La Covey Time Management Matrix è uno strumento per organizzare le priorità e gestire efficacemente il tempo, sviluppato da Stephen R. Covey, autore di The 7 Habits of Highly Effective People. Questa matrice aiuta le persone a classificare i propri compiti e attività in base alla loro importanza e urgenza, consentendo loro di allocare meglio i propri sforzi e risorse.
Matrice di gestione del tempo
Stephen R. Conway ha proposto l'idea o il concetto di una matrice di gestione del tempo, classificando le attività in quattro diversi quadranti.
- Urgente e importante
- Non urgente, ma importante
- Urgente, ma non importante
- Né urgente né importante
Seguendo la matrice, ogni lavoro nel mondo può essere suddiviso in base a quanto sia rilevante e importante. Immergiamoci direttamente in questi quattro quadranti.
I quattro quadranti della matrice di gestione del tempo
Q1 - Urgente e importante. Matrice di gestione del tempo
Poche cose al mondo possono accadere all'improvviso, come incidenti critici, incidenti, scenari più indesiderabili, ecc. Tutte queste cose sono potenti e possono accadere a chiunque in qualsiasi momento. Inoltre, nel caso in cui il progetto venga implementato nei prossimi giorni, questo progetto dovrebbe influenzare il suo posizionamento in azienda.
Quindi questo scenario può essere facilmente considerato critico per questa persona. Tutti questi scenari sono a disposizione di una persona e può facilmente manipolare il risultato, poiché il lavoro e l'azione sono sotto il suo controllo. L'alta priorità è finalizzata alla risoluzione dei problemi critici, poiché il risultato è immediato. Come persona esperta, puoi influenzare il risultato ponendo le probabilità a tuo favore. Ciò significa che dare priorità al lavoro critico e urgente ti dà un vantaggio. Le persone altamente efficaci fanno sempre le scelte giuste riguardo all’urgenza e all’importanza dei compiti da svolgere.
Esempio di matrice del quadrante 1 urgente e importante
Alcuni dei compiti urgenti urgenti, emergenze e problemi critici. fanno parte di questa matrice. Lavorare su un progetto in scadenza il giorno successivo è un esempio di compiti importanti e urgenti associati al quadrante 1.
Q2 - Importante, ma non urgente. Matrice di gestione del tempo
La pianificazione e la gestione del tempo sono le due aree principali di questo quadrante. In questo quadrante, le attività sono tipicamente legate al tempo, ma mancano importanza ed elemento critico al loro interno. Più o meno, tutte le attività in questo quadrante hanno delle scadenze che devono essere rispettate. Inoltre, la scadenza può essere espressa in giorni o mesi. Questa sezione riguarda anche un'attenta pianificazione, in cui dobbiamo impegnarci molto per completare l'attività da svolgere prima che diventi urgente. Concentrarsi su questo quadrante può garantire di evitare uno stress lavorativo pessimo e di diventare più efficienti nel portare a termine il lavoro.
Aggiornamenti della documentazione, programmi di manutenzione, formazione e valutazione del personale sono alcune delle attività che rientrano nel secondo quadrante. Questo tipo di lavoro fornirà il massimo ritorno nel lungo termine, ma non sarà così urgente da dover essere completato entro un determinato periodo di tempo.
Esempio di quadrante importante ma non urgente 2. Matrice di gestione del tempo
I progetti a lungo termine e gli obiettivi organizzativi fanno parte di questa matrice di gestione del tempo. Pianificazione e sviluppo Strategie per un progetto a lungo termine - esempi chiave quadrante 2.
Q3 – Non importante, ma urgente
Il terzo quadrante è anche chiamato quadrante “Inganno”. Tutto il lavoro in un ufficio o in una fabbrica è interconnesso finché tutti i reparti non lavorano insieme come uno solo, il lavoro è incompleto. Allo stesso modo, il lavoro personale e il lavoro professionale possono talvolta entrare in conflitto tra loro. Ad esempio, una telefonata da casa potrebbe richiedere più di trenta minuti a causa dell'urgenza. Ma allo stesso tempo potrebbe non essere così importante rispetto alla scadenza del progetto, che richiede attenzione immediata. Ciò accade spesso in fabbrica perché a volte una macchina difettosa necessita di attenzione. L'errore di assegnare più persone invece di una può sprecare tempo e risorse di un'organizzazione.
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Esempio di quadrante 3 non importante ma urgente
Distrazioni e pause, lavoro “impegnato” minimo fanno parte della matrice Q3. Monitoraggio del tempo, risposte a e-mail e le telefonate, ecc. sono esempi del quadrante 3.
Q4 – Né importante né urgente. Matrice di gestione del tempo
L’abitudine a preoccuparsi di cose incontrollabili, a pensare a indicatori sbagliati possono essere elementi che interferiscono con risultati efficaci. Questo quadrante riguarda la priorità minima del lavoro; non è importante e non è necessario. Ad esempio, completare piccole commissioni, completare i lavori domestici durante l'orario di lavoro. Potrebbe anche essere la visualizzazione social network e siti di shopping che non saranno utili a lungo termine. Pertanto, diventa un compito impegnativo gestire le priorità su una scala dal basso all’alto. Queste attività devono essere eseguite secondo un programma flessibile quando il carico di lavoro è minimo. Ciò garantisce che i risultati non ne risentano.
Esempio del quadrante 4. Matrice di gestione del tempo
Inezie e perdite di tempo, conversazioni informali fanno parte del quarto quadrante. Navigazione web senza scopo, navigazione social network - esempi del quarto trimestre.
Riassumendo!
Non esiste una bacchetta magica che aiuti una persona a stabilire le priorità dei compiti. Pertanto, per un lavoro produttivo e per garantire un utilizzo ottimale delle risorse, Time Management Matrix è molto utile. Non possono essere padroneggiati dall'oggi al domani. Bisogna invece fare piccoli passi nella giusta direzione. Un giorno, la produttività aumenterà sicuramente e gli standard di etica del lavoro aumenteranno. Tutto sommato, con l'aiuto di una matrice di gestione del tempo, puoi sapere se il tempo che hai impiegato è valso la pena o se lo hai sprecato. Matrice di gestione del tempo
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