Ajanhallinta ja tuottavuus ovat tekniikoita ja strategioita, joiden avulla voit käyttää aikaasi tehokkaasti saavuttaaksesi tavoitteesi, parantaaksesi suorituskykyäsi ja suorittaaksesi tehtäviä tehokkaammin. Nämä käsitteet liittyvät läheisesti toisiinsa ja niillä on tärkeä rooli oman tuottavuuden ja menestyksen hallinnassa sekä työ- että henkilökohtaisessa elämässäsi. Onko syynä ympäristö vai hallitsemmeko vain aikamme väärin? Ajanhallinta voi olla suuri haaste jokaiselle kiireiselle perustajalle, varsinkin kun työajan ja kotielämän väliset rajat hämärtyvät (tai katoavat). Oikeilla työkaluilla ja taktiikoilla voit kuitenkin voittaa tämän haasteen ja tulla tuottavammaksi kuin koskaan, jopa modernin historian kaoottisimpina aikoina.
Google Workspace sisältömarkkinoinnin kehittämiseen.
1. Älä tee monia asioita. Ajanhallinta.
Oletko koskaan tuntenut olosi fyysisesti ja henkisesti uupuneeksi työpäivän päätteeksi, mutta et saanut työsi valmiiksi? Jos olet koskaan valittanut, että sinulla ei ole tarpeeksi aikaa päivän aikana, olet todennäköisesti yrittänyt tehdä monia asioita. Kun luulet tekeväsi moniajoja, lyhennät vain kunkin tehtävän ympyräkaaviota ja varastat tunteja itseltäsi. Sinulla on vain rajallinen määrä energiaa tiettynä päivänä, ja jos olet yksi niistä yrittäjistä, jotka haluavat antaa 100% kaikesta tekemästäsi, matematiikka ei vain laske yhteen. Todellisuudessa joudut omistamaan 10 % tänne, 20 % sinne, 5 % tusinaan muuhun tehtävään, ja sitten vielä 10 % huomiostasi kuluu loputtomaan ilmoitus- ja viestivirtaan. sosiaaliset verkostot.
Tämä johtaa korkeisiin vaihtokustannuksiin, jotka kestävät kauemmin kuin uskotkaan. Oletetaan, että olet tarkistanut Facebook-ilmoituksesi neljä kertaa. Se on hukassa jopa koko tunnin. Tarkistatko postilaatikkosi tai Slackin joka kerta, kun pieni punainen ympyrä tulee näkyviin? Hukkaat enemmän aikaa kuin todellisuudessa työskentelet.
Lisäksi työn laatu heikkenee ja määräajat viivästyvät. Vaikuttaa siltä, että asioiden tekeminen kestää yhä kauemmin – koska se on sitä. Ja koska olet jo käyttänyt koko päivän vaihtamalla tehtäviä, tankkisi on tyhjä iltaan mennessä. Ajanhallinta
2. Yhden tehtävän sijaan
Milloin viimeksi keskityit vain YHDEN asiaan 30 minuutin ajan? Tai edes 10 minuuttia? Katsomatta ilmoituksia tai sähköpostit?
Riippumatta siitä, mitä työskentelet, sammuta kaikki häiriötekijät ja keskity yhteen asiaan tietyn ajan. Aseta tarvittaessa ajastin. Aseta kalenterisi Älä häiritse (Älä häiritse) -tilaan. Valitse Slackin asetuksista Keskeytä ilmoitukset. Sulje kaikki 27 avointa selaimen välilehteä tai napsauta Uusi ikkuna. Soita rentouttavaa suosikkimusiikkiasi ilman sanoituksia uppoutuaksesi tunnelmaan. Ja vain... aloita sen tekeminen.
