Facilitációs készségek szükségesek a jó facilitátorhoz

A facilitációs készségek a csoportdinamika kezelésének folyamata, amely segít a csoport tagjainak konszenzusra jutni és a problémákat hatékonyan megoldani. Ezek a készségek mindenki számára hasznosak lehetnek, aki embercsoportokkal dolgozik, akár projektmenedzserként, trénerként, tanárként, coachként vagy tanácsadóként.

Egy friss tanulmány szerint hetente körülbelül hat-húsz órát töltenek találkozókkal. Jelentős része azonban munkaerő, aki részt vett ebben a tanulmányban, azzal érvelt, hogy az ilyen találkozók általában eredménytelenek. Itt a facilitációs készségek is szerepet játszanak, mivel lehetővé teszik a vezetők/menedzserek számára, hogy az embereket a megállapodott célok felé tereljék oly módon, hogy minden tagot arra ösztönözzenek, hogy birtokolják, felajánlják a részvételt és használják képességeiket. Ezért, ha a facilitációs készségeket helyesen használják, a tulajdonosok üzleti nem vesztegetik idejüket, pénzüket és egyéb erőforrásaikat eredménytelen találkozókra.

Ebben a bejegyzésben elmélyülünk a facilitációs készségek világában, és megértjük, mik ezek, és hogyan használhatja ezeket a készségeket arra, hogy megbeszéléseit inspiráló, eredményorientált és produktív legyen. Szóval kezdjük most azonnal...

Az egyszerűsítési készségek meghatározása. Facilitációs készségek

Mint mindannyian tudjuk, az eszközök olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik egy bizonyos feladat mindenki számára előnyös módon történő végrehajtását. A facilitáció a releváns tevékenységek elvégzéséhez szükséges erőforrások biztosítása. Akár magánéletében, akár szakmai életében, a kommunikáció és az interakció létfontosságú szerepet játszik. Az üzleti világban ezeknek az interakcióknak a formája, formája és célja nagyon különbözik az egyén személyes szférájában tapasztaltaktól. Facilitációs készségek

Ott a megbeszéléseket stabilabb és előre meghatározott módon kell lefolytatni, amely a folyamatban részt vevő összes fél számára elfogadható. Ehhez bizonyos erőforrásokra van szükség, például bátorításra, lehetőségre, hogy megszólaljon és hangot adjon nézőpont, folytassa az egészséges információcserét és folytassa a vitát. A megkönnyebbülés latinul azt jelenti, hogy megkönnyítjük a feladatot.

Ezért helyes, ha a facilitációs készségek olyan készségek, amelyekre az egyénnek szüksége van ahhoz, hogy a csoportos beszélgetéseket jobbá és könnyebbé tegye. Ezek készségeket magában foglalja a vezetői készségeket, a döntési képességet és a problémamegoldó képességet. A megbeszélés sikere vagy kudarca nagymértékben függ a facilitátor készségeinek helyes használatától.

Milyen facilitációs készségek?

Arisztotelész egyszer az emberi viselkedési mintákról szólva ezt mondta:

Vannak különböző nézetekkel és képességekkel rendelkező emberek. Szem előtt kell tartani, hogy nincs két egyforma ember. Mindenkinek más a kifejezésmódja és más a megértés szintje. A kommunikáció egy lap, amely két ideológiát vagy két gondolatot egyesít. Rendkívül fontos a támogatás хорошие az emberek közötti kapcsolatokat a zavartalan kommunikáció érdekében. Ez lehetővé teszi a gondolatok, ötletek és stratégiák szabad áramlását. De egy adott csoporton belüli zökkenőmentes kommunikáció biztosítása is óriási készségeket igényel. A facilitátor készségek kritikusak minden ilyen körülmény között.

Az üzleti találkozókon a facilitátorok felelősek

• Közös és világos célok
• Egy megfelelően és egyértelműen meghatározott folyamat e célok eléréséhez
• Csatornázás azzal a tudattal, hogy a résztvevők felkészülten érkezzenek az ülésre, vagy érdeklődjenek a téma iránt.
• Azt az érzést terjeszteni a résztvevők között, hogy véleményüket és döntéseiket értékelik

Nézzük most az ilyen készségek helyes meghatározását

Mentális térkép. 10 eszköz a létrehozáshoz

Miért fontosak a segítők?

