Ժամանակի կառավարման մատրիցա

Covey Time Management Matrix-ը առաջնահերթությունները կազմակերպելու և ժամանակը արդյունավետ կառավարելու գործիք է, որը մշակվել է Սթիվեն Ռ. Քովեյի կողմից՝ «Բարձր արդյունավետ մարդկանց 7 սովորությունները» գրքի հեղինակի կողմից: Այս մատրիցը օգնում է մարդկանց դասակարգել իրենց առաջադրանքները և գործունեությունը ըստ դրանց կարևորության և հրատապության՝ թույլ տալով նրանց ավելի լավ բաշխել իրենց ջանքերն ու ռեսուրսները:

Ժամանակի կառավարման մատրիցա

Սթիվեն Ռ. Քոնուեյն առաջարկեց ժամանակի կառավարման մատրիցայի գաղափարը կամ հայեցակարգը՝ առաջադրանքները դասակարգելով չորս տարբեր քառակուսիների:

1. Հրատապ և կարևոր
2. Ոչ թե հրատապ, այլ կարևոր
3. Շտապ, բայց ոչ կարևոր
4. Ոչ հրատապ, ոչ էլ կարևոր

Հետևելով մատրիցին՝ աշխարհում յուրաքանչյուր աշխատանք կարելի է բաժանել՝ ըստ այն արդիականության և կարևորության: Եկեք սուզվենք հենց այս չորս քառորդների մեջ:

Ժամանակի կառավարման մատրիցայի չորս քառորդները

Q1 – Հրատապ և կարևոր: Ժամանակի կառավարման մատրիցա

Աշխարհում մի քանի բան կարող է հանկարծակի պատահել, օրինակ՝ կրիտիկական միջադեպեր, դժբախտ պատահարներ, ավելի անցանկալի սցենարներ և այլն: Այս բոլոր բաները հզոր են և կարող են հայտնվել ցանկացած մարդու մոտ ցանկացած պահի: Ավելին, առաջիկա օրերին նախագիծը կյանքի կոչելու դեպքում այս նախագիծը պետք է ազդի ընկերությունում նրա դիրքավորման վրա։

Ապա այս սցենարը հեշտությամբ կարելի է համարել կրիտիկական այս անձի համար: Այս բոլոր սցենարները հասանելի են մարդուն, և նա կարող է հեշտությամբ շահարկել արդյունքը, քանի որ աշխատանքն ու գործողությունը գտնվում են նրա վերահսկողության տակ։ Բարձր առաջնահերթությունն ուղղված է կրիտիկական խնդիրների լուծմանը, քանի որ արդյունքն անմիջական է։ Որպես փորձառու մարդ՝ դուք կարող եք ազդել արդյունքի վրա՝ հնարավորությունները ձեր օգտին դնելով: Սա նշանակում է, որ կարևոր և հրատապ աշխատանքի առաջնահերթությունը ձեզ առավելություն է տալիս: Բարձր արդյունավետությամբ մարդիկ միշտ ճիշտ ընտրություն են կատարում առաջադրանքների հրատապության և կարևորության վերաբերյալ:

Հրատապ և կարևոր քառորդ 1 մատրիցայի օրինակ

Որոշ հրատապ հրատապ խնդիրներ, արտակարգ իրավիճակներ և կրիտիկական խնդիրներ: այս մատրիցայի մասերն են: Հաջորդ օրը նախատեսված նախագծի վրա աշխատելը նման կարևոր և հրատապ առաջադրանքների օրինակ է, որոնք կապված են Քվադրանտ 1-ի հետ:

Q2 – Կարևոր է, բայց ոչ հրատապ: Ժամանակի կառավարման մատրիցա

Պլանավորումը և ժամանակի կառավարումը այս քառակուսի երկու հիմնական ոլորտներն են: Այս քառորդում առաջադրանքները սովորաբար ժամանակի զգայուն են, բայց բացակայում են կարևորությունը և կրիտիկական տարրը նրանց ներսում: Այս քառորդի բոլոր առաջադրանքները քիչ թե շատ ունեն ժամկետներ, որոնք պետք է կատարվեն: Ընդ որում, վերջնաժամկետը կարող է լինել օրերով կամ ամիսներով։ Այս բաժինը նաև մանրակրկիտ պլանավորման մասին է, որտեղ մենք պետք է մեծ ջանք գործադրենք առաջադրանքն ավարտելու համար՝ նախքան այն հրատապ դառնալը: Այս քառակուսի վրա կենտրոնանալը կարող է երաշխավորել, որ մենք խուսափում ենք անբարենպաստ աշխատանքային սթրեսից և ավելի արդյունավետ ենք դառնում աշխատանքը կատարելիս:

Փաստաթղթերի թարմացումները, սպասարկման ժամանակացույցերը, անձնակազմի վերապատրաստումը և գնահատումը այն գործողություններից են, որոնք պատկանում են երկրորդ քառորդին: Այս տեսակի աշխատանքը երկարաժամկետ հեռանկարում կապահովի ամենամեծ եկամուտը, բայց այնքան հրատապ չի լինի, որ անհրաժեշտ լինի ավարտին հասցնել որոշակի ժամկետում:

Կարևոր, բայց ոչ հրատապ քառորդի օրինակ 2. Ժամանակի կառավարման մատրիցա։

Երկարաժամկետ նախագծերը և կազմակերպչական նպատակները ժամանակի կառավարման այս մատրիցայի մասերն են: Պլանավորում և զարգացում Երկարաժամկետ ծրագրի ռազմավարություններ - հիմնական օրինակներ քառորդ 2.