3. Aseta itsellesi keinotekoiset rajat. Ajanhallinta.
Yksi tehokkaimmista tavoista lisätä tuottavuutta ja parantaa ajanhallintaa on asettaa keinotekoisia rajoja. Mitä se tarkoittaa? Väärät määräajat. Keinotekoisten rajojen asettaminen estää sinua joutumasta lain ansaan Parkinsonin tauti , jossa todetaan, että "työ laajenee täyttämään sen valmistumiseen käytettävissä olevan ajan". Olet varmaan nähnyt tämän ennenkin. Jollakin tiimissäsi on kolme tehtävää ja kahdeksan tuntia työpäivä heille toimeenpano, ja he onnistuvat venyttämään näitä tehtäviä klo 9-5. Kun tiedät omakohtaisesti, että näiden kolmen tehtävän olisi pitänyt kestää enintään 90 minuuttia.
Mitä jos heillä olisi vain 90 minuutin työpäivä tähän? Lyön vetoa Tesla Cybertruckille, että työ olisi silti tehty. COVID-19-pandemian aiheuttama kotoa työskenteleminen on tehnyt Parkinsonin lain ansaan joutumisesta entistä helpompaa. Ilman matka-aikaa ja työpäivätarjottimia, jotka pakottavat sinut henkisesti rentoutumaan ja suuntaamaan kotiin, voit todella vetää asioita eteenpäin.
Pysy tuottavana.
Paras tapa rikkoa Parkinsonin lakia ja pysyä tuottavana tänään on asettaa keinotekoisia määräaikoja. Luo aikaraja tämän tehtävän suorittamiselle – aseta jopa ajastin itsellesi. Erään perustajan tiimin jäsenistä tiedettiin myös noudattavan tätä tekniikkaa käyttämällä ympäristöään sisäänrakennettuna aikarajoitteena. Kun hän matkustaa kuvaamaan (kun ihmiset pystyivät tekemään sellaisia asioita), hän osti vain 30 minuuttia tai 60 minuuttia lentokoneen Wi-Fi-yhteyttä. Sitten hän haastoi itsensä tekemään niin paljon työtä kuin mahdollista noiden 30 tai 60 minuutin aikana, eikä hän päivittänyt Internetiä ajastimen umpeutumisen jälkeen.
Kaiken, mitä tapahtuu sen jälkeen, kun Wi-Fi on sammutettu, pitäisi tapahtua offline-tilassa työpöydällä. Näin voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään etkä häiritse sinua eri välilehdistä, ilmoituksista ja sähköpostiviesteistä. Yllätyt kuinka paljon saat aikaan, jos asetat kuvitteellisia rajoja ja luot minisprintin.
4. Käytä pomodoro-tekniikkaa. Ajanhallinta
Pomodoro-tekniikka on erityinen ajanhallintatekniikka 1980-luvun lopulla, joka käyttää ajastinta työn jakamiseen pieniin, erittäin tuottaviin minisprinteihin. Nämä ovat yleensä 25 minuutin väliajoja, joita erottaa lyhyet tauot.
LifeHacker kuvaa vaiheittaiset ohjeet Pomodoro-tekniikan tehokkaaseen käyttöön:
- Valitse suoritettava tehtävä
- Aseta Pomodoro 25 minuutiksi (Pomodoro on ajastin)
- Tee tehtävää, kunnes Pomodoro soi, ja aseta sitten sekki paperille.
- Pidä lyhyt tauko (5 minuuttia on ok)
- Joka 4 Pomodoro pitää pidemmän tauon
Voit jopa käyttää online-työkaluja, kuten Tomato Timer, tai erilaisia sovelluksia tehdäksesi tästä taktiikista entistä helpompaa. Ajanhallinta
5. Kokeile Zeigarnik-efektiä.
On olemassa psykologinen teoria, jonka mukaan keskeytetyt toiminnot on helpompi muistaa ja niihin palata. Tätä kutsutaan Zeigarnik-efektiksi. Uskotaan, että muistat todennäköisemmin keskeneräisen tehtävän kuin suoritetun. Liettualainen psykologi Bluma Zeigarnik havaitsi tämän vaikutuksen tarkkailemalla tarjoilijoiden käyttäytymistä kahvilassa. Tutkimuksen mukaan tarjoilijat muistivat avoimen välilehden yksityiskohdat todennäköisemmin kuin asiakkaat, joille oli jo maksettu.
