Budget dal basso verso l'alto: definizione, vantaggi, svantaggi e suggerimenti

Il bottom-up budgeting è una metodologia di sviluppo del budget in cui piani dettagliati e stime vengono creati ai livelli più bassi di un'organizzazione, quindi questi dettagli vengono aggregati e approvati ai livelli di gestione più alti. Questo processo consente di tenere conto in modo più accurato delle esigenze e delle reali capacità dei vari dipartimenti e dipendenti dell'organizzazione.

Le caratteristiche principali del budget bottom-up sono:

• Partecipazione a tutti i livelli:

Tutti i livelli dell’organizzazione, dai livelli inferiori al senior management, sono coinvolti nel processo di sviluppo del budget. Ciò include manager e dipendenti a livello operativo.

• Budget dal basso verso l’alto. Piani dettagliati:

I dipartimenti sviluppano i propri budget dettagliati, tenendo conto delle loro missioni, risorse ed esigenze specifiche.

• Segnalazione e giustificazione:

Le divisioni forniscono report e giustificazioni per le loro richieste di budget, consentendo al management di acquisire una comprensione più profonda delle motivazioni e delle aspettative di ciascuna divisione.

• Budget dal basso verso l’alto. Aggregazione e approvazione:

I dati dei dipartimenti vengono aggregati ed esaminati ai livelli gestionali più elevati. Poi preventivo viene approvato e il piano complessivo diventa la base per la pianificazione e il controllo finanziario.

I vantaggi del budget dal basso verso l’alto includono stime più accurate delle risorse, partecipazione dei dipendenti al processo decisionale e maggiore responsabilità per i risultati a tutti i livelli dell’organizzazione. Comunque questo il metodo potrebbe anche richiedere più tempo e risorse per la raccolta, aggregazione e analisi delle informazioni.

Cos’è il bilancio dal basso verso l’alto?

Definizione. Il budget bottom-up è definito come un processo di budget che inizia con il budget dipartimentale di livello più basso e si sposta verso l'alto fino al livello più alto dell'organizzazione per produrre il budget finale per l'intera azienda.

Nell'approccio dal basso verso l'alto, il budget complessivo viene determinato in base alle previsioni di costi, spese, stipendi o salari dei dipendenti, spese amministrative, ecc. di ciascun dipartimento per il successivo periodo finanziario. In generale, il budget dal basso verso l'alto implica che il budget di un'organizzazione venga implementato dal basso verso l'alto.

Il processo inizia dal basso e poi avanza gradualmente

innalzare i livelli organizzativi. Sebbene i budget specifici dei dipartimenti siano preparati e presentati dai capi dipartimento, verranno implementati solo dopo l'approvazione del senior management. Poiché questo approccio tiene conto delle esigenze dei dipendenti e delle politiche aziendali, l’azienda può crescere ulteriormente.

Tutti i dipartimenti devono lavorare insieme in questo metodo. Pertanto, è importante garantire che l’approccio dal basso verso l’alto funzioni senza intoppi. La chiave è che tutti i dipendenti comprendano la visione e la missione dell'organizzazione.

Processo di budget aziendale bottom-up

Il metodo bottom-up garantisce la selezione abbastanza soldi ad ogni dipartimento.

Il management inferiore di ciascun dipartimento prepara il proprio budget in conformità con i progetti pianificati, i costi stimati dei singoli componenti, gli acquisti di attrezzature, forniture per ufficio e il budget dell'anno precedente.
Impostando il budget dal basso verso l'alto, i dipendenti possono concentrarsi su ciò che è importante per loro. Aiuta inoltre i dipartimenti a pianificare i propri progetti per il prossimo anno finanziario.

1. Identificare le diverse divisioni dell'azienda. Budgeting

L'approccio bottom-up parte dai livelli più bassi della gerarchia aziendale. Il primo passo è dividere l’azienda in dipartimenti. L'identificazione di ciascun dipartimento semplifica l'ottenimento delle stime del budget dipartimentale.

I dipendenti di ciascun dipartimento possono creare un elenco di progetti per il prossimo anno. Il responsabile del reparto può quindi creare facilmente una lista di controllo dei costi per ciascun progetto. Le filiali possono anche includere le loro spese amministrative nella lista di controllo.

A volte il budget di un dipartimento può essere enorme e rappresentare una parte significativa del budget dell'azienda. Questo dipartimento può essere suddiviso in divisioni per un processo di valutazione regolare.

