A tervezés a célok meghatározásának, a stratégiák kiválasztásának és a meghatározott célok eléréséhez szükséges cselekvések meghatározásának folyamata a szervezet rendelkezésére álló erőforrásokon belül. A tervezés a menedzsment egyik fő funkciója, amely lehetővé teszi a szervezet számára, hogy meghatározza a fejlődés irányát és hosszú távon sikereket érjen el.

A tervezés magában foglalja a stratégiai és operatív tervek kidolgozását. A stratégiai terv meghatározza a szervezet hosszú távú céljait és azok elérésének módját, míg az operatív terv azokat a konkrét lépéseket, amelyek ezeknek a céloknak a közeljövőben történő eléréséhez szükségesek.

A tervezéshez hozzátartozik a költségvetés, a források meghatározása és a különböző projektek és feladatok közötti elosztása is. A tervezés segít a vezetőknek tájékozott döntések meghozatalában, a jövőre való összpontosításban és a szervezeten belüli koordináció javításában.

Mi a tervezés?

Ha a tervezésről van szó, akkor az első dolog, amit meg kell értened, a gondolkodás folyamata, mielőtt belevágsz és terveket készítesz a szervezet számára. A terv egy konkrét cselekvési irány, amelyet arra javasolnak, hogy segítse a szervezetet rövid és hosszú távú célok elérésében.

A stratégia határozza meg, hogyan kell elérni a célokat. Fontos megjegyezni, hogy a tervek egy meghatározott időszakra készült elemzések. Ha nem veszi figyelembe az időtényezőt, a környezeti feltételek megváltozhatnak, és minden üzleti terveket haszontalannak bizonyulhat. A tervezés magában foglalja a célok kitűzését és a megfelelő cselekvési irány kidolgozását e célok eléréséhez. Ez a tervezés kiindulópontja: a célok kitűzése. Harold Koontz amerikai szervezetteoretikus és professzor szerint üzleti menedzsment az UCLA-n és Amerika legnagyobb üzleti szervezeteinek tanácsadója:
„A tervezés azt jelenti, hogy előre eldöntjük, mit, mikor, hogyan és kinek kell csinálni. Ez bezárja a szakadékot attól a ponttól, ahol vagyunk, és ahová szeretnénk eljutni.”

Általában a tervezés kilenc alapelven alapul:

  • Célorientáció
  • Specificitás
  • Pontosság
  • Teljesség
  • rugalmasság
  • Tárgyilagosság
  • Nyugalom
  • Társasság
  • Megvalósítható

Tehát, ha a tervezés magában foglalja ezt a kilenc alapelvet, nagyobb esélye lesz a rövid távú és a hosszú távú siker elérésére. Lássunk most néhány kulcsfontosságú funkciót, amelyeket a tervezésnek tartalmaznia kell:

Sajátosságok. Mi a tervezés?

Ez egy döntéshozatali folyamat. A következő tulajdonságokkal rendelkezik:

1. A tervezés a célok elérésére irányul

Elérendő célokat tűz ki, és meghatározza az eléréséhez szükséges intézkedéseket.

2. A tervezés a menedzsment fő funkciója. Mit tervezünk?

A tervezés logikusan követi az összes többi menedzsment tevékenység végrehajtását. Ez segít a hatékony szervezésben. Ő segít munkaerőtervezés valamint foglalkoztatási és képzési programok kidolgozása a munkavállalók számára. A tervezés határozza meg a kritériumot termelékenység az alkalmazottak számára, melynek segítségével a vezető figyelemmel kísérheti a dolgozók tevékenységét.

3. Tervezés mindenhol

A tervezés a vezetők fő feladata minden szinten. Ezt felső, közép- és alsó szintű vezetés végzi. A tervezés jellege és mértéke azonban az egyes irányítási szinteken eltérő.

4. A tervezés folyamatos folyamat.

Minden menedzser folyamatosan tervez. A régi terveket felül kell vizsgálni, és újakat kell bevezetni a helyzet igényei szerint. A tervezés tehát az új tervek készítésének és a meglévő tervek megváltoztatásának folyamatos folyamata annak megvalósítása érdekében.

5. A tervezés futurisztikus. Mi a tervezés?

A tervezés előremutató folyamat. Néhány cél elérése érdekében a jövőben. Ez magában foglalja a jövőbeli események előrejelzését, például az ügyfelek igényeit, a versenyt, a kormányzati politikákat stb.

