A etiqueta de reunión é un conxunto de normas e costumes que rexen o comportamento das persoas cando se reúnen por primeira vez ou se coñecen. Estas regras axudan a crear unha impresión positiva e manter boas relacións.

A etiqueta das reunións de negocios é moi importante porque promove interaccións efectivas entre os representantes das empresas, crea unha impresión positiva e mantén relacións profesionais.

Aquí tes algunhas razóns polas que a etiqueta nas reunións de negocios é fundamental:

  1. Profesionalidade: A etiqueta axuda a enfatizar o teu estado profesional e o respecto polo teu socio ou colega de negocios.
  2. Dar unha primeira impresión positiva: O bo comportamento, a atención aos detalles e o respecto polos demais participantes na reunión axudan a crear unha boa impresión e establecer un ton positivo para futuras interaccións.
  3. Establecer confianza: O cumprimento da etiqueta axuda a crear unha atmosfera de confianza e respecto, que é a base para unha cooperación empresarial exitosa.
  4. Interacción intercultural: As diferentes culturas poden ter diferenzas nas regras de etiqueta. Coñecer e respectar as diferenzas culturais axuda a evitar malentendidos e conflitos.
  5. Comunicación efectiva: A etiqueta promove unha comunicación máis eficaz, reduce a posibilidade de malentendidos e aumenta a eficiencia nos asuntos laborais.
  6. Negociacións exitosas: Unha parte importante da etiqueta comercial é a capacidade de realizar negociacións comerciais. Isto inclúe o respecto puntos de vista socio, tolerancia e busca de solucións construtivas.
  7. Manter a reputación: Manter unha boa etiqueta axuda a manter unha boa reputación na comunidade empresarial, o que pode ser importante para futuras oportunidades e asociacións.
  8. Uso efectivo do tempo: A etiqueta das reunións de negocios tamén inclúe respectar o tempo dos outros participantes, o que promove un uso máis eficiente do tempo nunha reunión de negocios.

Manter a etiqueta nas reunións de negocios é unha parte integral dun éxito e produtivo comunicación empresarial.

Consellos importantes para a etiqueta de reunións de negocios.

1. Etiqueta de reunión. Sexa puntual.

A puntualidade é un aspecto importante da etiqueta de reunión e mostra o teu respecto polo tempo dos demais. Aquí tes algunhas razóns polas que a puntualidade xoga un papel fundamental na etiqueta:

  1. Respecto polos demais: Chegar a tempo indica que valoras o tempo dos demais na reunión. Este é un sinal de respecto pola súa apretada axenda e un sinal da túa responsabilidade.
  2. Profesionalidade: A puntualidade está asociada á profesionalidade. Chegar a tempo demostra a túa capacidade para xestionar o teu tempo e garantir a eficiencia no teu traballo.
  3. Creando unha impresión positiva: A puntualidade axuda a crear unha primeira impresión positiva. Isto pode ser importante, especialmente se coñeces novos socios, clientes ou compañeiros.
  4. Eficiencia da interacción: A puntualidade promove interaccións máis eficaces nas reunións. Cando todos os participantes chegan a tempo, isto facilita o inicio do evento e evita posibles atrasos.
  5. Evitar consecuencias negativas: Os atrasos poden levar a consecuencias negativas, como oportunidades perdidas, socios decepcionantes ou incluso plans interrompidos.

2. A preparación é a clave do éxito.

As persoas encargadas de dirixir a reunión adoitan enviar toda a información necesaria con antelación. Revisa o resumo da axenda e toma notas en consecuencia.

Pode haber suxestións nesta axenda, e o mellor é seguilas para que todo saia ben durante a reunión. Prepárese se está a buscar unha etiqueta eficaz para as reunións de negocios.

3. Etiqueta de reunión. Traxe oficial.

A vestimenta formal depende do evento específico, das normas culturais e dos requisitos do escenario particular. Aquí tes algunhas pautas xerais para a vestimenta formal:

  • Traxes para homes:

    • Traxe formal (chaqueta e pantalón/saia) liso ou con estampado discreto.
    • Camisa de vestir con gravata ou lazo.
    • Zapatos de coiro, preferiblemente negros ou marróns.
    • Peiteado e corte de pelo limpos.

  • Etiqueta de reunión. Vestidos para mulleres:

    • Traxes ou vestidos en cores neutras.
    • A lonxitude do vestido é ata os xeonllos ou máis baixa.
    • Maquillaxe discreta e peiteado ordenado.
    • Zapatos pechados ou moderadamente abertos.

