Communication d'équipe. Comment le faire efficacement ?

La communication d'équipe est la clé du succès de l'équipe. Une communication efficace contribue à améliorer la compréhension entre les membres de l’équipe, à réduire les conflits et à augmenter la productivité.

Apprendre à communiquer efficacement en équipe peut être écrasant. Après tout, il existe de nombreux livres qui prétendent proposer les meilleures pratiques. Des diplômes universitaires entiers sont disponibles sur le sujet. Avec autant d’informations, est-il réaliste pour une équipe d’apprendre à communiquer de la manière la plus efficace possible ?

Comme beaucoup de choses dans le monde des affaires, vous n’avez pas besoin de tout savoir sur les communications. Il vous suffit d’en savoir suffisamment pour prendre des mesures efficaces. Pour simplifier les principes d'une communication d'équipe efficace, nous les avons abaissés à « 3 W ». Ce sont trois questions simples que vous pouvez utiliser pour cibler l'approche de communication de votre équipe, garantissant ainsi une productivité maximale et un minimum de confusion. Même si des méthodes de communication spécifiques peuvent apparaître et disparaître, ces trois questions seront toujours valables.

Prisme d'identité de marque : qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser

Quand allons-nous communiquer ? Communication d'équipe

L’un des premiers points sur lesquels il faut se mettre d’accord est la fréquence des communications au sein de l’équipe. Ne pensez pas que cela fonctionnera. Différents membres de l'équipe peuvent avoir des attentes différentes concernant la fréquence des communications. S'il y a un décalage entre les attentes d'un membre de l'équipe, une frustration peut survenir. Certains membres de l’équipe se sentiront dépassés par la fréquence des communications, tandis que d’autres pourront se sentir ignorés.

Pour vous assurer que tout le monde a un ensemble commun d’attentes en matière de communication, convenez des éléments suivants dès le début du projet :

Montre .

À quelles heures les membres de l’équipe doivent-ils répondre ? Quand est-il acceptable d’arrêter de vérifier une application de communication d’équipe ? Ce problème est particulièrement important pour les équipes distantes travaillant dans des fuseaux horaires différents.

Communication d'équipe. Jours .

L'équipe est-elle censée socialiser le week-end ? Si oui, s’agit-il d’une règle générale ou d’une exception qui ne devrait se produire que dans des circonstances extrêmes ? Tout le monde doit être d’accord avec cela. Si certains membres de l'équipe s'attendent à socialiser le week-end et d'autres non, la productivité et le moral peuvent en prendre un sérieux coup.

Situations .

Trop de communication peut être ennuyeuse et peut amener les employés à se désengager mentalement et à cesser de prêter attention à la communication en équipe. Pour éviter cela, convenez des situations appropriées à la communication. Essayez de trouver un niveau de communication avec lequel tout le monde est à l'aise afin que toute l'équipe ait le sentiment que ses besoins sont entendus.

S'il est important d'établir les concepts ci-dessus au début d'un projet, cela ne signifie pas qu'ils doivent être gravés dans le marbre et inflexibles ou immuables pour le reste du projet. Utilisez plutôt les lignes directrices que vous avez élaborées comme base, mais réfléchissez à la façon dont les choses se déroulent à mesure que le projet progresse. La vraie vie est rarement à la hauteur de nos prédictions et de nos attentes, et il est inévitable que certaines choses ne fonctionnent pas comme prévu et que des changements soient nécessaires.

Plan de communication de l'équipe

Vérifiez régulièrement et de manière proactive avec toute l’équipe pour vous assurer que tout le monde est satisfait de la façon dont les choses se passent. Les questions suivantes peuvent être utiles si vous souhaitez évaluer le fonctionnement de votre plan de communication d'équipe :

Communication d'équipe. Qu’est-ce qui fonctionne bien dans notre communication actuelle ?

En posant cette question, vous obtenez de véritables retours sur ce que les membres de l'équipe aiment. Poser cette question permet également d’encadrer la discussion dans un contexte positif et constructif. Il peut être facile de se concentrer sur ce qui ne fonctionne pas, alors assurez-vous de concentrer l'attention des gens sur les bons et les mauvais côtés.

Que changeriez-vous dans notre communication actuelle ?

Parfois, les membres de l’équipe peuvent avoir des problèmes ou des problèmes liés à la communication, mais se sentir timides ou peu sûrs d’en parler. En prenant l’initiative et en posant une question, vous donnez aux gens la permission et l’espace pour rechercher des domaines à améliorer.