6. A tervezés magában foglalja a döntések meghozatalát.

A tervezés magában foglalja az alternatívák keresését és a legjobb alternatíva kiválasztását a célok eléréséhez. Így a döntéshozatal a tervezési folyamat szerves része.

Fontosság. Mi a tervezés?

A tervezés biztosítja a szervezet számára a hatékony irányítás alapot. Itt van az alábbiakban említett tervezés fontossága −

1. A tervezés határozza meg a cselekvés vagy a cél irányát.

A tervezés meghatározza a szervezet minden tevékenységének irányát, tisztázza a célokat és a célkitűzéseket. Ha a célok megfogalmazásra kerülnek, akkor minden üzleti terv kifejezetten a célok elérésére irányul. Így a tervezés egyértelmű iránymutatást ad a vállalkozásban dolgozó összes osztálynak és személynek.

2. A tervezés csökkenti a bizonytalanság kockázatát.

A tervezési folyamat magában foglalja a jövőbeli események előrejelzését. Ez segít csökkenteni a bizonytalanságot az üzleti életben. Azt is meg kell jegyezni, hogy ezt a bizonytalanságot a technológia, az ízlés és a divat változásai, valamint egyéb üzleti feltételek okozzák. A tervek elegendő rendelkezéseket tartalmazhatnak e bizonytalanságok kezelésére.

3. A tervezés csökkenti a párhuzamosságot és a pazarlást. Mi a tervezés?

A hatékony tervezés különféle cselekvési lehetőségeket kínál, amelyek hasznosak a célok elérésében. A szükségtelen párhuzamosságok és a szükségtelen cselekvések esélye nagymértékben csökken.

4. A tervezés elősegíti az innovációt és a kreativitást.

A tervezés a menedzsment gondolkodási funkciója. Elősegíti az innovatív és kreatív gondolkodást. Tervezés közben sok új ötlet jut a menedzser eszébe.

5. A tervezés meghatározza az ellenőrzés mércéit.

A vezetői ellenőrzés magában foglalja a tevékenységek helyes irányának fenntartását a tervektől vagy szabványoktól való eltérések korlátozásával. E folyamat során a vezetés határozza meg a teljesítmény szabványait. A tényleges teljesítmény méréséhez viszonyítási alapként szolgálnak. Más szóval, a tervezés és az ellenőrzés olyan, mint a menedzsment elválaszthatatlan ikertestvére. Tervezési objektumok vezérlése.

A tervezési folyamat szakaszai – hogyan kell tervezni

A tervezési folyamat magában foglalja hét lépés. A lépések a következők -

1. Célok kitűzése

A folyamat első lépése a célok kitűzése. Konkrét célokat kell meghatározni, amelyek politikák, eljárások, szabályozások, költségvetések, programok és stratégiák révén érhetők el. A célok képezik a tervezési folyamat magját. Segítenek az alkalmazottaknak megérteni, mit várnak el tőlük.

2. Helyiségek fejlesztése. Mi a tervezés?

A tervezési feltételezések a jövőbeli események valószínű alakjára vonatkozó feltételezések. Ezek szolgálnak alapul. A hatékony alaprajzok elkészítéséhez a tervezésnek szisztematikus előrejelzésen kell alapulnia. Előrejelzéssel meg lehet becsülni a jövőbeli keresletet, a vásárlók ízlését, a piaci versenyt stb.

3. Alternatív cselekvési módok azonosítása

Alternatív tervek keresése ill a cselekvés fontos lépés a tanításban. Alternatívák feltárása nélkül a tervezőt valószínűleg korlátozott képzelőereje vezérli. Általában több alternatíva létezik a probléma megoldására. A menedzsernek meg kell próbálnia kiszűrni a legéletképtelenebb alternatívákat, hogy a végső választáshoz kevés alternatíva legyen.

4. Alternatívák értékelése. Mi a tervezés?

Az előző szakaszban előállított alternatívák értékelése a célok, a költségek, a rendelkezésre álló tőke, anyagok, személyzet stb. tükrében történik. Az egyes alternatív cselekvési módok pozitív és negatív aspektusait azok megvalósíthatósága és következményei alapján kell értékelni.

5. A legjobb alternatíva kiválasztása

Ez a lépés magában foglalja a döntés meghozatalát. Ez magában foglalja a mennyiségi elemzést, a vezető megítélését és tapasztalatait. A választott alternatívának a leginkább megvalósíthatónak és jövedelmezőnek kell lennie, és a legkevesebb negatív következménnyel kell járnia. Néha az alternatívák kombinációja is választható egy alternatíva helyett.

