Ժամանակի կառավարում և արտադրողականության բարելավում

Ժամանակի կառավարումը և արտադրողականությունը տեխնիկա և ռազմավարություն են, որոնք օգնում են ձեզ արդյունավետ օգտագործել ձեր ժամանակը ձեր նպատակներին հասնելու, ձեր կատարողականությունը բարելավելու և առաջադրանքները ավելի արդյունավետ կատարելու համար: Այս հասկացությունները սերտորեն փոխկապակցված են և կարևոր դեր են խաղում ձեր սեփական արտադրողականության և հաջողության կառավարման գործում ինչպես ձեր մասնագիտական, այնպես էլ անձնական կյանքում: Արդյո՞ք դա շրջակա միջավայրն է, թե՞ մենք պարզապես սխալ ենք տնօրինում մեր ժամանակը: Ժամանակի կառավարումը կարող է լուրջ մարտահրավեր լինել ցանկացած զբաղված հիմնադիրի համար, հատկապես, երբ աշխատանքային ժամանակի և տնային կյանքի միջև գծերը գնալով լղոզվում են (կամ անհետանում): Այնուամենայնիվ, ճիշտ գործիքների և մարտավարության դեպքում դուք կարող եք հաղթահարել այս մարտահրավերը և դառնալ ավելի արդյունավետ, քան երբևէ, նույնիսկ ժամանակակից պատմության ամենաքաոսային ժամանակներում:

Google Workspace բովանդակության շուկայավարման զարգացման համար.

1. Մի կատարեք բազմաբնույթ առաջադրանքներ: Ժամանակի կառավարում.

Աշխատանքային օրվա վերջում երբևէ զգացե՞լ եք ֆիզիկապես և հոգեպես հյուծված, բայց իրականում չեք կատարել ձեր աշխատանքը: Եթե ​​երբևէ բողոքել եք, որ օրվա ընթացքում բավարար ժամանակ չունեք, մեծ է հավանականությունը, որ փորձել եք կատարել բազմաբնույթ առաջադրանքներ: Երբ կարծում եք, որ կատարում եք բազմաբնույթ առաջադրանք, իրականում դուք պարզապես կրճատում եք յուրաքանչյուր առաջադրանքի կարկանդակ աղյուսակը և ձեզնից ժամեր գողանում: Դուք ունեք որոշակի սահմանափակ քանակությամբ էներգիա տվյալ օրվա ընթացքում, և եթե դուք այն ձեռնարկատերերից եք, ովքեր ցանկանում են 100%-ով տալ այն ամենին, ինչ անում եք, մաթեմատիկան պարզապես չի գումարվում: Իրականում, դուք վերջում 10%-ը նվիրում եք այստեղ, 20%-ը՝ այնտեղ, 5%-ը՝ մի տասնյակ այլ առաջադրանքների, իսկ հետո ձեր ուշադրության ևս 10%-ը ծախսվում է ծանուցումների և հաղորդագրությունների անվերջ հոսքի վրա: սոցիալական ցանցեր.

Սա հանգեցնում է միացման բարձր ծախսերի, որոնք ավելի երկար են տևում, քան կարծում եք: Ենթադրենք, դուք չորս անգամ ստուգել եք ձեր ֆեյսբուքյան ծանուցումները: Այն կորել է մինչև մի ամբողջ ժամ: Դուք ստուգո՞ւմ եք ձեր մուտքի արկղը կամ Slack-ը ամեն անգամ, երբ հայտնվում է փոքրիկ կարմիր շրջանակը: Դուք ավելի շատ ժամանակ եք վատնում, քան իրականում աշխատում եք:

Ավելին, աշխատանքի որակը նվազում է, ժամկետները ուշանում են։ Թվում է, թե ձեզանից ավելի ու ավելի երկար ժամանակ է պահանջվում գործերն ավարտին հասցնելու համար, քանի որ այդպես է: Եվ քանի որ դուք արդեն անցկացրել եք ամբողջ օրը՝ անցնելով առաջադրանքների միջև, ձեր բաքը մինչև երեկո դատարկ կլինի: Ժամանակի կառավարում

2. Մեկ առաջադրանքի փոխարեն

Ե՞րբ եք վերջին անգամ կենտրոնացել միայն ՄԵԿ բանի վրա 30 րոպե: Կամ նույնիսկ 10 րոպե. Առանց ծանուցումներին նայելու կամ էլ?