Kuinka voit käyttää Zeigarnik-ilmiötä yrittäjien tuottavuuden parantamiseen? No, jos sinulla on vaikeuksia ratkaista tietyn tehtävän tai huomaat viivytteleväsi tiettyä ongelmaa, pidä tauko. Astu pois hänestä viideksi minuutiksi. Palaa sitten tähän. Saatat vain olla virkistynyt ja pystyä työskentelemään sen parissa tehokkaammin, nyt kun olet jättänyt lipun auki ja antanut mahdollisuuden ajatella sitä alitajuisesti ja ilman paineita.
6. Etsi Six Pack . Ajanhallinta.
Ei, emme puhu alas istumisesta ja rentoutumisesta. "Six-Pack" on ilmailutermi kojetaululle, joka sisältää tärkeimmät lentomittarit lentokoneen ohjaamossa. Vaikka on miljoonia asioita, joita voidaan manipuloida samanaikaisesti lennon aikana, on yleensä kuusi laitetta, jotka tarjoavat tärkeimmät tiedot (ilmanopeus, korkeusmittari jne.). Pilotti voi keskittyä näihin kuuteen instrumenttiin pitääkseen kaiken sujuvana. Ari Maisel on myös koulutettu lentäjä. Hän neuvoo sinua miettimään yritystäsi kuin lentokone, kun on kyse keskittymisestä. "Perustajana sinun täytyy yrittää löytää versiosi Six-Packista. Että tapahtuipa mitä tahansa, keskityt yrityksesi mainostamiseen, vaikka yksi prosentti."
Mikä on Six-Pack yrityksesi? Tässä sinun tulee käyttää energiasi. Kaikessa muussa, joka ei edistä kyseisen tavoitteen tai KPI:n saavuttamista, poista vain häiriötekijät.
7. Aseta puhelimesi toiseen huoneeseen.
Saatat vakuuttaa itsellesi, että sinulla ei ole älypuhelinriippuvuutta, mutta olkaamme rehellisiä – jokaisella yrittäjällä on. Tämä pieni työkalu on mahdollisesti yksi tehokkaimmista työkaluista verkkoliiketoiminnan pyörittämiseen, joka on koskaan ollut olemassa. Avainsana: mahdollisesti. Itse asiassa älypuhelinriippuvuus on haitallista ja haitallista tuottavuudelle. Jopa puhelimesi tarkistaminen kahden sekunnin ajan ja uuden ilmoituksen käsittely voi kestää jopa 23 minuuttia, ennen kuin huomiosi palautuu.
Varma tapa päästä eroon tästä jatkuvasta häiriötekijästä on jättää älypuhelin toiseen huoneeseen. Kokeile tätä muutaman tunnin ajan, kun aloitat huomenna. Lounasaikaan mennessä olet iloisesti yllättynyt siitä, kuinka keskittynyt ja onnistunut tunnet olosi.
8. Asynkronisen viestinnän mestari. Ajanhallinta
Asynkroninen viestintä (tai "asynkroninen" lyhennettynä) on paljon aliarvioitu tuottavuuskäyttäytyminen, joka voi mullistaa tavan, jolla johtat liiketoimintaasi. Tämä tarkoittaa kommunikointia joukkueesi kanssa EI reaaliajassa, vaan "syöttämällä palloa edestakaisin".
Doist-blogi tiivistää asian parhaiten: "Yksinkertaisesti sanottuna asynkroninen viestintä on sitä, kun lähetät viestin odottamatta välitöntä vastausta."
- Asynkroninen esimerkki 1: Lähetät jollekin sähköpostin. He vastaavat seuraavana päivänä, kun he pystyvät parhaiten hoitamaan tehtävän.
