Neuvottelupuhelut on tekniikka, jonka avulla eri paikoissa olevat ihmiset voivat olla vuorovaikutuksessa ja kommunikoida toistensa kanssa reaaliajassa ääni- ja/tai videoviestinnän avulla. Tämän ansiosta jäsenet voivat tavata ja pitää kokouksia, keskustella asioista, tehdä päätöksiä ja työskennellä projekteissa poistumatta toimistostaan tai toimipaikastaan.
Haluatko luoda onnistuneita neuvottelupuheluita, joita ihmiset odottavat? Tapaatpa sitten pomoasi, asiakkaitasi tai virtuaaliryhmääsi ympäri maailmaa, tässä on kymmenen vinkkiä, joiden avulla voit varmistaa, että kaikki sujuu ongelmitta.
Yksi parhaista asioista liiketoiminnassa nykyään on, että ei ole koskaan ollut helpompaa pitää yhteyttä kollegoihin, tiimiin ja asiakkaisiin. Nykyaikaisen teknologian ansiosta voimme järjestää kokouksia lennossa, isännöidä virtuaalisia kokouksia ja varmistaa saumattoman kokemuksen lähes mistä päin maailmaa tahansa. Nykyään yksi helpoimmista ja suosituimmista tavoista pitää yhteyttä kaikkiin yrityksesi työntekijöihin on neuvottelupuhelut. Niiden käyttöönotto ei ole vain helppoa, vaan ne mahdollistavat myös reaaliaikaisen yhteistyön, joten mahdolliset ongelmat ratkaistaan nopeasti ja kaikki ovat aina samalla sivulla.
Kun se tulee liiketoiminnan tehokkuutta, on olemassa muutamia työkaluja, jotka ovat yhtä yksinkertaisia ja tehokkaita kuin konferenssipuhelut.
1. Järjestä. Neuvottelupuhelu
Mikään ei ole pahempaa kuin konferenssipuhelu, jolla ei ole selkeää tarkoitusta. Jotta konferenssisi olisi tehokasta, sinun on järjestettävä aikasi etukäteen. Tämä tarkoittaa, että sinulla pitäisi olla kaikki tarvitsemasi, mukaan lukien esityslista, muistiinpanot ja selkeä tehtävälista. Tehdäksesi todella vaikutuksen, lähetä puhelun esityslista ennen sen alkua, jotta kaikki voivat olla samalla sivulla ja tietää tarkalleen, mitä odottaa. Järjestäytyminen on ainoa tapa olla varma, ettet tuhlaa aikaasi, omasi mukaan lukien.
2. Tunne palvelusi. Neuvottelupuhelu
Käytä aina aikaa tutustuaksesi käyttämääsi yrityspuhelinjärjestelmään ja/tai neuvottelupalveluun ennen varsinaista puhelua. Jokaisella palvelulla on omat ainutlaatuiset ominaisuutensa, joten tietäen, miten kaikki toimii, voit varmistaa, että puhelu sujuu sujuvasti. Käyttämäsi palvelun ymmärtäminen on myös paras tapa auttaa muita vierailijoita navigoimaan siinä. Sen sijaan, että lähettäisit heidät palvelun UKK-sivulle, voit vastata heidän kysymyksiinsä itse.
Liiketoiminnan kasvustrategia. Paras
3. Luo vuorovaikutusta. Neuvottelupuhelu
Parhaat neuvottelupuhelut mahdollistavat jokaisen osallistujan osallistumisen. Jos puhut vain, ihmiset ihmettelevät, miksi et vain lähettänyt ääniviestiä. Varaa aina aikaa kysymyksille ja palautteelle puhelun aikana, jotta jokainen kokee, että heillä on mahdollisuus osallistua. Tämä varmistaa, että kaikki kiinnittävät huomiota ja varmistavat, että kaikki, mikä piti ratkaista keskustelun aikana, todella ratkesi. Käyttämäsi neuvottelupalvelun tyypistä riippuen (katso luettelo viidestä suurimmasta ilmaisesta palvelusta alla), on muita ainutlaatuisia tapoja kannustaa osallistumaan, mukaan lukien kyselyjen luominen ja interaktiivinen Q&A-osio. Jos aiot käyttää jotakin näistä lisäpalveluista, varmista, että sinä ja jäsenesi tuntevat sen toimivuuden etukäteen.
