Organiziranje poslovnog sastanka je skup aktivnosti i koraka u svrhu uspješnog vođenja poslovnog sastanka, sastanka ili pregovora između predstavnika različitih organizacija ili sudionika u poslovnim procesima. Evo nekoliko ključnih koraka za organiziranje poslovnog sastanka:

  1. Definiranje ciljeva:

    • Jasno definirajte svrhu sastanka. Što želite postići? To može biti razmjena informacija, donošenje odluka, sklapanje posla itd.

  2. Organizacija poslovnog sastanka. Izbor mjesta:

    • Odabir prikladnog mjesta sastanka. To može biti ured, konferencijska soba, restoran ili drugo specijalizirano mjesto, ovisno o prirodi sastanka.

  3. Planiranje vremena:

    • Određivanje optimalnog vremena za sastanak, uzimajući u obzir rasporede sudionika i osiguravajući dovoljno vremena za raspravu o važnim pitanjima.

  4. Organizacija poslovnog sastanka. Priprema programa:

    • Izrada detaljnog programa sastanka uzimajući u obzir nadolazeće teme, dnevni red, vrijeme govora i druge važne aspekte.

  5. Podjela pozivnica:

    • Slanje pozivnica sudionicima s naznakom datuma, vremena, mjesta i glavnih tema sastanka.

  6. Organizacija poslovnog sastanka. Osiguranje tehničkih sredstava:

    • Priprema potrebnih tehničkih sredstava: audio i video oprema, prezentacijski materijali, internet priključak i dr.

  7. Ugostiteljstvo:

    • Osiguravanje hrane za sudionike ako sastanak dugo traje. To može uključivati ​​pauze za kavu, doručke, ručkove itd.

  8. Organizacija poslovnog sastanka. Rad s gostima:

    • Doček gostiju, davanje potrebnih informacija, osiguravanje udobnosti sudionika tijekom sastanka.

  9. Održavanje protokola:

    • Imenovanje odgovornih za vođenje zapisnika sastanka, bilježenje ključnih točaka i odluka.

  10. Povratne informacije:

    • Prikupljanje povratnih informacija komunikacija nakon sastanka kako bi se ocijenila učinkovitost i identificirala moguća buduća poboljšanja.

  11. Organizacija poslovnog sastanka. Praćenje implementacije rješenja:

    • Ako sastanak uključuje donošenje odluka, važno je pratiti njihovu provedbu i pružiti potrebnu podršku.

Organizacija poslovnog sastanka zahtijeva pažljivo planiranje, koordinaciju i profesionalan pristup kako biste ostvarili svoje ciljeve i osigurali uspješnu interakciju između sudionika.

10 načina. Organizacija poslovnog sastanka .

1) Je li sastanak potreban?

Prije dogovora važno je odlučiti je li ga potrebno organizirati u ovom trenutku ili će se pokazati da je prazan gubitak vremena. Morate organizirati poslovni sastanak kako biste razmijenili ideje o projektu, riješili goruća pitanja i poboljšali profesionalne odnose.

Je li u ovoj fazi potreban osobni sastanak ili možete učiniti sve što je potrebno slanjem e-poruke?

Treba li ovo biti temeljita rasprava koja zahtijeva pozivanje svih ljudskih resursa uključenih u projekt na ovaj sastanak ili možete li postići ono što je potrebno pozivanjem samo nekoliko važnih sudionika na kratko vrijeme pitanja su o kojima treba odlučiti prije zakazivanje sastanka.

2) Organizirajte poslovni sastanak.Pozovite samo one koji moraju biti tamo.

Ponekad projekt provodi mnogo ljudi iz nekoliko odjela ureda. Kada odlučite biti domaćin poslovnog sastanka, vrlo je važno unaprijed znati trebate li na njega pozvati sve priložene resurse i isplati li se.

Većina njih neće imati čime doprinijeti, pa zašto ne pozvati ljude koji su izravno povezani s projektom, a svoje podređene ostaviti po strani. Samo ćete uzalud trošiti vrijeme, trud i energiju ljudi kojima bi bilo bolje da na svom poslu obavljaju produktivan posao za to vrijeme umjesto da prisustvuju beskorisnom sastanku.

Ako mislite da cijeli odjel mora biti obaviješten o odluci, pozovite voditelja odjela i dajte mu potrebne informacije kako bi ih mogao prenijeti svom timu. Ovo će tvrtki uštedjeti puno vremena i resursa.