- Asynkroninen esimerkki 2: Lähetät Loom-videotiedotuksen eri aikavyöhykkeellä olevalle tiimin jäsenelle hänen nukkuma-aikanaan. Kun he heräävät ja alkavat työskennellä, he katsovat kangaspuuta ja alkavat työskennellä projektin parissa - kommentoimalla kysymyksiä. Voit sitten alkaa vastata heidän kysymyksiinsä asynkronisesti mahdollisimman pian.
Tietysti on tiettyjä viestintätyyppejä, joiden on silti oltava synkronisia (tunnetaan myös nimellä "synkronointi") - jossa henkilö, jolle puhut, vastaa välittömästi reaaliajassa. Monet ihmiset uskovat edelleen, että luova yhteistyö ja ongelmanratkaisu on edelleen parasta tehdä "samassa huoneessa". Mutta nyt, kun monissa paikoissa ympäri maailmaa emme kirjaimellisesti voi olla samassa huoneessa karanteenin ja sosiaalisen etäisyyden vuoksi, monet yrittäjät joutuvat miettimään viestintästrategioitaan uudelleen.
- Synkronointiesimerkki 1: suora kokous samassa huoneessa (tai videoneuvottelutyökalu).
- Synkronointiesimerkki 2: reaaliaikainen keskustelu Slack-chatissa.
On tärkeää miettiä, mikä työpäiväsi viestintä saattaa muuttua asynkroniseksi ja peruuttaa kyseiset kokoukset kalenteristasi. Ja suunnittele synkroninen viestintä vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä.
Joka kerta kun Google-kalenterin kokous peruutetaan ja korvataan asynkronisella viestillä tai 5 minuutin Loom-videolla, enkeli saa siipensä.
9. Vältä päätöksentekoväsymystä
Itse asiassa päätöksistä kokonaan luopuminen antaa sinulle takaisin paljon henkistä voimaa. Jack Dorsey, Twitterin ja Squaren toinen perustaja, ei selvästikään pidä päätösten tekemisestä ja antaa usein tiiminsä tehdä tärkeitä päätöksiä ilman häntä. "Entinen Squaren työntekijä sanoi, että Dorsey ajatteli, että ihanteellinen kokous oli sellainen, jossa hänen ei tarvinnut sanoa mitään." Yrittäjänä teet todennäköisesti päätöksiä koko päivän. Ja siihen mennessä, kun kohtaat todella tärkeän ongelman, olet jo käyttänyt kaiken päätöksentekovoimasi pieniin tehtäviin ja merkityksettömiin päätöksiin.
Päätösväsymys on todellinen. Voi tuntua, että loppujen lopuksi henkisessä tankissasi ei ole enää polttoainetta, ja aivosi ovat jännittyneet jopa ajatuksesta, että olet vastuussa vielä yhdestä asiasta. Yritä tehdä vähemmän päätöksiä ja pidä tiimisi (erityisesti johtotehtäviin valmistautuvien) vastuussa useammista päätöksistä. Saatat kysyä: "Mutta kuinka voin luottaa siihen, että ihmiset tekevät hyviä päätöksiä ilman minua?"
10. Luokittele päätökset peruuttamattomiksi tai peruuttamattomiksi. Ajanhallinta
Jos sinun on ehdottomasti tehtävä päätös itse, mieti, kuinka tärkeä päätös on käyttää henkistä energiaa. On täysin mahdollista, että useimmat tietyn päivän päätökset voidaan tehdä nopeasti muutamassa sekunnissa ilman riskiä. Toisin sanoen, olit luultavasti huolissasi siitä liikaa. Farnam Street tutkii tätä peruutettavien ja peruuttamattomien päätösten periaatetta näyttämällä ruudukon, kuinka sinun tulisi ajatella jokaista päätöstä.