Անկախ նրանից, թե ինչի վրա եք աշխատում, անջատեք բոլոր շեղումները և կենտրոնացեք մեկ բանի վրա որոշակի ժամանակահատվածում: Անհրաժեշտության դեպքում սահմանեք ժամանակաչափ: Սահմանեք ձեր օրացույցը «Մի անհանգստացեք» (Մի անհանգստացեք): Slack-ի կարգավորումներում ընտրեք Դադարեցնել ծանուցումները: Փակեք դիտարկիչի բոլոր 27 բաց ներդիրները կամ պարզապես սեղմեք Նոր պատուհան: Նվագարկեք ձեր սիրած հանգստացնող երաժշտությունը առանց բառերի, որպեսզի ընկղմվեք մթնոլորտում: Եվ պարզապես... սկսեք դա անել:

3. Արհեստական ​​սահմաններ սահմանեք ձեզ համար։ Ժամանակի կառավարում.

Ձեր արտադրողականությունը բարձրացնելու և ժամանակի կառավարումը բարելավելու ամենահզոր միջոցներից մեկը արհեստական ​​սահմաններ դնելն է: Ինչ է դա նշանակում? Կեղծ ժամկետներ. Արհեստական ​​սահմաններ դնելը ձեզ թույլ չի տալիս ընկնել օրենքի ծուղակը Պարկինսոնի հիվանդություն , որտեղ ասվում է, որ «աշխատանքն ընդլայնվում է, որպեսզի լրացվի դրա ավարտի համար հասանելի ժամանակը»։ Դուք հավանաբար նախկինում տեսել եք սա: Ձեր թիմում ինչ-որ մեկը ունի երեք առաջադրանք և ութ ժամ աշխատանքային օր նրանց համար կատարումը, և նրանց հաջողվում է այդ առաջադրանքները ձգել առավոտյան 9-ից մինչև երեկոյան 5-ը: Երբ դուք առաջին ձեռքից գիտեք, որ այս երեք առաջադրանքները պետք է տևեին առավելագույնը 90 րոպե:

Իսկ եթե նրանք ունենային ընդամենը 90 րոպե աշխատանքային օր դա անելու համար: Ես գրազ եմ գալիս Tesla Cybertruck-ին, որ աշխատանքը դեռ կկատարվի: COVID-19 համաճարակի հետևանքով առաջացած տնից աշխատելն էլ ավելի է հեշտացրել Պարկինսոնի օրենքի թակարդն ընկնելը։ Առանց ճամփորդության ժամանակի և աշխատանքային օրվա սկուտեղների, որոնք կստիպեն ձեզ մտավոր հանգստանալ և տուն գնալ, դուք իսկապես կարող եք քաշքշել իրերը:

Եղեք արդյունավետ:

Այսօր Պարկինսոնի օրենքը խախտելու և արդյունավետ մնալու լավագույն միջոցը արհեստական ​​ժամկետներ սահմանելն է: Ստեղծեք ժամանակի սահմանափակում այս առաջադրանքը կատարելու համար, նույնիսկ ինքներդ ձեզ համար ժամանակաչափ սահմանեք: Հայտնի էր, որ Հիմնադիրի թիմի անդամներից մեկը հետևում էր այս տեխնիկան՝ օգտագործելով իր շրջապատը որպես ներկառուցված ժամանակի սահմանափակում: Երբ նա ճանապարհորդում է նկարահանումների համար (երբ մարդիկ կարող էին նման բաներ անել), նա գնում էր միայն 30 րոպե կամ 60 րոպե ինքնաթիռի Wi-Fi: Այնուհետև նա մարտահրավեր նետեց իրեն՝ հնարավորինս շատ աշխատանք կատարել այդ 30 կամ 60 րոպեի ընթացքում, և նա չէր թարմացնի ինտերնետը ժամանակաչափի ժամկետի ավարտից հետո:

Այն ամենը, ինչ տեղի է ունենում Wi-Fi-ն անջատելուց հետո, պետք է աշխատասեղանի վրա տեղի ունենա անցանց ռեժիմում: Սա թույլ կտա կենտրոնանալ առաջադրանքի վրա և չշեղվել տարբեր ներդիրներից, ծանուցումներից և էլ. նամակներից: Դուք կզարմանաք, թե որքան կարող եք անել, եթե մտացածին սահմաններ դնեք և ստեղծեք մինի-սպրինտ:

4. Օգտագործեք պոմոդորո տեխնիկան։ Ժամանակի կառավարում

Pomodoro Technique-ը 1980-ականների վերջի ժամանակի կառավարման հատուկ տեխնիկա է, որն օգտագործում է ժամանակաչափ՝ աշխատանքը բաժանելու փոքր, հիպերարդյունավետ մինի-սպրինտների: Սովորաբար դրանք 25 րոպեանոց ընդմիջումներ են, որոնք բաժանված են կարճ ընդմիջումներով:

LifeHacker-ը նկարագրում է Pomodoro տեխնիկան արդյունավետ օգտագործելու քայլ առ քայլ հրահանգներ.

1. Ընտրեք առաջադրանքը ավարտելու համար
2. Պոմոդորոն դրեք 25 րոպե (Պոմոդորոն ժմչփ է)
3. Աշխատեք առաջադրանքի վրա, մինչև Պոմոդորոն զանգի, ապա չեկը դրեք ձեր թղթի վրա:
4. Կատարեք կարճ ընդմիջում (5 րոպե լավ է)
5. Յուրաքանչյուր 4 Պոմոդորոս ավելի երկար դադար է վերցնում

Դուք կարող եք նույնիսկ օգտագործել առցանց գործիքներ, ինչպիսիք են Tomato Timer-ը կամ մի շարք հավելվածներ՝ այս մարտավարությունն էլ ավելի հեշտացնելու համար: Ժամանակի կառավարում

5. Փորձեք Զեյգարնիկի էֆեկտը։ 

Գոյություն ունի հոգեբանական տեսություն, ըստ որի՝ ավելի հեշտ է հիշել ընդհատված գործունեությունը և վերադառնալ դրանց։ Սա կոչվում է Զեյգարնիկի էֆեկտ: Ենթադրվում է, որ դուք ավելի հավանական է հիշել անավարտ առաջադրանքը, քան ավարտվածը: Լիտվացի հոգեբան Բլումա Զեյգարնիկը հայտնաբերել է այս էֆեկտը՝ դիտարկելով սրճարանում մատուցողների պահվածքը։ Հետազոտության համաձայն՝ մատուցողները ավելի հաճախ են հիշել բաց ներդիրների մանրամասները, քան այն հաճախորդները, ովքեր արդեն վճարվել են:

Ինչպե՞ս կարող եք օգտագործել Զեյգարնիկի էֆեկտը ձեռնարկատերերի արտադրողականությունը բարելավելու համար: Դե, եթե դուք դժվարանում եք լուծել առաջադրանքը կամ ձեզ հետաձգում եք որոշակի խնդիր, ընդմիջեք: Հեռացեք նրանից հինգ րոպեով։ Հետո վերադառնաք սրան: Դուք կարող եք պարզապես թարմանալ և ավելի արդյունավետ աշխատել դրա վրա, հիմա, երբ տոմսը բաց եք թողել և հնարավորություն եք տվել մտածել դրա մասին ենթագիտակցորեն և առանց ճնշման:

6. Գտեք ձեր Six Pack-ը . Ժամանակի կառավարում.

