Az elektronikus beszerzés az áruk, szolgáltatások vagy munkák beszerzésének folyamata információs és kommunikációs technológiák, különösen az internet segítségével. A hagyományos papír alapú eljárások helyett az e-közbeszerzés speciális elektronikus platformokat vagy rendszereket használ, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy ajánlatkéréseket (ajánlatkérés, ajánlatkérés) tegyenek közzé, és javaslatokat kapjanak a potenciális szállítóktól.

Az elektronikus beszerzés számos előnnyel jár, mint például a beszerzési folyamat átláthatóságának növelése, a feldolgozási idő csökkentése, az adminisztratív költségek csökkentése, a potenciális beszállítókhoz való jobb hozzáférés és a fokozott verseny, ami végső soron alacsonyabb árakhoz, valamint a vásárolt áruk és szolgáltatások minőségének javulásához vezethet. .

Hogyan működik az e-közbeszerzés?

Az e-beszerzés a szállítói szerződések, beszerzési megrendelések és irodaszerek vagy bármely más áru vagy szolgáltatás vásárlására vonatkozó számlák elektronikus cseréjének folyamata. Elektronikus adatcserét (EDI) használnak az üzleti beszerzési folyamat optimalizálása és megvalósítása érdekében gyorsabb, hatékonyabb és gazdaságosabb. Az e-beszerzés lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy gyorsan és egyszerűen rendeljenek beszállítóiktól, és online kezeljék a beszerzési folyamatokat.

Vállalati szinten egy tisztviselő vagy speciális osztály határoz meg konkrét szabályokat és szabályzatokat a vállalkozás számára szükséges áruk és szolgáltatások vásárlására vonatkozóan. A cél az, hogy a cég igényeit a lehető legalacsonyabb áron, vagy a szükséglet pillanatában a legjobb áron elégítsük ki. E cél elérése érdekében a beszerzési munkatársak kapcsolatokat létesítenek a beszállítókkal, iránymutatásokat dolgoznak ki, szerződéseket kötnek, és korlátozzák a megengedett beszerzési típusokat.

Az elektronikus beszerzés a következő általános elvek szerint működik:

  1. Pályázat elkészítése és elhelyezése:
    • A vásárló határozza meg a megvásárolni kívánt árukra, szolgáltatásokra vagy munkákra vonatkozó igényeit.
    • A megrendelő az elektronikus platformon egy alkalmazást helyez el, amelyben feltünteti a beszerzés részleteit, mint például az áruk/szolgáltatások leírása, mennyiségek, szállítási határidők, szükséges minőségi jellemzők stb.
  2. Szállítói részvétel:
    • Az elektronikus platformon regisztrált szállítók értesítést kapnak a profiljuknak megfelelő új vásárlásokról.
    • A beszállítók a pályázatot elbírálják és az elektronikus rendszeren keresztül nyújtják be ajánlataikat. Az ajánlatok tartalmazhatnak árat, szállítási időt, fizetési feltételeket és egyéb részleteket.
  3. A pályázatok értékelése és kiválasztása:
    • A megrendelő a beérkezett ajánlatokat olyan meghatározott kritériumok figyelembevételével értékeli, mint az ár, a minőség, a határidők és egyebek.
    • Néha tárgyalások zajlanak az ügyfél és a szállítók között a feltételek tisztázása érdekében.
  4. Döntéshozatal és szerződéskötés:
    • Az ajánlatok kiértékelése után a megrendelő kiválasztja a legjobb megoldást, és szerződést köt a kiválasztott szállítóval.
  5. A szerződés teljesítése:
    • A szerződés megkötését követően az abban rögzített feltételek teljesülnek. Ebbe beletartozik az áruk leszállítása vagy a szolgáltatásnyújtás az egyeztetett határidők és követelmények szerint.
  6. Megfigyelés és kiértékelés:
    • A szerződés teljesítése során a megrendelő ellenőrzést gyakorol annak teljesítése felett, és végrehajthatja is hatékonyság és minőség értékelése nyújtott áruk vagy szolgáltatások.

Ez a teljes eljárás egy speciális elektronikus platformon keresztül zajlik, amely biztosítja a teljes e-közbeszerzési folyamat biztonságát, átláthatóságát és hatékonyságát.

Elektronikus beszerzési szoftver.

Számos elektronikus beszerzési szoftvermegoldás áll rendelkezésre, amelyek mindegyike saját egyedi jellemzőkkel és képességekkel rendelkezik.

