Timska komunikacija ključ je timskog uspjeha. Učinkovita komunikacija pomaže poboljšati razumijevanje među članovima tima, smanjiti sukobe i povećati produktivnost.
Naučiti učinkovito komunicirati u timu može biti neodoljivo. Uostalom, postoji mnogo knjiga koje tvrde da nude najbolje prakse. Dostupne su cijele sveučilišne diplome o ovoj temi. S toliko informacija, je li realno da bilo koji tim nauči komunicirati na najučinkovitiji način?
Kao i mnoge stvari u poslovnom svijetu, ne morate znati sve što postoji o komunikacijama. Samo trebate znati dovoljno da poduzmete učinkovite mjere. Kako bismo pojednostavili principe učinkovite timske komunikacije, spustili smo ih na "3 W". Ovo su tri jednostavna pitanja pomoću kojih možete usmjeriti pristup svog tima komunikaciji, osiguravajući maksimalnu produktivnost i minimalnu zbrku. Iako specifične metode komunikacije mogu doći i proći, ova tri pitanja uvijek će biti važeća.
Prizma identiteta marke: što je to i kako se koristiti
Kada ćemo komunicirati? Timska komunikacija
Jedna od prvih stvari oko koje se treba dogovoriti je učestalost komunikacije unutar tima. Nemoj misliti da će ovo uspjeti. Različiti članovi tima mogu imati različita očekivanja u pogledu učestalosti komunikacije. Ako postoji neusklađenost između očekivanja člana tima, može doći do frustracije. Neki članovi tima će se osjećati preopterećeni učestalošću komunikacije, dok će se drugi možda osjećati ignorirano.
Kako biste osigurali da svi imaju zajednička očekivanja u vezi s komunikacijom, dogovorite se o sljedećem na samom početku projekta:
-
Gledati .
U koliko sati bi članovi tima trebali odgovarati? Kada je u redu prestati provjeravati aplikaciju za timsku komunikaciju? Ovo je pitanje posebno važno za udaljene timove koji rade u različitim vremenskim zonama.
-
Timska komunikacija. dana .
Očekuje li se druženje ekipe vikendom? Ako je tako, je li to opće pravilo ili iznimka koja bi se trebala pojaviti samo u ekstremnim okolnostima? S ovim se svi moraju složiti. Ako neki članovi tima očekuju druženje vikendom, a drugi ne, produktivnost i moral mogu pretrpjeti ozbiljan udarac.
-
Situacije .
Previše komunikacije može biti neugodno i može uzrokovati da zaposlenici postanu mentalno neangažirani i prestanu obraćati pozornost na timsku komunikaciju. Kako biste to izbjegli, dogovorite situacije koje su prikladne za komunikaciju. Pokušajte pronaći razinu komunikacije koja je svima ugodna kako bi cijeli tim imao osjećaj da se njihove potrebe slušaju.
Iako je važno uspostaviti gore navedene koncepte na početku projekta, to ne znači da oni trebaju biti ukorijenjeni i nefleksibilni ili nepromjenjivi za ostatak projekta. Umjesto toga, koristite smjernice koje ste smislili kao osnovu, ali razmišljajte o tome kako stvari idu kako projekt napreduje. Stvarni život rijetko ispunjava naša predviđanja i očekivanja, a neizbježno je da neke stvari neće funkcionirati kako smo zamislili i da će se morati napraviti promjene.
Timski komunikacijski plan
Redovito i proaktivno provjeravajte cijeli tim kako biste bili sigurni da su svi zadovoljni kako stvari idu. Sljedeća pitanja mogu biti korisna ako želite procijeniti koliko dobro funkcionira vaš timski komunikacijski plan:
-
Timska komunikacija. Što je dobro u našoj trenutnoj komunikaciji?
Postavljanjem ovog pitanja dobivate stvarne povratne informacije o tome što članovi tima vole. Postavljanje ovog pitanja također pomaže uobličiti raspravu u pozitivan i konstruktivan kontekst. Može biti lako usredotočiti se na ono što ne funkcionira, pa svakako usmjerite pažnju ljudi na dobro i loše.
-
Što biste promijenili u našoj trenutnoj komunikaciji?
Ponekad članovi tima mogu imati problema ili poteškoća povezanih s komunikacijom, ali se srame ili nisu sigurni razgovarati o njima. Preuzimanjem inicijative i postavljanjem pitanja ljudima dajete dopuštenje i prostor da traže područja za poboljšanje.
-
Timska komunikacija. Možete li se sjetiti konkretne situacije u kojoj ste bili zadovoljni ili razočarani našim procesom komunikacije?
Može biti teško zamisliti točno o čemu članovi tima razgovaraju bez konkretni primjeri za posao. Umjesto da tražite općenite povratne informacije, pokušajte dobiti konkretne primjere koji ilustriraju iznesene točke.
Uspostavljanje temeljnih pravila u vezi s učestalošću offset kontakta učinkovito rješava dvostruke probleme previše i premalo komunikacije. Uspostavljanje ravnoteže ključno je za izvlačenje maksimuma iz vašeg tima. Pronalaženje proaktivnih područja za poboljšanje kako projekt napreduje omogućuje vam da prilagodite svoju komunikaciju i poboljšate je na temelju okolnosti iz stvarnog svijeta. Timska komunikacija
Gdje ćemo komunicirati?
Ovih dana postoji veliki izbor metoda kojima timovi mogu komunicirati. Mogućnosti su beskrajne, od naslijeđene e-pošte do najnovijih šifriranih aplikacija za razmjenu poruka. Međutim, previše izbora može biti loša stvar. Timovi moraju jasno definirati koje metode komunikacije treba koristiti i u koju svrhu. Ako ne postavite jasne smjernice u ovom području, riskirate da dio tima komunicira na jedan, a drugi na drugi način. To može dovesti do ukrštenih žica, propuštenih informacija i opće zbunjenosti i neučinkovitosti.
Dakle, koje će vam ideje pomoći da odaberete najprikladnije metode komunikacije za potrebe vašeg tima? Uostalom, ne postoji jedinstveno rješenje za sve. Različite situacije imaju različite zahtjeve.
Uzmite u obzir sljedeće:
-
fitness .
raznovrstan sredstva komunikacije imaju različite namjene. Na primjer, za brzu i kratku internu komunikaciju nije potreban video poziv. Instant poruke su bolje za posao. Međutim, za duboke osobne sastanke kao što su mentorske sesije, razmjena izravnih poruka bit će previše neformalna i neosobna. Telefonski poziv, video poziv ili sastanak licem u lice bit će bolji. Razmislite o različitim vrstama komunikacije koje će vaš tim provoditi i odaberite najprikladnije rješenje za svaku.
-
Timska komunikacija. Olakšati .
Učenje nove komunikacijske aplikacije ne dolazi bez troškova. Tu je i potencijalni trošak same aplikacije, kao i vrijeme i energija potrebni timu da je nauči. Stoga je dobro držati stvari onoliko jednostavnima koliko trebaju. Vrijeme ušteđeno odabirom aplikacije koju je lako naučiti je vrijeme koje se može potrošiti na važan posao. Neka komunikacija bude jednostavna.
-
Za uplatu .
Pokazalo se da se promjenama može učinkovitije upravljati kada ih ljudi prihvaćaju. Ako mijenjate metode komunikacije, pokušajte se unaprijed posavjetovati sa svojim timom. Ako ljudi osjećaju da su doprinijeli i da su bili saslušani, vjerojatno će biti manje otporni na implementaciju novog komunikacijskog alata.
Važno je izbjeći pogrešku pretpostavke da će pravi alat ili tehnologija riješiti dublje probleme timske komunikacije. Komunikacijski alati koje odaberete ublažit će situaciju, ali neće zamijeniti pozitivnu i podržavajuću organizacijsku kulturu. Osim toga, iznimno je važno izbjegavati tragajući za savršenim odluke kada je adekvatno rješenje dovoljno dobro. Gotovo uvijek će postojati neki drugi alat s blještavijim značajkama ili legija obožavatelja koji će ga obožavati. Međutim, postoje stvarni troškovi povezani s promjenom komunikacijskih metoda.
Razlozi za izbjegavanje prečeste promjene komunikacijskih metoda u potrazi za savršenim rješenjem uključuju sljedeće:
-
Timska komunikacija. Financije .
Prebacivanje između različitih komunikacijskih aplikacija i alata može vas koštati. To može biti u obliku pretplate na aplikacije koje se ne koriste u potpunosti, jednokratnih troškova kupnje koji se ne mogu nadoknaditi i kupnje metoda obuke za softver koji više ne postoji. Timska komunikacija
-
vrijeme .
Vrijeme je vitalni resurs za upravljanje organizacijama. Kad god promijenite komunikacijsku aplikaciju, vrijeme se gubi na razne načine. Potrebno je vrijeme da se nauči nova aplikacija, vrijeme da se dovrši instalacija i drugi tehnički aspekti prebacivanja, te vrijeme da se razgovara i potvrdi prebacivanje između metoda.
- Timska komunikacija. Znanje .
Kako članovi vaše organizacije koriste određena sredstva komunikacije, povećavaju svoju razinu znanja i iskustva. Ljudi s vremenom razviju razinu poznavanja i kompetencije s bilo kojim komunikacijskim alatom. Svaki put kada se odlučite povezati i odaberete novi alat za učenje, gubi se svo akumulirano organizacijsko znanje.
Odabir pravih komunikacijskih aplikacija za vaš tim može dovesti do povećanja morala, povećane produktivnosti i zadržavanja organizacijskog znanja. Uz toliko toga na kocki, važno je napraviti ispravan izbor i pobrinuti se da svatko zna koji alat koristiti u datoj situaciji. Timska komunikacija
S kim trebamo komunicirati?
Nema ništa gore nego biti dio tima, ali ne znati točno koju ulogu igraju svi ostali, koje ovlasti za donošenje odluka imaju i kada trebate komunicirati s njima. Zbunjenost oko toga s kim razgovarati kada se pojavi određena situacija jedan je od najbržih načina za izazivanje zbunjenosti i neučinkovitosti. Ako ljudi ne razumiju u potpunosti kako dobro komunicirati, riskiraju šutjeti kada nešto nije u redu ili to prijaviti krivoj osobi, što rezultira nepoduzimanjem nikakve mjere.
Ovaj problem je složen modernom prevalencijom prilično mobilnih udaljenih timova koji nikad ne mogu biti fizički na istoj lokaciji. S obzirom na ove izazove, kako možete pomoći svom timu da zna s kim razgovarati u određenoj situaciji?
-
Organizacijske sheme .
Može biti korisno imati vizualni grafikon koji prikazuje tko radi što u vašem timu. Ne mora biti komplicirano ni strašno. Može jednostavno pokazati tko je za što odgovoran, kada ih treba kontaktirati te vrijeme i sredstva da se to postigne. Ovo bi trebalo biti dostupno negdje, primjerice na korporativnoj mreži.
-
Kultura.
Jedna od najgorih stvari za učinkovitost tima je kad ljudi šute. Stvorite kulturu u kojoj se ljudi osjećaju moćno govoriti i doprijeti do njih. Ako ljudi dobiju pozitivnu povratnu informaciju kada se obrate, to ih potiče da to učine ponovno, stvarajući s vremenom komunikacijsku kulturu. Timska komunikacija
- Timska komunikacija. Obrazovanje .
Vaš tim treba biti pravilno obučen u svim aspektima svog rada, uključujući komunikacijske alate koje će koristiti. Pobrinite se da ljudi pravilno shvate ključni dio timskog treninga. To će osigurati da on bude drugi izbor za vaš tim kada se ukaže potreba.
Uz uspostavljanje pravog načina komunikacije, također je važno utvrditi neke stvari koje treba izbjegavati. Nemojte pogriješiti pretpostavkom da će ljudi automatski znati što ne smiju činiti. Različiti ljudi imaju različita očekivanja, a to je osobito istinito kada je tim sastavljen od ljudi iz različitih kultura i podrijetla.
Neka ključna razmatranja u ovom području uključuju:
- Jezik . Neki timovi vole neformalni jezik poput psovki i slenga, dok drugi ne. Budite jasni što je zabranjeno kako biste izbjegli daljnje nesreće kasnije.
- Teme . Je li chat nakon radnog vremena dopušten ili ne? Postoje li neka osjetljiva područja rasprave, poput politike ili vjere, koja želite da ljudi izbjegavaju? Budite vrlo jasni u vezi s tim kako se ljudi ne bi osjećali ostavljenima u neznanju o tome što jest, a što nije prihvatljivo.
Ako ljudima ne pružite priliku da razgovaraju s pravom osobom, to može biti štetno za produktivnost tima. Ljudi rade najbolje kada mogu slobodno razmjenjivati ideje i tražiti rješenja za probleme. Olakšajte im upravo to.
Timska komunikacija ne mora biti teška.
Nadamo se da vidite da učinkovita timska komunikacija ne mora biti komplicirana. Zapravo, otežavati stvari nego što trebaju biti recept je za neuspjeh. Neka stvari budu jednostavne. Postavite jasne i koncizne odgovore na 3W. Slušajte svoj tim. Uključi povratne informacije o organizacijska komunikacijapoboljšati situaciju tijekom vremena. U konačnici, alati i aplikacije izvrsni su alati za poboljšanje timskog rada, ali samo ako se koriste ispravno. Okupljajući svoj tim iza odgovora na ova pitanja, osigurat ćete da će aplikacije potaknuti komunikaciju i produktivnost vašeg tima, a ne naštetiti.
Ostavite komentar