  • Accessoires:

    • Accesorios mínimos para un aspecto limpo e profesional.
    • Alta calidade e discreto xoias.
    • Un bolso ou maletín que combina co estilo da roupa.

  • Etiqueta de reunión. Evitar excesos:

    • Evita as cores brillantes e as roupas demasiado reveladoras.
    • Quédate con estilos clásicos e versátiles.

  • Cumprimento do código de vestimenta:

    • Ten en conta o código de vestimenta do evento. Por exemplo, "gravata negra" implica un traxe máis formal que "semi-formal" ou "traxe de negocios".

  • Etiqueta de reunión. Normas de hixiene:

    • Mantén un aspecto limpo e ordenado.
    • Dar prioridade ao alento fresco e á manicura ordenada.

  • Sexa culturalmente sensible:

    • Algunhas culturas poden ter diferenzas na vestimenta formal. Téñaos en conta para non provocar malentendidos.

  • Cumprimento do evento:

    • Valorar a natureza do evento. Por exemplo, as reunións de negocios requiren un traxe máis formal que os eventos culturais.

Lembra que a vestimenta formal non é só un uniforme, senón tamén unha forma de expresar profesionalmente a túa personalidade.

 

4. Ter unha axenda.

Isto é oficial unha reunión de negocios, e como membro tes a túa propia axenda. Cómprese con isto se está a buscar unha etiqueta de reunión de negocios eficaz. Isto manterá todo organizado e fará que a reunión sexa un éxito.

5. Etiqueta de reunión. Fala cando sexa necesario. 

Se queres unha etiqueta de reunión de negocios eficaz, fala cando sexa necesario durante a reunión. Asegúrate de que todos os que están na sala escoiten a túa voz para que poidan escoitar os teus pensamentos alto e claro e responder en consecuencia.

Sexa conciso e proporcione só a información necesaria para facer o seu punto. Non te repitas xa que isto quitará ás palabras a importancia necesaria.

6. Escoitar activamente.

A escoita activa é a habilidade de percepción atenta e intencionada da información do interlocutor. Este proceso implica non só presenza física, senón tamén implicación emocional, comprensión e resposta á información que se transmite. Aquí tes algúns principios da escoita activa:

  • Crear contacto visual: Fai contacto visual coa outra persoa, o que demostra o teu interese e atención polo que está dicindo.
  • Confirma a túa atención: Use sinais non verbais, como asentir coa cabeza, para mostrar que está a seguir a historia.
  • Escoita non só as palabras: Presta atención a ton de voz, expresións faciais e xestos. Isto pode revelar aínda máis o contido emocional da mensaxe.
  •  Non interrompa:Permita que o seu interlocutor complete o seu pensamento, non o interrompa. Isto é unha mostra de respecto polo que se dixo.
  • Facer preguntas aclaratorias: Sempre que sexa posible, fai preguntas que mostren que tes un interese activo e entendes o tema que se está a tratar.

Etiqueta de reunión.

  • Pausas para pensar: As pausas paulatinas antes de responder permiten reflexionar sobre o dito e mostrar unha maior comprensión.
  • Parafrasear o que se dixo: Repita brevemente os puntos clave ou o estado emocional da outra persoa para confirmar a súa atención e comprensión.
  • Preste toda a atención a:Evita a multitarefa e céntrate totalmente na conversa. Isto axudarache a percibir mellor a información.
  • Evite xuízos e prexuízos: Intenta abordar a conversa de forma aberta e sen prexuízos. Isto promove unha comprensión máis profunda.

A escoita activa mellora a comunicación, fortalece as relacións e aumenta a eficacia da comunicación.

7. Facer preguntas.

Dedícase tempo para facer preguntas e despexar as súas dúbidas. Aproveita este tempo e evita molestar aos participantes interrompendo constantemente procedementos importantes se estás a buscar unha etiqueta eficaz para as reunións de negocios.

8. Etiqueta de reunión. Mantén o teu dispositivo móbil lonxe.

Unha das regras máis básicas de etiqueta é manter dispositivo móbil lonxe de reunións, eventos ou visitas importantes. Podes ter algúns privilexios debido á túa alta posición, pero a regra aplícase a todos e todas.

9. Non hai comida nas reunións. 

Durante as reunións, permítese auga e café, e sérvese té/café a unha hora determinada e acordada. Se a reunión dura moito tempo, entón no medio ou ao final hai un descanso para aperitivos.

Evite comer ou beber durante as discusións importantes xa que isto vai en contra da etiqueta básica.