4. Minimoi häiriötekijät. Neuvottelupuhelu
Vaikka yksi neuvottelupuhelun eduista on mahdollisuus liittyä mistä tahansa, on tärkeää, että yrität minimoida kaikkien häiriötekijät, varsinkin jos olet isäntä. Jos mahdollista, vältä soittamista julkisista paikoista, jotka ovat meluisia tai, jos kyseessä on videopuhelu, täynnä tungosta. Vaikka se on joskus väistämätöntä, tämäntyyppiset häiriötekijät voivat olla ärsyttäviä ja voivat jopa estää sinua ja vieraasi keskustelemasta kaikesta, mikä on käsiteltävä puhelun aikana.
Ajanhallinta ja tuottavuuden parantaminen
5. Ole ajoissa. Neuvottelupuhelu
Yksi pahimmista tavoista aloittaa neuvottelupuhelu on myöhästyä. Jo viisi minuuttia aikataulun jälkeen voi tehdä vierailijoistasi ärtyneitä ja antaa vaikutelman, että et ole arvostaa niitä aika. Soittaminen aikaisin saa myös osallistujasi tuntemaan, että olet valmistautunut ja valmis. Lisäksi se auttaa vieraita välttämään kiusallisen "olet täällä ensin" -viestin, joka voi tehdä heistä toisen, jos heillä on oikeat puhelutiedot.
6. Valmistele visuaalisia apuvälineitä
Kaikki neuvottelupuhelut eivät tarvitse visuaalisia apuvälineitä. Mutta joillekin ne todella parantavat keskustelua. Kun olet luonut puhelun esityslistan, tarkista muistiinpanosi ja päätä, tarvitsetko visuaalista sisältöä. Jos näin on, käytä aikaa visuaalisten tukien valmisteluun ja muista kertoa vieraille, että kyseessä on videokonferenssi. Jos odotat myös vieraasi jakavan videon, kerro heille, jotta he voivat valmistautua. Mikään ei ole pahempaa vieraillesi kuin se, että heitä pyydetään liittymään videon kautta, kun he odottavat vain äänipuhelua.
7. Noudata pelisuunnitelmaa. Neuvottelupuhelu
Vaikka saatat viettää paljon aikaa puheluun valmistautumiseen, tämä ei takaa, että noudatat esityslistaasi. Pidä mielessä, mitä haluat saavuttaa päivystystyössä, ja tee parhaasi ollaksesi mahdollisimman tehokas, kun valitset jokaisen ruudun. Jos kannustat muita osallistumaan kilpailuun, sinun tulee myös olla isäntä varmistaaksesi, ettei kukaan muu ole monopolisoimassa tai yksinkertaisesti tuhlaa aikaa. Muista: kaikilla, myös sinä, on kiire. Mitä pidempään puhelusi kestää ja mitä enemmän se on aiheen ulkopuolella, sitä vähemmän ihmiset muistavat – ja sitä vähemmän he ovat innostuneita seuraavasta puhelusta.
8. Mitä lyhyempi, sen parempi. Neuvottelupuhelu
Jos olet epävarma, erehdy aina lyhyempien neuvottelupuhelujen puolelle. Vaikka kaikki valittavat kolmenkymmenen minuutin neuvottelupuheluista, jotka kestävät tunnin, vain harvat suuttuvat, kun puhelut kestävät vain kaksikymmentä minuuttia. Pidä kelloa silmällä koko puhelun ajan, jotta voit tehdä parhaasi saadaksesi osallistujat ulos ajoissa – tai aikaisin. Mikään työntekijä ei arvosta enempää kuin kokoukset, jotka eivät vie aikaa heidän jo ennestään kiireisistä aikatauluistaan.
