A organización do proxecto é o proceso de planificación, coordinación e xestión de recursos para acadar obxectivos especificados nun tempo e orzamento especificados. Un proxecto é unha empresa temporal que ten un resultado ou produto único que é diferente da rutina das operacións diarias da organización.
Hai tres áreas de responsabilidade e competencia na organización do proxecto.
- Xestión de proxectos: encárgase a xestión do proxecto
- Equipo do proxecto: ao equipo do proxecto asígnaselle un aspecto da execución do proxecto
- A xunta de proxecto é o órgano de toma de decisións no que se confía o éxito do proxecto e toma decisións importantes como se o proxecto debe ser cancelado ou continuado.
Estrutura organizativa O proxecto depende de varios factores, como o tipo e estilo da organización, a xerarquía e o fluxo de traballo.
Estes son algúns dos tipos máis comúns de organización de proxectos:
1. Organización funcional. Organización do proxecto.
Esta é unha das estruturas organizativas máis comúns. A empresa divídese en varios departamentos e agrúpanse persoas con habilidades e coñecementos similares. O director do proxecto e outros recursos traballan no mesmo departamento, por exemplo, marketing, vendas, contabilidade etc.
As vantaxes dunha estrutura funcional son:
- Isto é mellor tanto para proxectos pequenos como para equipos pequenos porque a función pode obter un control e control completos sobre os membros do equipo e outros recursos.
- Os membros son fáciles de motivar xa que hai poucos
- Acceder aos expertos é sinxelo porque están na mesma área funcional.
- É doado reunir a todos os implicados no proxecto e discutir o tema relevante.
- Os empregados están dispostos a traballar neste tipo de proxectos porque lles dá a oportunidade que necesitan para seguir adiante.
- Dado que o equipo é pequeno, é posible limitar os medios de comunicación do proxecto.
As desvantaxes da estrutura funcional son as seguintes:
- Non é fácil acceder a persoas fóra da túa unidade funcional
- Os empregados son fieis ao seu xefe de equipo en lugar de traballar nun proxecto
- Dificultade para manter o enfoque estratéxico
2. Deseño.
Aquí o director do proxecto ten a total responsabilidade de cada proxecto. Ten pleno emprego con todo o equipo e control orzamento para a súa exitosa finalización. Reporta ao consello de proxecto e ao patrocinador do proxecto. Organización do proxecto
As vantaxes dunha estrutura organizativa baseada en proxectos son as seguintes:
- Control total sobre o equipo
- Forte sentido de identidade dentro do equipo, o que resulta nunha cultura do equipo dominante
- Conflito mínimo, xa que cada participante traballa para acadar as metas e obxectivos do proxecto
- Planificar o teu traballo é doado
- Fácil dispoñibilidade de recursos
- Mellora o liderado técnico e as habilidades xestión proxectos
As desvantaxes da estrutura organizativa do proxecto son as seguintes:
- É un compromiso caro
- É difícil para os empregados volven se son despedidos do seu traballo
- Nalgúns casos, pechar un proxecto significa perder o traballo
3. Matriz. Organizar un proxecto
Créase unha estrutura organizativa do proxecto matricial integrando tanto o proxecto como a organización funcional. Existen dúas estruturas: horizontal e vertical, polo que un empregado pode traballar tanto nun proxecto como nun grupo funcional.
Existen tres tipos de matriz de organización
- Matriz forte: o director do proxecto ten un equipo a tempo completo e ten guía completa e control sobre o equipo e o proxecto
- Unha matriz débil está máis preto dunha estrutura funcional e o xestor do proxecto ten menos opcións. Ten un equipo a tempo parcial e control orzamentario
- Matriz equilibrada: o director do proxecto ten un nivel medio de autoridade e un equipo a tempo parcial. Eles xestor funcional xestionar o orzamento
As vantaxes dunha organización matricial son:
- Os recursos úsanse de forma eficiente
- Os recursos pódense mover facilmente entre diferentes proxectos
- Os individuos, así como os membros do equipo, son sensibles por natureza
As desvantaxes dunha organización matricial son as seguintes:
- A maioría das veces atoparás conflitos entre proxectos debido aos recursos
- Confíaselle ás persoas con prioridades conflitivas e diferentes, e isto pode causar confusión
Outros tipos de organización de proxectos son os seguintes:
- Organización sinxela ou orgánica - Esta é a estrutura de organización do proxecto máis sinxela, que inclúe entidades empresariais cun único propietario, así como autónomos. A función de director do proxecto adoita ser desempeñada polo propietario ou especialista que se lle asigna xestión proceso de traballo. Organización do proxecto
- Organización diversificada. Neste tipo de estrutura organizativa, hai moitas unidades funcionais que son independentes entre si. As unidades inclúen persoas con diferentes habilidades e saber facer, que están unidos por un tema común, podendo ser unha localización xeográfica ou un proxecto similar. Todas as divisións teñen os seus propios recursos para o funcionamento autónomo.