Jos ratkaisu on käännettävä - esimerkiksi viesti sisään sosiaalinen verkosto, jonka voit poistaa nopeasti ja helposti, tai luonnos blogiartikkelista, jota voit aina muokata, sinun tulee käyttää mahdollisimman vähän aikaa sen miettimiseen. Vain "liiru nopeasti ja rikkoa asioita" ja säästät itsesi henkiseltä stressiltä, kun murehdit jostain, joka voidaan helposti korjata.
Jos ratkaisu peruuttamattomasti - esimerkiksi sähköpostin lähettäminen 2 miljoonalle tilaajalle - saatat haluta käyttää osan energiastasi varmistaaksesi, että se on oikein. Lisäksi, jos ratkaisu on peruuttamaton ja johdonmukainen - kuten ison sopimuksen tai viiden vuoden toimistovuokrasopimuksen allekirjoittaminen - siihen kannattaa ehdottomasti käyttää aikaa.
Jeff Bezos menee syvemmälle tähän lähestymistapaan päätöksentekoon yhdessä kirjeessään osakkeenomistajille:
”Jotkut päätökset ovat seurannaisvaikutuksia ja peruuttamattomia tai lähes peruuttamattomia - ne ovat yksisuuntaisia ovia - ja nämä päätökset on tehtävä järjestelmällisesti, huolellisesti, hitaasti, paljon harkiten ja neuvotellen. Jos kävelet etkä pidä siitä, mitä näet toisella puolella, et voi palata siihen, missä olit ennen. Voimme kutsua näitä päätöksiä tyypeiksi 1. Mutta useimmat päätökset eivät ole sellaisia - ne ovat muutettavissa, peruutettavissa - ne ovat kaksisuuntaisia ovia."
Bezosin mukaan tämä toisen tyyppinen päätös "voidaan ja pitäisi tehdä nopeasti". Yritä ajatella päätöksiäsi tällä tavalla ja katso, kuinka nopeasti voit tehdä peruttavia päätöksiä.
11. Oma kalenteri
Chris Dixon, a16z:n kumppani ja sijoittaja, sanoi kerran: "Postilaatikkosi on muiden ihmisten tehtävälista." Liian monet ihmiset reagoivat pikemminkin kuin ennakoivat G-Suite-tiliään. On aika ottaa hallinta haltuun. Sano "Ei" seuraavalle kalenterikutsulle. Siirrä merkityksettömät sähköpostit myöhempään ajankohtaan, jotta voit käsitellä niitä paremmin. Käytä "3 D:tä" päästäksesi postilaatikkoon nollaan ja pidä Google-kalenterisi poissa tarpeettomista kokouksista, joihin sinun ei tarvitse osallistua. Tämä vinkki on hyvin yksinkertainen, mutta silti tärkeä. Hallitse kalenteriasi ja aikaasi. Se kuuluu sinulle eikä kenellekään muulle.
12. Älä syö sammakkoa
Joissakin tuottavuusvinkeissä sanotaan, että vaikein ja pelottavin tehtävä tulee hoitaa heti aamulla, jotta kaikesta muusta tulee helpompaa – ilmaisua kutsutaan "sammakon syömiseksi". Tätä ei todellakaan suositella optimaalisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. Sammakon syöminen voi tyhjentää energiasi varhain päivällä, mikä johtaa huonoon tuuriin iltapäivällä.
Sen sijaan, että tekisit ensin vaikeimman tehtävän, sinun tulee tehdä se, missä osaat parhaiten. Onko jokin tehtävä, jota lykkäät ja joka hidastaa joukkuettasi? Tee tämä ensin ja laita se pois mielestäsi. Kun tämä tehtävä on suoritettu, voit ottaa takaisin prioriteettisi ja aikasi hallinnan.
