A matriz de xestión do tempo de Covey é unha ferramenta para organizar as prioridades e xestionar o tempo de forma eficaz, desenvolvida por Stephen R. Covey, autor de Os 7 hábitos das persoas altamente efectivas. Esta matriz axuda ás persoas a categorizar as súas tarefas e actividades segundo a súa importancia e urxencia, o que lles permite asignar mellor os seus esforzos e recursos.

Matriz de xestión do tempo

Matriz de xestión do tempo

Stephen R. Conway propuxo a idea ou concepto dunha matriz de xestión do tempo, clasificando as tarefas en catro cuadrantes diferentes.

  1. Urxente e importante
  2. Non urxente, pero importante
  3. Urxente, pero non importante
  4. Nin urxente nin importante

Seguindo a matriz, cada traballo do mundo pódese dividir segundo a súa relevancia e importancia. Mergullémonos directamente nestes catro cuadrantes.

9 Perda de tempo máis común

 

Catro cuadrantes da Matriz de Xestión do Tempo

P1 - Urxente e importante. Matriz de xestión do tempo

Poucas cousas no mundo poden ocorrer de súpeto, como incidentes críticos, accidentes, escenarios máis indesexables, etc. Todas estas cousas son poderosas e poden chegar a calquera en calquera momento. Ademais, no caso de que o proxecto se poña en marcha nos próximos días, este proxecto debería afectar ao seu posicionamento na empresa.

Entón, este escenario pode facilmente considerarse crítico para esta persoa. Todos estes escenarios están dispoñibles para unha persoa, e pode manipular facilmente o resultado, xa que o traballo e a acción están baixo o seu control. A alta prioridade está dirixida a resolver problemas críticos, xa que o resultado é inmediato. Como persoa con experiencia, podes influír no resultado poñendo as probabilidades ao teu favor. Isto significa que priorizar o traballo crítico e urxente dáche unha vantaxe. As persoas altamente eficaces sempre toman as decisións correctas sobre a urxencia e a importancia das tarefas a realizar.

Exemplo de matriz do cuadrante 1 urxente e importante

Algunhas das tarefas urxentes, emerxencias e problemas críticos. son partes desta matriz. Traballar nun proxecto que se entrega ao día seguinte é un exemplo de tarefas tan importantes e urxentes asociadas ao cuadrante 1.

P2 - Importante, pero non urxente. Matriz de xestión do tempo

A planificación e a xestión do tempo son as dúas áreas principais deste cuadrante. Neste cuadrante, as tarefas adoitan ser sensibles ao tempo, pero carecen importancia e elemento crítico dentro deles. Máis ou menos, todas as tarefas deste cuadrante teñen uns prazos que deben cumprirse. Ademais, o prazo pode ser en días ou meses. Esta sección tamén trata sobre unha planificación coidadosa, na que debemos esforzarnos moito para completar a tarefa antes de que se faga urxente. Centrarse neste cuadrante pode garantir que evitemos o pésimo estrés laboral e sexamos máis eficientes para facer o traballo.

Actualizacións de documentación, calendarios de mantemento, formación e avaliación do persoal son algunhas das actividades que se enmarcan no segundo cuadrante. Este tipo de traballos proporcionarán a maior rendibilidade a longo prazo, pero non serán tan urxentes que teñan que ser rematados nun prazo determinado.

Exemplo de cuadrante importante pero non urxente 2. Matriz de xestión do tempo

Os proxectos a longo prazo e os obxectivos organizativos forman parte desta matriz de xestión do tempo. Planificación e desenvolvemento Estratexias para un proxecto a longo prazo: exemplos clave cuadrante 2.

P3 - Non importante, pero urxente

O terceiro cuadrante tamén se chama cuadrante "Engano". Todo o traballo nunha oficina ou fábrica está interconectado ata que todos os departamentos traballan xuntos como un só, o traballo está incompleto. Así mesmo, o traballo persoal e o profesional ás veces poden entrar en conflito entre si. Por exemplo, unha chamada telefónica desde a casa pode levar máis de trinta minutos debido á urxencia. Pero, ao mesmo tempo, pode non ser tan importante en comparación coa data límite do proxecto, que require unha atención inmediata. Isto ocorre moito nunha fábrica porque ás veces unha máquina defectuosa necesita atención. O erro de asignar varias persoas en lugar de unha pode facer perder tempo e recursos dunha organización.

Páxina de prezos. Como crear un xenial?

Exemplo de cuadrante 3 sen importancia pero urxente

As distraccións e os descansos, o traballo "ocupado" mínimo son partes da matriz Q3. Seguimento do tempo, respostas a correos electrónicos e as chamadas telefónicas, etc. son exemplos do cuadrante 3.

