La conférence téléphonique est une technologie qui permet à des personnes situées dans différents endroits d'interagir et de communiquer entre elles en temps réel via une communication audio et/ou vidéo. Cela permet aux membres de se rencontrer et de tenir des réunions, de discuter de problèmes, de prendre des décisions et de travailler sur des projets sans quitter leur bureau ou leur emplacement.
Vous souhaitez créer des conférences téléphoniques réussies que les gens attendent avec impatience ? Que vous rencontriez votre patron, vos clients ou votre équipe virtuelle du monde entier, voici dix conseils pour que tout se passe bien.
L’une des meilleures choses dans le monde des affaires aujourd’hui est qu’il n’a jamais été aussi simple de rester en contact avec vos collègues, votre équipe et vos clients. Grâce à la technologie moderne, nous pouvons organiser des réunions à la volée, organiser des réunions virtuelles et garantir une expérience transparente depuis pratiquement n'importe où dans le monde. Aujourd’hui, l’un des moyens les plus simples et les plus populaires de rester en contact avec tous les membres de votre entreprise consiste à organiser des conférences téléphoniques. Non seulement ils sont faciles à configurer, mais ils permettent également une collaboration en temps réel afin que les problèmes potentiels soient résolus rapidement et que tout le monde soit toujours sur la même longueur d'onde.
Quand cela vient à efficacité commerciale, il existe peu d'outils aussi simples et efficaces que la conférence téléphonique.
1. Organisez-vous. Conférence téléphonique
Il n'y a rien de pire qu'une conférence téléphonique sans objectif clair. Pour rendre votre conférence efficace, vous devez organiser votre temps à l’avance. Cela signifie que vous devriez avoir tout ce dont vous avez besoin, y compris un agenda, des notes et une liste de tâches claire. Pour vraiment faire bonne impression, envoyez un ordre du jour pour l'appel avant qu'il ne commence afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et sache exactement à quoi s'attendre. Rester organisé est le seul moyen d'être sûr de ne pas perdre de temps, y compris le vôtre.
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2. Connaissez votre service. Conférence téléphonique
Prenez toujours le temps de vous familiariser avec le système téléphonique professionnel et/ou le service de conférence que vous utilisez avant que l'appel n'ait lieu. Chaque service a ses propres fonctionnalités uniques, donc savoir comment tout fonctionne peut garantir le bon déroulement de l'appel. Comprendre le service que vous utilisez est également le meilleur moyen d’aider les autres visiteurs à s’y retrouver. Au lieu de simplement les envoyer vers la page FAQ du service, vous pouvez répondre vous-même à leurs questions.
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3. Créez une interaction. Conférence téléphonique
Les meilleures conférences téléphoniques permettent à chaque participant de participer. Si vous ne faites que parler, les gens se demanderont pourquoi vous n'avez pas simplement envoyé une note vocale. Prévoyez toujours du temps pour les questions et les commentaires pendant l'appel afin que chacun ait l'impression d'avoir la chance de participer. Cela garantira que tout le monde est attentif et garantira que tout ce qui devait être résolu au cours de la conversation a été réellement résolu. Selon le type de service de conférence que vous utilisez (voir notre liste des cinq meilleurs services gratuits ci-dessous), il existe d'autres moyens uniques d'encourager la participation, notamment la création de sondages et la création d'une section de questions-réponses interactive. Si vous envisagez d’utiliser l’un de ces services supplémentaires, assurez-vous que vous et vos membres connaissez à l’avance son fonctionnement.
4. Minimisez les distractions. Conférence téléphonique
Bien que l'un des avantages d'une conférence téléphonique soit la possibilité d'y participer de n'importe où, il est important que vous essayiez de minimiser les distractions pour tout le monde, surtout si vous êtes l'hôte. Si possible, évitez d'appeler depuis des lieux publics bruyants ou, s'il s'agit d'un appel vidéo, bondés. Bien que cela soit parfois inévitable, ces types de distractions peuvent être ennuyeux et peuvent même vous empêcher, vous et vos invités, de discuter de tout ce qui doit être abordé pendant l'appel.
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5. Soyez à l’heure. Conférence téléphonique
L’une des pires façons de démarrer une conférence téléphonique est d’être en retard. Même cinq minutes après l'heure prévue peuvent rendre vos visiteurs irritables et donner l'impression que vous ne l'êtes pas. appréciez-les temps. En appelant tôt, vos participants auront également le sentiment que vous êtes préparé et prêt. De plus, cela aide vos invités à éviter ce message gênant « vous êtes ici en premier » qui pourrait les placer en deuxième position s'ils disposent des bonnes informations d'appel.
6. Préparez les aides visuelles
Toutes les conférences téléphoniques n’ont pas besoin de l’aide d’aides visuelles. Mais pour certains, ils améliorent réellement la conversation. Une fois que vous avez créé votre agenda pour l'appel, examinez vos notes et déterminez si vous avez besoin de visuels. Si tel est le cas, prenez le temps de préparer des supports visuels et assurez-vous de faire savoir à vos invités qu’il s’agira d’une vidéoconférence. Si vous attendez de vos invités qu’ils partagent également la vidéo, faites-le-leur savoir afin qu’ils puissent se préparer. Il n'y a rien de pire pour vos invités que d'être invités à nous rejoindre par vidéo alors qu'ils n'attendent qu'un appel vocal.