13. Unohda vaikeat aamutoimet ja runsas terveellinen aamiainen.
Sinun ei tarvitse syödä suurta aamiaista tai tehdä sitä monimutkaista smoothieta, jonka näit Instagramissa joka aamu. Toinen väärinkäsitys tuottavuudesta on, että sinun täytyy herätä aikaisin ja olla vakaa aamurutiini motivoidaksesi itseäsi. Vaikka aamurutiini auttaa sinua järjestämään päiväsi menestykseen, koska olet jo valinnut muutaman ruudun tehtävälistastasi (kuten sängyn pettäminen, suihkussa käynti, kahvin keittäminen, raitista ilmaa saaminen tai kuntoilu), sitä ei tarvitse olla. Jos johdonmukainen aamurutiini antaa sinun olla tuottava, jatka niin. Mutta jotkut perustajat uskovat siihen yörutiini voi olla yhtä tehokas.
14. Kokeile sen sijaan iltarutiinia. Ajanhallinta.
Iltarutiiniin kuuluu valmistautuminen seuraavaan työpäivään, jotta voit aloittaa tehokkaan työprosessin heti aamulla. Tämä saattaa edellyttää postilaatikon ja Slackin tyhjentämistä, kolmen tärkeimmän prioriteetin asettamista huomiselle, 30 minuutin meditaatiota ja jopa nukkumaanmenoaikamuistutuksen asettamista kalenteriisi sammuttaaksesi laitteet ja rentoutuaksesi. Sen sijaan, että kirjautuisit AM-palveluun ja viettäisit päivän ensimmäisen tunnin miettimään prioriteettejasi, sinulla on jo ne kartoitettu ja voit käyttää tuon tunnin asioiden tekemiseen. Lisäksi säännöllisen nukkumaanmenoajan asettaminen parantaa unesi laatua, joten voit herätä levänneenä ja valmiina ottamaan päivän vastaan.
15. Etsi huippuaikasi
Oletko aamuihminen vai yökyöpeli? Oletko koskaan tuntenut syyllisyyttä siitä, että et ole sisällytetty normaaliin 9–5 työtuntiasi? Et ole yksin. Jokaisella on oma "huippuaikansa" tai "virtausaikansa", joka on 60-90 minuutin ajanjakso vuorokaudessa, jolloin olet ihanteellisessa tilassasi. Aivosi ampuvat kaikkiin sylintereihin, sinulla on lasermainen tarkennus vaivattomasti, etkä yksinkertaisesti voi hämmentyä.
Joillekin huippu saattaa tulla aikaisin aamulla. Toisille se voi olla jo keskipäivä. Toiset saattavat olla parhaimmillaan klo 23 ja juuri puolenyön jälkeen ja saavat aikaan enemmän tuon tunnin aikana kuin koko edellisenä päivänä. Mieti sillä välin hieman, mihin aikaan vuorokaudesta yleensä olet "vyöhykkeellä" ja yritä olla ajoittamatta mitään turhia tehtäviä tai tapaamisia tälle ajalle. Ajanhallinta
16. Älä pukeudu menestyäksesi.
Vanha sanonta kuuluu: "Pukeudu menestykseen." Nykyään COVIDin jälkeisessä etätyömaailmassa mukava pukeutuminen on tärkeämpää. Siitä on tulossa entistä kiinteämpi osa työelämää, varsinkin nyt, kun useimmat ihmiset työskentelevät kotoa käsin. Pyjamat, hupparit, shortsit, varvastossut - kaikki mitä voit saavuttaa paras tulos. (Tietenkin, jos sinulla on tärkeä videopuhelu potentiaalisen asiakkaan tai kumppanin kanssa, saatat haluta pukea päällesi jotain edustavaa).
Vaatekaapin pitäminen yksinkertaisena auttaa myös välttämään väsymys alkaen päätökset , kuten aiemmin mainittu. Esimerkiksi Yhdysvaltain entinen presidentti Barack Obama käyttää vain kahdenlaisia pukuja: harmaata tai sinistä. Hän selittää edelleen: "Pelkkä päätösten teko heikentää kykyä tehdä lisäpäätöksiä... Sinun on keskitettävä energiasi päätösten tekemiseen." Energian vapauttamisen lisäksi vapauttat myös aikaa. Jokainen minuutti, jonka kulutat vähemmän murehtimiseen pukeutumisestasi, on ylimääräinen minuutti, jolla voit tehdä jotain tärkeää.