6. A terv végrehajtása. Mi a tervezés?

Egy konkrét terv kiválasztása után a szükséges lépések megtételével a gyakorlatba is átültetjük. A terv hibátlan végrehajtása attól függ, hogy milyen tevékenységeket foglal magában a stratégiai tervezés, és ezáltal az optimalizálás szempontjából kedvező eredmények elérésének esélye. Általánosságban elmondható, hogy a terv végrehajtása dönti el, hogy mennyire hatékony a stratégiai tervezés az operatív tervezéshez képest.

7. Nyomon követés és felülvizsgálat

A terv megvalósulása után figyelemmel kell kísérni, hogy a különböző tevékenységek ütemterv szerint valósuljanak meg, a célok megvalósuljanak. A stratégiai és az operatív tervezés csak akkor sikeres, ha az eredményre koncentrálva hajtják végre. A monitoring és felülvizsgálati technikák segítenek a vezetőknek és a döntéshozóknak ellenőrizni a stratégiai és operatív tervezés hatékonyságát.

Három szint.

1. Működési tervezés

Ez a szint alacsonyabb szinten fordul elő, mivel az alapvető részletek körül forog, hogy egy adott célt vagy feladatot hogyan lehet elérni a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával.

Az operatív tervezést általában a megfelelő marketingtervek, a legmegfelelőbb termelési módszerek, különféle szervezési eszközök stb.

2. Taktikai tervezés

Ez a középső szinten történik. A taktikai tervezés felelős azért a tervezésért, amelyen keresztül a szervezet küldetése megvalósítható. Tervezési szinten a hozzáadandó szolgáltatásokkal vagy termékekkel, árképzéssel, berendezésekkel, rendszerekkel, mérettel kapcsolatos döntések születnek tőkebefektetések stb.

3. Stratégiai tervezés. Mi a tervezés?

Ez a szint a legfelső szinten található, ahol a felső vezetés hosszú távú célokat próbál elérni a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával. A stratégia az egész szervezet küldetésének meghatározása, az összes pénzügyi igény feltárása, az erőforrások elosztása, a szervezeti erőviszonyok biztosítása stb. körül forog. Bár a tervezés döntő fontosságú a kedvezőbb eredmények eléréséhez, bizonyos belső és rejtett korlátokkal is jár. Menjünk át rajtuk is...

A stratégiai és operatív tervezés korlátai

Előfordulhat, hogy a tervezés nem vezet a kívánt eredményhez. Ez bizonyos korlátozásoknak köszönhető, amelyek belsőre és külsőre oszthatók. Ha hosszú távú sikert tervezünk, nagyon fontos figyelembe venni ezeket a korlátokat. Tehát, ha meg akarja érteni, hogy mit tervez, akkor szintén fontos, hogy leküzdje ezeket a korlátokat −

1. A stratégiai tervezés belső korlátai

A. A tervezés merevséghez és rugalmatlansághoz vezet

A tervezés magában foglalja az előzetes tervek elkészítését. Ez rugalmatlansághoz vagy merevséghez vezethet, ha a vezetőket a terv érvényesítésére kényszeríti. A stratégiai tervezés/operatív tervezés rugalmasságának hiánya költséges lehet a szervezet számára, különösen, ha megváltozott. A menedzserek gyakran eltérnek a tervektől, attól tartva, hogy a nőt vonják felelősségre minden helytelen eredményért.

b. Előfordulhat, hogy az ütemezés nem működik dinamikus környezetben.

Egyes esetekben a tervezésnek a környezet bizonytalansága miatt nem lehet gyakorlati haszna. A menedzserek nem támaszkodhatnak teljes mértékben azokra a tervekre, amelyeket egy stabil környezetre terveztek. Megfelelő intézkedéseket vagy stratégiákat kell hozniuk a kívánt eredmények elérése érdekében a hátrányos helyzetű környezetben.

c. A tervezés munkaigényes folyamat

A stratégiai tervezés hosszadalmas folyamat, amely késedelmet okozhat a cselekvésben. Célok meghatározására adatgyűjtés, az adatok elemzése, az alternatívák értékelése és kiválasztása sok időt vesz igénybe. Előfordulhat, hogy ezt a folyamatot nem lehet végigvinni, ha egy helyzet gyors megoldást igényel.

d. A tervezés nem garantálja a sikert

A tervezés önmagában nem garantálja a sikert; hatékony végrehajtást igényel. A tervezés eredményessége a tervezők hozzáállásán és magatartásán múlik. A tervezés néha hamis biztonságérzetet kelthet a tervezőkben. A tervezés néha hamis biztonságérzetet kelthet a tervezőkben. Feltételezhetik, hogy amíg a munka a tervek szerint megy, addig fog jó a szervezésnek. Ennek eredményeként nagyobb figyelmet fordíthatnak a konkrét tervek követelményeinek teljesítésére, nem pedig a jobb teljesítményre.

e) A tervezés hatalmas költségekkel jár. Mi a terv?