Communication d'équipe. Pouvez-vous penser à une situation spécifique dans laquelle vous avez été satisfait ou déçu de notre processus de communication ?

Il peut être difficile d'imaginer exactement de quoi parlent les membres de l'équipe sans exemples spécifiques pour le travail. Au lieu de rechercher des commentaires généraux, essayez d’obtenir des exemples spécifiques qui illustrent les points soulevés.

L’établissement de règles de base concernant la fréquence des contacts décalés résout efficacement le double problème de trop et de pas assez de communication. Trouver un équilibre est essentiel pour tirer le meilleur parti de votre équipe. Trouver des domaines proactifs à améliorer au fur et à mesure de l'avancement du projet vous permet d'adapter votre communication et de l'améliorer en fonction des circonstances du monde réel. Communication d'équipe

Forme du logo

Où allons-nous communiquer ?

De nos jours, il existe une grande variété de méthodes permettant aux équipes de communiquer. Les options sont infinies, de la messagerie électronique traditionnelle aux dernières applications de messagerie cryptées. Cependant, trop de choix peut être une mauvaise chose. Les équipes doivent définir clairement quelles méthodes de communication doivent être utilisées et dans quel but. Si vous ne fixez pas de lignes directrices claires dans ce domaine, vous courez le risque qu'une partie de l'équipe communique d'une manière et d'autres d'une autre. Cela peut entraîner des croisements de câbles, des informations manquées, ainsi qu’une confusion et une inefficacité générales.

Alors, quelles idées peuvent vous aider à choisir les méthodes de communication les plus adaptées aux besoins de votre équipe ? Après tout, il n’existe pas de solution universelle. Différentes situations ont des exigences différentes.

Considérer ce qui suit:

Aptitude .

Différent moyens de communication ont des usages différents. Par exemple, un appel vidéo n’est pas nécessaire pour une communication interne rapide et courte. La messagerie instantanée est meilleure pour les entreprises. Cependant, pour des réunions personnelles approfondies telles que des séances de mentorat, la messagerie instantanée sera trop informelle et impersonnelle. Un appel téléphonique, un appel vidéo ou une réunion en face à face fonctionneront mieux. Pensez aux différents types de communication que votre équipe effectuera et choisissez la solution la plus appropriée pour chacun.

Communication d'équipe. Facilité .

L'apprentissage d'une nouvelle application de communication n'est pas gratuit. Il y a le coût potentiel de l’application elle-même, ainsi que le temps et l’énergie nécessaires à l’équipe pour l’apprendre. Il est donc bon de garder les choses aussi simples qu'elles devraient l'être. Le temps gagné en choisissant une application facile à prendre en main est du temps qui peut être consacré à un travail important. Gardez la communication simple.

Pour acheter .

Il a été démontré que le changement est géré plus efficacement lorsque les gens y adhèrent. Si vous changez de méthode de communication, essayez de consulter votre équipe à l'avance. Si les gens ont le sentiment d’avoir contribué et d’avoir été entendus, ils seront probablement moins réticents à mettre en œuvre un nouvel outil de communication.

Il est important d'éviter l'erreur de supposer que le bon outil ou la bonne technologie résoudra des problèmes de communication d'équipe plus profonds. Les outils de communication que vous choisirez atténueront la situation, mais ne remplaceront pas une culture organisationnelle positive et solidaire. De plus, il est extrêmement important d'éviter à la recherche du parfait décisions lorsqu’une solution adéquate est suffisante. Il y aura presque toujours un autre outil doté de fonctionnalités plus flashy ou une légion de fans qui en raffolent. Cependant, le changement de méthode de communication entraîne des coûts réels.

Les raisons pour éviter de changer trop souvent de méthode de communication à la recherche de la solution parfaite sont les suivantes :

Communication d'équipe. Finance .

Passer d’une application et d’un outil de communication à l’autre peut vous coûter de l’argent. Cela peut prendre la forme d’abonnements à des applications qui ne sont pas pleinement utilisées, de frais d’achat ponctuels non remboursables et d’achat de méthodes de formation pour des logiciels qui n’existent plus. Communication d'équipe

temps .

Le temps est une ressource vitale pour gérer les organisations. Chaque fois que vous changez d’application de communication, du temps est perdu de diverses manières. Il faut du temps pour apprendre une nouvelle application, du temps pour terminer l'installation et d'autres aspects techniques de la commutation, et du temps pour discuter et confirmer la commutation entre les méthodes.

Communication d'équipe. Connaissance .