Minimoi päätösten määrä
Tämä konsepti ei toimi vain vaatteissa, vaan monin tavoin pitää sinut keskittyneenä ja saada henkiset voimat takaisin. Minimoi päivässä tekemiesi päätösten määrä ja sinusta tulee paljon tehokkaampi. Joskus digitaalisten työkalujen käyttäminen ajan ja huomion jakamiseen ei riitä. Saatat joutua fyysisesti erota itsesi stressaavista häiriötekijöistä, etenkin työskennellessäsi kotoa. Näet astiat kasautuvan tiskialtaan. Likainen pyykki tuijottaa sinua huoneen kulmasta. Päivittäinen uutissykli soi taustalla televisiossa. Nämä häiriötekijät kiinnittävät huomiosi pisteeseen, jossa lisäät joukon sunnuntain kotitehtäviä työpäivän tehtävälistallesi. Tällaisissa tapauksissa on parasta vaihtaa huonetta fyysisesti ja luoda erillinen työtila, joka on erillään muusta kotielämästäsi.
On monia vinkkejä täydellisen luomiseen kotityötila freelancereille ja yrittäjille. Sinun tarvitsee vain tehdä päätös tehdä se todella – luoda ainutlaatuinen työtila, joka asettaa seinän sinun ja likaisten astioiden väliin tai ainakin vie sinut pois keittiöstä.
18. Tee kolme asiaa ennen lounasta. Ajanhallinta.
Tämä tuottavuusvinkki tulee Michael Karnjanaprakornilta, joka on Skillsharen verkko-oppimisalustan perustaja ja viime aikoina vaihtoehtoisten sijoitusvälineiden Otisin perustaja. varat perustuu lohkoketjuun. Skillsharessa yksi Karnjanaprakornin johtamista päivittäisistä mantroista oli "tee kolme asiaa ennen lounasta". Niiden ei tarvinnut olla tärkeitä – vain jotain, mikä oli tehtäväluettelossasi, jotta neula siirtyisi eteenpäin. On helppoa huomata lukevasi artikkeleita tai eksyä postilaatikkoosi päivän ensimmäisen puoliskon, ja sitten lounasaikaan mennessä voit tuntea olosi tyytymättömäksi. Tämän jälkeen paine kohoaa ja tunnet olosi jälkeenjääneeksi loppupäivän. "Kolme asiaa ennen lounasta" -menetelmä poistaa nämä tunteet, koska olet jo tarkistanut osan tehtävistäsi ja sitten palkinnut itsesi ruoalla ja tauolla.
19. Jos olet epävarma, ota se jotain valmis
Etkö vieläkään ole varma, sopivatko nämä tuottavuustekniikat sinulle? Tunnetko edelleen olosi tuottamattomaksi? Jos olet epävarma, tee jotain. Toiminta on parempi kuin täydellisyys. Tutkimukset ovat osoittaneet, että aivot saavat dopamiinin, kun tehtävä on poistettu. Toinen syy jakaa työ pienempiin osiin Kanban-järjestelmän avulla on, että voit edistyä vähän joka kerta, kun siirrät Trello-korttia eteenpäin tai merkitset Asana-tehtävän valmiiksi. Yksi tunti jotain tekemistä on arvokkaampaa kuin 10 tuntia asian miettimistä.
20. Optimointi, automaatio, ulkoistaminen
Jotkut perustajat väittävät, että joukko vinkkejä ja taktiikoita ei ole vastaus tuottavuuteen ja että tarvitset todella kokonaisen vaiheittaisen järjestelmän ostaaksesi aikaa ja keskittymistä. Ari Maisel on yksi tällainen yrittäjä, ja hänen OAO-menetelmänsä (Optimization, Automation, Outsourcing) on osoittautunut muuttavan elämää.