Ոչ, մենք չենք խոսում ծալած նստելու և հանգստանալու մասին: «Six-Pack»-ը ավիացիոն տերմին է օդանավի օդաչուների խցիկում գտնվող հիմնական թռիչքային գործիքներ պարունակող գործիքների վահանակի համար: Թեև թռիչքի ընթացքում կարող են միաժամանակ կառավարվել միլիոնավոր բաներ, սովորաբար կան վեց գործիքներ, որոնք ապահովում են ամենակարևոր տվյալները (օդային արագություն, բարձրաչափ և այլն): Օդաչուն կարող է կենտրոնանալ այս վեց գործիքների վրա, որպեսզի ամեն ինչ հարթ լինի: Արի Մայզելը նույնպես պատրաստված օդաչու է։ Նա խորհուրդ է տալիս մտածել ձեր բիզնեսի մասին ինչպես ինքնաթիռը, երբ խոսքը վերաբերում է կենտրոնանալուն: «Որպես հիմնադիր, դուք պետք է փորձեք գտնել Six-Pack-ի ձեր տարբերակը: Որ ինչ էլ որ լինի, դու կենտրոնանալու ես քո բիզնեսը խթանելու վրա, թեկուզ մեկ տոկոս»:

Ո՞րն է ձեր Six-Pack-ը ձեր բիզնեսում: Այստեղ դուք պետք է ծախսեք ձեր էներգիան: Մնացած ամեն ինչի համար, որը չի նպաստում այդ նպատակին կամ KPI-ին հասնելուն, պարզապես հեռացրեք ուշադրությունը շեղող հանգամանքները:

7. Հեռախոսը դրեք մեկ այլ սենյակ։ 

Դուք կարող եք ինքներդ ձեզ համոզել, որ սմարթֆոններից կախվածություն չունեք, բայց եկեք անկեղծ լինենք՝ յուրաքանչյուր ձեռնարկատեր ունի: Այս փոքրիկ գործիքը պոտենցիալ կերպով երբևէ գոյություն ունեցած առցանց բիզնես վարելու ամենահզոր գործիքներից մեկն է: Բանալի բառ՝ պոտենցիալ: Իրականում սմարթֆոններից կախվածությունը անհանգստություն է և վնասակար արտադրողականության համար: Նույնիսկ ձեր հեռախոսը երկու վայրկյանով պարզապես ստուգելը և նոր ծանուցումը մշակելը կարող է մինչև 23 րոպե տևել ձեր ուշադրությունը վերականգնելու համար:

Այս մշտական ​​շեղումից ազատվելու վստահ միջոցը սմարթֆոնը մեկ այլ սենյակում թողնելն է: Փորձեք սա մի քանի ժամ, երբ վաղը սկսեք աշխատանքը: Ճաշի ժամին դուք հաճելիորեն կզարմանաք, թե որքան կենտրոնացած և հաջողակ եք զգում:

8. Ասինխրոն հաղորդակցության վարպետ. Ժամանակի կառավարում

Ասինխրոն հաղորդակցությունը (կարճ ասած՝ «Ասինխրոն») արտադրողականության շատ թերագնահատված վարքագիծ է, որը կարող է հեղափոխել ձեր բիզնեսը վարելու ձևը: Սա նշանակում է շփվել ձեր թիմի հետ ՈՉ թե իրական ժամանակում, այլ «գնդակը հետ ու առաջ փոխանցելով»:

«Դոիստ» բլոգը լավագույնս ամփոփում է. «Պարզ ասած՝ ասինխրոն հաղորդակցությունն այն է, երբ հաղորդագրություն ես ուղարկում՝ առանց անհապաղ պատասխան ակնկալելու»:

• Ասինխրոն օրինակ 1. Դուք ինչ-որ մեկին էլ-նամակ եք ուղարկում: Նրանք պատասխանում են հաջորդ օրը, երբ նրանք լավագույնս կարող են գլուխ հանել առաջադրանքից:
• Ասինխրոն Օրինակ 2. Դուք Loom-ի վիդեո ճեպազրույց եք ուղարկում այլ ժամային գոտում գտնվող թիմի անդամի քնած ժամերին: Երբ նրանք արթնանում են և սկսում աշխատել, նրանք նայում են ջուլհակին և սկսում են աշխատել նախագծի վրա՝ մեկնաբանելով ցանկացած հարց: Այնուհետև դուք կարող եք սկսել պատասխանել նրանց հարցերին ասինխրոն կերպով առաջին իսկ հնարավորության դեպքում:

Իհարկե, կան հաղորդակցության որոշ տեսակներ, որոնք դեռևս պետք է լինեն համաժամանակյա (նաև հայտնի է որպես «Sync»), որտեղ անձը, ում հետ զրուցում եք, անմիջապես արձագանքում է իրական ժամանակում: Շատերը դեռ հավատում են, որ ստեղծագործական համագործակցությունը և խնդիրների լուծումը դեռ լավագույնս արվում են «նույն սենյակում»: Այնուամենայնիվ, այժմ, երբ աշխարհի շատ վայրերում մենք բառացիորեն չենք կարող նույն սենյակում լինել կարանտինի և սոցիալական հեռավորության պատճառով, շատ ձեռներեցներ ստիպված են վերանայել իրենց հաղորդակցման ռազմավարությունները:

• Համաժամացման օրինակ 1: ուղիղ հանդիպում նույն սենյակում (կամ վիդեո կոնֆերանսի գործիք):
• Համաժամացման օրինակ 2: իրական ժամանակի խոսակցություն Slack chat-ում:

Կարևոր է մտածել, թե ձեր աշխատանքային օրվա ինչ հաղորդակցությունները կարող են դառնալ ասինխրոն և չեղարկել այդ հանդիպումները ձեր օրացույցից: Եվ պլանավորեք համաժամանակյա հաղորդակցություն միայն խիստ անհրաժեշտության դեպքում:

Ամեն անգամ, երբ Google Օրացույցի հանդիպումը չեղարկվում է և փոխարինվում է ասինխրոն հաղորդագրությամբ կամ 5 րոպեանոց Loom տեսահոլովակով, հրեշտակը ձեռք է բերում իր թևերը:

9. Խուսափեք որոշումների հոգնածությունից

Իրականում, որոշումներից ընդհանրապես հրաժարվելը ձեզ մի տոննա մտավոր ուժ կվերադարձնի: Ջեք Դորսին՝ Twitter-ի և Square-ի համահիմնադիրը, ակնհայտորեն չի սիրում որոշումներ կայացնել և հաճախ թույլ է տալիս իր թիմին առանց իրեն կայացնել առանցքային որոշումներ: «Square»-ի նախկին աշխատակիցն ասել է, որ Դորսին «կարծում էր, որ իդեալական հանդիպումն այն հանդիպումն է, որի ժամանակ նա պետք չէ որևէ բան ասել»: Որպես ձեռնարկատեր, դուք, հավանաբար, որոշումներ եք կայացնում ամբողջ օրը: Եվ մինչ դուք բախվեք իսկապես կարևոր խնդրի հետ, դուք արդեն ծախսել եք որոշումներ կայացնելու ձեր ողջ էներգիան փոքր գործերի և անկարևոր որոշումների վրա:

Որոշումների հոգնածությունն իրական է: Կարող է թվալ, որ օրվա վերջում ձեր մտավոր բաքում այլևս վառելիք չկա, և ձեր ուղեղը լարվում է նույնիսկ մեկ այլ բանի մասին մտածելուց, որի համար դուք պատասխանատու եք: Փորձեք ավելի քիչ որոշումներ կայացնել և ձեր թիմին (հատկապես նրանք, ովքեր պատրաստվում են ղեկավար դերերի) պատասխանատվություն կրել այդ որոշումներից ավելի շատ կայացնելու համար: Դուք կարող եք հարցնել. «Բայց ինչպե՞ս կարող եմ վստահել մարդկանց, որ լավ որոշումներ կայացնեն առանց ինձ»:

10. Որոշումները դասակարգել որպես շրջելի կամ անշրջելի: Ժամանակի կառավարում

Եթե ​​դուք անպայման պետք է ինքնուրույն որոշում կայացնեք, մտածեք, թե որքան կարևոր է այդ որոշումը մտավոր էներգիա ծախսելու համար: Միանգամայն հնարավոր է, որ տվյալ օրվա որոշումների մեծ մասը կարող է արագ կայացվել մի քանի վայրկյանում՝ առանց որևէ ռիսկի։ Այլ կերպ ասած, դուք հավանաբար չափազանց շատ էիք անհանգստանում դրա համար: Ֆարնամ փողոցը ուսումնասիրում է շրջելի և անշրջելի որոշումների այս սկզբունքը՝ ցույց տալով ցանց, թե ինչպես պետք է մտածեք յուրաքանչյուր որոշման մասին:

Եթե ​​լուծումն է շրջելի - օրինակ, հաղորդագրություն սոցիալական ցանց, որը կարող եք արագ և հեշտությամբ ջնջել, կամ բլոգի հոդվածի սևագիր, որը միշտ կարող եք խմբագրել, պետք է նվազագույն ժամանակ տրամադրեք դրա մասին մտածելու համար: Պարզապես «արագ շարժվեք և կոտրեք իրերը», և դուք կփրկեք ձեզ հոգեկան սթրեսից՝ անհանգստանալու մի բանի համար, որը հեշտությամբ կարելի է շտկել:

Եթե ​​լուծումը անդառնալիորեն - օրինակ, նամակ ուղարկելով 2 միլիոն բաժանորդների, դուք կարող եք ծախսել ձեր էներգիայի մի մասը՝ համոզվելու համար, որ դա ճիշտ է: Ընդ որում, եթե լուծումն է անշրջելի և հետևողական - ինչպիսին է մեծ պայմանագիր կնքելը կամ գրասենյակի հինգ տարվա վարձակալությունը, դուք անպայման կցանկանաք որոշ ժամանակ ծախսել դրա վրա:

Ջեֆ Բեզոսն ավելի է խորանում որոշումների կայացման այս մոտեցման մեջ՝ բաժնետերերին ուղղված իր նամակներից մեկում.

«Որոշ որոշումներ հետևողական են և անշրջելի կամ գրեթե անշրջելի, դրանք միակողմանի դռներ են, և այդ որոշումները պետք է կայացվեն մեթոդաբար, զգույշ, դանդաղ, շատ մտածելով և խորհրդակցելով: Եթե ​​քայլում եք և ձեզ դուր չի գալիս այն, ինչ տեսնում եք մյուս կողմում, չեք կարողանա վերադառնալ այնտեղ, որտեղ նախկինում էիք: Այս որոշումները կարող ենք անվանել տիպ 1: Բայց որոշումների մեծ մասն այդպիսին չէ՝ դրանք փոփոխական են, շրջելի, դրանք երկկողմանի դռներ են»: 

Բեզոսի խոսքով՝ այս երկրորդ տեսակի որոշումը «կարող է և պետք է արագ կայացվի»։ Փորձեք այսպես մտածել ձեր որոշումների մասին և տեսեք, թե որքան արագ կարող եք շրջելի որոշումներ կայացնել:

11. Սեփական օրացույց

a16z-ի գործընկեր և ներդրող Քրիս Դիքսոնը մի անգամ ասել է. «Ձեր մուտքի արկղը այլ մարդկանց անելիքների ցանկն է»: Չափազանց շատ մարդիկ ավելի շուտ ռեակտիվ են, քան նախաձեռնող իրենց G-Suite հաշվի հետ: Ժամանակն է վերցնել վերահսկողությունը: Ասեք «Ոչ» հաջորդ օրացուցային հրավերին: Անկարևոր նամակները հետաձգեք ավելի ուշ, որպեսզի կարողանաք ավելի լավ անդրադառնալ դրանց: Օգտագործեք «3 Ds»-ը՝ մուտքի արկղ զրոյին հասնելու համար և ձեր Google Օրացույցը հեռու պահեք ավելորդ հանդիպումներից, որոնց պետք չէ մասնակցել: Այս խորհուրդը շատ պարզ է, բայց, այնուամենայնիվ, կարևոր: Կառավարեք ձեր օրացույցը և ձեր ժամանակը: Այն պատկանում է ձեզ և ոչ մեկին: