Պարտականությունների բաշխում. Սահմանում, բնութագրեր և գործոններ

Պատասխանատվության բաշխում Կազմակերպության, թիմի կամ նախագծի տարբեր մարդկանց կամ խմբերի միջև պարտականությունների պատվիրակման և հստակ սահմանման գործընթաց է: Սա կարևոր է արդյունավետ աշխատանք ապահովելու համար, քանի որ յուրաքանչյուր մասնակից հասկանում է, թե ինչ խնդիրների և արդյունքների համար է պատասխանատու, ինչպես նաև, թե ինչպես է գնահատվելու իր ներդրումը:

Պատասխանատվության բաշխումը նշանակում է, որ երբ մարդիկ դառնում են խմբի մաս, նրանք տատանվում են բարձրաձայնել և կարևոր որոշումներ կայացնել:

Այս պայմաններում նրանք դա ընկալում են որպես ամբոխի կոլեկտիվ պատասխանատվություն և չեն ցանկանում առաջ ընթանալ և անձամբ պատասխանատու դառնալ որևէ արդյունքի համար։ Հաճախ երևում է, որ քանի որ խմբի չափը մեծանում է, վճռական գործողությունների դիմելու հնարավորությունները նվազում են:

Պատասխանատվության բաշխումը կյանքի դաժան փաստ է, և այն առավել տարածված է մեծ խմբերում: Հրապարակված հաշվետվության համաձայն՝ դա կարող է պայմանավորված լինել այն հանգամանքով, որ պատահական խումբը չունի առաջնորդ, և հետևաբար նրանք չեն համարձակվում ինքնուրույն գործել։

Պատասխանատվության նոսրացման օրինակներ.

Պատասխանատվության նոսրացում իրավիճակ է, երբ աշխատակիցների միջև լիազորությունների և պարտականությունների ոչ հստակ բաշխման պատճառով կամ կառավարման մակարդակները ոչ ոք իրեն լիովին պատասխանատու չի զգում առաջադրանքն ավարտելու կամ որոշում կայացնելու համար: Այս երևույթը կարող է զգալիորեն նվազեցնել աշխատանքի արդյունավետությունը, հանգեցնել առաջադրանքների կատարման հետ կապված խնդիրների, վատ որակի և վերահսկողության բացակայության:

Պատասխանատվության նոսրացման օրինակներ.

Պարտականությունների բաշխում և թիմում հստակ դերերի բացակայություն

• Ծրագրի թիմում մի քանի հոգի կատարում են նմանատիպ առաջադրանքներ, բայց ոչ ոք հստակ պատասխանատվություն չունի կոնկրետ արդյունքի համար: Ծրագրի բոլոր մասնակիցները կարծում են, որ մեկ ուրիշը կստանձնի խնդիրը, ինչը հանգեցնում է առաջադրանքը ժամանակին չկատարելու:

ՕրինակԾրագրային ապահովման ընկերությունում երկու աշխատակից կարծում են, որ իրենց գործընկերը պատասխանատու է նոր գործառույթի փորձարկման համար: Արդյունքում ֆունկցիան ժամանակին չի փորձարկվում, ինչը հանգեցնում է սխալներով արտադրանքի թողարկմանը:

Պարտականությունների կրկնօրինակում

• Երկու կամ ավելի աշխատակիցներ կամ բաժիններ վերապահված են նույնը լիազորություններ նույն հարցով։ Նրանցից յուրաքանչյուրը ենթադրում է, որ մյուսը կհոգա առաջադրանքը, եւ արդյունքում ոչ ոք գործողություն չի ձեռնարկում։

ՕրինակԽոշոր կազմակերպությունում կադրերի բաժինը և բաժնի ղեկավարները կիսում են նոր աշխատակիցների վերապատրաստման պարտականությունները: HR-ը կարծում է, որ բաժնի ղեկավարն ինքն է ուսուցում կազմակերպում, իսկ մենեջերը ենթադրում է, որ HR-ը դա կանի։ Արդյունքում ուսուցում չի իրականացվում։

Մեկ ծրագրի ղեկավարի բացակայություն

• Նախագծում ներգրավված են մի քանի թիմեր, սակայն հստակ սահմանում չկա, թե որ ղեկավարն է կայացնում վերջնական որոշումները: Սա հանգեցնում է առաջադրանքների ձգձգմանը, քանի որ ոչ ոք պատասխանատվություն չի կրում վերջնական որոշում կայացնելու կամ մոնիտորինգի վերջնաժամկետների համար:

ՕրինակՇինարարական նախագծում նախագծողները, կապալառուները և հաճախորդները միմյանցից ակնկալում են հաստատել որոշակի որոշումներ, սակայն չկա ծրագրի հիմնական ղեկավար, որը համակարգում է բոլոր գործողությունները: Արդյունքում նախագիծը ձգձգվում է։

Կոլեկտիվ որոշումների կայացում. Պատասխանատվության բաշխում. 

• Ոմանց մոտ կազմակերպություններ կամ նախագծեր կա կոլեկտիվ որոշումների կայացման պրակտիկա, որտեղ որոշման պատասխանատվությունը «տարածվում» է ողջ խմբի վրա: Արդյունքում ոչ ոք իրեն լիարժեք պատասխանատվություն չի զգում հետեւանքների համար, ինչը կարող է հանգեցնել չմտածված կամ անվճռական գործողությունների։

ՕրինակԳնումների կոմիտեն որոշումներ է կայացնում սարքավորումների գնման վերաբերյալ հավաքական հիմունքներով: Եթե ​​գնումն անհաջող է, հանձնաժողովի յուրաքանչյուր անդամ կարող է պնդել, որ դա խմբային որոշում է եղել, և նրա պատասխանատվությունը նվազագույն է:

Բազմաստիճան բյուրոկրատիա.