A tervezés nem csak időt, hanem költségeket is igényel. A tervek kidolgozásának költsége egyenesen arányos a vezetők által a tervezésre fordított idővel. Ha nem fordítunk elegendő időt a tervezésre, a vezetői döntések helytelennek bizonyulhatnak. A szakmai szakértőkkel folytatott megbeszélések során felmerülő költségek és a szükséges adatok összegyűjtése, nem indokolhatja a tervekből származó, arányosan kisebb hasznot.

2. Külső tervezési korlátozások

A tervezés előfeltétele bizonyos külső tényezők tendenciáira épül, és ezekre a tényezőkre a menedzsmentnek nincs befolyása.

  • Közpolitikai
  • Természeti katasztrófák, például árvizek, földrengések stb.
  • A vásárlók divatízlésének megváltozása
  • Technológiai változások
  • Új termékek bevezetése és fokozott verseny

Legjobb tippek az ütemezési korlátok leküzdéséhez

A tervezettek elsajátításához és elsajátításához fontos ismerni a különböző tervezési korlátok leküzdésének és megbízható tervek készítésének legjobb módjait. Vessünk egy pillantást ezekre a tippekre itt és most -

  • Tudományosan kell kiválasztania a célokat, és választania kell a matematikai módszereket.
  • A hatékony tervezéshez a szervezetnek megbízható kommunikációs rendszerrel kell rendelkeznie.
  • Használja a megfelelő előrejelzési stratégiákat, és fejlessze a vezetői bizalmat
  • Engedélyezze szervezete tagjainak a változtatások elfogadását
  • Győződjön meg arról, hogy a felső vezetés támogatása és felelősségi körei megfelelően vannak beállítva.
  • Ösztönözze a csoport részvételét, és készítsen készenléti terveket a hosszú távú siker érdekében

Végül néhányat megvitatunk a tökéletes tervezési rendszerek előnyei a szervezetben.

A tervezés előnyei

  1. A tervezés biztosítja a rendelkezésre álló erőforrások hatékonyabb felhasználását, és lehetővé teszi mind rövid, mind hosszú távú üzleti célok elérését.
  2. A tervezési stratégiákkal működési megtakarításokat érhet el, és minimalizálhatja a jövőbeli bizonytalanságokat.
  3. A stratégiai tervezés optimalizálja a versenyképességet és az ellenőrzést
  4. Operatív, stratégiai és taktikai tervezéssel biztosíthatja a motivációt, az együttműködést, a növekedést és a hosszú távú fejlődést.
  5. A tervezés kritikus tényező a racionalitás fejlesztésében minden vezető körében.
  6. A stratégiai, operatív és taktikai tervezéssel a szervezet megelőzheti az elhamarkodott ítéleteket és csökkentheti a visszaéléseket.
  7. Az adeptus céltervezése felelős az innovatív gondolatok és képességek csatornázásáért is a változás hatékony kezeléséhez.
  8. A tervezés segíti a csapatot az előzetes döntések meghozatalában, és ezáltal biztosítja, hogy a vezetőség előrelátó hozzáállása legyen a hosszú távú sikerhez.
  9. A tervek készítésével a vezetők biztosíthatják a hatékony gyakorlatok kialakítását és a hatáskörök átruházását.
  10. Az intelligens tervezés azt is lehetővé teszi a szervezet számára, hogy előre jelezze a válságot, és előre tervet készítsen annak kezelésére.

Következtetés!

A tervezés folyamatos folyamat, akárcsak az értékelés vagy felülvizsgálat. A tervek folyamatos felülvizsgálata segít azonosítani a terv és a tervezési folyamat hiányosságait. Ez alapul szolgálhat a meglévő tervek javításához vagy felülvizsgálatához, és a jövőben új tervek bevezetéséhez. A tervezés fontos folyamat egy szervezet számára. Mennyire fontos számodra a tervezés a sikerességi ráta optimalizálása során a különböző törekvésekben?