7. Suivez le plan de match. Conférence téléphonique
Même si vous passez beaucoup de temps à préparer l'appel, cela ne garantit pas que vous respecterez réellement votre agenda. Gardez à l’esprit ce que vous souhaitez accomplir sur appel et faites de votre mieux pour être aussi efficace que possible en cochant chaque case. Si vous encouragez d’autres personnes à participer au concours, vous devez également être l’hôte pour vous assurer que personne d’autre ne monopolise ou ne perd simplement du temps. N'oubliez pas : tout le monde, vous y compris, est occupé. Plus votre appel dure longtemps et plus il est hors sujet, moins les gens s'en souviendront et moins ils seront excités pour le prochain appel.
8. Plus c’est court, mieux c’est. Conférence téléphonique
En cas de doute, optez toujours pour des conférences téléphoniques plus courtes. Alors que tout le monde se plaindra des conférences téléphoniques de trente minutes qui durent une heure, très peu seront ennuyés alors qu'en réalité elles ne durent que vingt minutes. Gardez un œil sur l'horloge tout au long de l'appel afin de faire de votre mieux pour que les participants sortent à l'heure ou plus tôt. Il n'y a rien que les employés apprécient plus que les réunions qui ne prennent pas de temps sur leurs horaires déjà chargés.
9. Fournir des notes
Si vous savez que votre conférence téléphonique sera longue ou s'il y a plusieurs sujets importants dont les gens doivent se souvenir, il est alors important de prendre des notes pour vos invités après (ou avant) l'appel. Ces notes garantiront que toutes vos questions, commentaires et idées les plus importants seront mémorisés, ainsi que si vos invités prennent des mesures, et leur rappelleront ce qu'ils doivent faire et quand.
10. Enregistrez l'appel. Conférence téléphonique
Assurez-vous d'enregistrer votre conférence téléphonique afin que si quelqu'un la manque, il ait la possibilité de la regarder. L'enregistrement de la conversation vous aidera également à apprendre ce que vous pouvez faire de mieux la prochaine fois, comme ralentir la conversation, améliorer les aides visuelles que vous utilisez ou vous concentrer sur l'agenda. En plus des notes, le partage de conversation est bon un moyen pour les participants de revenir en arrière et de réviser si nécessaire.
5 conférences téléphoniques gratuites.
Bien qu'il existe de nombreux services de conférence payants qui sont excellents, il existe également de nombreux services gratuits qui peuvent facilement rivaliser. Voici une liste de nos cinq services de conférence préférés et pourquoi...
1. Google Hangouts
Nous aimons la qualité vidéo et audio Google Hangouts , sans parler de sa familiarité avec de nombreux utilisateurs. Étant donné qu'il vous suffit d'avoir un compte Google pour vous inscrire, l'utilisation de Hangouts signifie souvent que vos visiteurs n'ont pas à se soucier de la configuration ou de la connexion à un autre compte inconnu. Hangouts s'intègre également à des applications telles que Google Docs, ce qui facilite le partage rapide d'informations.
2. Uberconférence
Tout comme Google Hangouts, uber-conférence vous permet de partager des fichiers depuis Google Drive pendant un appel. Il s'intègre également à Dropbox et Evernote et facilite le partage d'écrans. L'une des meilleures fonctionnalités d'Uberconference réside dans ses commandes audio, qui permettent de minimiser le bruit ambiant si vous vous trouvez dans un bureau très fréquenté ou dans un café populaire.
3. Zoom
Zoom, L'un des services les plus populaires de cette liste, il s'agit d'une excellente option de conférence téléphonique gratuite pour les entreprises, surtout si elles dépendent fortement de la vidéoconférence. L'application est facile à télécharger et à accéder, vous permettant de passer rapidement de futurs appels à tous les membres de votre équipe.
4. Conférence gratuite
Si vous avez des clients ou des membres d'équipe qui vont rejoindre l'international, alors Freeconference est l’une des options les plus intelligentes puisqu’elle est gratuite. Vous pouvez utiliser FreeConference par téléphone et en ligne avec accès à des fonctionnalités pratiques de partage d'écran et de chat.
5. Même page
En tant que logiciel de collaboration tout-en-un complet, Même page vous permet de faire des choses comme communiquer via des textes en masse, partager des fichiers et même des sondages au sein de votre groupe. Bien que Samepage propose un service gratuit, il propose également des options payantes pour des fonctionnalités supplémentaires telles que des commandes privées et un stockage étendu.
Achèvement
En optimisant votre stratégie et vos performances de conférence en utilisant le service de conférence adapté à votre entreprise, la collaboration dans l'équipe peut être plus efficace, que jamais. Que vous travailliez dans une entreprise physique ou en ligne, vous pouvez commencer à organiser de meilleures conférences téléphoniques qui vous font perdre moins de temps et accomplir plus de travail en suivant ces conseils.
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