Facilitációs készségek szükségesek a jó facilitátorhoz.

A facilitációs készségek a csoportdinamika kezelésének folyamata, amely segít a csoport tagjainak konszenzusra jutni és a problémákat hatékonyan megoldani. Ezek a készségek mindenki számára hasznosak lehetnek, aki embercsoportokkal dolgozik, akár projektmenedzserként, trénerként, tanárként, coachként vagy tanácsadóként.

Egy friss tanulmány szerint hetente körülbelül hat-húsz órát töltenek találkozókkal. Jelentős része azonban munkaerő, aki részt vett ebben a tanulmányban, azzal érvelt, hogy az ilyen találkozók általában eredménytelenek. A facilitátor készségek itt jönnek szóba, mert lehetővé teszik vezetők / a menedzserek úgy irányítják az embereket a megállapodott célok felé, hogy minden tagot arra ösztönözzenek, hogy birtokolják, felajánlják a részvételt és kihasználják képességeiket. Ezért, ha a facilitációs készségeket helyesen használják, a tulajdonosok üzleti nem vesztegetik idejüket, pénzüket és egyéb erőforrásaikat eredménytelen találkozókra.

Ebben a bejegyzésben elmélyülünk a facilitációs készségek világában, és megértjük, mik ezek, és hogyan használhatja ezeket a készségeket arra, hogy megbeszéléseit inspiráló, eredményorientált és produktív legyen. Szóval kezdjük most azonnal...

Az egyszerűsítési készségek meghatározása. Facilitációs készségek.

Mint mindannyian tudjuk, az eszközök olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik egy bizonyos feladat mindenki számára előnyös módon történő végrehajtását. A segítségnyújtás a releváns tevékenységek végrehajtásához szükséges források biztosítása. Akár magánéletében, akár szakmai életében, a kommunikáció és az interakció létfontosságú szerepet játszik. Az üzleti világban ezeknek az interakcióknak a formája, formája és célja nagyon különbözik az egyén személyes szférájában tapasztaltaktól. Facilitációs készségek

Ott a megbeszéléseket stabilabb és előre meghatározott módon kell lefolytatni, amely a folyamatban részt vevő összes fél számára elfogadható. Ehhez bizonyos erőforrásokra van szükség, például bátorításra, lehetőségre, hogy megszólaljon és hangot adjon nézőpont, folytassa az egészséges információcserét és folytassa a vitát. A megkönnyebbülés latinul azt jelenti, hogy megkönnyítjük a feladatot.

Ezért helyes, ha a facilitációs készségek olyan készségek, amelyekre az egyénnek szüksége van ahhoz, hogy a csoportos beszélgetéseket jobbá és könnyebbé tegye. Ezek készségeket magában foglalja a vezetői készségeket, a döntési képességet és a problémamegoldó képességet. A megbeszélés sikere vagy kudarca nagymértékben függ a facilitátor készségeinek helyes használatától.

Milyen facilitációs készségek?

Arisztotelész egyszer az emberi viselkedési mintákról szólva ezt mondta:
„Az ember természeténél fogva társas állat; olyan egyén, aki természeténél fogva aszociális, és nem véletlenül sem mi, sem többen. A társadalom az, ami megelőzi az egyént. Aki vagy nem tud közös életet élni, vagy annyira önálló, hogy nincs rá szüksége, és ezért nem vesz részt a társadalom életében, az vagy vadállat, vagy isten." Normális emberekként tehát hajlamosak vagyunk kapcsolatba lépni másokkal. De ugyanilyen jele van annak a ténynek, hogy ugyanolyan nehéz funkcionális interakciók elindítása és fenntartása olyan emberekkel, akik kedvező eredményt kínálnak.

Vannak különböző nézetekkel és képességekkel rendelkező emberek. Szem előtt kell tartani, hogy nincs két egyforma ember. Mindenkinek más a kifejezésmódja és más a megértés szintje. A kommunikáció olyan lap, amely két ideológiát vagy két gondolatot egyesít. Rendkívül fontos a támogatás хорошие az emberek közötti kapcsolatokat a zavartalan kommunikáció érdekében. Ez lehetővé teszi a gondolatok, ötletek és stratégiák szabad áramlását. De egy adott csoporton belüli zökkenőmentes kommunikáció biztosítása is óriási készségeket igényel. A facilitátor készségek kritikusak minden ilyen körülmény között.
Az ilyen készségek magukban foglalják az emberi interakciók sikeres tervezéséhez és működtetéséhez szükséges képességeket.

