Poslovno pisanje je učinkovita poslovna komunikacija, važno je da svaki zaposlenik ima dobre vještine poslovnog pisanja.
Svaki zaposlenik mora s vremena na vrijeme slati e-poštu, razvijati poslovne prijedloge i pisati poslovna izvješća. Stoga su dobre vještine poslovnog pisanja presudne uz dobre komunikacijske vještine.
Vještine pisane komunikacije također mogu biti od velike važnosti prilikom prijave za posao. Za neke bi ovo mogao biti posljednji korak u vrednovanju njihova rada.
Vještine poslovnog pisanja
Bilo da stvarate poslovni dokument ili pišete jednostavnu bilješku, dobre vještine poslovna pisma mogu mnogo pomoći. To je više od dobre strukture rečenice, profesionalnog tona i pravilne gramatike.
Ispod su neke važne vještine poslovnog pisanja na kojima biste trebali poraditi.
1. Jednostavan jezik
Prvo pravilo kako postati izvrstan poslovni pisac jest naučiti uvijek koristiti jednostavan jezik. Dobro pisanje obično ne uključuje gomilu kompliciranih riječi.
Stvaranje lako čitljivog sadržaja znači učiniti ga lakim za razumijevanje.
Da biste to učinili, možete koristiti opće poznate kratke riječi. Ako ne postoji kraća riječ za složenu riječ, upotrijebite kratku frazu da je opišete.
Osim toga, možete se usredotočiti na izbjegavanje pridjeva i pokušaj korištenja aktivnog glasa.
Učinkovito pisanje je kada možete lako komunicirati i izraziti svoju poruku brzo i učinkovito. gledište.
Stoga biste također trebali pokušati izbjegavati skrivene glagole. Drugim riječima, personalizacija vaše e-pošte automatski će riješiti ovaj problem.
Na primjer, umjesto da kažete: "Željeli bismo vam pomoći", možete reći: "Željeli bismo vam pomoći."
Potonji ne samo da je kraći i izravniji, već izgleda i prijateljskije.
Korištenje tako izravnog i jasnog jezika učinkovitije je, brže i učinkovitije. Bilo da je vaš čitatelj drugačiji zaposlenika ili klijenta, uvijek je bolje pojednostaviti tekst za svoju publiku.
2. Sposobnost razlikovanja mišljenja od činjenica
Poslovni pisci moraju poduzeti dodatne mjere opreza tijekom procesa pisanja jer većina poslovnih pisaca isključuje osobno mišljenje.
Iako ovdje ne pišete nikakve akademske radove, svejedno morate biti sigurni da su činjenice jasne.
U međuvremenu, poslovni dokumenti ne bi trebali sadržavati osobna mišljenja. Jedini razuman dodatak osobnom mišljenju je kada dajete preporuke.
U svim ostalim slučajevima, bolje je ne dodavati mišljenja. Međutim, u nekim rijetkim slučajevima možda ćete morati izraziti svoje mišljenje.
U takvim slučajevima trebali biste znati razliku između izražavanja objektivnog mišljenja i osobnog mišljenja.
U svakom slučaju, poslovni pisci moraju znati razlikovati mišljenja od činjenica.
Iznimno je važno održavati ovo kako bi se izbjegli nesporazumi. Bilo da su vaši čitatelji unutarnji ili vanjski dionici, pobrinite se da u vašem pisanju nema dvosmislenosti.
Štoviše, ako izrazite svoje stajalište o nečemu, svakako jasno dajte do znanja da je to vaše mišljenje.
3. Poslovno pismo. Konciznost i kratkoća
Bez obzira na vaš stil pisanja, morate naučiti biti sažeti. Svako poslovno pismo mora biti kratko i jasno.
Korištenje sažetog jezika u osnovi znači uklanjanje nepotrebnih riječi i fraza koje nemaju izravnu svrhu.
Na primjer, prilikom pisanja elektronička pošta možete napisati: "Šaljem ovu e-poruku kako bih vas obavijestio da svoj rad morate predati do ponedjeljka."
Prvi dio ove rečenice ne mora biti ovdje, jer je očito da šaljete e-poštu.
Umjesto toga, trebali biste napisati: "Morate predati svoj rad do ponedjeljka."