• Շատ բարդ և բազմամակարդակ բյուրոկրատական ​​կառույցներ ունեցող կազմակերպություններում առաջադրանքների կատարման համար պատասխանատվության փոխանցումը կարող է այնքան ծավալուն լինել, որ անհասկանալի է, թե ով պետք է կայացնի վերջնական որոշումը կամ ով է պատասխանատու արդյունքների համար:

ՕրինակԵնթակառուցվածքային ծրագիր մշակող պետական ​​գերատեսչությունում մի քանի նախարարությունների հաստատումը պահանջվում է: Յուրաքանչյուր մակարդակ կարծում է, որ վերջնական որոշումը կկայացնի մյուսը, և նախագիծը կանգ է առնում հստակ պատասխանատու անձի բացակայության պատճառով:

Պատասխանատվության փոխանցում այլ գերատեսչությունների վրա:

• Կազմակերպություններում սովորական իրավիճակ է, երբ մի բաժին կամ աշխատակից փորձում է պատասխանատվությունը փոխանցել մյուսի վրա՝ պնդելով, որ առաջադրանքը «իրենց իրավասությունից դուրս է» կամ որ մեկ ուրիշը պետք է զբաղվեր այն:

ՕրինակԻնտերնետ ծառայություններ մատուցող ընկերությունում հաճախորդները դժգոհում են ծառայության որակից: Տեխնիկական աջակցության բաժինը պնդում է, որ խնդիրները պետք է լուծեն ինժեներները, սակայն ինժեներները կարծում են, որ սա հաճախորդների աջակցության հարց է: Արդյունքում խնդիրը մնում է չլուծված։

Մատրիցային կառուցվածքում անձնական պատասխանատվության բացակայություն: Պատասխանատվության բաշխում. 

• Մատրիցային կազմակերպություններում, որտեղ աշխատակիցները կարող են միաժամանակ զեկուցել մի քանի ղեկավարների (օրինակ՝ նախագծային և ֆունկցիոնալ), պատասխանատվության թուլացման վտանգ կա: Աշխատակիցը կարող է զգալ, որ իր առաջադրանքը կարևոր է միայն մեկ ղեկավարի համար, իսկ մյուս ղեկավարը չի անդրադառնում խնդրին, ինչը հանգեցնում է շփոթության և հաշվետվողականության բացակայության:

ՕրինակՏՏ ընկերությունում աշխատակիցը միաժամանակ զեկուցում է ծրագրի ղեկավարին և զարգացման բաժնի ղեկավարին: Նրանցից յուրաքանչյուրը դնում է իր առաջադրանքները, և աշխատողը որոշում է, որ ավելի կարևոր է մեկ ղեկավարի առաջադրանքների վրա աշխատելը։ Արդյունքում, երկրորդ մենեջերի առաջադրանքները մնում են անկատար, և դրա համար պատասխանատվությունն ակնհայտ չէ։

Անուղղակի հսկողություն կամ վերահսկողություն բազմաթիվ միջնորդների միջոցով

• Եթե ​​ղեկավարությունն աշխատում է կառավարման բազմաթիվ շերտերի միջոցով, պատասխանատվության թուլացում կարող է առաջանալ, քանի որ կառավարչի և կատարողների միջև չափազանց շատ միջնորդներ կան: Սա հանգեցնում է կառավարման միջանկյալ մակարդակներում անձնական պատասխանատվության կորստի:

ՕրինակԽոշոր կորպորացիայի մեջ գործադիր տնօրենը ռազմավարական առաջադրանքներ է պատվիրակում ղեկավարների մի քանի շերտերի միջոցով: Յուրաքանչյուր մակարդակում պատասխանատվության մի մասը «կորցնում է», և արդյունքում կատարողը մնում է անբավարար լիազորություններով՝ դրանք կատարելու համար:

Պատասխանատվության թուլացումը կարող է լրջորեն խոչընդոտել կազմակերպության աշխատանքին, նվազեցնելով դրա արդյունավետությունը և հանգեցնել խնդիրների կատարման հետաձգման: Պարտականությունների հստակ բաշխումը, հստակ դերերի հաստատումը և վերահսկման համակարգերի ներդրումը օգնում են խուսափել իրավիճակներից, երբ ոչ մի աշխատակից կամ բաժին իրեն լիարժեք պատասխանատվություն չի զգում խնդիրների լուծման կամ առաջադրանքները կատարելու համար:

Պատասխանատվության բաշխման վրա ազդող գործոններ.

Տարբեր գործոններ կարող են ազդել, թե ինչպես են առաջադրանքները և պարտականությունները բաշխվում աշխատակիցների և ղեկավարության մակարդակների միջև: Պարտականությունների ճիշտ բաշխումն օգնում է խուսափել շփոթությունից, մեծացնում է աշխատակիցների մոտիվացիան և բարելավում վերահսկողությունը առաջադրանքների կատարման նկատմամբ:

Դիտարկենք հիմնական գործոնները.

1. Կազմակերպչական կառուցվածքը.

• Հիերարխիկ կառուցվածքՈւղղահայաց հիերարխիա ունեցող կազմակերպություններում պարտականությունները հստակորեն բաշխված են կառավարման մակարդակներում: Բարձրագույն ղեկավարությունը պատասխանատու է ռազմավարական որոշումների համար, միջին մենեջմենթը պատասխանատու է դրանց իրականացման համար, իսկ օպերատիվ աշխատողները պատասխանատու են կոնկրետ առաջադրանքների կատարման համար:
• Մատրիցային կառուցվածքՆման կառույցներում աշխատակիցները կարող են միաժամանակ զեկուցել մի քանի ղեկավարների, ինչը դժվարացնում է պարտականությունների բաշխումը: Սա պահանջում է հստակ պատկերացում, թե ով ինչի համար է պատասխանատու և ով է կայացնում վերջնական որոշումները:

ՕրինակՀիերարխիկ ընկերությունում գործադիր տնօրենը պատասխանատու է երկարաժամկետ ռազմավարության համար, իսկ բաժնի ղեկավարները պատասխանատու են դրա իրականացման համար: Մատրիցային կառուցվածքում, որտեղ աշխատողը աշխատում է մի քանի նախագծերի վրա, անհրաժեշտ է հստակորեն ուրվագծել յուրաքանչյուր ծրագրի ղեկավարի պարտականությունները:

2. Կազմակերպության չափը և մասշտաբը: Պարտականությունների բաշխում.