Lyhyesti OAO-konseptista:
- optimointi - Tarkista kaikki järjestelmäsi ja prosessisi ja optimoi ne niin, että kuka tahansa tiimisi jäsen voi tehdä ne, joten sinun ei enää tarvitse.
- Automaatio. Automatisoi sitten mahdollisimman paljon nyt, kun kaikki järjestelmät ja prosessit on kartoitettu. Tähän on saatavilla lukemattomia koodittomia työkaluja, kuten Zapier.
- Ulkoistaminen - Lopuksi, kun olet optimoinut ja automatisoinut, voit nyt ulkoistaa kaiken, mitä on jäljellä. Tämä sisältää virtuaalisen avustajan palkkaamisen tai delegoinnin tiimin jäsenelle, ja Arin järjestelmä kertoo sinulle tarkalleen, kuinka tämä tehdään tehokkaasti.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ) Ajanhallinta ja tuottavuus
-
Mitä on ajanhallinta?
- Vastaus: Ajanhallinta on taitoa hallita tehokkaasti ja käyttää käytettävissä olevaa aikaa tavoitteiden saavuttamiseen. Sisältää suunnittelun, tehtävien priorisoinnin, määräaikojen asettamisen ja prosessien optimoinnin.
-
Kuinka lisätä tuottavuutta ajanhallinnan avulla?
- Vastaus: Tuottavuutta voidaan lisätä asettamalla tarkkoja tavoitteita, laatimalla toimintasuunnitelmia, priorisoimalla tehtäviä tehokkaasti, käyttämällä ajanhallintatekniikoita, kuten Pomodoro-menetelmää, sekä jatkuvalla oppimisella ja parantamisella.
-
Mitä ajanhallintamenetelmiä on olemassa?
- Vastaus: On olemassa monia ajanhallintatekniikoita, mukaan lukien GTD (Getting Things Done), Pomodoro-menetelmä, Eisenhower-matriisi, ABCD-analyysi, 2 minuutin sääntötekniikka ja muut. Jokainen menetelmä sopii eri ihmisille, ja valinta riippuu yksilöllisistä mieltymyksistä.
-
Kuinka luoda tehokas toimintasuunnitelma?
- Vastaus: Tehokkaan toimintasuunnitelman luomiseksi määritä tietyt tavoitteet, jaa ne pienempiin tehtäviin, aseta prioriteetit, aseta määräajat, käytä tehtävälistaa ja päivitä suunnitelmasi säännöllisesti prioriteettien muutosten mukaan.
-
Kuinka käsitellä viivyttelyä?
- Vastaus: Voit torjua viivyttelyä tunnistamalla syitä tehtävien lykkäämiseen, asettamalla realistiset määräajat, jakamalla suuret tehtävät pienempiin, käyttämällä motivaatiotekniikoita, kuten palkkioita, ja suorittamalla säännöllistä itsearviointia.
-
Kuinka välttää tietoylimäärä?
- Vastaus: Vältä tiedon ylikuormitus rajoittamalla aikaa, johon vietät aikaa sosiaaliset verkostot, keskittyä tärkeimpiin tietoihin, käyttää työkaluja tehtävien järjestämiseen ja priorisoimiseen, kuten tehtäväluetteloita ja tehtävienhallintasovelluksia.
-
Kuinka säilyttää työn ja yksityiselämän tasapaino?
- Vastaus: Työ- ja perhe-elämän tasapainon säilyttäminen voidaan saavuttaa rajaamalla selkeästi työ ja henkilökohtainen aika, asettamalla rajoja sekä priorisoimalla terveyttä ja vapaa-aikaa. On myös tärkeää pystyä tarvittaessa kieltäytymään tarpeettomista velvoitteista.
Jätä kommentti