2. Incoraggiare ciascun dipartimento a creare un elenco delle spese.

Con un elenco di progetti e stime dei costi preparati, i capi dipartimento possono creare una previsione dei costi. Tutti i costi del dipartimento vengono riepilogati e presentati come stime dei costi del dipartimento.

Il dipartimento finanziario ritiene i capi dipartimento responsabili dell'inclusione delle spese possibili e necessarie. Pertanto, la stima del budget è accurata e le spese di budget sono meticolose.

3. Somma le spese per ciascun dipartimento. Budgeting

Il budget totale dell'azienda si ottiene sommando le stime di budget di tutti i reparti. I capi dipartimento hanno la possibilità di creare un budget per il loro dipartimento.

Il budget complessivo non è la valutazione finale dell’azienda. Prima di finalizzare il budget dell'azienda, il senior management esamina tutte le previsioni dipartimentali.

4. Studia i budget di ciascun dipartimento.

Sebbene sia necessario soddisfare i requisiti di ciascun dipartimento, il senior management deve anche considerare gli stanziamenti di budget annuali. La stima del budget deve corrispondere agli scopi e agli obiettivi dell'azienda.

L'alta direzione esamina le stime di budget per ciascun dipartimento. Affronta i problemi relativi alle stime del budget dipartimentale che sono molto basse o troppo alte. Eventuali valutazioni insoddisfacenti vengono discusse con i responsabili dei dipartimenti competenti per apportare le modifiche necessarie.

5. Completa la stima del budget. Budgeting

Una volta che il senior management è soddisfatto della stima del budget, lo raccomanda al dipartimento finanziario. I profitti e le perdite di un'azienda vengono analizzati nel lungo termine.

Il dipartimento finanziario approva la stima del budget e stabilisce il budget complessivo dell'azienda. Poi distribuisce i fondi tra i vari dipartimenti.

Processo di budget dall'alto verso il basso rispetto al processo di budget dal basso verso l'alto

Quando si sceglie se utilizzare un metodo di budgeting top-down o bottom-up, le aziende devono comprendere le differenze tra loro e il modo in cui si integrano. Questi sono elementi di un processo di pianificazione più ampio noto come pianificazione top-down e bottom-up.

La scelta di un metodo di bilancio basato su risultati teorici è comune, ma potrebbe non produrre risultati ottimali se utilizzato nella pratica. Il budget dal basso verso l'alto è talvolta chiamato una versione più avanzata del budget dall'alto verso il basso. Questo non è vero e si tratta di due diverse discipline di bilancio.

I dipartimenti devono preparare i budget all'interno della posizione di top management nel budget top-down. I dipartimenti preparano le loro stime di budget e le inviano al senior management sulla base del budget dal basso verso l'alto.

Un approccio top-down al budget è solitamente più veloce. Tuttavia, ciò può comportare che i dipartimenti abbiano difficoltà a rispettare gli importi del budget perché la direzione potrebbe non essere consapevole di tutti i costi coinvolti. La definizione del budget dall’alto verso il basso ha anche minori benefici sul morale.

Questi due metodi principali sono i metodi di bilancio più utilizzati. Da un lato, un budget top-down fa risparmiare tempo, ma compromette la comprensione completa delle esigenze di ciascun dipartimento. Di conseguenza, alcuni dipartimenti potrebbero non essere in grado di funzionare in modo efficace entro i limiti stabiliti dal senior management.

D’altro canto, un bilancio dal basso verso l’alto incoraggia i dipendenti si assumono la responsabilità del processo e utilizzano la propria esperienza nei dipartimenti da loro gestiti. Tuttavia i risultati dipartimentali potrebbero non sempre corrispondere agli obiettivi generali organizzazione.

Vantaggi del bilancio dal basso verso l’alto

1. Precisione

Il budget dal basso verso l'alto di solito ha il vantaggio di essere abbastanza accurato perché ogni dipartimento dell'organizzazione è consapevole delle proprie spese e risorse.

Sommando le stime di budget di ciascun dipartimento è possibile ottenere budget accurati per l'azienda nel suo complesso.

2. Motivazione. Budgeting

I dipendenti responsabili della creazione dei budget in genere lavorano più duramente degli altri per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Poiché viene data loro la responsabilità finanziaria, acquisiscono un senso di proprietà.

Ciò migliora il morale e l’affidabilità dei dipendenti. Dopotutto, rimangono a lungo con l'azienda.