Elektronikus beszerzés. Íme néhány közülük:

  1. SAP Ariba: Ez az egyik vezető platform a menedzsment ellátási lánc és e-beszerzés. Az SAP Ariba biztosítja Tools rendelések leadásához, szerződések kezeléséhez, beszállítókkal való kapcsolattartáshoz és a rendelések teljesítésének nyomon követéséhez.
  2. Oracle Procurement Cloud: Ez egy felhő alapú szoftver, amelyet a beszerzési folyamatok automatizálására terveztek, beleértve az ajánlatkéréseket, pályázatokat, beszállítókat és szerződéskezelést.
  3. Coupa: A Coupa kiadáskezelési és beszerzési platformot kínál, amely magában foglalja a beszerzési folyamatok automatizálását, a kiadáselemzést, a szállítókezelést és egyéb eszközöket.
  4. BravoSolution: Ez a megoldás beszállítói menedzsmenthez és e-tenderhez készült. A BravoSolution lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy ajánlatkérést tegyenek közzé, aukciókat bonyolítsanak le és szerződéseket kezeljenek.
  5. JAGGAER: A JAGGAER platformot kínál az ellátási lánc kezeléséhez és az e-beszerzéshez, beleértve a beszállítói menedzsment eszközöket, a beszerzési katalógusokat, az elemzéseket és a szerződések teljesítésének nyomon követését.

Ezek a szoftvertermékek számos funkciót biztosítanak, az alapvető e-beszerzési folyamatoktól a bonyolultabb ellátási lánc menedzsment rendszerekig. A szoftver kiválasztása a szervezet egyedi igényeitől és költségvetésétől függ.

Elektronikus beszerzés. Értéklánc.

Az e-beszerzés értéklánca számos szakaszból és folyamatból áll, amelyek mindegyike hozzájárul a növekedéshez hatékonyság és értéknövelés a szervezet számára.

Az alábbiakban az e-beszerzés általános értéklánca látható:

  1. Beszerzési folyamatok automatizálása: Az elektronikus beszerzési platformok számos folyamatot automatizálhatnak, mint például az árukra és szolgáltatásokra vonatkozó ajánlattétel, a beszállítói ajánlatok feldolgozása, a legjobb ajánlatok értékelése és kiválasztása. Ez csökkenti az időt költségeket és növeli a hatékonyságot a teljes beszerzési folyamatot.
  2. Megnövelt elérhetőség a szállítók számára: Az elektronikus platformok gyors és egyszerű kapcsolatot biztosítanak a potenciális beszállítók széles körével. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy több ajánlatot kapjanak, és a legjobb ár-érték arányt választják.
  3. Fokozott átláthatóság: Az e-közbeszerzés átláthatóságot biztosít a folyamatban, az ajánlattételtől a szerződéskötésig. Az ügyfelek és a beszállítók minden szükséges információhoz hozzáférnek a beszerzési folyamattal kapcsolatban, ami segít csökkenteni a kockázatokat és megelőzni a korrupciót.
  4. Továbbfejlesztett adatkezelés: Az e-beszerzési platformok nagy mennyiségű adatot gyűjtenek és elemeznek a beszerzési folyamatokból, így az ügyfelek értékes betekintést nyerhetnek a költségekbe, a beszállítói teljesítménybe, a piaci trendekbe stb. Ez segít optimalizálni a vásárlási stratégiákat és megalapozottabb döntéseket hozni.
  5. Csökkentse a költségeket és növelje a hatékonyságot: A beszerzési folyamatok automatizálása és optimalizálása eredményeként csökkennek az adminisztrációs költségek, csökkennek a hibák és késések, ami végső soron a szervezet teljes beszerzési költségeinek csökkenéséhez és hatékonyságának növekedéséhez vezet.

E lánc minden szakaszának célja az értéknövelés és javítja a teljes elektronikus folyamat hatékonyságát beszerzés, ami végső soron jótékony hatással van a szervezet sikerére és versenyképességére.

Milyen előnyei vannak az e-közbeszerzésnek?

Az elektronikus beszerzés számos előnnyel jár a szervezetek, ügyfelek és beszállítók számára. A platformok átláthatóságot és ellenőrzést biztosítanak a beszerzési folyamat felett, a jelentkezéstől a szerződés teljesítéséig. Az ügyfelek könnyen nyomon követhetik a folyamat minden lépését, és biztosíthatják az összes megállapított irányelvnek és eljárásnak való megfelelést.

Az e-közbeszerzés lehetővé teszi az eljárások gyorsabb és hatékonyabb lebonyolítását, mivel a pályázat benyújtásától a szállító kiválasztásáig minden szakasz online történik. Ez csökkenti az időbeli késéseket, és gyorsabban reagál a piac változásaira. A beszerzési folyamatok elektronikus platformokon történő automatizálása segít csökkenteni a kézi dokumentációval, ajánlatfeldolgozással és egyéb rutinfeladatokkal kapcsolatos adminisztratív költségeket.