• Խոշոր ընկերություններում ավելի դժվար է հստակորեն բաշխել պարտականությունները բոլոր մակարդակների և գերատեսչությունների միջև: Սա պահանջում է ավելի պաշտոնական մոտեցում առաջադրանքների և պարտականությունների բաշխման նկատմամբ:
• Փոքր և միջին կազմակերպություններում պատասխանատվության սահմանները կարող են ավելի լղոզված լինել, քանի որ մեկ աշխատող կարող է կատարել մի քանի գործառույթ, ինչը պահանջում է պարտականությունների բաշխման ճկունություն:

ՕրինակՓոքր ընկերությունում աշխատողը կարող է միաժամանակ պատասխանատու լինել մարքեթինգ և վաճառք, մինչդեռ խոշոր կորպորացիայի դեպքում այս ոլորտներից յուրաքանչյուրը վերահսկվելու է առանձին ստորաբաժանման կողմից՝ հստակ սահմանված պարտականություններով։

3. Առաջադրանքների բնույթն ու բարդությունը: 

• Որքան բարդ և բազմամակարդակ է առաջադրանքը, այնքան ավելի կարևոր է դրա իրականացման համար պատասխանատվությունը հստակ բաշխելը մի քանի աշխատակիցների կամ թիմերի միջև: Պարզ առաջադրանքները կարող են ամբողջ պատասխանատվությամբ հանձնվել մեկ աշխատակցի, մինչդեռ բարդ նախագծերը պահանջում են թիմային աշխատանք և դերերի հստակ բաշխում.

ՕրինակՏվյալների մշակման պարզ առաջադրանքը կարող է կատարել մեկ վերլուծաբան, մինչդեռ նոր արտադրանքի մշակումը կպահանջի մի քանի բաժիններ՝ տարբեր պարտականություններով՝ հետազոտությունից մինչև շուկայավարություն մինչև արտադրություն:

4. Աշխատակիցների լիազորությունների և իրավասությունների մակարդակը. 

• Որքան բարձր է որակավորումը և աշխատողի փորձը, այնքան ավելի շատ լիազորություններ և պարտականություններ կարող են փոխանցվել նրան։ Եթե ​​աշխատակիցները բավականաչափ կոմպետենտ չեն, նրանց չափազանց շատ պարտականություններ փոխանցելը կարող է հանգեցնել սխալների և խափանումների:

ՕրինակՏՏ ընկերությունում փորձառու ծրագրավորողը կարող է նշանակվել կարևոր նախագիծ կառավարելու համար, մինչդեռ նոր աշխատակցին ավելի պարզ առաջադրանքներ են տրվելու՝ աստիճանաբար բարձրացնելու իր իրավասությունները և պատասխանատվությունը:

5. Կառավարման մշակույթ և առաջնորդության ոճ: Պարտականությունների բաշխում. 

• Առաջնորդության ոճը էական ազդեցություն ունի պարտականությունների բաշխման վրա: Ավտորիտար համակարգերում առաջնորդը կենտրոնացնում է որոշումների կայացումը և քիչ իշխանություն է թողնում ենթականերին, ինչը կարող է սահմանափակել նրանց պատասխանատվությունը: Ավելի ժողովրդավարական կառավարման ոճերը աշխատակիցները որոշումներ կայացնելու և առաջադրանքները ինքնուրույն կատարելու ավելի շատ հնարավորություններ են ստանում:

ՕրինակԱվտորիտար ղեկավար ունեցող ընկերությունում բոլոր կարևոր որոշումներն անցնում են նրա միջոցով, ինչը նվազեցնում է աշխատակիցների պատասխանատվության մակարդակը։ Ժողովրդավարական ոճ ունեցող կազմակերպություններում աշխատակիցները կարող են ինքնուրույն որոշումներ կայացնել իրենց լիազորությունների շրջանակում:

6. Նպատակների և խնդիրների հստակություն:

• Երբ նպատակներն ու խնդիրները հստակորեն սահմանվում են, դա հեշտացնում է պարտականությունների բաշխումը, քանի որ յուրաքանչյուր աշխատող պարզ է, թե ինչ է իրենից պահանջում: Անհասկանալի նպատակները հանգեցնում են շփոթության, թե ով ինչի համար է պատասխանատու, ինչը կարող է հանգեցնել պատասխանատվության թուլացման:

ՕրինակԾրագրային ապահովման մշակման թիմում յուրաքանչյուր անդամ ունի որոշակի խնդիր (օրինակ՝ ինտերֆեյսի մշակում կամ համակարգի փորձարկում): Եթե ​​ծրագրի նպատակները պարզ չեն, աշխատակիցները կարող են չհասկանալ, թե ինչ ասպեկտների համար են նրանք պատասխանատու:

7. Հաղորդակցություն կազմակերպության ներսում:

• Լավ հաղորդակցությունը նպաստում է պարտականությունների ճիշտ բաշխմանը, քանի որ աշխատակիցները հասկանում են իրենց առաջադրանքները և գիտեն, թե ում հետ կապվել հարցերի կամ խնդիրների դեպքում: Եթե ​​հաղորդակցությունը խզվում է, դա կարող է հանգեցնել առաջադրանքների կրկնօրինակման կամ, ընդհակառակը, դրանց չկատարման:

ՕրինակՀիմնադրված ընկերությունում հետադարձ կապի համակարգ Աշխատակիցները կարող են արագ պարզաբանումներ ստանալ իրենց առաջադրանքների վերաբերյալ՝ նվազեցնելով պարտականությունների հետ կապված շփոթության հավանականությունը:

8. Մոտիվացիայի և պարգևատրման համակարգ: Պարտականությունների բաշխում.

• Պատասխանատվության բաշխման գործում դեր է խաղում նաև մոտիվացիոն համակարգը։ Եթե ​​աշխատակիցները դրդված են ավելի շատ պատասխանատվություն ստանձնել իրենց գործողությունների համար (օրինակ՝ միջոցով Բոնուսները կամ կարիերայի աճ), սա օգնում է բարելավել առաջադրանքի կատարումը: Եթե ​​խրախուսման համակարգը չի աջակցում նախաձեռնությանը, աշխատակիցները կարող են խուսափել պատասխանատվությունից:

ՕրինակՁեռքբերումների համար բոնուսային համակարգ ունեցող ընկերությունում աշխատակիցներն ավելի ակտիվորեն պատասխանատվություն կկրեն բարդ նախագծերի իրականացման համար:

9. Կանոններ և ընթացակարգեր.