Mint fentebb említettük, a facilitáció az erőforrások biztosítása. Az üzleti világban értelmes viták zajlanak. Facilitációs készségek

Ha ezek a megbeszélések hiábavalóak, akkor a cég hatalmas veszteségeket szenved el. Ezért kell lennie valakinek, aki szabályozza és ellenőrzi ezeket a vitákat. Azt a személyt, aki ezt a feladatot végzi, facilitátornak nevezzük. A facilitátornak világosan meg kell értenie a megbeszélés célját. Ő felelős azért, hogy megtörje a jeget az érintett felek között, elindítsa a vitát és pontosan a helyes útra terelje. Aki ezt el tudja érni, az nagy segítő lehet.

A megbeszélés előtt és közben Facilitátor felkészítés

A facilitátor az a személy, aki irányítja a csoportfolyamatot, megteremti a feltételeket a csoport céljainak eléréséhez, segíti a résztvevőket a konszenzus elérésében és a problémák hatékony megoldásában. A facilitátor lehet teljes munkaidős szakember, vagy szerepet játszhat egy csoporttag, aki facilitátorként működik a folyamat irányításakor.

Különféle eseményeknek és találkozóknak adhat otthont, mint például találkozók, tréningek, konferenciák, szemináriumok stb. A segítő nem a megoldást nyújtja, hanem egy folyamatot irányít, amely segít a csoporttagoknak közösen megtalálni a megoldást.

A facilitátor fő feladata a csoporttagok közötti nyitott és produktív kommunikáció feltételeinek megteremtése, ahol mindenki elmondhatja véleményét, és a csoport a közös célok elérése érdekében dolgozhat. A facilitátor különféle módszerekkel és technikákkal segítheti a csoportot a konszenzus elérésében és a problémák megoldásában, mint például csoportos beszélgetés, ötletbörze, kiscsoportos munka, játékok stb.

A segítőnek meg kell tennie

A beszélgetés megkezdése előtt azonban a facilitátornak meg kell tennie néhány előkészületet az alábbiak szerint.

1. Különféle érdekelt felek és más csapattagok vesznek részt a vitában, és fontos megjegyzéseket tesznek. A facilitátornak találkoznia kell ezekkel a tagokkal, és meg kell értenie és meg kell vizsgálnia ezeket a pontokat. Facilitációs készségek
2. A megbeszélést világosan meg kell tervezni. A megbeszélés megtervezésének világos tervvel kell rendelkeznie. Minden részlettel rendelkeznie kell, és egyetlen pontot sem hagyhat ki, amelyről a szemináriumon vagy a megszervezett találkozón szó lesz.
3. A kellemes és gyümölcsöző találkozó megszervezésének következő eszköze az a hely, ahol azt megtartják. Ezért szükséges a megfelelő helyszín lefoglalása, majd az infrastruktúra alkalmassá tétele a munkamenethez.
4. Egyes értekezletek csak szóbeli megbeszélésekkel zajlanak. Ehhez óriási jégtörő készségekre van szükség. Ha további dolgokra van szükség az értekezlethez, például munkalapokra és PowerPoint bemutatókra, akkor a szükséges technológiának rendelkezésre kell állnia.
5. Ha a találkozó egész napos vagy hosszabb ideig tart, gondoskodni kell az italokról és ételekről.
6. Amint a megbeszélés vagy találkozó elkezdődik, a facilitátornak felelősséget kell vállalnia azért, hogy azt a megfelelő irányba terelje. Fenn kell tartania a megfelelő energiát és megfelelő teret a résztvevők számára.
7. A beszélgetésnek hasznosnak és eredményesnek kell lennie. A közvetítő feladata, hogy elkerülje a haszontalan beszélgetéseket egy szakmai megbeszélésen. Egészséges eszme- és információcserére van szükség.
8. Amikor a találkozó véget ér, a facilitátornak készen kell állnia egy záró beszédre, amely összefoglalja a megbeszélés minden részletét. Ezenkívül gondoskodnia kell arról, hogy az ülés határozatait vagy eredményét haladéktalanul végrehajtsák. Ez segít a találkozó kézzelfogható sikerében.

Facilitációs készségek szükségesek a jó facilitátorhoz

A segítőt jelentős felelősség terheli a vállán. Ezért fel kell szerelnie néhány szükséges készségekkel. Ezek a készségek a következők.

1. Ismerje meg a résztvevőket. Facilitációs készségek

Minden olyan megbeszélésnek vagy találkozónak, amelyet meg kell tartani, fontos résztvevői vannak, akiknek hierarchiáját és szerepét ismernie kell a közvetítőnek. Néha megesik, hogy a folyamatban részt vevő felek nem ismerik egymást. Itt a facilitátor feladata a kényelem és a barátságosság biztosítása közöttük. Ehhez az előadónak tudnia kell, kik a résztvevők. Minden szükséges információval rendelkeznie kell, hogy azonosítsa őket és megismertesse őket egymással.

2. Állítson fel világos irányelveket

Minden találkozó meghatározott ütemterv szerint zajlik. Gondosan és helyesen kell követni. Így a találkozó eredményesebb lesz. Ezen túlmenően, egyes megbeszéléseken vannak szabályok a tárgyalásokra és a megállapodásokra. Még ezeket is közölnie kell minden résztvevővel az előadónak. Ezen túlmenően az udvarias és tiszteletteljes viselkedésre vonatkozó irányelveknek is kell lenniük. Egy résztvevőnek sem szabad átlépnie ezeket a határokat, függetlenül attól, hogyan zajlik a vita. Ez minden találkozó egyik alapvető etikettje.

3. Hozzon létre befogadó környezetet. Facilitációs készségek

Minden találkozón mindenkinek egyenlő hangot kell adnia a felszólaláshoz. A vitában való részvételhez és egy másik pont előterjesztéséhez szükséges jogok igazságos elosztása. Ennek eléréséhez befogadó környezetre van szükség. Ez segíteni fog mindenkinek abban, hogy megszólaljon, és kiálljon a merész és félelem nélküli dolgok mellett. Megemlíti a résztvevők kényelmét és bizalmát is. Ez eltünteti a félénkség vagy esetlenség jeleit attól, hogy a megbeszélés bármely pontját kifejtse.

4. Aktív hallgatás

Mindannyian azt gondoljuk, hogy a beszéd létfontosságú tevékenység, egy értekezlet vagy megbeszélés része. De még a hallgatás is ugyanolyan fontos. Csak az tud igazán jól beszélni, aki tudja, hogyan kell jól hallgatni. Így hangsúlyozza az aktív hallgatóság fontosságát. A résztvevőnek mindig éreznie kell, hogy amit mond, azt teljes koncentrációval hallgatják. A segítőnek gondoskodnia kell arról, hogy mindenki figyelmesen meghallgatja az összes pontot. Ezenkívül jegyzeteket tud készíteni az elhangzottakról későbbi hivatkozás céljából.

5. Időgazdálkodás. Facilitációs készségek

Jól mondják, hogy az idő pénz az üzleti és szakmai szférában, minden perc és minden másodperc számít. Ezért a rendelkezésre álló időt optimálisan és legjobban kell kihasználni. Gondoskodni kell arról, hogy a résztvevők minden kérdéssel kellő részletességgel foglalkozzanak és beszéljenek meg. Ezen túlmenően, ha a csapat túl sokáig időzik egy adott ponton, ami időveszteséget okoz, a facilitátornak udvariasan meg kell szakítania a munkát, és folytatnia kell a megbeszélést. Ezenkívül a találkozó ütemtervét a lehető leggondosabban be kell tartani. A tervet némi pufferidővel kell elkészíteni az elkerülhetetlen időveszteségek kompenzálására.

6. Összefoglaló vezetése az összes műveleti tételről. Facilitációs készségek

Az értekezletek során gyakran felfedezik a problémafelvetésekkel kapcsolatos konkrét cselekvéseket. A kiváló facilitációs készségekkel rendelkező facilitátornak tisztában kell lennie ezekkel a tevékenységi elemekkel, valamint gondoskodnia kell arról, hogy azok minden résztvevő számára láthatóak legyenek. Gondoskodnia kell arról is, hogy az akcióelem megadja, mit kell tenni, kinek kell elvégeznie és mikor kell befejeznie. Ezenkívül a vita vége felé össze kell foglalnia a cselekvési pontokat, hogy mindenki egy oldalon legyen a tételek fontosságát, céljait és időzítését illetően.

7. Fennmaradó cél

Az objektívség az egyik alapvető facilitátori készség, amelyet a facilitátornak tartalmaznia kell. A facilitátort teljesen tárgyilagosnak kell tekinteni, és nem szabad úgy tekinteni, mintha bárki „táborában” lenne a találkozón. Ha a facilitátort egyoldalúnak látják, a többi résztvevő (különösen az ellenkező oldalon lévők) bizalma gyorsan elveszik. Abban a pillanatban, amikor elveszíti a bizalmat, nehéz azt visszaszerezni. Ez az oka annak, hogy az előítéletek felfedése helyett az objektív tartás az egyik legfontosabb segítőkészség, amelyre összpontosítani kell.

