La teleconferenza è una tecnologia che consente a persone che si trovano in luoghi diversi di interagire e comunicare tra loro in tempo reale attraverso la comunicazione audio e/o video. Ciò consente ai membri di incontrarsi e tenere riunioni, discutere questioni, prendere decisioni e lavorare su progetti senza lasciare i propri uffici o sedi.
Vuoi creare teleconferenze di successo che le persone attendono con ansia? Che tu stia incontrando il tuo capo, i tuoi clienti o il tuo team virtuale da tutto il mondo, ecco dieci suggerimenti per garantire che tutto vada per il meglio.
Una delle cose migliori del business oggi è che non è mai stato così facile rimanere in contatto con colleghi, team e clienti. Grazie alla tecnologia moderna, possiamo organizzare riunioni al volo, ospitare riunioni virtuali e garantire un'esperienza senza interruzioni praticamente da qualsiasi parte del mondo. Oggi, uno dei modi più semplici e diffusi per restare in contatto con tutti i membri della tua azienda è tramite le teleconferenze. Non solo sono facili da configurare, ma consentono anche la collaborazione in tempo reale in modo che i potenziali problemi vengano risolti rapidamente e tutti siano sempre sulla stessa lunghezza d'onda.
Quando si tratta di efficienza aziendale, ci sono pochi strumenti semplici ed efficaci come le teleconferenze.
1. Organizzati. Conferenza telefonica
Non c'è niente di peggio di una teleconferenza che non ha uno scopo chiaro. Per rendere efficace la tua conferenza, devi organizzare il tuo tempo in anticipo. Ciò significa che dovresti avere tutto ciò di cui hai bisogno, inclusi un'agenda, note e un elenco chiaro di attività. Per fare davvero impressione, invia un ordine del giorno per la chiamata prima che inizi in modo che tutti possano essere sulla stessa lunghezza d'onda e sapere esattamente cosa aspettarsi. Rimanere organizzati è l'unico modo per essere sicuri di non perdere tempo, compreso il tuo.
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2. Conosci il tuo servizio. Conferenza telefonica
Prendetevi sempre il tempo necessario per acquisire familiarità con il sistema telefonico aziendale e/o il servizio di conferenza che state utilizzando prima che avvenga la chiamata vera e propria. Ogni servizio ha le sue caratteristiche uniche, quindi sapere come funziona tutto può garantire che la chiamata si svolga senza intoppi. Comprendere il servizio che utilizzi è anche il modo migliore per aiutare gli altri visitatori a navigarlo. Invece di inviarli semplicemente alla pagina delle domande frequenti del servizio, puoi rispondere tu stesso alle loro domande.
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3. Crea interazione. Conferenza telefonica
Le migliori teleconferenze consentono a ogni partecipante di partecipare. Se tutto ciò che fai è parlare, le persone si chiederanno perché non hai semplicemente inviato una nota vocale. Concedere sempre del tempo per domande e feedback durante la chiamata in modo che tutti si sentano come se avessero la possibilità di partecipare. Ciò garantirà che tutti prestino attenzione e assicureranno che tutto ciò che doveva essere risolto durante la conversazione sia stato effettivamente risolto. A seconda del tipo di servizio di conferenza che utilizzi (vedi il nostro elenco dei cinque principali servizi gratuiti di seguito), ci saranno altri modi unici per incoraggiare la partecipazione, inclusa la creazione di sondaggi e una sezione interattiva di domande e risposte. Se prevedi di utilizzare uno di questi servizi aggiuntivi, assicurati che tu e i tuoi membri abbiate familiarità con come funziona in anticipo.
4. Riduci al minimo le distrazioni. Conferenza telefonica
Sebbene uno dei vantaggi di una teleconferenza sia la possibilità di partecipare da qualsiasi luogo, è importante cercare di ridurre al minimo le distrazioni per tutti, soprattutto se sei l'ospite. Se possibile, evita di chiamare da luoghi pubblici rumorosi o, se si tratta di una videochiamata, affollati. Anche se a volte sono inevitabili, questo tipo di distrazioni possono essere fastidiose e potrebbero persino impedire a te e ai tuoi ospiti di discutere di tutto ciò che deve essere affrontato durante la chiamata.
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5. Sii puntuale. Conferenza telefonica
Uno dei modi peggiori per iniziare una teleconferenza è arrivare in ritardo. Anche cinque minuti dopo l'orario previsto possono rendere irritabili i tuoi visitatori e dare l'impressione che tu non lo sia apprezzarli tempo. Chiamare in anticipo farà sentire i tuoi partecipanti anche preparati e pronti. Inoltre, aiuta i tuoi ospiti a evitare quel messaggio imbarazzante "sei qui per primo" che potrebbe farli passare in secondo piano se hanno le informazioni giuste sulla chiamata.