• Պաշտոնական ընթացակարգերը և կանոնակարգերը օգնում են կառուցվածքային գործընթացների և պարտականությունների կառուցվածքին: Եթե ​​ընկերությունն ունի հստակ ցուցումներ առաջադրանքների և պարտականությունների բաշխման վերաբերյալ, դա նվազեցնում է լիազորությունների թուլացման հավանականությունը:

ՕրինակԽոշոր կազմակերպությունում կարող են լինել հստակ ուղեցույցներ, թե ով է պատասխանատու պայմանագրերի բանակցությունների համար, ինչը կանխում է իրավաբանական և վաճառքի բաժինների միջև առաջադրանքների կրկնությունը:

10: Արտաքին միջավայրի ազդեցությունը. Պարտականությունների բաշխում.

• Արտաքին գործոնները, ինչպիսիք են իրավական պահանջները, պետական ​​կանոնակարգերը կամ շուկայական մրցակցությունը, կարող են ազդել ընկերության ներսում պարտականությունների բաշխման վրա: Կազմակերպությունը կարող է ստիպված լինել հարմարեցնել ներքին գործընթացներն ու պարտականությունները՝ արտաքին չափանիշներին համապատասխանելու համար:

ՕրինակՖինանսական ընկերությունում պետական ​​կարգավորումը պահանջում է պատասխանատվության հստակ բաշխում իրավական և ֆինանսական ընթացակարգերի իրականացման համար՝ կարգավորող պահանջներին համապատասխանելու համար:

Պարտականությունների բաշխումը կախված է բազմաթիվ գործոններից, ինչպիսիք են կազմակերպության կառուցվածքը, կառավարման մշակույթը, աշխատակիցների իրավասությունները և նպատակների հստակությունը: Պատասխանատվությունն արդյունավետ բաշխելու համար կարևոր է հաշվի առնել այս բոլոր ասպեկտները և հստակություն ապահովել յուրաքանչյուր աշխատակցի դերում: Սա օգնում է բարելավել համակարգումը, նվազեցնել սխալների ռիսկը և բարձրացնել կազմակերպության ընդհանուր արտադրողականությունը:

 

Պատասխանատվության էրոզիայի հաղթահարում.

Պատասխանատվության թուլացումը հաճախ տեղի է ունենում վատ համակարգման, անհասկանալի նպատակների և հստակ կառուցվածքի բացակայության պատճառով: Այս երևույթն արդյունավետ հաղթահարելու համար կարևոր է ոչ միայն հասկանալ պատճառները, այլ նաև կիրառել պարտականությունների և պարտականությունների հստակ բաշխմանն ուղղված մեթոդներ:

Դերերի և պարտականությունների հստակ սահմանում:

• Կարևոր է, որ յուրաքանչյուր աշխատող ունենա պարտականությունների և առաջադրանքների հստակ սահմանված ցանկ: Դա կարելի է անել հետևյալի միջոցով.
  • Զարգացում աշխատանքի նկարագրությունները յուրաքանչյուր պաշտոնի համար:
  • Ծրագրում կամ թիմում դերերի հստակ նկարագրություն (օրինակ՝ օգտագործելով այնպիսի տեխնիկա, ինչպիսին է RACI մատրիցը, որն օգնում է բաշխել առաջադրանքների համար պատասխանատվությունը):

ՕրինակԾրագրային ապահովման մշակման նախագծում յուրաքանչյուր փուլի համար պատասխանատու է անձ՝ մշակողը պատասխանատու է կոդի համար, փորձարկողը պատասխանատու է որակի համար, մենեջերը՝ վերջնաժամկետների համար։

Պարտականությունների բաշխում. Օգտագործելով RACI մատրիցը:

• ՌԱԿԻ պատասխանատվության նշանակման մեթոդ է, որը հստակ սահմանում է.
  • R (Պատասխանատու) - ով կատարում է առաջադրանքը:
  • A (Հաշվետու) - ով է պատասխանատու արդյունքի համար:
  • C (Խորհրդակցված) - ում հետ խորհրդակցել:
  • I (Տեղեկացված) - ով պետք է տեղեկացված լինի առաջադրանքի առաջընթացի մասին:

ՕրինակՄարքեթինգային արշավի նախագծում RACI մատրիցը կարող է ցույց տալ, որ մարքեթինգի մենեջերը պատասխանատու է ռազմավարության մշակման համար, դիզայները պատասխանատու է տեսողական նյութերի համար, իսկ վաճառքի մենեջերը պատասխանատու է հաճախորդների հետ շփվելու համար:

Պարտականությունների և լիազորությունների տարանջատում.

• Աշխատակիցները ոչ միայն պետք է պատասխանատու լինեն առաջադրանքների կատարման համար, այլ նաև ունենան անհրաժեշտ լիազորություններ՝ որոշումներ կայացնելու համար: Բարձր պատասխանատվությամբ հեղինակության բացակայությունը կարող է հանգեցնել առաջադրանքները կատարելու անկարողության:

ՕրինակՎաճառքի բաժնի ղեկավարը պատասխանատու է բարձրացում վաճառքը, բայց եթե նա իրավունք չունի փոփոխություններ կատարել գնային քաղաքականության մեջ, ապա նրա տարբերակները կսահմանափակվեն։ Առաջադրանքն արդյունավետ կատարելու համար նրան պետք է տրվի այդպիսի լիազորություն։

Հաշվետվությունների և վերահսկման համակարգի ստեղծում: Պարտականությունների բաշխում.

• Կանոնավոր հաշվետվությունների համակարգի ներդրումն օգնում է հետևել առաջադրանքների ավարտին և ժամկետներին: Երբ աշխատակիցները գիտեն, որ իրենց առաջընթացը հետևվում է, նրանք ավելի հաշվետու են զգում:

ՕրինակԸնդհանուր ժողովներում ներկայացված առաջընթացի շաբաթական հաշվետվությունները թույլ են տալիս վերահսկել առաջադրանքների կատարումը և շեղումների դեպքում շտկել թիմի աշխատանքը:

Վերջնական արդյունքի համար պատասխանատվության բաշխում.