10. Teña coidado.

A etiqueta máis importante é prestar atención nunha reunión para dar un bo exemplo. Non te axites, toques os teus pés cun lapis, bolígrafo, etc., fagas papeis innecesariamente ou fagas outros ruídos que poidan distraer nunha reunión.

É simplemente un sinal de mal comportamento que reflicte o teu desinterese alto e claro.

Consellos importantes para a etiqueta de reunións virtuais.

No mundo virtual, a etiqueta de reunión xoga un papel fundamental para crear unha impresión positiva, interaccións eficaces e establecer relacións exitosas. Aquí tes algúns importantes consellos de etiqueta reunións virtuais:

Comprobe o seu equipo con antelación: Asegúrate de que o teu ordenador, micrófono e cámara funcionan correctamente antes da reunión para evitar problemas técnicos.

Sexa puntual: Chega a tempo para a reunión virtual, tal e como o sería para un evento físico.

Crea un fondo axeitado: Evite o desorde e os elementos desafortunados no fondo. Escolle un ambiente tranquilo e profesional.

Vestir adecuadamente: Vístete como o farías para unha reunión sen conexión con compañeiros ou socios.

Etiqueta de reunión.

Proporcionar unha boa iluminación: Asegúrate de que a túa cara estea iluminada con suficiente intensidade para que os demais participantes poidan verte con claridade.

Usa alcumes e fotos profesionais: Se a plataforma de reunións ofrece a opción de usar un alcume ou unha foto, elixe as opcións profesionais.

Mantente alerta e activo: Participa activamente na conversa e mostra a túa atención a través de sinais non verbais, como asentir coa cabeza.

Evite a multitarefa: Dálle toda a atención á túa reunión virtual e evita a multitarefa para evitar distraccións dos temas que se tratan.

Silencia o micrófono se é necesario: Se tes ruído de fondo ou necesitas deixar temporalmente unha conversa, silencia o micrófono.

Respecta o tempo dos demais: Planifica as túas observacións e comentarios para non ocupar tempo de reunión virtual innecesario.

Use unha linguaxe educada: Mantén un ton profesional e educado cando te comuniques por chat ou visualmente.

Estea preparado para problemas técnicos: Ter un plan de respaldo se xurden dificultades técnicas e estar preparado para resolvelos rapidamente.

Manter a etiqueta nas reunións virtuais axuda a crear unha comunicación eficaz e profesional a pesar da distancia física.

FAQ. Etiqueta de reunión.

Que regras básicas debes seguir cando coñeces descoñecidos?

Saudar con respecto, utilizar formas xerais básicas de saúdo, presentarse e manter unha mirada moderada e unha expresión amable.

Que debo facer se chego tarde a unha reunión?

Desculpe o atraso, avise con antelación se é posible e intente minimizar o impacto da súa tardanza.

Etiqueta de reunión. Como manter unha conversa?

Escoita con atención, fai preguntas, participa no diálogo, evita o monopolio na conversa e mostra interese polas opinións dos teus interlocutores.

Como rematar unha reunión correctamente?

Despídese con cortesía, agradécelle o seu tempo, exprese a esperanza de futuras interaccións e aclare os plans para unha reunión de seguimento.

Que aspectos da etiqueta de reunións en diferentes culturas deberían considerarse?

Respectar as tradicións locais de saúdo, presentación e comunicación. Por exemplo, dar a man pode non ser tan aceptado nalgunhas culturas como noutras.

Etiqueta de reunión. Que facer se se produce unha situación de conflito nunha reunión?

Mantén a calma, evita alzar a voz e trata de resolver o conflito de forma construtiva, quizais coa axuda dun mediador.

Que regras de etiqueta son importantes durante as reunións virtuais?

Manter unha boa visibilidade e audibilidade, ser puntuais, evitar a multitarefa, utilizar alcumes profesionais e antecedentes axeitados.

Cal é a importancia das indicacións non verbais na etiqueta de reunións?

As indicacións non verbais como as expresións faciais, os xestos e o ton de voz poden transmitir a emoción da túa comunicación e complementar o que se di.

Como reaccionar se alguén non segue as regras de etiqueta nunha reunión?

Mantén a calma, evita conflitos abertos, quizais dea bos consellos ou ofreza axuda para mellorar a situación.

Etiqueta de reunión. Como prepararse para unha reunión para manter a etiqueta?

Investiga os detalles específicos do evento, determina o código de vestimenta, coida o teu aspecto, prepara preguntas de comunicación e asegúrate de que o teu equipo (no caso das reunións virtuais) estea en perfecto estado.

Drukarnya ABC