Organización do proxecto - Definición, tipos e diagrama

A organización do proxecto é o proceso de planificación, coordinación e xestión de recursos para acadar obxectivos especificados nun tempo e orzamento especificados. Un proxecto é unha empresa temporal que ten un resultado ou produto único que é diferente da rutina das operacións diarias da organización.

Hai tres áreas de responsabilidade e competencia na organización do proxecto.

Xestión de proxectos: encárgase a xestión do proxecto
Equipo do proxecto: ao equipo do proxecto asígnaselle un aspecto da execución do proxecto
A xunta de proxecto é o órgano de toma de decisións no que se confía o éxito do proxecto e toma decisións importantes como se o proxecto debe ser cancelado ou continuado.

Estrutura organizativa O proxecto depende de varios factores, como o tipo e estilo da organización, a xerarquía e o fluxo de traballo.

Estes son algúns dos tipos máis comúns de organización de proxectos:

1. Organización funcional. Organización do proxecto

Esta é unha das estruturas organizativas máis comúns. A empresa divídese en varios departamentos e agrúpanse persoas con habilidades e coñecementos similares. O director do proxecto e outros recursos traballan no mesmo departamento, por exemplo, marketing, vendas, contabilidade etc.

As vantaxes dunha estrutura funcional son:

Isto é mellor tanto para proxectos pequenos como para equipos pequenos porque a función pode obter un control e control completos sobre os membros do equipo e outros recursos.
Os membros son fáciles de motivar xa que hai poucos
Acceder aos expertos é sinxelo porque están na mesma área funcional.
É doado reunir a todos os implicados no proxecto e discutir o tema relevante.
Os empregados están dispostos a traballar neste tipo de proxectos porque lles dá a oportunidade que necesitan para seguir adiante.
Dado que o equipo é pequeno, é posible limitar os medios de comunicación do proxecto.

As desvantaxes da estrutura funcional son as seguintes:

Non é fácil acceder a persoas fóra da túa unidade funcional
Os empregados son fieis ao seu xefe de equipo en lugar de traballar nun proxecto
Dificultade para manter o enfoque estratéxico

2. Deseño.

Aquí o director do proxecto ten a total responsabilidade de cada proxecto. Ten emprego a tempo completo con todo o equipo e control do orzamento para a súa correcta finalización. Reporta ao consello de proxecto e ao patrocinador do proxecto. Organización do proxecto

As vantaxes dunha estrutura organizativa baseada en proxectos son as seguintes:

Control total sobre o equipo
Forte sentido de identidade dentro do equipo, o que resulta nunha cultura do equipo dominante
Conflito mínimo, xa que cada participante traballa para acadar as metas e obxectivos do proxecto
Planificar o teu traballo é doado
Fácil dispoñibilidade de recursos
Mellora o liderado técnico e as habilidades de xestión de proxectos

As desvantaxes da estrutura organizativa do proxecto son as seguintes:

É un compromiso caro
É difícil para os empregados volven se son despedidos do seu traballo
Nalgúns casos, pechar un proxecto significa perder o traballo

3. Matriz. Organizar un proxecto

Créase unha estrutura organizativa do proxecto matricial integrando tanto o proxecto como a organización funcional. Existen dúas estruturas: horizontal e vertical, polo que un empregado pode traballar tanto nun proxecto como nun grupo funcional.

Existen tres tipos de matriz de organización

Matriz forte: o director do proxecto ten un equipo a tempo completo e ten guía completa e control sobre o equipo e o proxecto
Unha matriz débil está máis preto dunha estrutura funcional e o xestor do proxecto ten menos opcións. Ten un equipo a tempo parcial e control orzamentario
Matriz equilibrada: o director do proxecto ten un nivel medio de autoridade e un equipo a tempo parcial. El e o responsable funcional xestionan o orzamento

As vantaxes dunha organización matricial son:

Os recursos úsanse de forma eficiente
Os recursos pódense mover facilmente entre diferentes proxectos
Os individuos, así como os membros do equipo, son sensibles por natureza

As desvantaxes dunha organización matricial son as seguintes:

A maioría das veces atoparás conflitos entre proxectos debido aos recursos
Confíaselle ás persoas con prioridades conflitivas e diferentes, e isto pode causar confusión

Outros tipos de organización de proxectos son os seguintes:

Organización sinxela ou orgánica é a estrutura de organización do proxecto máis sinxela, que inclúe entidades empresariais cun único propietario, así como autónomos. A función de xefe de proxecto adoita ser desempeñada polo propietario ou especialista que ten a tarefa de xestionar o proceso de traballo. Organización do proxecto
Organización diversificada. Neste tipo de estrutura organizativa, hai moitas unidades funcionais que son independentes entre si. As unidades inclúen persoas con diferentes habilidades e saber facer, que están unidos por un tema común, podendo ser unha localización xeográfica ou un proxecto similar. Todas as divisións teñen os seus propios recursos para o funcionamento autónomo.
Organización virtual — Nunha estrutura organizativa virtual, a organización mantén o seu negocio principal e tenta externalizar outros procesos. A organización central está vinculada con varias organizacións externas para executar o negocio con éxito. O xestor de proxectos destas organizacións ten autoridade de nivel medio e baixo e autoridade mixta de control orzamentario.

Como elaborar un diagrama de organización do proxecto?

Un organigrama do proxecto axuda a definir os roles e responsabilidades do equipo, así como as necesidades de formación, como se asignarán os recursos e como se implicarán os interesados. Os pasos necesarios son os seguintes:

1. Determinar o persoal. Organización do proxecto

O primeiro paso do proceso é identificar as persoas asociadas ao alcance do proxecto e capaz ter un forte impacto no proxecto. Normalmente, estes son empregados clave que inflúen nos comerciantes, xefes de departamento, persoal de vendas, persoal de soporte, consultores e mesmo persoal de TI.

2. Construír un equipo directivo superior

Segundo campo — crear un equipo viable que será responsable do proxecto e vixiar o seu éxito. O equipo incluirá o cliente ou patrocinadores do proxecto, e nalgúns casos expertos, que ofrecerán orientación e asistencia durante todo o proxecto.

3. Asignar coordinadores do proxecto. Organización do proxecto

A terceira etapa consiste na designación de coordinadores de proxectos que serán xestores de nivel medio e baixo. As súas responsabilidades incluirán o desempeño de funcións neste nivel e a coordinación das tarefas do equipo. Pode haber moitos coordinadores de proxectos nunha organización do proxecto, pero na maioría dos casos atoparás polo menos tres para xestionar os aspectos de comunicación, técnicos e de planificación.

4. Etiqueta aos teus interesados

Identifica os principais interesados e proba atraelos ao desenvolvemento do proxecto.

5. Determinar os requisitos de formación. Organización do proxecto

Nalgúns casos o equipo pode efectivamente facer fronte á tarefa. A diferenza doutros, carecen das ferramentas, habilidades e coñecementos para manexar as complexidades do proxecto. Determine os requisitos de formación e ofréceo aos membros que o precisen. O coordinador do proxecto é o responsable de xestionar o grupo de traballo e proporcionar a formación necesaria ao empregado.

6. Crear un organigrama do proxecto

A última etapa é a elaboración dun organigrama do proxecto. Revisa os pasos que xa deches e pensa en como se coordinarán e colaborarán as persoas do proxecto para crear o diagrama perfecto.

Mire atentamente para que poida determinar a súa relación e as responsabilidades que se deben asignar. Enumere os tomadores de decisións que desempeñarán un papel destacado e escriba o seu papel, responsabilidades e tarefas nas proximidades para ter unha imaxe clara. Defina roles de conexión e defina unha canle de comunicación e informes se decide crear un organigrama útil do proxecto

Lista de materiais (BOM) - Definición, exemplo, tipos e beneficios