Q3 – Կարևոր չէ, բայց հրատապ:

Երրորդ քառորդը կոչվում է նաև «խաբեության» քառորդ: Գրասենյակում կամ գործարանում բոլոր աշխատանքները փոխկապակցված են, քանի դեռ բոլոր բաժինները միասին չեն աշխատում, աշխատանքը կիսատ է մնում: Նմանապես, անձնական աշխատանքը և մասնագիտական ​​աշխատանքը երբեմն կարող են հակասել միմյանց: Օրինակ, հրատապության պատճառով տնից հեռախոսազանգը կարող է տևել ևս երեսուն րոպե: Բայց միևնույն ժամանակ, դա կարող է այդքան էլ կարևոր չլինել ծրագրի վերջնաժամկետի համեմատ, որը անհապաղ ուշադրություն է պահանջում: Սա շատ է պատահում գործարանում, քանի որ երբեմն անսարք մեքենան ուշադրության կարիք ունի: Մեկի փոխարեն մի քանի մարդկանց նշանակելու սխալը կարող է վատնել կազմակերպության ժամանակն ու ռեսուրսները:

Գների էջ։ Ինչպե՞ս ստեղծել հիանալի:

Ոչ կարևոր, բայց հրատապ քառյակի օրինակ 3.

Շեղումները և ընդմիջումները, նվազագույն «զբաղված» աշխատանքը Q3 մատրիցայի մասերն են: Ժամանակի հետևում, պատասխաններ էլ և հեռախոսազանգերը և այլն 3-րդ քառորդի օրինակներ են:

Q4 – Ոչ կարևոր, ոչ հրատապ: Ժամանակի կառավարման մատրիցա.

Անկառավարելի բաների մասին անհանգստանալու սովորությունը, սխալ ցուցանիշների մասին մտածելը կարող են լինել արդյունավետ արդյունքներին խանգարող տարրեր։ Այս քառորդը վերաբերում է աշխատանքի նվազագույն առաջնահերթությանը. դա կարևոր չէ և անհրաժեշտ չէ: Օրինակ՝ փոքր գործեր կատարելը, աշխատանքային ժամերին տնային գործերը կատարելը: Դա կարող է լինել նաև դիտում սոցիալական ցանցեր և գնումների կայքեր, որոնք երկարաժամկետ հեռանկարում ձեռնտու չեն լինի: Այսպիսով, դժվար խնդիր է դառնում կառավարել առաջնահերթությունները ցածրից բարձր սանդղակով: Այս առաջադրանքները պետք է կատարվեն ճկուն ժամանակացույցով, երբ ծանրաբեռնվածությունը նվազագույն է: Սա ապահովում է, որ արդյունքները չեն տուժի:

Քվադրանտի օրինակ 4. Ժամանակի կառավարման մատրիցա.

Մանրուքներն ու ժամանակի վատնումը, ոչ պաշտոնական խոսակցությունները չորրորդ քառորդի մասերն են: Աննպատակ վեբ զննարկում, զննում սոցիալական ցանցեր – օրինակներ չորրորդ եռամսյակից:

Ամփոփելու համար!

Չկա կախարդական փայտիկ, որն օգնում է մարդուն առաջնահերթություն տալ առաջադրանքներին: Այսպիսով, արդյունավետ աշխատանքի և ռեսուրսների օպտիմալ օգտագործումն ապահովելու համար Time Management Matrix-ը շատ օգտակար է: Նրանք չեն կարող յուրացնել մեկ գիշերում: Փոխարենը պետք է փոքր քայլեր ձեռնարկել ճիշտ ուղղությամբ: Մի օր արտադրողականությունը անպայման կբարձրանա, և աշխատանքային էթիկայի չափանիշները կբարձրանան: Ընդհանուր առմամբ, ժամանակի կառավարման մատրիցայի օգնությամբ դուք կարող եք իմանալ՝ ձեր ծախսած ժամանակը արժե՞ր, թե՞ այն վատնել եք: Ժամանակի կառավարման մատրիցա

 АЗБУКА 

ՀՏՀ։ Ժամանակի կառավարման մատրիցա.

1. Ի՞նչ է ժամանակի կառավարման մատրիցը:

Ժամանակի կառավարման մատրիցան (նաև հայտնի է որպես Էյզենհաուերի մատրիցա) գործիք է, որն օգտագործվում է առաջադրանքների առաջնահերթությունը ըստ դրանց կարևորության և հրատապության: Այն բոլոր առաջադրանքները բաժանում է չորս քառորդների.