GYIK. Mi a tervezés?

1. Mi a tervezés?

A tervezés a célok meghatározásának, az ezek elérésére irányuló stratégiák és cselekvések kidolgozásának folyamata. Ez magában foglalja a jelenlegi állapot elemzését, a jövőbeli feltételek előrejelzését, a célok kitűzését és az eléréséhez szükséges lépések kidolgozását.

2. Miért fontos a tervezés?

A tervezés több okból is fontos:

  • Célok meghatározása: Segít világos és mérhető célok kitűzésében.
  • Az erőforrások szervezése: Biztosítja az erőforrások (idő, pénz, személyzet) hatékony felhasználását.
  • Kockázatkezelés: Segít azonosítani és kezelni a lehetséges kockázatokat.
  • Ellenőrzés és értékelés: Lehetővé teszi a haladás nyomon követését és az eredmények értékelését.

3. Milyen típusú tervezések léteznek?

Többféle tervezés létezik:

  • Stratégiai tervezés: A szervezet globális céljainak elérését célzó hosszú távú tervezés.
  • Taktikai tervezés: Középtávú tervezés, amely konkrét feladatokra és projektekre összpontosít.
  • Operatív tervezés: A napi működéshez és az aktuális feladatokhoz kapcsolódó rövid távú tervezés.
  • pénzügyi tervezés: A költségvetés és a pénzügyi források tervezése.
  • Személyes tervezés: Személyes célok és célkitűzések egyéni tervezése.

4. Milyen szakaszokból áll a tervezési folyamat?

A tervezési folyamat általában a következő lépéseket tartalmazza:

  1. A jelenlegi állapot elemzése: A jelenlegi erőforrások, lehetőségek és korlátok felmérése.
  2. Célok meghatározása: Világos és mérhető célok kitűzése.
  3. Stratégiák kidolgozása: A célok elérésének módjainak és módszereinek meghatározása.
  4. Akciótervezés: Konkrét lépések és tevékenységek fejlesztése.
  5. A terv végrehajtása: A terv megvalósítása.
  6. Ellenőrzés és értékelés: Az előrehaladás nyomon követése és az eredmények értékelése.

5. Milyen eszközöket használnak a tervezéshez?

A tervezéshez különféle eszközöket használnak, mint pl.

  • SWOT analízis: Az erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek felmérése.
  • PERT és Gantt diagramok: Grafikus eszközök projekt- és feladatkezeléshez.
  • Mátrixelemzés (például BCG mátrix): Termék- vagy projektportfólió elemzése.
  • Költségvetés: Pénzügyi tervezés és erőforrás-allokáció.
  • Tervezők és naptárak: Idő- és feladatkezelési eszközök.

6. Milyen készségek szükségesek a hatékony tervezéshez?

A hatékony tervezéshez a következő készségekre van szükség:

  • Elemzési készségek: Képes az információk elemzésére és következtetések levonására.
  • Szervezőkészség: Feladatok és erőforrások strukturálására való képesség.
  • Kommunikációs képességek: Képes világosan átadni az információkat, és csapatban dolgozni.
  • Döntéshozatali készségek: Tudatos döntéshozatal képessége.
  • Idő beosztás: Az idő hatékony kezelésének és felhasználásának képessége.

7. Hogyan segít a tervezés a magánéletében?

A tervezés a következő módokon segít személyes életében:

  • A célok elérése: Segít személyes célok kitűzésében és elérésében.
  • Idő beosztás: Biztosítja a hatékony időfelhasználást és csökkenti a stresszt.
  • Egyensúly a munka és a magánélet között: Segít egyensúlyt teremteni a szakmai és a személyes elkötelezettségek között.
  • Pénzügyi menedzsment: Elősegíti a személyes pénzügyek racionálisabb kezelését.
  • Megnövelt termelékenység: Növeli az általános termelékenységet és hatékonyságot.

8. Milyen példák vannak a sikeres tervezésre?

Példák a sikeres tervezésre:

  • Üzleti tervek: Sikeres üzleti tervek kidolgozása, amelyek a vállalatok növekedéséhez és fejlődéséhez vezettek.
  • Projekt tervezés: A nagyobb projektek sikeres végrehajtása időben és a költségvetésen belül.
  • Személyes tervezés: Személyes célok elérése, például oktatás, lakásvásárlás vagy anyagi függetlenség elérése.