- Organización virtual – Nunha estrutura organizativa virtual, a organización mantén o seu negocio principal e tenta externalizar outros procesos. A organización central está vinculada con varias organizacións externas para executar o negocio con éxito. O xestor de proxectos destas organizacións ten autoridade de nivel medio e baixo e autoridade mixta de control orzamentario.
Como elaborar un diagrama de organización do proxecto?
Un organigrama do proxecto axuda a definir os roles e responsabilidades do equipo, así como as necesidades de formación, como se asignarán os recursos e como se implicarán os interesados. Os pasos necesarios son os seguintes:
1. Determinar o persoal. Organización do proxecto
O primeiro paso do proceso é identificar as persoas asociadas ao alcance do proxecto e capaz ter un forte impacto no proxecto. Normalmente, estes son empregados clave que inflúen nos comerciantes, xefes de departamento, persoal de vendas, persoal de soporte, consultores e mesmo persoal de TI.
2. Construír un equipo directivo superior
Segundo campo – crear un equipo viable que será responsable do proxecto e vixiar o seu éxito. O equipo incluirá o cliente ou patrocinadores do proxecto, e nalgúns casos expertos, que ofrecerán orientación e asistencia durante todo o proxecto.
3. Asignar coordinadores do proxecto. Organización do proxecto
A terceira etapa consiste na designación de coordinadores de proxectos que serán xestores de nivel medio e baixo. As súas responsabilidades incluirán o desempeño de funcións neste nivel e a coordinación das tarefas do equipo. Pode haber moitos coordinadores de proxectos nunha organización do proxecto, pero na maioría dos casos atoparás polo menos tres para xestionar os aspectos de comunicación, técnicos e de planificación.
4. Etiqueta aos teus interesados
Identifica os principais interesados e proba atraelos ao desenvolvemento do proxecto.
5. Determinar os requisitos de formación. Organización do proxecto
Nalgúns casos o equipo pode efectivamente facer fronte á tarefa. A diferenza doutros, carecen instrumentos, habilidades, coñecementos para facer fronte ás complexidades do proxecto. Determinar os requisitos de formación e ofréceo aos membros que o precisen. O coordinador do proxecto é o responsable de xestionar o grupo de traballo e proporcionar a formación necesaria ao empregado.
6. Crear un organigrama do proxecto
A última etapa é a elaboración dun organigrama do proxecto. Revisa os pasos que xa deches e pensa en como se coordinarán e colaborarán as persoas do proxecto para crear o diagrama perfecto.
Mire atentamente para que poida determinar a súa relación e as responsabilidades que se deben asignar. Enumere os tomadores de decisións que desempeñarán un papel destacado e escriba o seu papel, responsabilidades e tarefas nas proximidades para ter unha imaxe clara. Defina roles de conexión e defina unha canle de comunicación e informes se decide crear un organigrama útil do proxecto
Lista de materiais (BOM) - Definición, exemplo, tipos e beneficios
Vantaxes. Organización do proxecto
As vantaxes do modelo de organización do proxecto axeitado son as seguintes:
- Ofrece aos empregados a oportunidade de mellorar as súas habilidades
- Os esforzos céntranse no traballo por proxectos
- Permite á organización crecer e desenvolverse
- Axuda a facer un seguimento dos obxectivos estratéxicos
- Aumentar a capacidade de facer fronte aos factores ambientais
- Fai que a toma de decisións sexa suave, eficiente e rápida
- Fomenta a especialización dos traballadores
- Axuda a un mellor aproveitamento dos recursos
- Cumpre facilmente os prazos do proxecto
- Axuda aos empregados a crecer profesionalmente
Fallos.
As desvantaxes do modelo de organización do proxecto son as seguintes:
- As relacións non están claramente definidas
- Hai un problema de coordinación
- Duplicación de esforzos
- Nalgúns proxectos hai incerteza entre os empregados
FAQ. Organización do proxecto.
1. Que é a organización do proxecto?
A xestión de proxectos é o proceso de planificación, execución, seguimento e finalización dun proxecto para acadar obxectivos especificados dentro de limitacións determinadas, como tempo, orzamento e recursos.
2. Cales son as principais etapas da organización do proxecto?
Principais fases da organización do proxecto:
- Iniciación: Definición do obxectivo e xustificación do proxecto.
- Planificación: Desenvolver un plan de acción detallado, recursos e prazo.
- Execución: Implantación do plan, execución de tarefas e xestión do equipo.
- Seguimento e control: Seguimento do progreso, Xestión de riscos e facer axustes.
- Realización: Realización de todas as tarefas, resumo e peche do proxecto.
3. Como determinar a finalidade do proxecto?
Pasos para definir un obxectivo:
- Claridade e especificidade: O obxectivo debe estar claramente enunciado e comprensible.
- Mensurabilidade: Determine como se medirá a consecución do obxectivo.
- Accesibilidade: Asegúrese de que o obxectivo é realista e alcanzable.
- Relevancia: O obxectivo debe ser coherente cos obxectivos estratéxicos da organización.
- Tempo limitado: Establece un período de tempo específico para acadar o teu obxectivo.
4. Que ferramentas se poden empregar para planificar un proxecto?
Ferramentas populares:
- Diagrama de Gantt: Representación visual dun plan de proxecto con marcos de tempo.
- Camiño crítico (CPM): Método para identificar tarefas clave que afectan á duración do proxecto.
- Técnica de avaliación e revisión de programas (PERT): Análise dos prazos probables para a realización das tarefas.
- Táboa de asignación de tarefas (RACI): Definir os roles e responsabilidades dos membros do equipo.
- Software de xestión de proxectos: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.
5. Como xestionar eficazmente un equipo do proxecto?
Consellos de xestión de equipos:
- Definición clara de roles e responsabilidades: Asegúrese de que cada membro do equipo coñece as súas tarefas e responsabilidades.
- Reunións periódicas: Manter reunións periódicas para discutir o progreso e resolver problemas.
- comunicación aberta: Fomentar a comunicación aberta e honesta dentro do equipo.
- Motivación e apoio: Apoiar aos membros do equipo e motivalos para acadar obxectivos comúns.
- Comentarios comunicacións: proporciona e recibe comentarios regularmente para mellorar o rendemento do equipo.
6. Organización do proxecto. Como xestionar os riscos nun proxecto?
Pasos de xestión de riscos:
- Identificación de riscos: Identificar os riscos potenciais que poidan afectar ao proxecto.
- Análise de riscos: Avaliar a probabilidade e o impacto de cada risco.
- Desenvolvemento dun plan de xestión de riscos: Identificar estratexias para minimizar ou eliminar riscos.
- Seguimento e control de riscos: Vixiar continuamente os riscos e facer os cambios necesarios no plan de xestión de riscos.
- Resposta ao risco: Responda rapidamente aos riscos emerxentes para minimizar o seu impacto.
7. Como seguir o progreso do proxecto?
Métodos para seguir o progreso:
- Puntos de control: Establece puntos de control regulares проверки completando tarefas.
- Informes de estado: Crea informes regulares de estado do proxecto para o equipo e as partes interesadas.
- Usando Chaves indicadores de rendemento (KPI): Identifica e fai un seguimento das métricas clave para medir o progreso.
- Análise de desviacións: Compara os resultados reais cos resultados previstos e analiza as desviacións.
- Software de xestión de proxectos: Use ferramentas para rastrexar tarefas e progreso.
8. Como completar o proxecto?
Pasos para completar o proxecto:
- Completando todas as tarefas: Asegúrate de que todas as tarefas estean completadas e que se acaden os obxectivos.
- Inspección e aceptación: Obter a confirmación do cliente ou das partes interesadas de que o proxecto está completo.
- Análise de resultados: Realizar unha análise do proxecto, identificar prácticas exitosas e leccións que se poidan utilizar no futuro.
- Documentación: Crea un informe final do proxecto e documenta todos os datos e resultados importantes.
- Peche do proxecto: Pechar formalmente o proxecto, incluíndo tarefas administrativas e liberación de recursos.
9. Que erros adoitan cometerse á hora de organizar os proxectos?
Erros comúns:
- Planificación insuficiente: Non ter un plan detallado pode provocar fallos e atrasos.
- Mala xestión recursos: A asignación incorrecta de recursos pode afectar negativamente o progreso do proxecto.
- Comunicación ineficaz: A falta de comunicación pode provocar malentendidos e conflitos.
- Ignorando os riscos: Os riscos imprevistos poden afectar significativamente ao proxecto.
- Mala xestión do cambio: A xestión ineficaz do cambio pode provocar confusión e atrasos.
10. Organización do proxecto. .Que habilidades son necesarias?
Habilidades requiridas:
- Planificación e organización: Capacidade para desenvolver plans detallados e organizar o traballo de forma eficaz.
- Xestión do tempo: Capacidade para xestionar eficazmente o tempo e as prioridades.
- Habilidades de comunicación: Capacidade para comunicarse de forma clara e persuasiva co equipo e as partes interesadas.
- Xestión de riscos: Habilidades de identificación, análise e xestión de riscos.
- Liderado e Motivación: Capacidade para inspirar e motivar a un equipo para acadar obxectivos.
Organizar un proxecto é un proceso complexo que require unha coidadosa planificación, unha xestión eficaz e un seguimento constante. Seguindo estas recomendacións, poderás organizar e implementar con éxito o proxecto, logrando os teus obxectivos.
Deixe un comentario
Ten que ser sesión para publicar un comentario.