Xestión do tempo e mellora da produtividade

A xestión do tempo e a produtividade son técnicas e estratexias que che axudan a utilizar o teu tempo de forma eficaz para acadar os teus obxectivos, mellorar o teu rendemento e completar tarefas de forma máis eficaz. Estes conceptos están intimamente relacionados e xogan un papel importante na xestión da súa propia produtividade e éxito tanto na súa vida profesional como persoal. É o medio ambiente, ou só estamos a xestionar mal o noso tempo? A xestión do tempo pode ser un reto importante para calquera fundador ocupado, especialmente porque as liñas entre o tempo de traballo e a vida doméstica cada vez son máis borrosas (ou desaparecen). Non obstante, coas ferramentas e tácticas adecuadas, podes superar este desafío e ser máis produtivo que nunca, mesmo durante os tempos máis caóticos da historia moderna.

Google Workspace para o desenvolvemento de mercadotecnia de contidos.

1. Non realices varias tarefas. Xestión do tempo.

Algunha vez te sentiches esgotado física e mentalmente ao final da xornada de traballo, pero realmente non realizaches o teu traballo? Se algunha vez te queixaches de que non tes tempo suficiente durante o día, é probable que tentaches realizar varias tarefas. Cando pensas que estás facendo varias tarefas, en realidade só estás acurtando o gráfico circular de cada tarefa e roubándoche horas. Só tes unha determinada cantidade finita de enerxía nun día determinado, e se es un deses emprendedores que quere dar o 100% a todo o que fas, as matemáticas simplemente non suman. En realidade, acabas dedicando o 10 % aquí, o 20 % alí, o 5 % a outras ducias de tarefas, e despois outro 10 % da túa atención dedícase ao fluxo interminable de notificacións e mensaxes. redes sociais.

Isto resulta en altos custos de cambio, que levan máis tempo do que pensas. Digamos que verificaches as túas notificacións de Facebook catro veces. Perdeuse ata unha hora enteira. Consultas a túa caixa de entrada ou Slack cada vez que aparece o pequeno círculo vermello? Perdes máis tempo do que realmente traballas.

Ademais, a calidade do traballo diminúe e os prazos retrasan. Parecerá que che está levando máis e máis tempo en facer as cousas, porque é así. E como xa levaches todo o día cambiando de tarefa, o teu depósito estará baleiro pola noite. Xestión do tempo

2. No canto dunha tarefa

Cando foi a última vez que te concentraches só nunha cousa durante 30 minutos? Ou ata 10 minutos? Sen mirar as notificacións ou correos electrónicos?

Non importa no que esteas a traballar, desactiva todas as distraccións e céntrate nunha cousa durante un período de tempo específico. Se é necesario, configure un temporizador. Establece o teu calendario en Non molestar (Non molestar). Na configuración de Slack, selecciona Pausar notificacións. Pecha as 27 pestanas abertas do navegador ou simplemente fai clic en Nova ventá. Reproduce a túa música relaxante favorita sen letras para mergullarte na atmosfera. E só... comeza a facelo.

3. Establece límites artificiais para ti. Xestión do tempo.

Unha das formas máis poderosas de aumentar a súa produtividade e mellorar a xestión do tempo é establecer límites artificiais. Qué significa? Prazos falsos. Establecer límites artificiais impide caer na trampa da lei Parkinson , que sinala que "a obra amplíase ata cubrir o tempo dispoñible para a súa finalización". Probablemente xa vira isto antes. Alguén do teu equipo ten tres tarefas e unha de oito horas xornada laboral para eles execución, e conseguen estirar estas tarefas de 9 a 5 horas. Cando saibas de primeira man que estas tres tarefas deberían levar un máximo de 90 minutos.

E se só tivesen unha xornada laboral de 90 minutos para facelo? Aposto a Tesla Cybertruck a que o traballo aínda estaría feito. Traballar desde casa debido á pandemia de COVID-19 facilitou aínda máis caer na trampa da Lei de Parkinson. Sen tempo de viaxe e sen bandexas para o día de traballo que che obliguen a relaxarte mentalmente e volver a casa, realmente podes arrastrar as cousas.

Mantéñase produtivo.

A mellor forma de romper a Lei de Parkinson e manterse produtivo hoxe é establecer prazos artificiais. Crea un límite de tempo para completar esta tarefa, incluso establece un temporizador para ti. Tamén se sabía que un dos membros do equipo do Fundador seguiu esta técnica, utilizando o seu entorno como limitacións de tempo incorporadas. Cando viaxa para filmar (na que a xente podía facer tales cousas), só compraba 30 minutos ou 60 minutos de wifi de avión. Despois retouse a si mesmo a facer o máximo de traballo posible neses 30 ou 60 minutos, e non actualizaría Internet despois de que expirase o temporizador.

Todo o que ocorre despois de desactivar a wifi debería ocorrer sen conexión no escritorio. Isto permitirache centrarte na tarefa e non deixarte distraer con varias pestanas, notificacións e correos electrónicos. Sorprenderás o moito que podes facer se estableces límites ficticios e creas un mini-sprint.

4. Utiliza a técnica do pomodoro. Xestión do tempo

A Técnica Pomodoro é unha técnica específica de xestión do tempo de finais da década de 1980 que utiliza un temporizador para dividir o traballo en pequenos mini-sprints hiperprodutivos. Normalmente son intervalos de 25 minutos separados por breves descansos.

LifeHacker describe instrucións paso a paso para usar a Técnica Pomodoro de forma eficaz:

1. Seleccione a tarefa a completar
2. Establece o Pomodoro durante 25 minutos (O Pomodoro é un temporizador)
3. Traballa na tarefa ata que soe o Pomodoro, despois pon o cheque no teu papel.
4. Fai un pequeno descanso (5 minutos está ben)
5. Cada 4 Pomodoros toman un descanso máis longo

Incluso podes usar ferramentas en liña como Tomato Timer ou unha variedade de aplicacións para facer esta táctica aínda máis fácil. Xestión do tempo

5. Proba o efecto Zeigarnik. 

Existe unha teoría psicolóxica segundo a cal é máis doado lembrar as actividades interrompidas e volver a elas. Isto chámase efecto Zeigarnik. Crese que é máis probable que recordes unha tarefa inacabada que unha completada. A psicóloga lituana Bluma Zeigarnik descubriu este efecto observando o comportamento dos camareiros nun café. Segundo o estudo, os camareiros tiñan máis probabilidades de lembrar os detalles das pestanas abertas que os clientes que xa tiñan pagado.

Como podes usar o efecto Zeigarnik para mellorar a produtividade dos emprendedores? Ben, se estás loitando para resolver unha tarefa determinada ou te atopas procrastinando un problema en particular, fai un descanso. Apártese del cinco minutos. Entón volve a isto. É posible que esteas actualizado e poidas traballar nel de forma máis eficaz, agora que deixaches o billete aberto e tes a oportunidade de pensalo inconscientemente e sen presión.

6. Busca o teu Six Pack . Xestión do tempo.

Non, non estamos a falar de sentarse e relaxarse. "Six-Pack" é un termo de aviación para o panel de instrumentos que contén os principais instrumentos de voo na cabina dunha aeronave. Aínda que hai un millón de cousas que se poden manipular simultaneamente durante o voo, normalmente hai seis instrumentos que proporcionan os datos máis importantes (velocidade, altímetro, etc.). O piloto pode centrarse nestes seis instrumentos para que todo funcione sen problemas. Ari Maisel tamén é un piloto adestrado. El aconséllache que penses no teu negocio como un avión á hora de enfocar. "Como fundador, debes tentar atopar a túa versión de Six-Pack. Que pase o que pase, centrarase en promocionar o seu negocio, mesmo un por cento".

Cal é o teu Six-Pack no teu negocio? Aquí é onde debes gastar a túa enerxía. Para todo o demais que non contribúa a acadar ese obxectivo ou KPI, simplemente elimina as distraccións.

7. Coloca o teu teléfono noutra habitación. 

Podes convencerte de que non tes adicción aos teléfonos intelixentes, pero sexamos honestos: todos os empresarios si. Esta pequena ferramenta é potencialmente unha das ferramentas máis poderosas para executar un negocio en liña que existiu. Palabra clave: potencialmente. De feito, a adicción aos teléfonos intelixentes é unha molestia e prexudicial para a produtividade. Incluso con só comprobar o teu teléfono durante dous segundos e procesar unha nova notificación pode tardar ata 23 minutos en recuperar a túa atención.

Unha forma segura de desfacerse desta constante distracción é deixar o teléfono intelixente noutra habitación. Proba isto durante unhas horas cando comeces a traballar mañá. Á hora do xantar, sorprenderase gratamente do concentrado e exitoso que se sente.

8. Mestre en comunicación asíncrona. Xestión do tempo

A comunicación asíncrona (ou "asíncrona" para abreviar) é un comportamento de produtividade moi infravalorado que pode revolucionar a forma de xestionar o seu negocio. Isto significa comunicarse co teu equipo NON en tempo real, senón "pasando o balón cara atrás e cara atrás".

O blog de Doist o resume mellor: "Simplemente, a comunicación asíncrona é cando envías unha mensaxe sen esperar unha resposta inmediata".

• Exemplo asíncrono 1: envías a alguén un correo electrónico. Responden ao día seguinte cando mellor poidan xestionar a tarefa.
• Exemplo 2 asincrónico: envías un vídeo informativo de Loom a un membro do equipo nunha zona horaria diferente durante as súas horas de sono. Cando espertan e comezan a traballar, miran o tear e comezan a traballar no proxecto, comentando calquera dúbida. Despois podes comezar a responder as súas preguntas de forma asíncrona na primeira oportunidade.

Por suposto, hai algúns tipos de comunicación que aínda deben ser sincrónicas (tamén coñecida como "Sincronización"), onde a persoa coa que estás a falar responde inmediatamente en tempo real. Moitas persoas aínda cren que a colaboración creativa e a resolución de problemas aínda se fan mellor "na mesma sala". Non obstante, agora que en moitos lugares do mundo literalmente non podemos estar na mesma habitación debido á corentena e ao distanciamento social, moitos emprendedores están a ter que repensar as súas estratexias de comunicación.

• Exemplo de sincronización 1: reunión en directo na mesma sala (ou ferramenta de videoconferencia).
• Exemplo de sincronización 2: conversa en tempo real no chat de Slack.

É importante pensar que comunicacións na túa xornada laboral poderían volverse asíncronas e cancelar esas reunións do teu calendario. E planifique a comunicación sincrónica só cando sexa absolutamente necesario.

Cada vez que se cancela unha reunión de Google Calendar e se substitúe por unha mensaxe asíncrona ou un vídeo de Loom de 5 minutos, un anxo gaña as súas ás.

9. Evitar a fatiga da decisión

De feito, renunciar ás decisións por completo devolverache unha tonelada de poder mental. A Jack Dorsey, cofundador de Twitter e Square, claramente non lle gusta tomar decisións e moitas veces deixa que o seu equipo tome decisións clave sen el. "Un antigo empregado de Square dixo que Dorsey 'pensaba que a reunión ideal era aquela na que non tiña que dicir nada'". Como emprendedor, probablemente esteas tomando decisións durante todo o día. E cando te enfrontas a un problema realmente importante, xa gastaches toda a túa enerxía para tomar decisións en tarefas pequenas e decisións sen importancia.

A fatiga das decisións é real. Pode parecer que ao final do día non hai máis combustible no teu tanque mental e que o teu cerebro está tenso mesmo pensando nunha cousa máis da que es responsable. Tenta tomar menos decisións e responsabiliza ao teu equipo (especialmente aos que se preparan para os roles de liderado) de tomar máis esas decisións. Podes preguntar: "Pero como podo confiar na xente para que tomen boas decisións sen min?"

10. Clasifica as decisións como reversibles ou irreversibles. Xestión do tempo

Se absolutamente debes tomar unha decisión por ti mesmo, pensa no importante que é esa decisión gastar enerxía mental. É moi posible que a maioría das decisións nun día determinado se poidan tomar rapidamente en poucos segundos sen ningún risco. Noutras palabras, probablemente estabas preocupado demasiado por iso. Farnam Street explora este principio de decisións reversibles e irreversibles mostrando unha cuadrícula de como debes pensar en cada decisión.

Se a solución é reversible - por exemplo, unha mensaxe en rede social, que podes eliminar rápida e facilmente, ou un borrador dun artigo de blog que sempre podes editar, deberías dedicar un mínimo de tempo a pensar niso. Só tes que "mover rápido e romper as cousas" e aforrarás o estrés mental de preocuparte por algo que se pode solucionar facilmente.

Se a solución irreversiblemente - por exemplo, enviando un correo electrónico a 2 millóns de subscritores. Quizais queiras gastar parte da túa enerxía para asegurarte de que sexa correcto. Ademais, se a solución é irreversible e consistente - como asinar un gran contrato ou un contrato de aluguer de oficina por cinco anos - definitivamente quererá dedicarlle algún tempo.

Jeff Bezos afonda neste enfoque da toma de decisións nunha das súas cartas aos accionistas:

“Algunhas decisións son consecuentes e irreversibles ou case irreversibles -son portas unidireccionais- e estas decisións hai que tomalas de xeito metódico, con coidado, devagar, con moita reflexión e consulta. Se camiñas e non che gusta o que ves ao outro lado, non poderás volver a onde estabas antes. Podemos chamar a estas decisións de Tipo 1. Pero a maioría das decisións non son así: son cambiables, reversibles, son portas de dobre sentido”. 

Segundo Bezos, este segundo tipo de decisión "pode ​​e debe tomarse rapidamente". Tenta pensar nas túas decisións deste xeito e mira o rápido que podes tomar as reversibles.

11. Calendario propio

Chris Dixon, socio e investidor de a16z, dixo unha vez: "A túa caixa de entrada é a lista de tarefas doutras persoas". Demasiadas persoas son reactivas e non proactivas coa súa conta de G-Suite. É hora de tomar o control. Di "Non" á seguinte invitación do calendario. Apraza os correos electrónicos sen importancia para unha data posterior para que poidas abordalos mellor. Usa os "3 D" para chegar á caixa de entrada cero e mantén o teu Google Calendar lonxe de reunións innecesarias ás que non precisas asistir. Este consello é moi sinxelo, pero non obstante importante. Xestiona o teu calendario e o teu tempo. Pertence a ti e a ninguén máis.