Međutim, ovo je krajnje jednostavan primjer. Sažetost i sažetost od velike su važnosti pri pisanju dokumenata kao što su poslovna izvješća.
To je zato što većina vaših čitatelja neće imati vremena preletjeti više stranica ili odlomaka.
Dobro pravilo je da informacije budu lako dostupne.
Osim toga, evo nekoliko stvari koje možete učiniti:
- Uvijek se usredotočite na činjenice i informacije.
- Drži se teme
- Koristite tri riječi ili manje u svakom odlomku osim ako nešto objašnjavate.
- Koristite kratke riječi i zadržite isti izbor riječi cijelo vrijeme
- Izbjegavajte nepotrebne priloge i pridjeve
- Izbjegavajte dvosmislenost i uvijek težite jasnoći.
Neka vam rečenice budu kratke i pokušajte najvažnije informacije uvesti na početku ili u prvom odlomku.
Ako postoji nezgodna rečenica, razdvojite je na nekoliko i spremite relevantne dijelove.
4. Poslovno pismo. Održavajte cilj
Ključno je osigurati da svaki oblik poslovne komunikacije služi jasnoj svrsi.
Trebali biste se usredotočiti na to da vaše poslovno pismo jasno definira svoju svrhu. Također je najbolje održavati jednu svrhu za svaki dokument.
Na primjer, ako zaposlenicima šaljete najavu za cijelu tvrtku, pobrinite se da to bude jasno od početka.
Većina ljudi možda neće proći kroz svu svoju poslovnu komunikaciju, osobito ako se čini da je uobičajena i ponavljajuća.
Stoga to možete izbjeći tako što ćete se pobrinuti da svi dokumenti odmah komuniciraju svrhu.
Zbog toga većina članaka počinje objašnjenjem o čemu će se raspravljati.
Što je još važnije, ne biste trebali odstupiti od ovog cilja dok radite na dokumentu. Koristite druge dokumente ako imate o čemu razgovarati.
Vaša bi se poruka trebala odnositi samo na jednu po jednu glavnu ideju. Stoga izbjegavajte pretrpano razmišljanje i prakticirajte slanje poruka s jednom svrhom.
5. Znajte tko je vaša publika
Iako se ovo može činiti očiglednim, to je još uvijek važna vještina, osobito ako je vaše poslovno pisanje više vanjske nego interne prirode.
Iako morate razumjeti svrhu svog pisma, također je važno znati tko je vaš čitatelj.
To pomaže u usmjeravanju cilja na određenu osobu ili publiku. Isti je slučaj bilo da nekome pišete e-mail ili šaljete poruku masama.
Štoviše, poznavati svoju publiku također znači razumjeti kako funkcionira njihov um.
Na primjer, ako pišete e-poruku kolegama s posla, neka bude kratka i neformalna.
Isto tako, ako šaljete e-poštu klijentu, trebali biste biti formalni, jasni i jednostavni.
Stoga je uvijek bolje poznavati svoju publiku u poslovnom svijetu jer će vam to pomoći da udovoljite njihovim potrebama.
Vaša publika može aktivno utjecati na sljedeće stvari:
- jezik koji koristite; svaka riječ može biti drugačija kada se razmatra različita publika.
- Koje alate koristite i u kojem svojstvu.
- Učinkovitost onoga što pišete tijekom vremena.
- Vaš ton razgovora je negdje između profesionalnog i potpuno ležernog.
- Koje su važne točke koje želite spomenuti?
Osim toga, to također može utjecati na duljinu vašeg pisma. Na primjer, ako pišete poslovno izvješće za viši menadžment, vi trebali biste zapisati glavne točke na prvoj stranici u obliku kratkih odlomaka.
6. Poslovno pismo. Oblikovanje
Brzi način poboljšati svoje vještine poslovno pisanje - razvijati vještine oblikovanja. Postoje mnoge uobičajene pogreške tijekom formatiranja koje mogu dovesti do problema sa spajanjem.
Vaši napori oko oblikovanja trebali bi uvijek osigurati maksimalnu učinkovitost. Ne počinjite pisati dok nemate jasnu ideju o tome kako bi dokument trebao biti oblikovan.
Ideja je omogućiti čitateljima da brzo pregledaju bilo koji dokument bez ikakvih problema.
Ali to ne znači da biste trebali dodati previše elemenata za oblikovanje; to može omesti vaše čitatelje.
Ovo se odnosi na sve oblike pisanja, bilo da pišete izvješća, e-poštu ili stvarate prezentaciju.
Evo nekoliko stvari koje potpadaju pod formatiranje:
- Koristite podebljano, kurziv i podcrtano.
- Istaknite određene elemente teksta.
- Korištenje različitih boja za različite riječi koje želite obojiti.
- Korištenje paragrafa i numeriranje.
- Upotreba naslova i podnaslova.
- Održava strukturu rečenice i poravnanje teksta.
Formatiranje treba ostati isto u svim dokumentima. Na primjer, ako pišete izvješće, isto oblikovanje treba primijeniti na tijelo i FAQ (ako je primjenjivo).
7. Poslovno pismo. Lektura, korektura i revizija
Najbolji alat provjere gramatike - ti si. Ova vještina je korisna u svim vrstama pisanja.
Ovo je najbolji način da postanete bolji pisac jer aktivno poboljšavate sebe i svoje pisanje.
Lektura uključuje provjeru slijedi li vaše pisanje stilske smjernice, format i druge smetnje.
Osim toga, provjerava činjenice, veze i točnost vašeg sadržaja. Osim toga, ovo je također odličan način za uklanjanje nepotrebnog pasiva.
Tada možete napraviti značajne promjene u svom sadržaju. Inače, nema smisla sami ga uređivati.
Dobra praksa je vratiti se pisanju svaki drugi dan. Međutim, to će funkcionirati samo ako radite na prijedlogu ili izvješću.
Uređivanje uključuje održavanje onoga što je napisano ili ažuriranje nakon što je završeno. Na primjer, možda ćete morati revidirati izvješće nakon što ga pokažete svom upravitelju.
Tijekom ovih koraka pokušajte provjeriti pravopisne, sintaktičke i gramatičke pogreške. Usredotočite se na cjelokupnu čitljivost i tijek dokumenta.
Osim toga, trebali biste kupiti i alat za provjeru pravopisa. To može olakšati proces lekture i uređivanja, ali pokušajte prvo usavršiti svoje vještine umjesto da se oslanjate na alate.
8. Poslovno pismo. Stav i gledište
Poznavati svoju publiku jedna je stvar, ali također je važno razumjeti kako vaše pisanje može utjecati na njih.
Postoje različite razine značenja u vašem pisanju. Trebali biste biti svjesni svih njih i utjecaja koji mogu imati.
Ispod su neke stvari koje utječu na stav i perspektivu vašeg pisanja:
- Opća struktura rečenice; na primjer, duge rečenice ostavljaju dojam da je čitatelj upućen.
- Izbor riječi tijekom vašeg pisanja.
- Svi izrazi, ako postoje, koje koristite, uključujući metafore i primjeri.
- Stavovi koje dijelite, bilo da se radi o mišljenjima ili preporukama.
Dobra je praksa uvijek uzeti u obzir gledište čitatelja, a ne vlastito.
Sjajne ideje obično padaju na pamet kada razmišljate iz perspektive publike. Isto se odnosi i na objave na društvenim mrežama; djeluju samo ako imaju odjeka kod vaše publike.
Stoga je najbolji put naprijed razmišljati iz njihove perspektive i prilagoditi svoje pisanje u skladu s tim.
To također povećava vjerojatnost da će se vaš čitatelj složiti s vama i učiniti ono što vi želite.
To ga čini važnim alat za korištenje u vašoj organizaciji, posebno ako ste na razini menadžmenta.
Sumirati
Gore navedene vještine uglavnom ovise o vašoj dosljednoj praksi poslovnog pisanja. Što više vježbate, automatski ćete poboljšati svaku vještinu.
Također, trebali biste se potruditi čitati kako biste postali bolja osoba. Pogledajte što drugi rade drugačije u svom poslovnom pisanju i učite iz toga.
Također, uvijek biste trebali ažurirati svoje znanje o aktualnim stvarima. Bilo da se radi o ažuriranjima jezika ili formata, ostanite u tijeku.
Konačno, pokušajte shvatiti svoje snage i slabosti u poslovnom pisanju i usmjerite svoje napore u skladu s tim.
Monolog. Kako napisati monolog?
Tempo pisanja: brzo ili sporo, primjeri i savjeti za žanrove
Ostavite komentar