Compétences de facilitation nécessaires pour être un bon facilitateur

Les compétences de facilitation sont le processus de gestion de la dynamique de groupe pour aider les membres du groupe à parvenir à un consensus et à résoudre efficacement les problèmes. Ces compétences peuvent être utiles à toute personne travaillant avec des groupes de personnes, que ce soit en tant que chef de projet, formateur, enseignant, coach ou consultant.

Selon une étude récente, environ six à vingt heures par semaine sont consacrées aux réunions. Cependant, une partie importante la main d'oeuvre, qui a participé à cette étude, a fait valoir que de telles réunions sont généralement improductives. Les compétences de facilitation sont impliquées ici car elles permettent aux dirigeants/gestionnaires de guider les gens vers des objectifs convenus d'une manière que tous les membres sont encouragés à s'approprier, à proposer leur participation et à utiliser leurs capacités. Par conséquent, lorsque les compétences de facilitation sont utilisées correctement, les propriétaires Entreprise ne perdront pas leur temps, leur argent et leurs autres ressources dans des réunions improductives.

Dans cet article, nous plongerons dans le monde des compétences d'animation et comprendrons ce qu'elles sont et comment vous pouvez utiliser ces compétences pour rendre vos réunions inspirantes, axées sur les résultats et productives. Alors commençons maintenant-

Définition des compétences de simplification. Compétences d'animation

Comme nous le savons tous, les outils sont des moyens qui permettent d’accomplir une certaine tâche d’une manière qui profite à tous. La facilitation est la fourniture des ressources nécessaires pour mener à bien des activités pertinentes. Que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle, la communication et l'interaction jouent un rôle essentiel. Dans le monde des affaires, la forme, le format et le but de ces interactions sont très différents de ceux de la sphère personnelle d’une personne. Compétences d'animation

Là, les discussions doivent être menées d'une manière plus stable et prédéterminée qui soit acceptable pour toutes les parties impliquées dans le processus. Cela nécessite certaines ressources, comme des encouragements, des opportunités de s'exprimer et d'exprimer votre opinion. point de vue, ayez un échange d’informations sain et poursuivez la discussion. En latin, soulager signifie faciliter une tâche.

Par conséquent, il est normal que les compétences d’animation soient les compétences requises par un individu pour rendre les discussions de groupe meilleures et plus faciles. Ces compétences inclure des compétences en gestion, une capacité de prise de décision et une capacité à résoudre des problèmes. Le succès ou l'échec d'une discussion dépend en grande partie de la bonne utilisation des compétences de l'animateur.

Quelles compétences d'animation ?

Parlant des modèles de comportement humain, Aristote a dit un jour :

Il y a des gens avec des points de vue et des capacités différents. Il ne faut pas oublier qu’il n’y a pas deux personnes identiques. Chacun a des façons différentes de s’exprimer et des niveaux de compréhension différents. La communication est une feuille qui combine deux idéologies ou deux pensées en une seule. Il est extrêmement important de soutenir bon relations entre les personnes pour assurer une communication fluide. Cela permet une libre circulation des pensées, des idées et des stratégies. Mais assurer une communication fluide au sein d’un groupe donné nécessite également d’énormes compétences. Les compétences du facilitateur sont essentielles dans toutes ces circonstances.

Lors des réunions d'affaires, les animateurs sont responsables de

• Des objectifs communs et clairs
• Un processus correctement et clairement défini pour atteindre ces objectifs
• Channeling en sachant que les participants doivent venir à la réunion préparés ou être intéressés par le sujet.
• Répandre le sentiment parmi les participants que leurs opinions et leurs décisions sont valorisées

Voyons maintenant la définition correcte de ces compétences

Carte mentale. 10 outils pour créer

Pourquoi les animateurs sont-ils importants ?