• Յուրաքանչյուր առաջադրանք պետք է ունենա մեկ անձ, որը պատասխանատու է վերջնական արդյունքի համար: Սա երաշխավորում է, որ առաջադրանքը չի «կորչի» խմբում, և որ ինչ-որ մեկը միշտ հետևելու է դրա կատարմանը:

ՕրինակԾրագրային ապահովման մշակման թիմը կարող է ունենալ տարբեր անդամներ, որոնք կատարում են առաջադրանքներ, սակայն մեկ ծրագրի ղեկավար պետք է պատասխանատու լինի արտադրանքի վերջնական առաքման համար:

Հստակ հաղորդակցություն

• Արդյունավետ ներքին հաղորդակցությունն օգնում է խուսափել թյուրիմացություններից և շփոթությունից: Բոլոր մասնակիցները պետք է հասկանան, թե ինչ է իրենցից ակնկալվում, ինչ խնդիրներ են առաջնահերթ և ում պետք է զեկուցեն:

ՕրինակՀաղորդակցման միասնական հարթակի ներդրումը (օրինակ՝ Slack կամ Microsoft Teams) օգնում է աշխատակիցներին ստանալ հստակ հրահանգներ և ժամանակին կիսվել տեղեկատվությունը թիմի հետ:

Պատասխանատվության մոտիվացիա և խրախուսում:

• Խրախուսական ծրագրերը, որոնք պարգևատրում են աշխատակիցներին առաջադրանքները պատասխանատու կերպով կատարելու համար, կարող են զգալիորեն բարելավել ընկերության պատասխանատվության ընդհանուր մակարդակը: Սա կարող է լինել և՛ նյութական մոտիվացիա, և՛ ոչ նյութական խթաններ (ճանաչում, գովասանք, կարիերայի հնարավորություններ):

ՕրինակԲոնուսային համակարգի ներդրումը, որի դեպքում աշխատակիցները լրացուցիչ բոնուսներ են ստանում առաջադրանքները ժամանակին հաջողությամբ կատարելու համար, խրախուսում է նրանց պատասխանատվություն ստանձնել նախագծերի համար:

Նվազագույնի հասցնել որոշումների մակարդակը: Պարտականությունների բաշխում.

• Որոշումների կայացման միջանկյալ օղակների քանակի կրճատումն օգնում է կանխել պատասխանատվության թուլացումը: Սա հատկապես կարևոր է բազմաստիճան հիերարխիա ունեցող խոշոր կազմակերպություններում:

ՕրինակԸնկերությունն իրականացնում է մի քաղաքականություն, որում կառավարման յուրաքանչյուր մակարդակ ունի հստակ սահմանված լիազորություններ՝ որոշումներ կայացնելու առանց բազմաթիվ մակարդակներում հաստատում ստանալու անհրաժեշտության:

Օրինակներ առաջատար ընկերություններից. Պարտականությունների բաշխում.

Շատ հաջողակ ընկերություններ մշակել են պատասխանատվության նշանակման արդյունավետ համակարգեր, որոնք օգնում են նրանց գործընթացները պարզեցնել, խուսափել պատասխանատվության թուլացումից և բարձրացնել արտադրողականությունը: Դիտարկենք մի քանի օրինակ, թե ինչպես է դա իրականացվում աշխարհի առաջատար ընկերություններում:

---

1. Amazon

• Արդյունաբերություն: էլեկտրոնային առևտուր, տեխնոլոգիա, ամպային հաշվարկ:
• Պատասխանատվության բաշխման սկզբունքըAmazon-ը ակտիվորեն հետապնդում է հայեցակարգը որոշումների կայացման ապակենտրոնացում, որն օգնում է խուսափել պատասխանատվության թուլացումից նման հսկայական ու բազմաշերտ ընկերությունում։

Մոտեցումներ:

• «Երկու պիցցա» հասկացությունըՅուրաքանչյուր թիմ պետք է այնքան փոքր լինի երկու պիցցա կերակրելու համար: Սա թույլ է տալիս պահպանել բարձր ճկունություն և արդյունավետություն: Փոքր թիմերը լիովին պատասխանատու են իրենց առաջադրանքների համար, ինչը յուրաքանչյուր մասնակցի դարձնում է ավելի ներգրավված գործընթացում:
• Մաքրել KPI-ները թիմերի համարՅուրաքանչյուր թիմ ունի հստակ սահմանված հիմնական կատարողական ցուցանիշներ (KPI), որոնց համար նա պատասխանատու է: Սա թույլ է տալիս Amazon-ին բաժանել պարտականությունները մակարդակների և բաժինների՝ խուսափելով շփոթությունից:
• **Մոդելի ներդրում ՌԱԿԻAmazon-ն օգտագործում է RACI մոդելը՝ բարդ նախագծերում պարտականությունները բաշխելու համար: Սա թույլ է տալիս հստակ որոշել, թե ով է պատասխանատու առաջադրանքը կատարելու համար, ով է վերջնական հավանություն տալիս և ում հետ պետք է խորհրդակցել:

Example:

Լոգիստիկ թիմը լիովին պատասխանատու է մատակարարման շղթայում նոր տեխնոլոգիաների մշակման և ներդրման համար: Եթե ​​առաքման գործընթացը բարելավելու նոր գաղափար է առաջանում, այս թիմը որոշում է կայացնում և իրականացնում նախագիծը՝ առանց ավելի բարձր մակարդակներից թույլտվություն ստանալու, ինչը արագացնում է նորարարությունը:

---

2. Պարտականությունների բաշխում Google

• Արդյունաբերությունտեղեկատվական տեխնոլոգիաներ, որոնման համակարգեր, թվային գովազդ:
• Պատասխանատվության բաշխման սկզբունքըGoogle-ը կիրառում է մոդելը մատրիցային կառուցվածքը, որտեղ յուրաքանչյուր աշխատակից կարող է միաժամանակ աշխատել մի քանի նախագծերի վրա և զեկուցել մի քանի ղեկավարների։ Այնուամենայնիվ, յուրաքանչյուր նախագիծ ունի պարտականությունների բաշխման հստակ համակարգ։

Մոտեցումներ:

• OKR (նպատակներ և հիմնական արդյունքներ)Google-ը ակտիվորեն օգտագործում է համակարգը OKR, որն օգնում է առաջադրանքների բաշխմանը թիմերի և առանձին աշխատակիցների միջև: Այս համակարգի շրջանակներում յուրաքանչյուր աշխատող ունի հստակ նպատակներ և հիմնական արդյունքներ, որոնց համար նա պատասխանատու է: Սա նվազեցնում է պատասխանատվության թուլացման հավանականությունը:
• Ճկունություն նախագծերումԸնկերությունը գործում է ընկերության ներսում ճկունությամբ՝ թույլ տալով աշխատակիցներին շարժվել նախագծերի միջև և պատասխանատվություն ստանձնել բազմաթիվ ոլորտներում առաջադրանքների համար, ինչը մեծացնում է ներգրավվածությունը:
• Ինքնակառավարվող թիմերGoogle-ի նախագծային թիմերը հաճախ ունեն ինքնավարության բարձր մակարդակ և պատասխանատու են սեփական որոշումներ կայացնելու համար, ինչը խրախուսում է ստեղծագործականությունն ու պատասխանատվությունը:

Example:

Նոր արտադրանքի մշակման բաժնում յուրաքանչյուր թիմ պատասխանատու է մեկ այլ նախագծի համար՝ լինի դա Google Քարտեզներ, թե YouTube. Թիմերն ինքնուրույն որոշում են կայացնում ֆունկցիոնալության, ժամանակի և նոր հնարավորությունների զարգացման վերաբերյալ: Այսպիսով, արտադրանքի հաջողության կամ ձախողման պատասխանատվությունը կրում է թիմը, ոչ թե կենտրոնական ղեկավարությունը:

---

3. Toyota.

• Արդյունաբերություն: ավտոմոբիլային արդյունաբերություն.
• Պատասխանատվության բաշխման սկզբունքըToyota-ն ներդրել է մոդելը տեղական պատասխանատվություն փիլիսոփայության միջոցով Կայզեն և համակարգ LEAN, որը թույլ է տալիս յուրաքանչյուր թիմին և նույնիսկ յուրաքանչյուր աշխատակցին պատասխանատու լինել բարելավման համար որակները աշխատանք:

Մոտեցումներ:

• Պատասխանատվություն յուրաքանչյուր մակարդակումToyota-ն ունի համակարգ, որտեղ յուրաքանչյուր աշխատակից՝ արտադրական գծի աշխատողներից մինչև միջին մենեջերներ, կարող է դադարեցնել արտադրական գործընթացը, եթե հայտնաբերեն թերություն կամ ստանդարտներից շեղում:
• Kaizen - շարունակական բարելավումToyota-ի բոլոր աշխատակիցներն իրավունք և պատասխանատվություն ունեն առաջարկելու գաղափարներ գործընթացի բարելավման համար: Այսպիսով, բարելավման պատասխանատվությունը կրում է ոչ միայն ղեկավարները, այլև կազմակերպության բոլոր մակարդակները:
• 5 Ինչու մեթոդաբանության իրականացումԵրբ խնդիր է առաջանում, Toyota-ն օգտագործում է «5 Ինչու» մեթոդը՝ օգնելու բացահայտել խնդրի արմատը: Ամբողջ գործընթացն իրականացվում է այն մակարդակով, որտեղ առաջացել է խնդիրը, ինչը ընդգծում է պատասխանատվության տեղայնացումը:

Example:

Արտադրական գծի աշխատողը մեքենայի հավաքման թերություն է նկատել. Նա կարող է ինքը դադարեցնել գիծը՝ խնդիրը շտկելու և դրա մասին հայտնել իր մենեջերին: Նման գործողությունների կարևորությունը ընդգծում է յուրաքանչյուր աշխատողի պատասխանատվությունը արտադրանքի որակի համար:

---

4. Պարտականությունների բաշխում Apple.

• Արդյունաբերությունտեխնոլոգիա, սպառող էլեկտրոնիկա.
• Պատասխանատվության բաշխման սկզբունքըApple-ն ընդունել է պարտականությունների հստակ բաշխում ապրանքային խմբերի և նախագծերի թիմերի մակարդակով: Յուրաքանչյուր ապրանքի համար պատասխանատու է կոնկրետ խումբ, և դերերը հստակորեն բաշխված են դրա ներսում:

Մոտեցումներ:

• DRI (Անմիջապես պատասխանատու անհատ)Apple-ն օգտագործում է հայեցակարգը DRI, ինչը նշանակում է, որ յուրաքանչյուր առաջադրանքի կամ արտադրանքի համար պատասխանատու է մեկ կոնկրետ անձ (Անմիջապես պատասխանատու անհատ): Սա խուսափում է իրավիճակներից, երբ պատասխանատվությունը բաշխվում է թիմի մի քանի անդամների վրա:
• Ֆունկցիոնալ կազմակերպությունApple-ը կազմակերպում է իր թիմերը ֆունկցիոնալ հիմունքներով. յուրաքանչյուրը պատասխանատու է իր ոլորտի համար՝ ճարտարագիտություն, դիզայն, շուկայավարություն և այլն: Սա թույլ է տալիս հստակորեն սահմանել պատասխանատվության ոլորտները և բարելավել մասնագիտացումը:

Example:

Նոր iPhone-ի մշակման ժամանակ մի թիմը պատասխանատու է դիզայնի մշակման համար, մյուսը՝ ծրագրային ապահովման, իսկ երրորդը՝ մարքեթինգի: Միևնույն ժամանակ, յուրաքանչյուր թիմում կան նշանակված DRI-ներ, որոնք պատասխանատու են արտադրանքի մշակման և իրականացման կոնկրետ փուլերի համար, ինչը օգնում է հստակորեն բաշխել պատասխանատվությունը և արագացնել որոշումների կայացման գործընթացը:

---

5. Microsoft-ը։

• ԱրդյունաբերությունՏեղեկատվական տեխնոլոգիաներ, ծրագրային ապահովում:
• Պատասխանատվության բաշխման սկզբունքըMicrosoft-ն օգտագործում է համակարգ, որտեղ յուրաքանչյուր ապրանքային թիմ ունի առաջադրանքների և պատասխանատու անձանց հստակ սահմանազատում:

Մոտեցումներ:

