Contabilità di cassa: definizione, esempio, pro e contro

La contabilità di cassa è il processo di contabilità del denaro ricevuto e speso da un'organizzazione nel corso delle sue attività. La contabilità di cassa registra tutte le transazioni che coinvolgono contanti, comprese ricevute, spese e saldi.

La contabilità di cassa è uno degli elementi più importanti della contabilità ed è richiesta per tutte le organizzazioni che lavorano con contanti. Consente di valutare l'attuale condizione finanziaria dell'organizzazione, controllare i flussi di cassa e identificare possibili violazioni ed errori.

Cos'è la contabilità di cassa?

definizione: La contabilità di cassa è un metodo contabilità contabilità o contabilità in cui le ricevute di pagamento sono registrate nel periodo in cui sono ricevute e le spese sono registrate nel periodo in cui sono effettivamente pagate.

Elementi di base della contabilità di cassa:

1. Scontrino: Registrazione di tutte le entrate di denaro alla cassa, sia da vendite di merci, fornitura di servizi, ottenimento di prestiti, ecc.
2. Consumo di contanti: Riflessione di tutte le spese effettuate utilizzando contanti, come pagamento di bollette, acquisto di beni e servizi, pagamento di stipendi, ecc.
3. Controllo dell'equilibrio: Monitoraggio costante del saldo contante del registratore di cassa per evitare carenze o eccessi di disponibilità.
4. Segnalazione: Preparazione di report sulle transazioni in contanti per la gestione interna e la presentazione alle autorità fiscali.
5. Documentare: Accompagnando ogni transazione con documenti rilevanti, come ordini di cassa, assegni, ricevute e altri.
6. Controllo sulle transazioni in contanti: Implementazione di controlli interni per prevenire frodi ed errori.

La contabilità di cassa è una parte importante della gestione finanziaria di un'organizzazione e aiuta a garantire la trasparenza e l'accuratezza del monitoraggio flussi di cassa.

Esempio di contabilità di cassa

Consideriamo un esempio di contabilità di cassa per un piccolo negozio. Diciamo che questo è un minimarket.

1. Ricevuta di contanti:

• 1 novembre: vendita di beni in contanti per un importo di 10 grivna.
• 3 novembre: ritorno merce da parte del cliente, rimborso in contanti di 2 grivna.

2. Consumo di contanti:

• 2 novembre: acquisto di beni da un fornitore in contanti 5 grivna.
• 4 novembre: pagamento dell'affitto del negozio in contanti: 3 grivna.

3. Controllo dell'equilibrio:

• Saldo di cassa iniziale il 1 novembre: 0 grivna.
• Il saldo finale alla cassa il 4 novembre: 10 grivna (saldo iniziale + entrate - spese).

4. Segnalazione:

• Preparazione di un rapporto sulle transazioni in contanti per novembre, compresi i saldi di apertura e chiusura, le entrate e le spese.

5. Documentazione:

• Contrassegno per ogni transazione (vendita, restituzione, acquisto, pagamento affitto).
• Ricevute e ricevute per ogni transazione.

6. Controllo sulle transazioni in contanti:

• Introduzione di norme per il controllo delle transazioni in contanti per prevenire errori e frodi.

Questo è un semplice esempio e nella vita reale potrebbero esserci transazioni più complesse e considerazioni aggiuntive, come le tasse, che devono essere prese in considerazione quando si tengono i registri di cassa.

Chi utilizza la contabilità di cassa?

Ci sono diversi proprietari piccola impresa, così come i liberi professionisti che scelgono la contabilità di cassa invece della contabilità per competenza perché è, nella maggior parte dei casi, il metodo contabile meno complesso. Fornisce anche una rapida panoramica di quanto soldi dalle imprese effettivamente disponibile, che è un indicatore importante per qualsiasi azienda. Sebbene un certo numero di nuove imprese o società possano utilizzare il metodo di contabilità in contanti, non è adatto a tutti. Molte piccole imprese che detengono inventario potrebbero dover utilizzare il principio della competenza per mantenerlo contabilità, poiché ciò li aiuterà a tenere traccia delle modifiche dell'inventario. Alcune altre aziende che offrono i propri servizi a credito dovrebbero inoltre utilizzare il metodo di competenza.

 

Come funziona la contabilità di cassa in azione

Le aziende che scelgono il metodo di contabilità in contanti registrano i ricavi o le entrate nei loro libri quando ricevono contanti e non prestano alcuna attenzione a quando viene eseguito il servizio. Anche le spese funzionano in modo simile e le aziende registreranno le spese sui loro libri contabili quando effettuano un pagamento e presteranno attenzione a quando realizzano un profitto sul pagamento.

Problemi con la contabilità di cassa

I problemi di contabilità di cassa possono includere vari aspetti che riguardano l'organizzazione, i processi e la documentazione. Ecco alcuni dei problemi più comuni:

1. Non conformità con la legislazione:
   • L'applicazione impropria delle leggi e dei regolamenti sulla contabilità di cassa può comportare multe e problemi fiscali.
2. Documentazione insufficiente:
   • La mancanza di ordini di cassa, assegni e ricevute correttamente preparati può complicare la verifica e creare problemi di audit.
3. Errori contabili:
   • Importi registrati errati, transazioni mancate o transazioni di cassa errate possono distorcere la performance finanziaria di un'azienda.
4. Processi inefficaci:
   • Processi di incasso e prelievo disordinati o non ottimizzati possono causare ritardi e creare rischi per la sicurezza.
5. Mancanza di controllo interno:
   • Controlli di accesso alle casse e precauzioni di sicurezza inadeguati possono incoraggiare le frodi.
6. Sistema di archiviazione delle informazioni insoddisfacente:
   • La mancanza di un efficace sistema di archiviazione dei documenti in contanti può creare problemi di recupero e controllo.
7. Problemi di sicurezza:
   • Misure di sicurezza insufficienti, come la mancanza di telecamere di sorveglianza o sistemi di controllo degli accessi deboli, possono creare rischi di furto o perdita di denaro.
8. Mancanza di formazione del personale:
   • La mancata corretta tenuta dei registri di cassa da parte dei dipendenti a causa di una formazione insufficiente può portare a errori.

Affrontare questi problemi in genere implica l’implementazione di processi contabili efficaci, la formazione del personale, il rispetto della legislazione e il miglioramento dei sistemi di controllo e sicurezza.

Limitazioni della contabilità di cassa

È ormai chiaro che un limite fondamentale della contabilità di cassa è che potrebbe non fornire un quadro accurato delle passività sostenute ma non ancora pagate, con l’obiettivo che l’azienda possa apparire, in tutti i conti, in declino. la situazione è migliore di quanto non sia in realtà. D’altro canto, il metodo della contabilità di cassa implica inoltre che un’azienda che ha recentemente completato un lavoro enorme ed è in attesa di pagamento può sembrare meno riuscita di quanto non lo sia in realtà sulla base del fatto che ha utilizzato materiali e manodopera per i compiti, ma è comunque non ha ricevuto il pagamento.

Pertanto, questo metodo di contabilità può esagerare o sottovalutare la salute di un’azienda se gli incassi o i pagamenti sono particolarmente alti o bassi in un periodo rispetto ad un altro. Oltre a ciò, potresti anche dover affrontare alcune conseguenze fiscali potenzialmente negative per le aziende che scelgono il metodo di contabilità di cassa.

Differenze tra metodo di cassa e metodo di competenza

La contabilità di cassa è semplice e facile da gestire e ti consente di avere più tempo per gestire la tua attività. Per una startup o piccola impresa La contabilità di cassa spesso produce i migliori risultati. Ma man mano che le aziende crescono e diventano più grandi, la contabilità per competenza è spesso più efficace perché registra le entrate e le spese nei periodi in cui vengono sostenute, indipendentemente dal fatto che nel frattempo la liquidità sia passata di mano.