Comme mentionné ci-dessus, la facilitation est la fourniture de ressources. Des discussions significatives ont lieu dans le monde des affaires. Compétences d'animation

Si ces discussions restent vaines, l’entreprise subira d’énormes pertes. Il faut donc qu’il y ait quelqu’un pour réguler et contrôler ces discussions. La personne qui accomplit cette tâche est appelée un facilitateur. L'animateur doit clairement comprendre le but de la discussion. Il est chargé de briser la glace entre les parties concernées, de lancer la discussion et de la mettre sur la bonne voie. Quiconque parvient à y parvenir peut être d’une grande aide.

Avant et pendant la réunion Préparation de l'animateur

Un facilitateur est une personne qui gère le processus de groupe, crée les conditions nécessaires à la réalisation des objectifs du groupe et aide les participants à parvenir à un consensus et à résoudre efficacement les problèmes. L'animateur peut être un professionnel à temps plein ou peut impliquer un rôle joué par un membre du groupe qui agit en tant qu'animateur pour guider le processus.

Il peut accueillir différents types d'événements et de réunions tels que des réunions, des formations, des conférences, des séminaires, etc. L'animateur ne fournit pas la solution, mais gère un processus qui aide les membres du groupe à trouver ensemble une solution.

La tâche principale de l'animateur est de créer les conditions d'une communication ouverte et productive entre les membres du groupe, où chacun peut exprimer son opinion et où le groupe peut travailler pour atteindre des objectifs communs. L’animateur peut utiliser diverses méthodes et techniques pour aider le groupe à parvenir à un consensus et à résoudre des problèmes, comme une discussion de groupe, un brainstorming, un travail en petits groupes, des jeux, etc.

L'animateur doit faire

Mais avant de démarrer la discussion, l’animateur doit effectuer quelques préparatifs comme indiqué ci-dessous.

1. Diverses parties prenantes et autres membres de l’équipe participeront à la discussion et feront des commentaires importants. L'animateur doit rencontrer ces membres et comprendre et explorer ces points. Compétences d'animation
2. La discussion doit être planifiée clairement. La planification de la discussion doit avoir un plan clair. Il doit avoir tous les détails et ne pas manquer un seul point qui sera abordé lors du séminaire ou de la réunion qui sera organisé.
3. Le prochain aspect déterminant de l’organisation d’une réunion agréable et fructueuse est le lieu où elle se tiendra. Il est donc nécessaire de réserver le bon emplacement puis d'adapter l'infrastructure à votre séance.
4. Certaines réunions se tiennent avec uniquement des discussions orales. Cela nécessite d’énormes compétences pour briser la glace. Si des éléments supplémentaires sont nécessaires pour la réunion, tels que des feuilles de travail et des présentations PowerPoint, la technologie nécessaire doit être disponible.
5. Si la réunion doit durer toute la journée ou pendant une période plus longue, des dispositions doivent être prises pour les boissons et la nourriture.
6. Une fois la discussion ou la réunion commencée, l’animateur doit prendre la responsabilité de la faire avancer dans la bonne direction. Il doit maintenir la bonne énergie et le bon espace pour les participants.
7. La discussion devrait être utile et fructueuse. Il appartient au médiateur d’éviter les conversations inutiles lors d’une réunion professionnelle. Il doit y avoir un échange sain d’idées et d’informations.
8. À la fin de la réunion, l'animateur doit être prêt à rédiger une déclaration finale résumant tous les détails de la discussion. En outre, il doit veiller à ce que les décisions ou les résultats de la réunion soient immédiatement mis en œuvre. Cela contribuera à ce que la réunion soit un succès tangible.

Compétences de facilitation nécessaires pour être un bon facilitateur

L’animateur porte une responsabilité importante sur ses épaules. Il doit donc être doté de certaines compétences nécessaires. Ces compétences sont les suivantes.