Az üzleti találkozókon a facilitátorok felelősek

• Közös és világos célok
• Egy megfelelően és egyértelműen meghatározott folyamat e célok eléréséhez
• Csatornázás azzal a tudattal, hogy a résztvevők felkészülten érkezzenek az ülésre, vagy érdeklődjenek a téma iránt.
• Azt az érzést terjeszteni a résztvevők között, hogy véleményüket és döntéseiket értékelik

Nézzük most az ilyen készségek helyes meghatározását

Mentális térkép. 10 eszköz a létrehozáshoz

Miért fontosak a segítők?

Mint fentebb említettük, a segítségnyújtás források biztosítása. Az üzleti világban értelmes viták zajlanak. Facilitációs készségek

Ha ezek a megbeszélések hiábavalóak, akkor a cég hatalmas veszteségeket szenved el. Ezért kell lennie valakinek, aki szabályozza és ellenőrzi ezeket a vitákat. Azt a személyt, aki ezt a feladatot végzi, facilitátornak nevezzük. A facilitátornak világosan meg kell értenie a megbeszélés célját. Ő felelős azért, hogy megtörje a jeget az érintett felek között, elindítsa a vitát és pontosan a helyes útra terelje. Aki ezt el tudja érni, az nagy segítő lehet.

A megbeszélés előtt és közben Facilitátor felkészítés

A facilitátor az a személy, aki irányítja a csoportfolyamatot, megteremti a feltételeket a csoport céljainak eléréséhez, segíti a résztvevőket a konszenzus elérésében és a problémák hatékony megoldásában. A facilitátor lehet főállású szakember, vagy szerepet játszhat egy csoporttag, aki facilitátorként működik menedzsment folyamat.

Különféle eseményeknek és találkozóknak adhat otthont, mint például találkozók, tréningek, konferenciák, szemináriumok stb. A segítő nem a megoldást nyújtja, hanem egy folyamatot irányít, amely segít a csoporttagoknak közösen megtalálni a megoldást.

A facilitátor fő feladata a csoporttagok közötti nyitott és produktív kommunikáció feltételeinek megteremtése, ahol mindenki elmondhatja véleményét, és a csoport a közös célok elérése érdekében dolgozhat. A facilitátor különféle módszerekkel és technikákkal segítheti a csoportot a konszenzus elérésében és a problémák megoldásában, mint például csoportos beszélgetés, ötletbörze, kiscsoportos munka, játékok stb.

A segítőnek meg kell tennie

A beszélgetés megkezdése előtt azonban a facilitátornak meg kell tennie néhány előkészületet az alábbiak szerint.

1. Különféle érdekelt felek és más csapattagok vesznek részt a vitában, és fontos megjegyzéseket tesznek. A facilitátornak találkoznia kell ezekkel a tagokkal, és meg kell értenie és meg kell vizsgálnia ezeket a pontokat. Facilitációs készségek
2. A megbeszélést világosan meg kell tervezni. A megbeszélés megtervezésének világos tervvel kell rendelkeznie. Minden részlettel rendelkeznie kell, és egyetlen pontot sem hagyhat ki, amelyről a szemináriumon vagy a megszervezett találkozón szó lesz.
3. A kellemes és gyümölcsöző találkozó megszervezésének következő eszköze az a hely, ahol azt megtartják. Ezért szükséges a megfelelő helyszín lefoglalása, majd az infrastruktúra alkalmassá tétele a munkamenethez.
4. Egyes értekezletek csak szóbeli megbeszélésekkel zajlanak. Ehhez óriási jégtörő készségekre van szükség. Ha további dolgokra van szükség az értekezlethez, például munkalapokra és PowerPoint bemutatókra, akkor a szükséges technológiának rendelkezésre kell állnia.
5. Ha a találkozó egész napos vagy hosszabb ideig tart, gondoskodni kell az italokról és ételekről.
6. Amint a megbeszélés vagy találkozó elkezdődik, a facilitátornak felelősséget kell vállalnia azért, hogy azt a megfelelő irányba terelje. Fenn kell tartania a megfelelő energiát és megfelelő teret a résztvevők számára.
7. A beszélgetésnek hasznosnak és eredményesnek kell lennie. A közvetítő feladata, hogy elkerülje a haszontalan beszélgetéseket egy szakmai megbeszélésen. Egészséges eszme- és információcserére van szükség.
8. Amikor a találkozó véget ér, a facilitátornak készen kell állnia egy záró beszédre, amely összefoglalja a megbeszélés minden részletét. Ezenkívül gondoskodnia kell arról, hogy az ülés határozatait vagy eredményét haladéktalanul végrehajtsák. Ez segít a találkozó kézzelfogható sikerében.

Facilitációs készségek szükségesek a jó facilitátorhoz

A segítőt jelentős felelősség terheli a vállán. Ezért fel kell szerelnie néhány szükséges készségekkel. Ezek a készségek a következők.

1. Ismerje meg a résztvevőket. Facilitációs készségek

Minden olyan megbeszélésnek vagy találkozónak, amelyet meg kell tartani, fontos résztvevői vannak, akiknek hierarchiáját és szerepét ismernie kell a közvetítőnek. Néha megesik, hogy a folyamatban részt vevő felek nem ismerik egymást. Itt a facilitátor feladata a kényelem és a barátságosság biztosítása közöttük. Ehhez az előadónak tudnia kell, kik a résztvevők. Minden szükséges információval rendelkeznie kell, hogy azonosítsa őket és megismertesse őket egymással.

2. Állítson fel világos irányelveket

Minden találkozó meghatározott ütemterv szerint zajlik. Gondosan és helyesen kell követni. Így a találkozó eredményesebb lesz. Ezen túlmenően, egyes megbeszéléseken szabályok vonatkoznak a tárgyalásokra és a megállapodásokra. Még ezeket is közölnie kell minden résztvevővel az előadónak. Ezen túlmenően az udvarias és tiszteletteljes viselkedésre vonatkozó irányelveknek is meg kell lenniük. Egy résztvevőnek sem szabad átlépnie ezeket a határokat, akárhogy is zajlik a vita. Ez az egyik fő etikett bármilyen találkozóra.

3. Hozzon létre befogadó környezetet. Facilitációs készségek

Minden találkozón mindenkinek egyenlő hangot kell adnia a felszólaláshoz. A vitában való részvételhez és egy másik pont előterjesztéséhez szükséges jogok igazságos elosztása. Ennek eléréséhez befogadó környezetre van szükség. Ez segíteni fog mindenkinek abban, hogy megszólaljon, és kiálljon a merész és félelem nélküli dolgok mellett. Megemlíti a résztvevők kényelmét és bizalmát is. Ez eltünteti a félénkség vagy esetlenség jeleit attól, hogy a megbeszélés bármely pontját kifejtse.

4. Aktív hallgatás

Mindannyian azt gondoljuk, hogy a beszéd létfontosságú tevékenység, egy értekezlet vagy megbeszélés része. De még a hallgatás is ugyanolyan fontos. Csak az tud igazán jól beszélni, aki tudja, hogyan kell jól hallgatni. Így hangsúlyozza az aktív hallgatóság fontosságát. A résztvevőnek mindig éreznie kell, hogy amit mond, azt teljes koncentrációval hallgatják. A segítőnek gondoskodnia kell arról, hogy mindenki figyelmesen meghallgatja az összes pontot. Ezenkívül jegyzeteket tud készíteni az elhangzottakról későbbi hivatkozás céljából.

5. Időgazdálkodás. Facilitációs készségek

Jól mondják, hogy az idő pénz az üzleti életben és szakmai szférában, minden perc és minden másodperc számít. Ezért a rendelkezésre álló időt optimálisan és legjobban kell kihasználni. Gondoskodni kell arról, hogy a résztvevők minden kérdéssel kellő részletességgel foglalkozzanak és beszéljenek meg. Ezen túlmenően, ha a csapat túl sokáig időzik egy adott ponton, ami időveszteséget okoz, a facilitátornak udvariasan meg kell szakítania a munkát, és folytatnia kell a megbeszélést. Ezen túlmenően a találkozó ütemtervét a lehető leggondosabban be kell tartani. A tervet némi pufferidővel kell elkészíteni az elkerülhetetlen időveszteség kompenzálására.

6. Összefoglaló vezetése az összes műveleti tételről. Facilitációs készségek

Az értekezletek során gyakran felfedezik a problémafelvetésekkel kapcsolatos konkrét cselekvéseket. A kiváló facilitációs készségekkel rendelkező facilitátornak tisztában kell lennie ezekkel a tevékenységi elemekkel, valamint gondoskodnia kell arról, hogy azok minden résztvevő számára láthatóak legyenek. Gondoskodnia kell arról is, hogy az akcióelem megadja, mit kell tenni, kinek kell elvégeznie és mikor kell befejeznie. Ezenkívül a vita vége felé össze kell foglalnia a cselekvési pontokat, hogy mindenki egy oldalon legyen a tételek fontosságát, céljait és időzítését illetően.

7. Fennmaradó cél

Az objektívség az egyik alapvető facilitációs készség, amelyet a facilitátornak tartalmaznia kell. A facilitátort teljesen tárgyilagosnak kell tekinteni, és nem szabad úgy tekinteni, mintha bárki „táborában” lenne a találkozón. Ha a facilitátort egyoldalúnak látják, a többi résztvevő (különösen az ellenkező oldalon lévők) bizalma gyorsan elveszik. Abban a pillanatban, amikor elveszíti a bizalmat, nehéz azt visszaszerezni. Ez az oka annak, hogy az előítéletek felfedése helyett az objektív tartás az egyik legfontosabb segítőkészség, amelyre összpontosítani kell.

8. Keressen kérdéseken, ne előadásokon vagy prédikációkon keresztül. Facilitációs készségek

Fontos, hogy a facilitátorok ne váljanak prédikálóbbá azáltal, hogy felfedik intelligenciájukat ebben a témában. Ehelyett az egyik legfontosabb facilitációs készség, amellyel a többi tagnak segítséget kell nyújtania egy tipikus, problémaalapú megoldáshoz. A facilitátoroknak ezt úgy kell megtenniük, hogy olyan kérdéseket tesznek fel, amelyek relevánsak a problémafelvetés szempontjából, és amelyek célja az új valóság feltárása. A találkozónak a résztvevők problémáinak megoldásáról kell szólnia, és ennek egyik legjobb módja a kérdésfeltevés.

9. Tartsa távol a felügyelőt/menedzsert az értekezlet/megbeszélés eltérítésétől

Facilitátorként gondoskodnia kell arról, hogy a vezetők vagy menedzserek ne térítsék el az értekezletet érzéseik közlésével és az értekezlet előrehaladásának tervük szerinti beállításával. A találkozónak egyenlő esélyeket kell kínálnia minden tagnak, és a facilitátoroknak rendelkezniük kell a facilitációs készségekkel ennek biztosításához.

10. Legyen felelős a beszélgetésért. Facilitációs készségek

A facilitátoroknak az értekezletet előre kell vinniük azáltal, hogy átveszik a beszélgetés irányítását, hogy az értekezlet a pályán maradjon. Abban a pillanatban, amikor a megbeszélések elvesztik lendületüket, a facilitátoroknak vissza kell terelni a vitát a problémafelvetésre. Még néha ki kell húznia valakit; ez azonban az Ön felelőssége, és ezt az irányítás elvesztése nélkül kell megtennie. Az irányítás lehetővé teszi, hogy tiszteletben tartsa az összes résztvevőt, ezért a beszélgetéskezelés a facilitátorok egyik hatékony facilitációs készsége.

A segítő által a facilitációs készségek optimalizálására használandó technikák

Amikor egy értekezletet vagy beszélgetést vezet, a facilitátornak rendelkeznie kell a fent felsorolt ​​készségekkel. Ezen kívül fel kell készülnie ezzel a készlettel is szerszámok, ami jól fog jönni, ha szükséges egy sikeres találkozáshoz.

1. Jégtörés technika: Jól mondják, hogy a jó kezdés fél siker. Ez még üzleti megbeszéléseken vagy megbeszéléseken is érvényes. Vannak esetek, amikor az érintett felek nem ismerik egymást túl jól. Itt a facilitátornak ezeket a jégtörési technikákat kell alkalmaznia.
2. Stratégiai technikák: Minden találkozónak van egy konkrét stratégiája, amelyet követni kell a sikeresség érdekében. Ők határozzák meg az ülés menetét és napirendjét. Facilitációs készségek
3. Kreatív technika. Az üzleti találkozók gyakran nagyon hétköznapiak vagy egyhangúak lehetnek. Mindannyiunknak, embereknek szüksége van egy szikrára ezekben a helyzetekben. A segítő felhasználhatja kreativitását, és kitalálhat valamilyen mókát, amely színesíti, és kreatív megoldásokat is kínál néhány problémára.
4. Problémamegoldó módszerek: problémák és konfliktusok mindenhol lehetségesek. Minden életút szerves részét képezik, ez alól a szakmai találkozók és megbeszélések sem kivételek. A facilitátornak ismernie kell néhány problémamegoldó és konfliktusmegoldási technikát az ilyen helyzetek kezelésére.
5. Döntéshozatali módszerek. Minden találkozót a döntés meghozatala vagy a stratégia véglegesítése érdekében tartanak. A facilitátornak rendelkeznie kell olyan technikákkal, amelyek a megbeszélést határozott döntések meghozatalára irányítják korlátozott időn belül, a legkevesebb konfliktussal.

Utolsó gondolatok a facilitációs készségekről!

Az egyszerűsítés fontos fogalom, amikor üzleti találkozók szervezése vagy megbeszéléseket. Ezért a facilitátorrá váláshoz meghatározott készségekre és eszközökre van szükség, amelyek elősegítik a segítőkész, békés és sikeres találkozást. Mindaddig, amíg a vezetők vagy a facilitátorok rendelkeznek a szükséges facilitációs készségekkel, a vállalatok optimalizálhatják megbeszéléseik eredményeit, ami végső soron optimalizálja a szervezet általános teljesítményét egy közös cél elérése érdekében.

АЗБУКА

GYIK. Facilitációs készségek szükségesek a jó facilitátorhoz.

1. Mi a facilitáció?

A facilitáció egy folyamat menedzsment csoportmunka, amely segíti a résztvevőket a hatékony interakcióban, a közös célok elérésében és a döntéshozatalban. A facilitátor irányítja a folyamatot anélkül, hogy beleavatkozna a megbeszélés tartalmába.

2. Milyen alapvető készségek szükségesek ahhoz, hogy jó facilitátor lehessen?

Alapvető képességek:

• Aktív hallgatás: Képes figyelmesen meghallgatni és megérteni a résztvevőket.
• Hatékony kommunikáció: Az a képesség, hogy világosan és meggyőzően fejezze ki magát.
• Konfliktus kezelés: Csoporton belüli konfliktusmegoldó és feszültségkezelési készségek.
• Szervezőkészség: Képes a foglalkozások tervezésére és felépítésére.
• átélés: Képes megérteni és átérezni a résztvevők érzelmeit.
• Semlegesség: Az a képesség, hogy objektív és semleges maradjon anélkül, hogy kikényszerítené véleményét.

3. Hogyan fejleszthető az aktív hallás képessége?

Tippek az aktív hallgatás fejlesztéséhez:

• Koncentráció: Teljesen a hangszóróra összpontosítson, elkerülve a zavaró tényezőket.
• Parafrázis: Ismételje meg a hallottakat saját szavaival a megértés megerősítése érdekében.
• Megerősítő jelek: Használjon bólogatásokat, arckifejezéseket és rövid megjegyzéseket a figyelem elismerésére.
• Nyitott kérdések: Tegyen fel kérdéseket a megértés elmélyítése és további információk megszerzése érdekében.

4. Hogyan javítható a hatékony kommunikációs készség?

Tippek a kommunikáció javításához:

• Tisztaság és tömörség: Legyen világos és lényegre törő.
• Nonverbális jelzések használata: Ügyeljen a testbeszédre, a gesztusokra és az arckifejezésekre.
• Visszacsatolás: Rendszeresen ellenőrizze, hogyan fogadják üzeneteit, és szükség esetén módosítsa a megközelítést.
• Gyakorlat nyilvános beszéd: Vegyen részt olyan eseményeken, ahol közönség előtt beszélhet.

5. Hogyan kezeljük a konfliktusokat egy csoportban?

Konfliktuskezelési módszerek:

• Korai észlelés: Próbáld meg a konfliktusokat korai szakaszban felismerni és megoldani.
• Semlegesség: Tartsa meg a semlegességet, és kerülje az oldal állását.
• Közvetítés: Segítsen a konfliktusban érintett feleknek megtalálni a közös nyelvet és megtalálni a kölcsönösen elfogadható megoldást.
• Aktív hallgatás: Figyelmesen hallgassa meg az összes felet, és érvényesítse véleményét.

6. Hogyan kell megtervezni és felépíteni a facilitációs foglalkozásokat?

Tervezés lépései:

• Célok meghatározása: Világosan határozza meg a foglalkozás céljait és célkitűzéseit.
• Napirend készítése: Készítsen részletes napirendet időkeretekkel minden szakaszhoz.
• Módszerek és eszközök kiválasztása: Határozza meg, mely módszerek és eszközök lesznek a leghatékonyabbak céljai elérésében.
• Anyagok előkészítése: Előzetesen készítsen elő minden szükséges anyagot és erőforrást.
• Rugalmasság: Készüljön fel a terv módosítására a munkamenet előrehaladásától függően.

7. Hogyan fejleszthető az empátia?

Tippek az empátia fejlesztéséhez:

• Aktív hallgatás: Figyelmesen hallgassa meg a résztvevőket, és mutasson érdeklődést véleményük iránt.
• Érzelmi értelem: Az érzelmek felismerése és megértése.
• Gyakorold az együttérző kommunikációt: Mások érzéseit és véleményét megértéssel és tisztelettel kommunikáljon.
• önreflexió: Elemezze reakcióit, és tanulja meg kezelni érzelmeit.

8. Hogyan maradjunk semlegesek facilitátorként?

Tippek a semlegesség megőrzéséhez:

• Kerülje a személyes ítéleteket: Ne fejezze ki véleményét vagy preferenciáit.
• Koncentrálj a folyamatra: Koncentráljon a folyamat irányítására, nem pedig a vita tartalmára.
• igazságszolgáltatás: Biztosítsa az összes résztvevő egyenlő részvételét, és ne hagyja, hogy az egyik fél domináljon.
• Visszacsatolás: Rendszeres visszajelzést kap a résztvevőktől semlegességéről.

9. Milyen eszközök segíthetnek a facilitációban?

Hasznos eszközök:

• Flipchart táblák és markerek: Ötletek megjelenítéséhez és információk strukturálásához.
• Online platformok: Zoom, Microsoft Teams, Miro virtuális munkamenetekhez.
• Moderációs kártyák: A résztvevők ötleteinek összegyűjtése és rendszerezése.
• Mentális térképek: MindMeister vagy XMind az ötletek közötti kapcsolatok megjelenítéséhez.
• Szavazás és szavazás: Mentimeter vagy Slido véleménygyűjtéshez és szavazáshoz.

10. Milyen hibákat követnek el gyakran a segítők, és hogyan lehet ezeket elkerülni?

Gyakori hibák és azok megelőzése:

• Nem megfelelő előkészítés: Alaposan készüljön fel minden ülésre, dolgozzon ki minden részletet.
• Nem kellően odafigyelni a csoportra: Ügyeljen a csoportdinamikára, és vonjon be minden résztvevőt.
• Semlegesség: Maradjon semleges, és ne avatkozzon bele a megbeszélések tartalmába.
• Az idő figyelmen kívül hagyása: Kövesse nyomon az időt, és ragaszkodjon a napirendhez.
• A rugalmasság hiánya: Készüljön fel a terv adaptálására a helyzet és a csoport igényei szerint.

A facilitációs készségek fejlesztése gyakorlást és önreflexiót igényel. Ezen irányelvek követésével hatékonyabb segítővé válhat, és sikeresen kezelheti a csoportfolyamatokat.