P4 - Nin importante nin urxente. Matriz de xestión do tempo

O hábito de preocuparse por cousas incontrolables, pensar nos indicadores incorrectos pode ser elementos que interfiran cos resultados efectivos. Este cuadrante trata da prioridade mínima do traballo; non é importante nin necesario. Por exemplo, realizar pequenos recados, realizar as tarefas domésticas durante o horario laboral. Tamén podería ser visualización redes sociais e sitios de compras que non serán beneficiosos a longo prazo. Así, convértese nunha tarefa desafiante xestionar as prioridades nunha escala de baixa a alta. Estas tarefas deben realizarse nun horario flexible cando a carga de traballo é mínima. Isto garante que os resultados non sufran.

Exemplo de cuadrante 4. Matriz de xestión do tempo

As bagatelas e a perda de tempo, as conversas informais forman parte do cuarto cuadrante. Navegación web sen rumbo, navegación redes sociais - exemplos do cuarto trimestre.

Títulos efectivos

Resumindo!

Non hai variña máxica que axude a unha persoa a priorizar as tarefas. Así, para o traballo produtivo e para garantir unha utilización óptima dos recursos, Time Management Matrix é moi útil. Non se poden dominar dun día para outro. Pola contra, cómpre dar pequenos pasos na dirección correcta. Algún día, a produtividade definitivamente aumentará e os estándares de ética laboral aumentarán. En definitiva, coa axuda dunha matriz de xestión do tempo, podes saber se o tempo que dedicaches valeu a pena ou se o perdeches. Matriz de xestión do tempo

 АЗБУКА 

FAQ. Matriz de xestión do tempo.

1. Que é unha matriz de xestión do tempo?

A Matriz de Xestión do Tempo (tamén coñecida como Matriz de Eisenhower) é unha ferramenta utilizada para priorizar tarefas en función da súa importancia e urxencia. Divide todas as tarefas en catro cuadrantes:

  1. Importante e urxente: Tarefas que requiren a realización inmediata.
  2. Importante pero non urxente: Tarefas que son importantes pero que non precisan de finalización inmediata.
  3. Sen importancia pero urxente: Tarefas que requiren unha finalización inmediata pero que non afectan aos obxectivos a longo prazo.
  4. Non é importante nin urxente: Tarefas que se poden aprazar ou non facer.

2. Como utilizar a matriz de xestión do tempo?

  • Definir tarefas: Anota todas as tarefas actuais.
  • Valorar a importancia e a urxencia: Valora cada tarefa segundo dous criterios: importancia e urxencia.
  • Divide as tarefas en cuadrantes: Coloca as tarefas nos cuadrantes axeitados da matriz.
  • Priorizar a execución: Comeza coas tarefas do primeiro cuadrante, despois pasa ás tarefas do segundo, etc.

3. Por que é importante a matriz de xestión do tempo?

A matriz de xestión do tempo axúdache a priorizar e centrarte nas tarefas que realmente importan, evitando ao mesmo tempo situacións estresantes e sobrecarga. Isto fai para mellor xestión do tempo e aumentar a eficiencia.

4. Que tarefas son importantes e urxentes?

Tarefas que son críticas e requiren atención inmediata, como:

  • Prazos para proxectos.
  • Problemas urxentes ou situacións de crise.
  • Problemas médicos urxentes.

5. Como identificar tarefas importantes pero non urxentes?

Estas tarefas son importantes para acadar obxectivos a longo prazo, pero a súa implementación pódese planificar para o futuro, por exemplo:

  • Planificación estratéxica.
  • Desenvolvemento de habilidades.
  • Deporte e saúde.

6. Como afrontar tarefas sen importancia pero urxentes?

Este tipo de tarefas a miúdo pódense delegar ou automatizar. Os exemplos inclúen:

  • Tarefas administrativas habituais.
  • Respostas a algunhas cartas e chamadas.

7. Por que poden ser perigosas as tarefas sen importancia e non urxentes?

Poden consumir moito tempo e distraer a atención de asuntos importantes. Pode ser:

  • Pasou demasiado tempo redes sociais.
  • Reunións inútiles.
  • Charla extra.

8. Que consellos che axudarán a utilizar a matriz de xestión do tempo de forma eficaz?

  • Actualiza a matriz regularmente: Revisa e actualiza regularmente as tarefas da matriz.
  • Sexa flexible: Reavaliar as prioridades se as circunstancias cambian.
  • Aprende a dicir non: Rexeita tarefas que non contribúan aos teus obxectivos.
  • Delegar tarefas: Delegar a outros tarefas sen importancia pero urxente.

9. Que ferramentas se poden utilizar para crear unha matriz de xestión do tempo?

  • Planificadores en papel e electrónicos: Blocs de notas, calendarios e aplicacións especiais.
  • Ferramentas e aplicacións en liña: Trello, Asana, Todoist.
  • Programas de toma de notas: Evernote, Microsoft OneNote.

10. Como axuda unha matriz de xestión do tempo na planificación a longo prazo?

Usar unha matriz axúdache a centrarte en tarefas importantes, pero non urxentes, que contribúen a acadar obxectivos e melloras a longo prazo. calidades vida. Isto axuda a evitar riscos de incendio e promove o pensamento estratéxico.