A comunicación do equipo é clave para o éxito do equipo. A comunicación eficaz axuda a mellorar a comprensión entre os membros do equipo, a reducir os conflitos e a aumentar a produtividade.
Aprender a comunicarse de forma eficaz nun equipo pode ser abrumador. Despois de todo, hai moitos libros que afirman ofrecer mellores prácticas. Están dispoñibles títulos universitarios enteiros sobre o tema. Con tanta información, é realista que algún equipo aprenda a comunicarse da forma máis eficaz?
Como moitas cousas no mundo dos negocios, non necesitas saber todo o que hai sobre comunicacións. Só precisa saber o suficiente para tomar medidas eficaces. Para simplificar os principios dunha comunicación eficaz do equipo, rebaixámolos a "3 W". Estas son tres preguntas sinxelas que podes usar para centrar o enfoque do teu equipo na comunicación, garantindo a máxima produtividade e a mínima confusión. Aínda que os métodos de comunicación específicos poden ir e vir, estas tres preguntas sempre serán válidas.
Prisma de identidade de marca: que é e como usalo
Cando nos imos comunicar? Comunicación en equipo
Unha das primeiras cousas que hai que acordar é a frecuencia de comunicación dentro do equipo. Non penses que isto vai funcionar. Distintos membros do equipo poden ter diferentes expectativas con respecto á frecuencia da comunicación. Se hai un desajuste entre as expectativas dun membro do equipo, pode producirse frustración. Algúns membros do equipo sentiranse abrumados pola frecuencia da comunicación, mentres que outros poden sentirse ignorados.
Para garantir que todos teñan un conxunto común de expectativas en canto á comunicación, acorde o seguinte ao comezo do proxecto:
-
Observa.
En que horas deben responder os membros do equipo? Cando é aceptable deixar de revisar unha aplicación de comunicación do equipo? Este problema é especialmente importante para os equipos remotos que traballan en diferentes fusos horarios.
-
Comunicación en equipo. Días .
Espérase que o equipo socialice os fins de semana? En caso afirmativo, é esta unha regra xeral ou unha excepción que só debería darse en circunstancias extremas? Todo o mundo debe estar de acordo con isto. Se algúns membros do equipo esperan socializar os fins de semana e outros non, a produtividade e a moral poden sufrir un serio golpe.
-
Situacións .
Demasiada comunicación pode ser molesta e pode provocar que os empregados se desenganxen mentalmente e deixen de prestar atención á comunicación do equipo. Para evitalo, acorda situacións adecuadas para a comunicación. Tenta atopar un nivel de comunicación co que todos estean cómodos para que todo o equipo sinta que se escoitan as súas necesidades.
Aínda que é importante establecer os conceptos anteriores ao comezo dun proxecto, isto non significa que deban quedar firmes e inflexibles ou inalterables para o resto do proxecto. En vez diso, utiliza as pautas que creaches como base, pero pensa en como van as cousas a medida que avanza o proxecto. A vida real raramente está á altura das nosas previsións e expectativas, e é inevitable que algunhas cousas non funcionen como se pretende e haxa que facer cambios.
Plan de comunicación do equipo
Consulte regularmente e de forma proactiva con todo o equipo para asegurarse de que todos estean satisfeitos con como van as cousas. As seguintes preguntas poden ser útiles se queres avaliar o ben que está a funcionar o teu plan de comunicación do equipo:
-
Comunicación en equipo. Que funciona ben na nosa comunicación actual?
Ao facer esta pregunta, obtén comentarios reais sobre o que lles gusta aos membros do equipo. Facer esta pregunta tamén axuda a enmarcar a discusión nun contexto positivo e construtivo. Pode ser doado centrarse no que non funciona, así que asegúrate de centrar a atención da xente no bo e no malo.
-
Que cambiarías da nosa comunicación actual?
Ás veces, os membros do equipo poden ter problemas ou problemas relacionados coa comunicación, pero se senten tímidos ou inseguros de falar sobre eles. Ao tomar a iniciativa e facer unha pregunta, dás permiso e espazo á xente para buscar áreas de mellora.
-
Comunicación en equipo. Pódese pensar nunha situación concreta na que estivese satisfeito ou decepcionado co noso proceso de comunicación?