Az elektronikus platformok nagy mennyiségű adatot gyűjtenek és tárolnak a beszerzésről és a beszállítói teljesítményről, megkönnyítve az elemzést és a megalapozott döntéshozatalt. Ez segít optimalizálni a beszerzési stratégiákat és azonosítani a költségek csökkentésének lehetőségeit. Az elektronikus platformok használata megkönnyíti a jogszabályoknak és szabványoknak való megfelelést a közbeszerzés és a magánszektor beszerzése terén, mivel a folyamat minden szakasza dokumentált és ellenőrzés alatt áll.

Elektronikus beszerzés. Problémák.

Bár az e-közbeszerzésnek számos előnye van, bizonyos kihívásokkal is szembesülhet.

A leggyakoribb problémák a következők:

  1. A személyzet elégtelen képzettsége: Az elektronikus platformok használata bizonyos szintű számítógépes ismereteket és technikai ismereteket igényel az alkalmazottak körében. A személyzet képzésének hiánya vezethet hibák a beszerzési folyamatban vagy lelassítják az elektronikus elfogadását rendszerek.
  2. Adatbiztonság: Az elektronikus platformokat kibertámadások vagy adatlopások érhetik. A nem megfelelő biztonsági intézkedések bizalmas információk kiszivárgásához vagy a rendszer kompromittálásához vezethetnek, ami veszélyt jelent mind a vásárlókra, mind a beszállítókra nézve.
  3. Korlátozott internet-hozzáférés: Egyes régiókban az internet-hozzáférés korlátozott vagy egyáltalán nem elérhető. Ez problémákat okoz azoknak a résztvevőknek, akik nem használhatják szabadon az elektronikus beszerzési platformokat.
  4. Piaci monopolizálás: Bizonyos esetekben az elektronikus beszerzési platformok monopolhelyzetet teremthetnek a piacon a szállítók választásának és a beszerzési feltételek korlátozásával. Ez korlátozott versenyt és az ajánlatok elégtelen változatosságát eredményezheti.
  5. A technológiák heterogenitása: A különböző szervezetek különböző platformokat és technológiákat használhatnak az e-beszerzéshez. A technológiák heterogenitása akadályozhatja a rendszerek interoperabilitását és interoperabilitását, megnehezítve a folyamat résztvevői közötti együttműködést és információmegosztást.
  6. A rendszerbe vetett bizalom hiánya: Egyes résztvevők a lehetőség miatt bizalmatlanok lehetnek az e-közbeszerzési rendszerekkel szemben manipuláció vagy a szabályok és szabványok be nem tartása.

GYIK. Elektronikus beszerzés.

  1. Mi az e-közbeszerzés?

    • Az elektronikus beszerzés az áruk, szolgáltatások vagy munkák beszerzésének folyamata információs és kommunikációs technológiák, különösen az internet segítségével.

  2. Hogyan működik az e-közbeszerzés?

    • Az e-beszerzés magában foglalja az ajánlatok benyújtását elektronikus platformokon, az ajánlatok fogadását a beszállítóktól, az ajánlatok értékelését, a beszállítók kiválasztását és a szerződések megtárgyalását, mindezt online.

  3. Milyen előnyei vannak az e-közbeszerzésnek?

    • Az előnyök közé tartozik a megnövekedett átláthatóság és a verseny, a beszerzési idő csökkentése, az adminisztratív költségek csökkentése, a szállítók számára való jobb hozzáférhetőség és a jobb adatkezelés.

  4. Milyen szoftveres megoldásokat használnak az e-közbeszerzéshez?

    • Számos szoftvermegoldás létezik, például az SAP Ariba, az Oracle Procurement Cloud, a Coupa, a BravoSolution, a JAGGAER és mások, amelyek az e-beszerzési folyamatok automatizálására szolgálnak.

  5. Milyen problémák merülhetnek fel az e-közbeszerzéssel kapcsolatban?

    • A kihívások közé tartozhat a személyzet elégtelen képzettsége, adatbiztonsági problémák, korlátozott internet-hozzáférés, piaci monopolizáció, technológiai heterogenitás és a rendszerbe vetett bizalom hiánya.

  6. Milyen lépésekkel lehet sikeresen megvalósítani az e-közbeszerzést?

    • Ez magában foglalja a személyzet képzését, a modern és biztonságos szoftvermegoldások bevezetését, a megfelelő szabályzatok és eljárások kidolgozását, valamint a beszerzési folyamatok rendszeres nyomon követését és elemzését.

ABC