• լիազորությունների պատվիրակումMicrosoft-ում մեծ շեշտադրում կա պատվիրակության վրա. բարձր մակարդակի մենեջերները կոնկրետ առաջադրանքների համար պատասխանատվությունը հանձնում են միջին մակարդակի ղեկավարներին և նրանց թիմերին:
• Հստակ պատասխանատվություն ապրանքների համարՅուրաքանչյուր ապրանքային խումբ պատասխանատվություն է կրում արտադրանքի ստեղծման ողջ ցիկլի համար՝ մշակումից մինչև հաճախորդների աջակցություն: Սա օգնում է խուսափել իրավիճակներից, երբ գործառույթները լղոզված են տարբեր բաժինների միջև:
• «Ինքնավարություն պատասխանատվության սահմաններում» սկզբունքը.Աշխատակիցները և թիմերն ունեն ինքնավարության բարձր աստիճան, բայց յուրաքանչյուր ոք պատասխանատու է իր առաջադրանքները կատարելու և հիմնական արդյունքների հասնելու համար:

Example:

Microsoft Office թիմը պատասխանատու է այնպիսի արտադրանքների մշակման, պահպանման և թարմացման համար, ինչպիսիք են Word-ը և Excel-ը: Թիմի ներսում յուրաքանչյուր ծրագրավորող կամ մենեջեր պատասխանատու է ֆունկցիոնալության իր մասի համար (օրինակ, նոր գործառույթ ստեղծելը կամ տեխնիկական խնդիրների լուծումը), որը հստակորեն բաշխում է պատասխանատվությունը ծրագրի որոշակի ասպեկտների համար:

Հաճախակի տրվող հարցեր. Պարտականությունների բաշխում.

Ո՞րն է կազմակերպությունում պարտականությունների բաշխումը:

Պատասխանատվության բաշխումը ընկերության աշխատակիցների և ղեկավարության մակարդակների միջև պարտականությունների և լիազորությունների հստակ սահմանման գործընթաց է: Այն ներառում է կոնկրետ անձանց կամ թիմերի նշանակում, որոնք պատասխանատու կլինեն որոշակի առաջադրանքների կամ նախագծերի կատարման համար: Սա օգնում է խուսափել շփոթությունից, բարձրացնել արդյունավետությունը և բարելավել աշխատանքի առաջընթացի վերահսկողությունը:

Ինչու է պարտականությունների բաշխումը կարևոր կազմակերպության համար:

Պարտականությունների հստակ նշանակումն օգնում է բարելավել արտադրողականությունը, բարձրացնել աշխատակիցների ներգրավվածությունը և խուսափել կոնֆլիկտներից: Այն նաև կանխում է պատասխանատվության թուլացումը, երբ առաջադրանքները մնում են չկատարված կամ վատ կատարված: Կարևոր է, որ յուրաքանչյուր աշխատող իմանա, թե ինչի համար է պատասխանատու և իրավասու է կատարել իր առաջադրանքները:

Ի՞նչ խնդիրներ կարող են առաջանալ, եթե պատասխանատվությունը ճիշտ չբաշխվի։

Հիմնական խնդիրները ներառում են.

• • Պատասխանատվության նոսրացում - Ոչ ոք պատասխանատվություն չի զգում առաջադրանքը կատարելու համար:
  • Գործառույթների կրկնօրինակում — մի քանի աշխատակիցներ կամ բաժիններ աշխատում են նույն առաջադրանքով, ինչը հանգեցնում է անարդյունավետության:
  • Կոնֆլիկտներ — լիազորությունների հստակ բաշխման բացակայությունը կարող է վեճեր առաջացնել աշխատակիցների միջև:
  • Ուշացումներ — եթե պարտականությունների բաշխման հարցում հստակություն չկա, ապա առաջադրանքները կարող են հետաձգվել՝ դրանց կատարման համար ոչ ոք պատասխանատվություն չկրելու պատճառով։

Ի՞նչ մեթոդներ կարող են օգտագործվել պատասխանատվությունը ճիշտ բաշխելու համար:

Առավել արդյունավետ մեթոդները ներառում են.

• • RACI մատրիցա - մեթոդ, որն օգնում է առաջադրանքները բաշխել կատեգորիաների՝ պատասխանատու (պատասխանատու), հաշվետու (մենեջեր), խորհրդակցված (խորհրդակցված), տեղեկացված (տեղեկացված):
  • OKR (նպատակներ և հիմնական արդյունքներ) — նպատակներ և հիմնական արդյունքների սահմանման համակարգ, որը թույլ է տալիս յուրաքանչյուր աշխատակցին տեսնել իր պատասխանատվությունը կոնկրետ նպատակներին հասնելու համար:
  • DRI (Անմիջապես պատասխանատու անհատ) - հայեցակարգ, որում յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար պատասխանատու է կոնկրետ անձ:

Ի՞նչ է պատասխանատվության թուլացումը և ինչպե՞ս խուսափել դրանից:

Պատասխանատվության թուլացումը մի իրավիճակ է, երբ պարզ չէ, թե ով է պատասխանատու առաջադրանքը կատարելու համար, ինչը հանգեցնում է շփոթության և անարդյունավետության: Պատասխանատվության թուլացումից խուսափելու համար անհրաժեշտ է.

• • Հստակ բաշխեք առաջադրանքները աշխատողների միջև:
  • Բացահայտեք յուրաքանչյուր նախագծի կամ առաջադրանքի համար պատասխանատու կոնկրետ անձի:
  • Իրականացնել հաշվետվությունների և մոնիտորինգի համակարգեր առաջադրանքների կատարման համար:
  • Օգտագործեք այնպիսի մեթոդներ, ինչպիսիք են RACI մատրիցը կամ DRI-ն:

Ի՞նչ է RACI մատրիցը և ինչպե՞ս է այն օգնում պարտականություններ նշանակելիս:

RACI մատրիցա նախագծում կամ կազմակերպությունում պարտականությունները բաշխելու գործիք է: Այն օգնում է որոշել, թե ով.