3) Podsjetnici.

Profesionalni život postao je niz mreža, uvijek isprepletenih mnogim pitanjima i aferama. Stres dovršetka projekta na vrijeme i osiguravanja da se u međuvremenu ne pojave problemi može natjerati većinu ljudi da zaborave na jednostavne stvari.

Većina radnika jednostavno nije zainteresirana za prisustvovanje sastancima jer vjeruju da bi svoje vrijeme bilo bolje potrošiti radeći nešto vrijedno truda. Stoga su skloni zaboraviti kada je zakazan važan sastanak na kojem je sudjelovanje obavezno. Najbolje je poslati podsjetnike nakon što dogovorite poslovni sastanak barem dan ili dva unaprijed kako biste ih obavijestili i zatražili potvrdu o dolasku kako bi znali da su primili i pročitali potrebnu e-poštu.

4) Organizacija poslovnog sastanka. Dnevni red.

Napravite popis da ga ne zaboravite. Izrada dnevnog reda za sastanak i njegova distribucija ostalim sudionicima pokazat će se kao blagoslov. To će im dati vremena da prikupe potrebne informacije i podijele ih s drugima na mjestu sastanka.

Najbolje je pripremiti se unaprijed kako biste mogli unaprijed isplanirati upute koje trebate slijediti kako bi sastanak bio produktivniji. Držite li svoje obveze na dnevnom redu, lako ćete biti u tijeku s temom i uštedjeti dragocjeno vrijeme.

5) Očekivanja.

Kada ste odlučili organizirati poslovni sastanak, vjerojatno ste od toga imali određena očekivanja. Provjerite jeste li, kada šaljete obavijest o zakazanom sastanku, također dokumentirali svrhu sastanka i svoja očekivanja od događaja. Jasno dajte do znanja da ovo nije običan sastanak, već važan sastanak s posebnim uputama kojih se morate strogo pridržavati kako biste uspjeti. Podebljanim slovima navedite vlastita očekivanja i unaprijed ih priopćite drugima kako bi se mogli psihički pripremiti i također pružiti potrebne činjenice i brojke.

6) Organizacija poslovnog sastanka. Rokovi.

Morate poštovati vrijeme da biste dobili više koristi u životu. Točnost je vrijedna osobina profesionalaca jer pokazuje njihovu predanost poslu i pridržavanje osnovnih pravila ponašanja. Vrlo je neugodno i frustrirajuće kada ljudi nastavljaju ulaziti u konferencijsku dvoranu čak i nakon što je počela. To ukazuje na nedostatak manira i nedostatak poštovanja prema vlasti .

Obavezno navedite vrijeme početka sastanka u e-poruci koju ste ranije poslali i jasno navedite da oni koji kasne neće biti primljeni na sastanak. Prije organiziranja poslovnog sastanka vrlo je važno odrediti vrijeme. Zaključajte vrata u određeno vrijeme i započnite sastanak. Sljedeći put se više nećete suočiti s istim problemom.

7) Kratko i jednostavno.

Najbolje je da organizirate poslovni sastanak s određenim rasporedom i da ga se marljivo pridržavate. Svatko je zaokupljen svojim radnim obvezama i nepotrebno gubljenje vremena nikad nije produktivno. Dopustite samo vrijeme potrebno za sastanak i neka bude kratak i jednostavan.

Priopćite rokove i drugima, tako da svi dođu spremni i mogu jasno i točno iznijeti svoje mišljenje kako bi posao dovršili u zadanom roku. Ako se rasprava oduži, imate pravo vratiti raspravu na temu kako bi sastanak bio kratak i na vrijeme.

8) Organizacija poslovnog sastanka. Usredotočite se na temu.

Fokusiranje na temu puno je važnije od odlučivanja o dnevnom redu. Budite konkretni i jasni kada organizirate poslovni sastanak.

Rano dajte drugima do znanja da se tijekom sastanka nećete baviti pitanjima koja se ne odnose na temu. Zadržite svoju odlučnost i ostanite na temi kako biste osigurali da sastanci idu prema rasporedu. Ne dopustite da rasprave odlutaju na druge teme kako biste uštedjeli svačije vrijeme.

9) Zauzmite drugačiji pristup.

Prije nego organizirate poslovni sastanak, razmislite o drugima koji su se nedavno održali. Ako mislite da možda nisu izvršili svoj zadatak 100%, onda je vrijeme da svoju pozornost usmjerite na alternative. Vremena se mijenjaju i bolje je koristiti tehnologiju u svoju korist.

Audiovizualni i grafički materijali pomoći će održati interes sudionika i potaknuti suradnju. Računalne prognoze i prezentacije bit će dobrodošla promjena koja će održati sve po planu i uštedjeti puno vremena.

10) Naknadne radnje.

Kada organizirate poslovni sastanak, postoji potreba da ga popratite. Osoba koja organizira sastanak odgovorna je za to da se sve bilješke pravilno vode. Iako je sastanak završio, posao još nije završen.

Ono o čemu se razgovaralo na sastanku mora biti napisano da svi znaju? Rasprava je besmislena ako se ne privede kraju. Dajte svima potrebnu papirologiju ili, ako nije dovršena, pobrinite se da im stigne što je prije moguće.

Zahvaljujemo svima koji su sudjelovali na skupu i svojim prisustvom omogućili postizanje pravih rezultata. Cijenjenje njihovog vremena čini ih sretnima i sljedeći put će doći spremniji.

PITANJA. Organizacija poslovnog sastanka.

  1. Koji su ključni koraci koje treba poduzeti pri organizaciji poslovnog sastanka?

    • Definiranje ciljeva, odabir mjesta i vremena, izrada programa, slanje poziva, priprema tehničkih sredstava i opskrba hranom.

  2. Kako odabrati prikladno mjesto za poslovni sastanak?

    • Uzmite u obzir broj sudionika, prirodu sastanka, dostupnost prostora, tehničku opremu i opću atmosferu.

  3. Kako učinkovito planirati program poslovnog sastanka?

    • Odredite ključne teme i zadatke, rasporedite vrijeme za svaku točku programa, vodite računa o vremenskom okviru i predvidite moguće pauze.

  4. Kako organizirati catering na poslovnom sastanku?

    • Uzmite u obzir duljinu sastanka i potrebe sudionika. Razvijte plan za pauze za kavu, doručke, ručkove, pružajući raznolikost i uzimajući u obzir preferencije u prehrani.

  5. Koji su tehnički alati potrebni za uspješan poslovni sastanak?

    • Provjerite imate li audio i video opremu, projektore, platna, internetske veze i mogućnosti prezentacije.

  6. Koje aspekte trebate uzeti u obzir pri odabiru vremena za poslovni sastanak?

    • Uzmite u obzir radne rasporede sudionika, željeno doba dana i moguće vremenske zone ako se sudionici nalaze u različitim regijama.

  7. Kako učinkovito organizirati doček gostiju na poslovnom sastanku?

    • Prethodno obavijestite mjesto, vrijeme i program sastanka. Osigurajte udobnost gostima pružanjem potrebnih informacija i usluga.

  8. Što uključuje rad s gostima na poslovnom sastanku?

    • Doček, registracija, davanje informacija o događanju, organiziranje pauza za kavu i obroka, osiguravanje ugodnih uvjeta boravka.

  9. Kako pratiti provedbu odluka donesenih na poslovnom sastanku?

    • Organizirajte sustav za bilježenje odluka, odredite odgovorne, stvorite povratne informacije i kontrolne mehanizme za praćenje izvršavanja zadataka.

  10. Kako procijeniti učinkovitost poslovnog sastanka?

    • Prikupiti povratne informacije od sudionika, analizirati postignute rezultate, identificirati snage i slabosti organizacije kako bi se unaprijedio proces u budućnosti.

  11. Kako osigurati sudjelovanje udaljenih sudionika na poslovnom sastanku?

    • Koristite virtualne platforme, osigurajte stabilnu internetsku vezu i osigurajte potrebna tehnička sredstva za udaljene sudionike.

  12. Kako se nositi s mogućim nepredviđenim situacijama na poslovnom sastanku?

    • Razvijte plan za nepredviđene situacije u slučaju problema, imajte tehničku podršku i pripremite se da brzo odgovorite na promjene u planovima.

Organiziranje poslovnog sastanka zahtijeva pažljivo planiranje, koordinaciju i stručnost upravljanje razne aspekte događaja.

 

Tipografija ABC