9. Tee muistiinpanoja
Jos tiedät, että neuvottelupuhelusi on pitkä tai jos on useita tärkeitä aiheita, jotka ihmisten on muistettava, on tärkeää tehdä muistiinpanoja vieraille puhelun jälkeen (tai ennen). Nämä muistiinpanot varmistavat, että kaikki tärkeimmät kysymyksesi, kommenttisi ja ideasi muistetaan, samoin kuin jos vieraasi ryhtyvät toimiin, ja muistuttavat heitä siitä, mitä heidän tulee tehdä ja milloin.
10. Nauhoita puhelu. Neuvottelupuhelu
Muista nauhoittaa neuvottelupuhelusi, jotta jos joku jää huomaamatta, heillä on mahdollisuus katsoa se. Keskustelun tallentaminen auttaa sinua myös oppimaan, mitä voit tehdä paremmin seuraavalla kerralla, kuten hidastaa keskustelua, parantaa käyttämiäsi visuaalisia apuvälineitä tai keskittyä asialistaan. Muistiinpanojen lisäksi mm. keskustelun jakaminen on hyvästä tapa, jolla osallistujat voivat palata takaisin ja tehdä muutoksia tarvittaessa.
5 ilmaista neuvottelupuhelua.
Vaikka monet maksulliset neuvottelupalvelut ovat mahtavia, on myös monia ilmaisia palveluita, jotka voivat helposti kilpailla. Tässä on luettelo viidestä suosikkineuvottelupalvelustamme ja miksi...
1. Google Hangouts
Rakastamme videon ja äänen laatua Google Hangouts , puhumattakaan siitä, kuinka tuttu se on monille käyttäjille. Koska tarvitset vain Google-tilin liittyäksesi, Hangoutsin käyttäminen tarkoittaa usein, että vierailijoiden ei tarvitse huolehtia toisen tuntemattoman tilin luomisesta tai sisäänkirjautumisesta. Hangouts integroituu myös sovelluksiin, kuten Google Docs, mikä tarkoittaa, että tietojen nopea jakaminen on helppoa.
2. Uberkonferenssi
Aivan kuten Google Hangoutsissa, uber-konferenssi voit jakaa tiedostoja Google Drivesta puhelun aikana. Se integroituu myös Dropboxin ja Evernoten kanssa ja tekee näyttöjen jakamisesta helppoa. Yksi Uberconferencen parhaista ominaisuuksista on sen ääniohjaimet, jotka auttavat minimoimaan ympäristön melua, jos olet kiireisessä toimistossa tai suositussa kahvilassa.
3. zoom-objektiivi
Zoomaus, Yksi tämän luettelon suosituimmista palveluista, se on loistava ilmainen puhelinneuvotteluvaihtoehto yrityksille, varsinkin jos ne ovat erittäin riippuvaisia videoneuvotteluista. Sovellus on helppo ladata ja käyttää, joten voit soittaa nopeasti tulevia puheluita kaikille tiimisi jäsenille.
4. Ilmainen konferenssi
Jos sinulla on asiakkaita tai tiimin jäseniä, jotka liittyvät kansainvälisesti, niin Ilmainen konferenssi on yksi älykkäimmistä vaihtoehdoista, koska se on ilmainen. Voit käyttää FreeConferencea puhelimitse ja verkossa kätevän näytön jakamisen ja chat-ominaisuuksien avulla.
5. Sama sivu
Kattavana all-in-one-yhteistyöohjelmistona Sama sivu voit tehdä asioita, kuten viestiä joukkotekstien kautta, jakaa tiedostoja ja jopa kyselyitä ryhmässäsi. Vaikka Samepage tarjoaa ilmaisen palvelun, se tarjoaa myös maksullisia lisäominaisuuksia, kuten yksityisiä komentoja ja laajennettua tallennustilaa.
Valmistuminen
Optimoimalla neuvottelustrategiasi ja suorituskykysi käyttämällä yrityksellesi oikeaa neuvottelupalvelua, tee yhteistyötä tiimi voi olla tehokkaampi, kuin koskaan. Työskenteletpä sitten kivijalka- tai verkkoliiketoiminnassa, voit aloittaa parempien neuvottelupuhelujen soittamisen, jotka vievät vähemmän aikaa ja saat enemmän työtä tekemällä näitä vinkkejä noudattamalla.
Jätä kommentti