• • Պատասխանատու (պատասխանատու) - առաջադրանքն անմիջականորեն կատարող անձ:
  • Պատասխանատու (արդյունքների համար պատասխանատու) - նա, ով կրում է առաջադրանքը կատարելու վերջնական պատասխանատվությունը:
  • Խորհրդակցված է (խորհրդակցվել) - փորձագետներ, որոնց հետ պետք է խորհրդակցել առաջադրանքի վերաբերյալ:
  • Տեղեկացված (տեղեկացված) - մարդիկ, ովքեր պետք է տեղեկացված լինեն առաջադրանքի ավարտի մասին: Այս տեխնիկան օգնում է խուսափել շփոթությունից, թե ով է պատասխանատու որոշակի առաջադրանքի կատարման համար:

Ինչպե՞ս է պատասխանատվության բաշխումն ազդում աշխատողների մոտիվացիայի վրա:

Պատասխանատվության հստակ բաշխումը դրական է ազդում աշխատողների մոտիվացիայի վրա, քանի որ նրանք գիտեն, թե ինչի համար են պատասխանատու և տեսնում են իրենց աշխատանքի արդյունքները: Երբ աշխատողն ունի հստակ առաջադրանքներ և դրանք կատարելու լիազորություն, դա մեծացնում է նրանց արժեքի և ներգրավվածության զգացումը: Նաև պատասխանատվության առկայությունը կարող է խթանել մասնագիտական ​​աճի և զարգացման ցանկությունը։

Ի՞նչ սխալներ են առավել հաճախ թույլ տալիս պատասխանատվություն նշանակելիս:

Հիմնական սխալները ներառում են.

• • Դերերի հստակ սահմանման բացակայություն - երբ աշխատակիցները չգիտեն, թե ինչի համար են պատասխանատու:
  • Պատասխանատվության կրկնօրինակում — մի քանի աշխատակիցներ պատասխանատու են նույն առաջադրանքի համար, ինչը հանգեցնում է անարդյունավետության:
  • Իշխանության բացակայություն — աշխատողները չունեն բավարար լիազորություններ՝ կատարելու այն խնդիրները, որոնց համար նրանք պատասխանատու են:
  • Հաշվետվությունների համակարգի բացակայություն — երբ մեխանիզմներ նախատեսված չեն առաջադրանքների կատարման մոնիտորինգի և առաջընթացի մասին զեկուցելու համար:

Ինչպե՞ս են OKR համակարգերն օգնում բաշխել պարտականությունները:

OKR (նպատակներ և հիմնական արդյունքներ) համակարգ է, որն օգնում է նպատակներ և հիմնական արդյունքներ սահմանել յուրաքանչյուր աշխատակցի կամ թիմի համար: OKR-ների միջոցով դուք կարող եք հստակ սահմանել, թե ինչ նպատակների համար է պատասխանատու յուրաքանչյուր աշխատակից և ինչ հիմնական արդյունքներ են ակնկալվում նրանից: Սա օգնում է վերացնել պատասխանատվության տարածումը և կենտրոնացնել աշխատակիցների ջանքերը չափելի արդյունքների հասնելու վրա:

Ինչպե՞ս է ընկերության մասշտաբն ազդում պարտականությունների բաշխման վրա:

Խոշոր ընկերություններում պարտականությունների բաշխումը դժվարանում է աշխատողների և գերատեսչությունների մեծ թվի պատճառով։ Նման կազմակերպություններն օգտագործում են առաջադրանքների և լիազորությունների բաշխման պաշտոնական մեթոդներ, ինչպիսիք են RACI մատրիցները կամ աշխատանքի հստակ նկարագրությունները: Փոքր ընկերություններում աշխատակիցները կարող են ունենալ բազմաթիվ դերեր, և պարտականությունների բաշխումն ավելի ճկուն է, բայց դա նաև հստակություն է պահանջում՝ շփոթությունը կանխելու համար:

Ինչպե՞ս կարող է ավտոմատացումը օգնել բաշխել պարտականությունները:

Գործընթացների ավտոմատացումը կարող է մեծապես պարզեցնել պարտականությունների բաշխումը: Օգտագործելով այնպիսի գործիքներ, ինչպիսիք են նախագծերի կառավարման համակարգերը (օրինակ. Asana, Trello, Ջիրա), թույլ է տալիս առաջադրանքներ հանձնարարել կոնկրետ աշխատակիցների, հետևել դրանց ավարտին և ավտոմատ կերպով տեղեկացնել մասնակիցներին առաջընթացի մասին: Սա օգնում է վերահսկել առաջադրանքի ավարտը և կանխում է պատասխանատվության թուլացումը:

Ո՞րն է մենեջերի դերը պարտականությունների բաշխման գործում:

Կառավարիչը առանցքային դեր է խաղում պարտականությունների բաշխման գործում: Նա պետք է.

• • Հստակ սահմանեք առաջադրանքները և պատասխանատվություն վերապահեք դրանց իրականացման համար:
  • Պատվիրակել լիազորություններ, որպեսզի աշխատակիցները կարողանան ինքնուրույն որոշումներ կայացնել իրենց պարտականությունների շրջանակում:
  • Ստեղծեք հաշվետվության համակարգ, որը կօգնի հետևել առաջընթացին:
  • Պահպանեք հաղորդակցությունը և ապահովեք անհրաժեշտ ռեսուրսները՝ առաջադրանքները կատարելու համար:

Ի՞նչ անել, եթե պատասխանատվությունը սխալ է բաշխված:

Եթե ​​պատասխանատվությունը սխալ է բաշխված, ապա ձեզ հարկավոր է.

• • Կատարեք ներկա վիճակի վերլուծություն. հասկացեք, թե որտեղ կա էրոզիա կամ պատասխանատվության կրկնություն:
  • Վերանայեք դերերը և առաջադրանքները. հստակ բաշխեք պարտականությունները աշխատակիցների միջև:
  • Ներդրեք վերահսկողության և հաշվետվությունների համակարգ՝ առաջադրանքների ավարտին հետևելու համար:
  • Ապահովել արդյունավետ հաղորդակցություն աշխատակիցների միջև, որպեսզի բոլորը հասկանան իրենց դերերը և իմանան, թե ում դիմել օգնության համար:

Ինչպե՞ս խուսափել պատասխանատվության կրկնությունից:

Պատասխանատվության կրկնությունից խուսափելու համար անհրաժեշտ է.

• • Հստակորեն սահմանեք յուրաքանչյուր աշխատակցի կամ թիմի դերերն ու խնդիրները:
  • Օգտագործեք RACI մատրիցը պարտականությունները բաշխելու համար:
  • Անընդհատ վերահսկեք գործընթացները և անհապաղ կարգավորեք առաջադրանքների բաշխումը, եթե համընկնում են:
  • Ապահովեք կանոնավոր հաղորդակցություն բաժինների և թիմերի միջև՝ խուսափելու համար մի քանի խմբերից նույն առաջադրանքները կատարելուց:

Տպարան АЗБУКА