3. Esigenze dipartimentali

Il senior management potrebbe non avere una comprensione dettagliata di ciascun programma e potrebbe non essere in grado di decidere dove allocare le risorse. Un approccio dal basso verso l’alto aiuta ad allinearsi alle esigenze del dipartimento per raggiungere i suoi obiettivi.

Poiché i dipendenti di ciascun dipartimento preparano le stime di budget, i requisiti sono chiaramente indicati nel rapporto di stima.

4. Trasparenza. Budgeting

I costi e le risorse del dipartimento sono presentati nel modo più chiaro possibile. I dipendenti di ciascun dipartimento sono coinvolti nella valutazione del budget.

La distribuzione dei fondi e le spese effettuate dal dipartimento sono note a ogni dipendente del dipartimento. La trasparenza aiuta a costruire la fiducia dei dipendenti nell’azienda.

Svantaggi del budget dal basso verso l’alto

1. Mancanza di coordinamento

C’è una mancanza di coordinamento tra i dipartimenti in cui stabiliscono i propri budget senza pensare agli altri dipartimenti. Ciò potrebbe anche portare a una duplicazione delle stime di bilancio.

2. Deviazione dall'obiettivo dell'organizzazione. Budgeting

Un budget creato dal dipendente meno esperto può discostarsi dall'obiettivo dell'organizzazione. E non porterà fortuna all’azienda.

3. Superamento del budget

C'è un'alta probabilità che se un dipartimento superi il budget. L'aggiunta di ulteriori fondi potrebbe avere un impatto su un altro dipartimento. A ogni reparto dovrebbero essere offerte pari opportunità di crescita all’interno dell’azienda.

4. A lungo termine

L'integrazione di tutti i set di budget più piccoli per creare un unico budget per l'intera azienda richiede solitamente più tempo. Analizzare e implementare attentamente le stime di budget è un processo ad alta intensità di lavoro.

Suggerimenti per l'implementazione del metodo bottom-up. Budgeting

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per l’attuazione dal basso verso l’alto budget per la tua attività. Utilizza questi suggerimenti prima di scegliere un preventivo di budget ottenuto utilizzando questo metodo. Questa può essere un’ottima strategia per la tua organizzazione.

1. Avere obiettivi chiari

Definire gli obiettivi aiuta a stabilire i limiti per qualsiasi processo. Lo stesso vale per il bilancio dal basso verso l'alto. Le spese e le spese target per ciascun responsabile di dipartimento dovrebbero essere ragionevoli. Sebbene questa strategia si concentri esclusivamente sulle esigenze del dipartimento, è necessario considerare anche i vincoli finanziari dell'azienda.

2. Mantenere un'organizzazione strutturata

Le funzioni e i requisiti variano a seconda dei diversi reparti dell’azienda. La stima del budget corrispondente viene elaborata tenendo conto delle caratteristiche di un particolare dipartimento.

Allo stesso modo, i fattori da considerare nella stima del budget di un dipartimento non dovrebbero sovrapporsi a quelli di nessun altro dipartimento. Ciò comporterà la duplicazione del budget o l’omissione di alcuni dettagli importanti.

3. Presta attenzione ai dettagli. Budgeting

I capi dipartimento sono responsabili di esaminare attentamente tutti i fondi e le spese del dipartimento. Il loro compito è tenere una lista. budget con le spese previste per l'anno finanziario.

Sebbene ciò richieda molto tempo, è un modo efficace per tenere traccia delle spese sostenute dal dipartimento. Ciò aumenta la responsabilità e il morale dei dipendenti.

Conclusione!

Il successo di un’azienda dipende dalla visione e dalla missione a lungo termine dell’azienda. Il budget non garantisce crescita aziendale. La stima del budget deve essere coerente e funzionare in linea con gli obiettivi dell'azienda.

Se da un lato l’approccio dal basso verso l’alto soddisfa le esigenze dei dipendenti, dall’altro deve anche generare profitti per l’organizzazione. Poiché è facile che si verifichi un budget eccessivo, rivedere attentamente l'elenco del budget di ciascun dipartimento.

I dipendenti devono rispettare le scadenze del budget. Ricorda ai dipendenti di basare le loro stime sulla loro ipotesi migliore e di non aggiungere dollari extra da compilare. Assicurati che le risorse siano allocate in modo saggio e in modo tale che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per raggiungere i tuoi piani e obiettivi aziendali generali.