La contabilità per competenza tiene conto anche del monitoraggio dell'inventario insieme ai conti clienti e fornitori. Pertanto, la contabilità per competenza può fornire un quadro più accurato della salute finanziaria di un’azienda. D’altro canto, la contabilità per competenza è solitamente noiosa, dispendiosa in termini di tempo e difficile da comprendere rispetto alla contabilità di cassa. Allo stesso modo, può essere più difficile sapere quanti contanti ha a disposizione un’azienda.

Scelta tra contabilità di cassa e contabilità per competenza

Inoltre, se selezioni Contabilità di cassa per le entrate, dovrai selezionarla anche per le uscite. Molti altri fattori possono entrare in gioco quando si decide tra i metodi di contabilità di cassa e di competenza, quindi esaminiamo anche quelli: poiché le aziende che utilizzano la contabilità di cassa non registrano il reddito finché non ricevono contanti, non dovranno pagare le imposte sulle vendite per che non hanno ancora ricevuto il pagamento. Entro la fine dell’anno avranno l’opportunità di accelerare alcune spese per ridurre il loro reddito netto e ridurre le tasse che dovranno pagare.

Diverse banche, istituti di credito e investitori richiedono alle organizzazioni o alle imprese con cui sono associati di utilizzare la strategia di contabilità per competenza. Se un’azienda non sta attualmente cercando finanziamenti esterni ma potrebbe aver bisogno di finanziamenti in futuro, dovrebbe scegliere fin dall’inizio la contabilità per competenza.

In breve, in conclusione, il fattore principale nel decidere quale metodo contabile scegliere è quale metodo si adatta meglio alle operazioni e agli obiettivi aziendali.

Pro e contro della contabilità di cassa

1. Vantaggi della contabilità di cassa

La tenuta dei registri di cassa offre numerosi vantaggi aziendali. Ecco qui alcuni di loro:

1. Rispettoso della legge:
   • Rispetto dei requisiti legali in materia fiscale e contabile, che previene possibili multe e problemi con le autorità fiscali.
2. Trasparenza finanziaria:
   • La contabilità di cassa fornisce una riflessione accurata e trasparente delle transazioni finanziarie, che semplifica l'analisi della condizione finanziaria dell'impresa.
3. Contabilità di cassa:
   • Il controllo della liquidità previene perdite e frodi e garantisce l'accuratezza dei dati contabili.
4. Audit e verifica:
   • La contabilità di cassa organizzata facilita l'audit e l'ispezione da parte delle autorità fiscali o degli ispettorati finanziari.
5. Prevenzione frodi:
   • La registrazione sistematica delle transazioni in contanti aiuta a identificare e prevenire attività fraudolente all'interno dell'azienda.
6. Efficienza gestionale:
   • I dati aggiornati sul contante e sulle transazioni in contanti facilitano il processo decisionale del management e la pianificazione dei processi aziendali.
7. Ottimizzazione dei costi:
   • La tenuta dei registri di cassa consente di tenere traccia e controllare le spese in contanti, il che aiuta a ottimizzarle.
8. Fiducia da parte di clienti e partner:
   • Quando un'azienda dispone di una contabilità di cassa chiara e sistematica, aiuta a creare fiducia con clienti e partner commerciali.
9. Sicurezza:
   • Il monitoraggio delle transazioni in contanti contribuisce alla sicurezza aziendale prevenendo furti e altre attività illegali.
10. Conformità ai controlli interni:
    • L'implementazione di un sistema di contabilità di cassa migliora il controllo interno e riduce al minimo i rischi di errori e abusi.

La contabilità di cassa contribuisce a una gestione più efficiente delle risorse finanziarie e alla creazione di una base stabile per lo sviluppo del business.

2. Svantaggi. Contabilità di cassa