La Covey Time Management Matrix est un outil pour organiser les priorités et gérer efficacement le temps, développé par Stephen R. Covey, auteur de The 7 Habits of Highly Effective People. Cette matrice aide les gens à catégoriser leurs tâches et activités en fonction de leur importance et de leur urgence, leur permettant ainsi de mieux répartir leurs efforts et leurs ressources.
Matrice de gestion du temps
Stephen R. Conway a proposé l'idée ou le concept d'une matrice de gestion du temps, classant les tâches en quatre quadrants différents.
- Urgent et important
- Pas urgent, mais important
- Urgent, mais pas important
- Ni urgent ni important
Selon la matrice, chaque emploi dans le monde peut être divisé en fonction de sa pertinence et de son importance. Plongeons directement dans ces quatre quadrants.
9 Pertes de temps les plus courantes
Quatre quadrants de la matrice de gestion du temps
Q1 – Urgent et important. Matrice de gestion du temps
Peu de choses au monde peuvent arriver soudainement, comme des incidents critiques, des accidents, des scénarios plus indésirables, etc. Toutes ces choses sont puissantes et peuvent arriver à n’importe qui à tout moment. De plus, si le projet est mis en œuvre dans les prochains jours, ce projet devrait affecter son positionnement dans l'entreprise.
Ce scénario peut alors facilement être considéré comme critique pour cette personne. Tous ces scénarios sont accessibles à une personne, et elle peut facilement manipuler le résultat, puisque le travail et l'action sont sous son contrôle. La haute priorité vise à résoudre les problèmes critiques, car le résultat est immédiat. En tant que personne expérimentée, vous pouvez influencer le résultat en mettant toutes les chances de votre côté. Cela signifie que donner la priorité aux travaux critiques et urgents vous donne un avantage. Les personnes très efficaces font toujours les bons choix quant à l’urgence et à l’importance des tâches à accomplir.
Exemple de matrice urgente et importante du quadrant 1
Certaines des tâches urgentes, des urgences et des problèmes critiques. font partie de cette matrice. Travailler sur un projet qui doit être rendu le lendemain est un exemple de tâches aussi importantes et urgentes associées au quadrant 1.
Q2 – Important, mais pas urgent. Matrice de gestion du temps
La planification et la gestion du temps sont les deux domaines principaux de ce quadrant. Dans ce quadrant, les tâches sont généralement sensibles au facteur temps, mais manquent importance et élément critique à l'intérieur d'eux. Plus ou moins, toutes les tâches de ce quadrant ont des délais qui doivent être respectés. De plus, le délai peut être de quelques jours ou mois. Cette section concerne également une planification minutieuse, dans laquelle nous devons déployer beaucoup d'efforts pour accomplir la tâche à accomplir avant qu'elle ne devienne urgente. Se concentrer sur ce quadrant peut garantir que nous évitons un mauvais stress au travail et devenons plus efficaces dans l'exécution du travail.
Les mises à jour de la documentation, les calendriers de maintenance, la formation du personnel et l'évaluation sont quelques-unes des activités qui relèvent du deuxième quadrant. Ce type de travail sera le plus rentable à long terme, mais ne sera pas si urgent qu'il doive être achevé dans un délai donné.
Exemple de quadrant 2 important mais non urgent. Matrice de gestion du temps
Les projets à long terme et les objectifs organisationnels font partie de cette matrice de gestion du temps. Planification et développement Stratégies pour un projet à long terme - exemples clés quadrant 2.
Q3 - Pas important, mais urgent
Le troisième quadrant est également appelé quadrant « Déception ». Tout le travail dans un bureau ou une usine est interconnecté jusqu'à ce que tous les départements travaillent ensemble, le travail est incomplet. De même, travail personnel et travail professionnel peuvent parfois entrer en conflit. Par exemple, un appel téléphonique depuis la maison peut prendre plus de trente minutes en raison de l’urgence. Mais en même temps, cela n’est peut-être pas si important par rapport à la date limite du projet, qui nécessite une attention immédiate. Cela arrive souvent dans une usine car parfois une machine défectueuse nécessite une attention particulière. L'erreur consistant à affecter plusieurs personnes au lieu d'une seule peut faire perdre du temps et des ressources à une organisation.
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Exemple de quadrant 3 sans importance mais urgent
Les distractions et les pauses, le travail « occupé » minimal font partie de la matrice Q3. Suivi du temps, réponses à e-mails et les appels téléphoniques, etc. sont des exemples du quadrant 3.
Q4 – Ni important ni urgent. Matrice de gestion du temps
L’habitude de s’inquiéter de choses incontrôlables, de penser aux mauvais indicateurs peuvent être des éléments qui interfèrent avec des résultats efficaces. Ce quadrant traite de la priorité minimale du travail ; ce n’est ni important ni nécessaire. Par exemple, faire de petites courses, effectuer des tâches ménagères pendant les heures de travail. Il pourrait également s'agir de visionner réseaux sociaux et des sites commerciaux qui ne seront pas bénéfiques à long terme. Il devient donc difficile de gérer les priorités sur une échelle allant de bas en haut. Ces tâches doivent être exécutées selon un horaire flexible lorsque la charge de travail est minime. Cela garantit que les résultats n’en souffrent pas.
Exemple de quadrant 4. Matrice de gestion du temps
Bagatelles et perte de temps, les conversations informelles font partie du quatrième quadrant. Navigation Web sans but, navigation réseaux sociaux - exemples du quatrième trimestre.
En résumé !
Il n’existe pas de baguette magique qui aide une personne à prioriser ses tâches. Ainsi, pour un travail productif et garantissant une utilisation optimale des ressources, Time Management Matrix est très utile. Ils ne peuvent pas être maîtrisés du jour au lendemain. Au lieu de cela, vous devez faire de petits pas dans la bonne direction. Un jour, la productivité augmentera certainement et les normes d’éthique du travail augmenteront. Au total, à l’aide d’une matrice de gestion du temps, vous pouvez savoir si le temps que vous y avez consacré en valait la peine ou si vous l’avez perdu. Matrice de gestion du temps
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