6. Preparare ausili visivi
Non tutte le teleconferenze necessitano dell'aiuto di ausili visivi. Ma per alcuni, in realtà migliorano la conversazione. Dopo aver creato l'agenda per la chiamata, rivedi gli appunti e determina se hai bisogno di elementi visivi. Se è così, prenditi il tempo necessario per preparare i supporti visivi e assicurati di far sapere ai tuoi ospiti che si tratterà di una videoconferenza. Se ti aspetti che anche i tuoi ospiti condividano il video, faglielo sapere in modo che possano prepararsi. Non c'è niente di peggio per i tuoi ospiti che ricevere la richiesta di partecipare tramite video quando si aspettano solo una chiamata vocale.
7. Segui il piano di gioco. Conferenza telefonica
Anche se potresti dedicare molto tempo alla preparazione della chiamata, ciò non garantisce che riuscirai effettivamente a portare a termine la tua agenda. Tieni presente ciò che desideri ottenere durante la chiamata e fai del tuo meglio per essere il più efficace possibile mentre selezioni ogni casella. Se incoraggi gli altri a partecipare al concorso, dovresti anche essere l'ospite per assicurarti che nessun altro stia monopolizzando o semplicemente perdendo tempo. Ricorda: tutti, compreso te, sono occupati. Più lunga è la tua chiamata e più è fuori tema, meno persone ricorderanno e meno entusiaste saranno per la chiamata successiva.
8. Più corto è, meglio è. Conferenza telefonica
In caso di dubbio, scegli sempre teleconferenze più brevi. Mentre tutti si lamenteranno delle teleconferenze di trenta minuti che impiegano un'ora, pochissimi saranno infastiditi quando in realtà dureranno solo venti minuti. Tieni d'occhio l'orologio durante la chiamata in modo da poter fare del tuo meglio per far uscire i partecipanti in tempo o in anticipo. Non c'è niente che i dipendenti apprezzino di più delle riunioni che non sottraggono tempo ai loro già impegnativi programmi.
9. Fornire note
Se sai che la tua teleconferenza sarà lunga o se ci sono diversi argomenti importanti che le persone devono ricordare, è importante prendere appunti per i tuoi ospiti dopo (o prima) la chiamata. Queste note garantiranno che tutte le tue domande, commenti e idee più importanti vengano ricordate, così come se i tuoi ospiti intraprendono qualche azione, e ricorderanno loro cosa devono fare e quando.
10. Registra la chiamata. Conferenza telefonica
Assicurati di registrare la tua teleconferenza in modo che se qualcuno la perde, avrà la possibilità di guardarla. Registrare la conversazione ti aiuterà anche a capire cosa puoi fare meglio la prossima volta, come rallentare la conversazione, migliorare gli ausili visivi che usi o concentrarti sull'agenda. Oltre alle note, la condivisione della conversazione è buona un modo per i partecipanti di tornare indietro e rivedere secondo necessità.
5 teleconferenze gratuite.
Sebbene esistano molti ottimi servizi di conferenza a pagamento, esistono anche molti servizi gratuiti che possono facilmente competere. Ecco un elenco dei nostri cinque servizi di conferenza preferiti e perché...
1. Google Hangouts
Adoriamo la qualità video e audio Google Hangouts , per non parlare di quanto sia familiare a molti utenti. Poiché tutto ciò di cui hai bisogno è un account Google per iscriverti, l'utilizzo di Hangouts spesso significa che i tuoi visitatori non devono preoccuparsi di configurare o accedere a un altro account sconosciuto. Hangouts si integra anche con app come Google Docs, il che significa che condividere rapidamente le informazioni è semplice.
2. Uberconferenza
Proprio come Google Hangouts, super-conferenza ti consente di condividere file da Google Drive durante una chiamata. Si integra anche con Dropbox ed Evernote e semplifica la condivisione degli schermi. Una delle migliori caratteristiche di Uberconference sono i controlli audio, che aiutano a ridurre al minimo il rumore ambientale se ti trovi in un ufficio affollato o in un bar popolare.
3. obiettivo zoom
Zoom, Uno dei servizi più popolari in questo elenco, è un'ottima opzione di conferenza telefonica gratuita per le aziende, soprattutto se fanno molto affidamento sulle videoconferenze. L'app è facile da scaricare e accedere e ti consente di effettuare rapidamente chiamate future a tutti i membri del tuo team.
4. Conferenza libera
Se hai clienti o membri del team che si uniranno a livello internazionale, allora Freeconference è una delle opzioni più intelligenti poiché è gratuita. Puoi utilizzare FreeConference al telefono e online con accesso a comode funzionalità di condivisione dello schermo e chat.
5. Stessa pagina
Essendo un software di collaborazione completo e all-in-one, samepage ti consente di fare cose come comunicare tramite SMS in blocco, condividere file e persino sondaggi all'interno del tuo gruppo. Sebbene Samepage offra un servizio gratuito, offre anche opzioni a pagamento per funzionalità aggiuntive come comandi privati e spazio di archiviazione espanso.
Completamento
Ottimizzando la strategia e le prestazioni delle conferenze utilizzando il servizio di conferenza giusto per la tua azienda, la collaborazione in la squadra può essere più efficace, che mai. Che tu lavori in un'attività fisica o online, puoi iniziare a fare teleconferenze migliori che fanno perdere meno tempo e portano a termine più lavoro seguendo questi suggerimenti.
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