauksia ja muuta laitonta toimintaa.
10. Sisäisten tarkastusten noudattaminen:
    • Kassalaskentajärjestelmän käyttöönotto parantaa sisäistä valvontaa ja minimoi virheiden ja väärinkäytösten riskit.

Kassalaskenta tehostaa taloudellisten resurssien hallintaa ja luo vakaan perustan liiketoiminnan kehitykselle.

2. Haitat. Kassakirjanpito