8. Keressen kérdéseken, ne előadásokon vagy prédikációkon keresztül. Facilitációs készségek

Fontos, hogy a facilitátorok ne váljanak prédikálóbbá azáltal, hogy felfedik intelligenciájukat ebben a témában. Ehelyett az egyik legfontosabb facilitációs készség, amellyel a többi tagnak segítséget kell nyújtania egy tipikus, problémaalapú megoldáshoz. A facilitátoroknak ezt úgy kell megtenniük, hogy olyan kérdéseket tesznek fel, amelyek relevánsak a problémafelvetés szempontjából, és amelyek célja az új valóság feltárása. A találkozónak a résztvevők problémáinak megoldásáról kell szólnia, és ennek egyik legjobb módja a kérdésfeltevés.

9. Tartsa távol a felügyelőt/menedzsert az értekezlet/megbeszélés eltérítésétől

Facilitátorként gondoskodnia kell arról, hogy a vezetők vagy menedzserek ne térítsék el az értekezletet érzéseik közlésével és az értekezlet előrehaladásának tervük szerinti beállításával. A találkozónak egyenlő esélyeket kell kínálnia minden tagnak, és a facilitátoroknak rendelkezniük kell a facilitációs készségekkel ennek biztosításához.

10. Legyen felelős a beszélgetésért. Facilitációs készségek

A facilitátoroknak az értekezletet előre kell vinniük azáltal, hogy átveszik a beszélgetés irányítását, hogy az értekezlet a pályán maradjon. Abban a pillanatban, amikor a megbeszélések elvesztik lendületüket, a facilitátoroknak vissza kell terelni a vitát a problémafelvetésre. Még néha ki kell húznia valakit; ez azonban az Ön felelőssége, és ezt az irányítás elvesztése nélkül kell megtennie. Az irányítás lehetővé teszi, hogy tiszteletben tartsa az összes résztvevőt, ezért a beszélgetéskezelés a facilitátorok egyik hatékony facilitációs készsége.

Hogyan legyünk karizmatikusak? 

A segítő által a facilitációs készségek optimalizálására használandó technikák

Amikor egy értekezletet vagy beszélgetést vezet, a facilitátornak rendelkeznie kell a fent felsorolt ​​készségekkel. Ezen túlmenően fel kell készülnie ezzel az eszközkészlettel, amely jól jön, ha szükséges egy sikeres találkozóhoz.

1. Jégtörés technika: Jól mondják, hogy a jó kezdés fél siker. Ez még üzleti megbeszéléseken vagy megbeszéléseken is érvényes. Előfordulhat, hogy az érintett felek nem ismerik egymást túl jól. Itt a facilitátornak ezeket a jégtörési technikákat kell alkalmaznia.
2. Stratégiai technikák: Minden találkozónak van egy konkrét stratégiája, amelyet követni kell a sikeresség érdekében. Ők határozzák meg az ülés menetét és napirendjét. Facilitációs készségek
3. Kreatív technika. Az üzleti találkozók gyakran nagyon hétköznapiak vagy egyhangúak lehetnek. Mindannyiunknak, embereknek szüksége van egy szikrára ezekben a helyzetekben. A segítő felhasználhatja kreativitását, és kitalálhat valamilyen mókát, amely színesíti, és kreatív megoldásokat is kínál néhány problémára.
4. Problémamegoldó módszerek: problémák és konfliktusok mindenhol lehetségesek. Minden életút szerves részét képezik, ez alól a szakmai találkozók és megbeszélések sem kivételek. A facilitátornak ismernie kell néhány problémamegoldó és konfliktusmegoldási technikát az ilyen helyzetek kezelésére.
5. Döntéshozatali módszerek. Minden találkozót a döntés meghozatala vagy a stratégia véglegesítése érdekében tartanak. A facilitátornak rendelkeznie kell olyan technikákkal, amelyek a megbeszélést határozott döntések meghozatalára irányítják korlátozott időn belül, a legkevesebb konfliktussal.

Utolsó gondolatok a facilitációs készségekről!

Az egyszerűsítés fontos fogalom üzleti találkozók vagy megbeszélések szervezésekor. Ezért a facilitátorrá váláshoz meghatározott készségekre és eszközökre van szükség, amelyek segítik a segítő, békés és sikeres találkozást. Mindaddig, amíg a vezetők vagy a facilitátorok rendelkeznek a szükséges facilitációs készségekkel, a vállalatok optimalizálhatják megbeszéléseik eredményeit, ami végső soron optimalizálja a szervezet általános teljesítményét egy közös cél elérése érdekében.

АЗБУКА

A tartalommarketing a megfelelő választás a vállalkozásom számára?