Pode ser difícil imaxinar exactamente o que os membros do equipo están a falar sen exemplos concretos para o traballo. En lugar de buscar comentarios xerais, intente obter exemplos específicos que ilustren os puntos expostos.
Establecer regras básicas sobre a frecuencia do contacto de compensación soluciona eficazmente os problemas xemelgos de demasiada e pouca comunicación. O equilibrio é esencial para sacar o máximo proveito do teu equipo. Atopar áreas proactivas para mellorar a medida que avanza o proxecto permíteche adaptar a túa comunicación e mellorala en función das circunstancias do mundo real. Comunicación en equipo
Onde nos imos comunicar?
Hoxe en día, hai unha gran variedade de métodos polos que os equipos poden comunicarse. As opcións son infinitas, desde o correo electrónico heredado ata as últimas aplicacións de mensaxería cifrada. Non obstante, demasiada opción pode ser mala. Os equipos deben definir claramente que métodos de comunicación deben utilizarse e con que finalidade. Se non marcas pautas claras neste ámbito, corres o risco de que parte do equipo se comunique dun xeito e outros doutro. Isto pode provocar fíos cruzados, información perdida e confusión e ineficiencia xeral.
Entón, que ideas che axudarán a escoller os métodos de comunicación máis axeitados ás necesidades do teu equipo? Despois de todo, non hai unha solución única para todos. As diferentes situacións teñen diferentes requisitos.
Considere o seguinte:
-
Adecuación .
Reparacións medios de comunicación teñen diferentes usos. Por exemplo, unha videochamada non é necesaria para unha comunicación interna rápida e breve. A mensaxería instantánea é mellor para as empresas. Non obstante, para reunións persoais profundas, como sesións de orientación, a mensaxería instantánea será demasiado informal e impersoal. Unha chamada telefónica, unha videochamada ou unha reunión cara a cara funcionarán mellor. Pensa nos diferentes tipos de comunicación que realizará o teu equipo e escolle a solución máis adecuada para cada un.
-
Comunicación en equipo. Facilidade .
Aprender unha nova aplicación de comunicacións non ten un custo. Existe o custo potencial da propia aplicación, así como o tempo e a enerxía que necesita o equipo para aprendela. Polo tanto, é bo manter as cousas tan simples como deben ser. O tempo que se aforra ao elixir unha aplicación que sexa fácil de aprender é tempo que se pode dedicar a un traballo importante. Mantén a comunicación sinxela.
-
Para mercar .
Demostrouse que o cambio se xestiona de forma máis eficaz cando a xente compra . Se estás a cambiar os métodos de comunicación, intenta consultar co teu equipo con antelación. Se as persoas senten que contribuíron e foron escoitadas, é probable que sexan menos resistentes a implementar unha nova ferramenta de comunicación.
É importante evitar o erro de asumir que a ferramenta ou a tecnoloxía adecuadas resolverán problemas de comunicación máis profundos do equipo. As ferramentas de comunicación que elixas aliviarán a situación, pero non substituirán unha cultura organizativa positiva e solidaria. Ademais, é moi importante evitar buscando o perfecto decisións cando unha solución adecuada é suficientemente boa. Case sempre haberá algunha outra ferramenta con características máis rechamantes ou unha lexión de fans que se entusiasmarán con iso. Non obstante, hai custos reais asociados ao cambio de métodos de comunicación.
As razóns para evitar cambiar de método de comunicación con demasiada frecuencia en busca da solución perfecta inclúen as seguintes:
-
Comunicación en equipo. Finanzas .
Cambiar entre diferentes aplicacións e ferramentas de comunicación pode custarche cartos. Isto pode tomar a forma de subscricións a aplicacións que non se utilizan completamente, custos de compra únicos que non se poden reembolsar e compra de métodos de formación para software que xa non existe. Comunicación en equipo
-
Tempo .
O tempo é un recurso vital para a xestión das organizacións. Sempre que cambias de aplicación de comunicación, o tempo pérdese de varias maneiras. Leva tempo aprender unha nova aplicación, tempo para completar a instalación e outros aspectos técnicos do cambio, e tempo para discutir e confirmar o cambio entre métodos.
- Comunicación en equipo. Coñecemento .
Como os membros da túa organización utilizan certos medios de comunicación, aumentan o seu nivel de coñecemento e experiencia. As persoas desenvolven un nivel de familiaridade e competencia con calquera ferramenta de comunicación en particular ao longo do tempo. Cada vez que decides conectarte e elixes unha nova ferramenta para aprender, pérdese todo o coñecemento organizativo acumulado.
Escoller as aplicacións de comunicación adecuadas para o teu equipo pode aumentar a moral, aumentar a produtividade e manter o coñecemento da organización. Con tanto en xogo, é importante tomar as opcións correctas e asegurarse de que todos saiban que ferramenta usar en cada situación. Comunicación en equipo
Con quen debemos comunicarnos?
Non hai nada peor que formar parte dun equipo pero non saber exactamente que papel xogan os demais, que autoridade para tomar decisións teñen e cando debes comunicarte con eles. A confusión sobre con quen falar cando xorde unha determinada situación é unha das formas máis rápidas de causar confusión e ineficiencia. Se a xente non entende completamente como comunicarse ben, corre o risco de permanecer en silencio cando algo está mal ou de informarllo á persoa equivocada, o que provoca que non se tome ningunha medida.
A este problema súmase a prevalencia moderna de equipos remotos bastante móbiles que nunca poden estar fisicamente no mesmo lugar. Ante estes retos, como podes axudar ao teu equipo a saber con quen falar nunha situación determinada?
-
Organigramas .
Pode ser útil ter un cadro visual que mostre quen está facendo o que no seu equipo. Non ten por que ser complicado nin asustado. Pode simplemente mostrar quen é o responsable de que, cando se debe contactar con eles e o tempo e os medios para logralos. Isto debería estar dispoñible nalgún lugar, como na rede corporativa.
-
Cultura.
Unha das peores cousas para a eficacia do equipo é cando a xente cala. Crea unha cultura onde a xente se sinta facultada para falar e chegar. Se as persoas reciben comentarios positivos cando se achegan, anímaas a facelo de novo, creando unha cultura comunicativa ao longo do tempo. Comunicación en equipo
- Comunicación en equipo. Educación .
O teu equipo debe estar formado adecuadamente en todos os aspectos do seu traballo, incluídas as ferramentas de comunicación que utilizará. Asegúrate de que as persoas teñan a parte fundamental do adestramento do equipo correctamente. Isto asegurará que sexa unha segunda opción para o teu equipo cando sexa necesario.
Ademais de establecer a forma correcta de comunicarse, tamén é importante establecer algunhas cousas a evitar. Non cometas o erro de asumir que a xente saberá automaticamente o que non facer. As diferentes persoas teñen diferentes expectativas, e isto é especialmente certo cando o equipo está formado por persoas de diferentes culturas e procedencias.
Algunhas consideracións fundamentais nesta área inclúen:
- Linguaxe . Algúns equipos gústalles a linguaxe informal, como xurar e xerga, mentres que a outros non. Ten claro o que está prohibido para evitar máis contratempos máis tarde.
- Temas . Permítese o chat fóra do horario ou non? Hai áreas de discusión sensibles, como a política ou a relixión, que queres que a xente evite? Teña moi claro isto para que a xente non se sinta a escuras sobre o que é e non é aceptable.
Non darlle á xente a oportunidade de falar coa persoa adecuada pode ser prexudicial para a produtividade do equipo. As persoas fan o seu mellor traballo cando poden intercambiar libremente ideas e buscar solucións aos problemas. Facilita que o fagan.
A comunicación do equipo non ten que ser difícil.
Esperemos que vexades que a comunicación eficaz do equipo non ten por que ser complicada. De feito, facer as cousas máis difíciles do que deben ser é unha receita para o fracaso. Mantén as cousas sinxelas. Establece respostas claras e concisas a 3W. Escoita ao teu equipo. Inclúe comentarios sobre comunicación organizativapara mellorar a situación co paso do tempo. En definitiva, as ferramentas e as aplicacións son excelentes ferramentas para mellorar o traballo en equipo, pero só se se usan correctamente. Ao reunir ao teu equipo detrás das respostas a estas preguntas, asegurarás que as aplicacións dinamizan, en lugar de prexudicar, a comunicación e a produtividade do teu equipo.
Deixe un comentario