À mesure que les membres de votre organisation utilisent certains moyens de communication, ils augmentent leur niveau de connaissances et d’expérience. Les gens développent un niveau de familiarité et de compétence avec un outil de communication particulier au fil du temps. Chaque fois que vous choisissez de vous connecter et de choisir un nouvel outil pour apprendre, toutes les connaissances organisationnelles accumulées sont perdues.

Choisir les bonnes applications de communication pour votre équipe peut entraîner une amélioration du moral, une augmentation de la productivité et la rétention des connaissances organisationnelles. Face à l’ampleur des enjeux, il est important de faire les bons choix et de s’assurer que chacun sache quel outil utiliser dans une situation donnée. Communication d'équipe

Avec qui devons-nous communiquer ?

Qu’est-ce que la communication ?

Il n'y a rien de pire que de faire partie d'une équipe sans savoir exactement quel rôle chacun joue, quel pouvoir décisionnel ils ont et quand vous devez communiquer avec eux. La confusion quant à savoir à qui s’adresser lorsqu’une certaine situation survient est l’un des moyens les plus rapides de semer la confusion et l’inefficacité. Si les gens ne comprennent pas bien comment bien communiquer, ils courent le risque de rester silencieux lorsque quelque chose ne va pas ou de le signaler à la mauvaise personne, ce qui entraîne qu'aucune mesure ne soit prise.

Ce problème est aggravé par la prévalence moderne d’équipes distantes assez mobiles qui ne peuvent jamais se trouver physiquement au même endroit. Face à ces défis, comment pouvez-vous aider votre équipe à savoir à qui s’adresser dans une situation donnée ?

Organigrammes .

Il peut être utile d’avoir un tableau visuel montrant qui fait quoi dans votre équipe. Cela ne doit pas nécessairement être compliqué ou effrayant. Il peut simplement indiquer qui est responsable de quoi, quand les contacter, ainsi que le temps et les moyens nécessaires pour y parvenir. Cela devrait être disponible quelque part, par exemple sur le réseau d'entreprise.

Culture.

L’une des pires choses pour l’efficacité d’une équipe est lorsque les gens restent silencieux. Créez une culture où les gens se sentent habilités à s'exprimer et à tendre la main. Si les gens reçoivent des commentaires positifs lorsqu’ils contactent l’entreprise, cela les encourage à recommencer, créant ainsi une culture de communication au fil du temps. Communication d'équipe

Communication d'équipe. Éducation .

Votre équipe doit être correctement formée sur tous les aspects de son travail, y compris les outils de communication qu'elle utilisera. Assurez-vous que les gens maîtrisent correctement l’essentiel de la formation en équipe. Cela garantira qu’il sera un deuxième choix pour votre équipe lorsque le besoin s’en fera sentir.

En plus d’établir la bonne façon de communiquer, il est également important d’établir certaines choses à éviter. Ne commettez pas l’erreur de supposer que les gens sauront automatiquement ce qu’il ne faut pas faire. Différentes personnes ont des attentes différentes, et cela est particulièrement vrai lorsque l’équipe est composée de personnes de cultures et d’horizons différents.

Voici quelques considérations clés dans ce domaine :

Langue . Certaines équipes aiment le langage informel comme les jurons et l'argot, tandis que d'autres ne l'aiment pas. Soyez clair sur ce qui est interdit pour éviter de nouveaux incidents plus tard.
fils . Le chat en dehors des heures d'ouverture est-il autorisé ou non ? Y a-t-il des sujets de discussion sensibles, tels que la politique ou la religion, que vous souhaitez que les gens évitent ? Soyez très clair à ce sujet afin que les gens ne se sentent pas laissés dans l'ignorance sur ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas.

Ne pas donner aux gens la possibilité de parler à la bonne personne peut nuire à la productivité de l’équipe. Les gens font de leur mieux lorsqu’ils peuvent échanger librement des idées et chercher des solutions aux problèmes. Facilitez-leur la tâche.

La communication en équipe ne doit pas nécessairement être difficile.

J'espère que vous constaterez qu'une communication d'équipe efficace ne doit pas nécessairement être compliquée. En fait, rendre les choses plus difficiles qu’elles ne devraient l’être est une recette pour l’échec. Gardez les choses simples. Définissez des réponses claires et concises à 3W. Écoutez votre équipe. Inclure des commentaires sur communication organisationnellepour améliorer la situation au fil du temps. En fin de compte, les outils et applications sont d’excellents outils pour améliorer le travail d’équipe, mais seulement s’ils sont utilisés correctement. En ralliant votre équipe derrière les réponses à ces questions, vous garantirez que les applications dynamiseront, plutôt que nuire, la communication et la productivité de votre équipe.