1. Connaissez les participants. Compétences d'animation

Toute discussion ou réunion qui doit avoir lieu compte des participants importants dont la hiérarchie et le rôle doivent être connus du médiateur. Il arrive parfois que les parties impliquées dans ce processus ne se connaissent pas. Ici, l'animateur a pour tâche d'assurer le confort et la convivialité entre eux. Pour ce faire, le présentateur doit savoir qui sont les participants. Il doit disposer de toutes les informations nécessaires pour les identifier et les présenter les uns aux autres.

2. Établissez des lignes directrices claires

Chaque réunion suit un calendrier précis. Il doit être suivi attentivement et correctement. Cela rendra la réunion plus productive. De plus, dans certaines discussions, il existe des règles de négociation et d'accord. Même ceux-ci doivent être communiqués à tous les participants par le présentateur. En plus de cela, il devrait y avoir des lignes directrices concernant un comportement poli et respectueux. Aucun participant ne doit franchir ces limites, quelle que soit la manière dont se déroule la discussion. C’est l’une des règles de base de toute réunion.

3. Créez un environnement inclusif. Compétences d'animation

Dans toute réunion, tout le monde devrait avoir une voix égale pour s’exprimer. Il doit y avoir une répartition équitable des droits pour participer à la discussion et proposer un autre point. Pour y parvenir, il doit y avoir un environnement inclusif. Cela aidera tout le monde à s’exprimer et à défendre ce qui semble audacieux et intrépide. Il mentionne également le confort et la confiance entre les participants. Cela supprime toute trace de timidité ou de maladresse lors de la discussion.

4. Écoute active

Nous pensons tous que parler est une activité vitale, participer à une réunion ou à une discussion. Mais même l’écoute est tout aussi importante. Seuls ceux qui savent bien écouter peuvent vraiment bien parler. Ainsi, il souligne l’importance d’être un auditeur actif. Le participant doit toujours sentir que ce qu'il dit est écouté en toute concentration. L’animateur doit s’assurer que chacun écoute attentivement tous les points. De plus, il peut prendre des notes sur ce qui est dit pour référence future.

5. Gestion du temps. Compétences d'animation

On dit bien que le temps, c’est de l’argent dans la sphère commerciale et professionnelle, chaque minute et chaque seconde compte. Il doit donc y avoir une utilisation optimale et optimale du temps disponible. Il convient de veiller à ce que toutes les questions soient abordées et discutées par les participants de manière suffisamment détaillée. De plus, si l’équipe s’attarde trop longtemps sur un point particulier, entraînant une perte de temps, l’animateur devra poliment interrompre le travail et poursuivre la discussion. De plus, le calendrier des réunions doit être suivi aussi attentivement que possible. Le plan doit être préparé avec un certain temps tampon pour compenser certaines pertes de temps inévitables.

6. Tenir à jour un résumé de toutes les mesures à prendre. Compétences d'animation

Au cours des réunions, des actions spécifiques liées aux énoncés de problèmes sont souvent découvertes. Un animateur possédant d’excellentes compétences en animation doit être conscient de ces éléments d’activité et doit également s’assurer qu’ils sont visibles par tous les participants. Vous devez également vous assurer que l’élément d’action indique ce qui doit être fait, qui doit le faire et quand cela doit être terminé. De plus, vous devez résumer les éléments d'action vers la fin de la discussion pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant l'importance, les objectifs et le calendrier des éléments.

7. Objectif restant

Être objectif est l’une des compétences de base d’un facilitateur qu’un facilitateur devrait inclure. L'animateur doit être considéré comme totalement objectif et ne doit pas être considéré comme faisant partie du « camp » de quiconque pour la réunion. Lorsque l’animateur est perçu comme unilatéral, la confiance des autres participants (surtout ceux du camp adverse) est rapidement perdue. Dès que l’on perd confiance, il est difficile de la retrouver. C’est pourquoi rester objectif plutôt que de révéler vos préjugés est l’une des compétences d’animation les plus importantes sur lesquelles se concentrer.

8. Trouvez à travers des questions, pas des conférences ou des sermons. Compétences d'animation

Il est important que les animateurs ne deviennent pas plus prêcheurs en révélant leur intelligence sur ce sujet. Au lieu de cela, utiliser vos connaissances pour aider les autres membres à trouver une solution typique basée sur un problème est l’une des compétences de facilitation les plus importantes que vous devriez posséder. Les facilitateurs doivent le faire en posant des questions au moyen d’enquêtes pertinentes par rapport à l’énoncé du problème et conçues pour révéler de nouvelles réalités. La réunion doit avoir pour objectif de résoudre le problème des participants, et poser une question est l'un des meilleurs moyens d'y parvenir.

9. Empêchez le superviseur/responsable de détourner la réunion/discussion

En tant qu'animateur, vous devez vous assurer que les dirigeants ou les managers ne détournent pas la réunion en communiquant leurs sentiments et en fixant le déroulement de la réunion selon leur plan. La réunion doit offrir des chances égales à chaque membre, et les animateurs doivent avoir les compétences d'animation nécessaires pour garantir cela.

10. Soyez en charge de la conversation. Compétences d'animation

Les animateurs doivent faire avancer la réunion en prenant en charge la conversation pour maintenir la réunion sur la bonne voie. Dès que les discussions de la réunion perdent leur élan, les animateurs doivent ramener la discussion sur l'énoncé du problème. Même parfois, vous devrez rayer quelqu'un ; cependant, c'est votre responsabilité et vous devez le faire sans perdre le contrôle. Le contrôle vous permettra de respecter tous les participants, c'est pourquoi la gestion des conversations est considérée comme l'une des puissantes compétences d'animation pour les animateurs.

Comment être charismatique ? 

Techniques à utiliser par le facilitateur pour optimiser les compétences de facilitation

Lorsqu’il dirige une réunion ou une discussion, l’animateur doit posséder certaines des compétences énumérées ci-dessus. En plus de cela, il doit également être préparé avec cet ensemble d’outils qui lui seront utiles en cas de besoin pour une réunion réussie.

1. Technique de brise-glace : On dit bien qu’un bon départ représente la moitié de la bataille. Cela vaut même lors de réunions ou de discussions d’affaires. Il arrive parfois que les parties concernées ne se connaissent pas très bien. Ici, l’animateur doit utiliser ces techniques pour briser la glace.
2. Techniques stratégiques : chaque réunion comporte une stratégie spécifique qui doit être suivie pour réussir. Ils déterminent le déroulement et l'ordre du jour de la réunion. Compétences d'animation
3. Technique créative. Les réunions d’affaires peuvent souvent être très banales ou monotones. Nous tous, les humains, avons besoin d’une étincelle dans ces situations. L’animateur peut utiliser sa créativité et proposer des idées amusantes qui ajouteront de la couleur et apporteront également des solutions créatives à certains problèmes.
4. Méthodes de résolution de problèmes : les problèmes et les conflits sont possibles partout. Ils font partie intégrante de tout parcours de vie, et les rencontres et échanges professionnels ne font pas exception. L’animateur doit connaître certaines techniques de résolution de problèmes et de conflits pour faire face à de telles situations.
5. Méthodes de prise de décision. Chaque réunion a pour but de prendre une décision ou de finaliser une stratégie. L'animateur doit disposer de techniques pour guider la discussion vers des décisions fermes dans un laps de temps limité et avec le moins de conflits possible.

Réflexions finales sur les compétences d'animation !

La simplification est une notion importante lors de l’organisation de réunions ou de discussions d’affaires. Par conséquent, devenir facilitateur nécessite un ensemble spécifique de compétences et un ensemble d’outils qui vous aideront à animer une réunion utile, paisible et réussie. Tant que les managers ou les animateurs possèdent les compétences d’animation nécessaires, les entreprises peuvent optimiser les résultats de leurs réunions, ce qui permettra à terme d’optimiser la performance globale de l’organisation pour atteindre un objectif commun.

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