1. Կարևոր և հրատապ. Առաջադրանքներ, որոնք պահանջում են անհապաղ ավարտ:
2. Կարևոր, բայց ոչ հրատապ. Առաջադրանքներ, որոնք կարևոր են, բայց անհապաղ ավարտին չեն պահանջում:
3. Անկարևոր, բայց հրատապ. Առաջադրանքներ, որոնք պահանջում են անհապաղ ավարտ, բայց չեն ազդում երկարաժամկետ նպատակների վրա:
4. Ոչ կարևոր և ոչ հրատապ. Առաջադրանքներ, որոնք կարելի է հետաձգել կամ ընդհանրապես չկատարել։

2. Ինչպե՞ս օգտագործել ժամանակի կառավարման մատրիցը:

• Սահմանել առաջադրանքները. Գրեք բոլոր ընթացիկ առաջադրանքները:
• Գնահատեք կարևորությունը և հրատապությունը. Գնահատեք յուրաքանչյուր առաջադրանք ըստ երկու չափանիշների՝ կարևորություն և հրատապություն:
• Առաջադրանքները բաժանեք քառորդների. Տեղադրեք առաջադրանքները մատրիցայի համապատասխան քառորդներում:
• Առաջնահերթություն տալ կատարմանը. Սկսեք առաջադրանքներից առաջին քառորդից, ապա անցեք առաջադրանքներին երկրորդից և այլն:

3. Ինչու՞ է կարևոր ժամանակի կառավարման մատրիցը:

Ժամանակի կառավարման մատրիցան օգնում է ձեզ առաջնահերթություն տալ և կենտրոնանալ այն խնդիրների վրա, որոնք իսկապես կարևոր են՝ միաժամանակ խուսափելով սթրեսային իրավիճակներից և ծանրաբեռնվածությունից: Սա ավելի լավ է դարձնում ժամանակի կառավարում և արդյունավետության բարձրացում:

4. Ո՞ր խնդիրներն են կարևոր և հրատապ:

Առաջադրանքներ, որոնք կարևոր են և պահանջում են անհապաղ ուշադրություն, ինչպիսիք են.

• Նախագծերի վերջնաժամկետներ.
• Հրատապ խնդիրներ կամ ճգնաժամային իրավիճակներ.
• Անհետաձգելի բժշկական խնդիրներ.

5. Ինչպե՞ս բացահայտել կարևոր, բայց ոչ հրատապ խնդիրները:

Այս խնդիրները կարևոր են երկարաժամկետ նպատակներին հասնելու համար, սակայն դրանց իրականացումը կարելի է պլանավորել ապագայում, օրինակ.

• Ռազմավարական պլանավորում.
• Հմտությունների զարգացում.
• Սպորտ և առողջություն.

6. Ինչպե՞ս վարվել անկարևոր, բայց հրատապ խնդիրների հետ:

Նման առաջադրանքները հաճախ կարող են պատվիրակվել կամ ավտոմատացվել: Օրինակները ներառում են.

• Սովորական վարչական առաջադրանքներ.
• Որոշ նամակների և զանգերի պատասխաններ:

7. Ինչու՞ կարող են վտանգավոր լինել անկարևոր և ոչ հրատապ գործերը:

Նրանք կարող են շատ ժամանակ խլել և շեղել ուշադրությունը կարևոր գործերից։ Դա կարող է լինել:

• Չափից շատ ժամանակ է ծախսվել սոցիալական ցանցեր.
• Անօգուտ հանդիպումներ.
• Լրացուցիչ խոսակցություն.

8. Ի՞նչ խորհուրդներ կօգնեն ձեզ արդյունավետ օգտագործել ժամանակի կառավարման մատրիցը:

• Պարբերաբար թարմացրեք մատրիցը. Պարբերաբար վերանայեք և թարմացրեք մատրիցայի առաջադրանքները:
• Եղեք ճկուն. Վերագնահատեք առաջնահերթությունները, եթե հանգամանքները փոխվեն:
• Սովորեք ասել ոչ. Մերժեք այն առաջադրանքները, որոնք չեն նպաստում ձեր նպատակներին:
• Պատվիրակել առաջադրանքներ. Անկարևոր, բայց հրատապ գործերը հանձնարարեք ուրիշներին:

9. Ի՞նչ գործիքներ կարող են օգտագործվել ժամանակի կառավարման մատրիցա ստեղծելու համար:

• Թղթային և էլեկտրոնային պլանավորողներ. Նոթատետրեր, օրացույցներ և հատուկ հավելվածներ։
• Առցանց գործիքներ և հավելվածներ. Trello, Asana, Todoist.
• Նշումներ կատարելու ծրագրեր. Evernote, Microsoft OneNote:

10. Ինչպե՞ս է ժամանակի կառավարման մատրիցան օգնում երկարաժամկետ պլանավորմանը:

Մատրիցայի օգտագործումն օգնում է ձեզ կենտրոնանալ կարևոր, բայց ոչ հրատապ խնդիրների վրա, որոնք նպաստում են երկարաժամկետ նպատակներին հասնելուն և կատարելագործմանը: որակները կյանքը։ Սա օգնում է խուսափել հրդեհային վտանգներից և խթանում է ռազմավարական մտածողությունը: