La gestione delle operazioni di back office dell'e-commerce si riferisce al coordinamento e alla gestione delle varie attività e processi che si svolgono dietro le quinte di un negozio online o di altre attività online. Queste attività includono operazioni amministrative, finanziarie, logistiche e di altro tipo che non sono visibili ai consumatori finali, ma sono fondamentali per il buon funzionamento dell'azienda. La gestione delle operazioni di back office aiuta a ottimizzare e automatizzare i processi aziendali, migliorare l'efficienza e ridurre i costi operativi.

Oggi molte aziende utilizzano una combinazione di fogli di calcolo e software legacy per gestire le operazioni interne: monitoraggio dell'inventario, pianificazione, ordini, ecc. Tuttavia, questi processi manuali e sistemi disparati stanno rapidamente crollando.

Quindi cosa dovresti fare? Come puoi gestire l'inventario, pianificare la domanda di prodotti e consegnare il prodotto giusto al cliente giusto? La risposta, ovviamente, dipende da cosa stai cercando di fare.

In questo post esamineremo i diversi tipi di sistemi di back office per aiutarti a determinare esattamente quale ti serve e avviarti sulla strada dell'automazione.

Gestione dei compiti

4 tipi di sistemi di back office per l'e-commerce. Gestione delle operazioni

I sistemi di back-office più diffusi per la gestione delle operazioni di e-commerce includono:

  • Sistemi di gestione degli ordini
  • Sistemi di gestione delle scorte
  • Sistemi di gestione del magazzino
  • Software di pianificazione delle risorse aziendali

Ognuno ha caratteristiche specifiche che possono migliorare l'efficienza e la scelta di quella giusta dipende dalle esigenze della tua attività specifica.

1. Sistemi di gestione degli ordini (OMS). Gestione delle operazioni.

Cominciamo dai sistemi di gestione degli ordini (OMS). Al livello più elementare, la gestione degli ordini si riferisce al modo in cui gestisci gli ordini dal momento in cui un cliente completa il checkout fino a quando riceve l'articolo (e talvolta quando ti rispedisce l'articolo). E il sistema è qualunque metodo tu scelga per completare il processo.

Ciò significa che il tuo OMS gestirà i processi legati agli ordini e alla loro evasione, come:

  • Posizionamento degli ordini nel magazzino appropriato per la spedizione
  • Elaborazione degli ordini
  • Fornire una registrazione dello stato degli ordini e dell'inventario in essi contenuto

Brightpearl fa un ottimo lavoro scomponendolo ulteriormente. Evidenziano inoltre diverse tipologie di sistemi di gestione degli ordini, tra cui:

Elaborazione manuale degli ordini :

potrebbe sembrare come stampare un foglio di calcolo CSV, quindi inserire l'ordine nel magazzino, stampare un'etichetta di spedizione e infine raccogliere e imballare l'ordine per la spedizione.

Gestisci gli ordini tramite piattaforma e-commerce :

se vendi prodotti direttamente al consumatore tramite il tuo sito web, puoi utilizzare la tua piattaforma commercio elettronico per tenere traccia degli ordini. Tuttavia, se vendi attraverso altri canali, come Walmart, o tramite social media, come Instagram, ciò può causare problemi.

Software per la gestione degli ordini :

Per le piccole imprese che non dispongono di un ampio stack tecnologico, il software di gestione degli ordini può funzionare bene, soprattutto se puoi integrarlo nella tua piattaforma esistente e-commerce.

È importante ricordare che il software OMS, in contrapposizione ai processi e alle piattaforme manuali e-commerce, ti aiuterà ad automatizzare. E l’automazione è fondamentale quando vuoi vendere di più e far crescere la tua attività.

2. Sistemi di gestione dell'inventario (IMS). Gestione delle operazioni.

Passiamo ora ai sistemi di gestione dell'inventario (IMS). La gestione dell'inventario (a volte chiamata gestione dell'inventario) è il monitoraggio della quantità e dell'ubicazione dei prodotti. Considera l'intero ciclo di vita di un prodotto, sia che si trovi sullo scaffale del magazzino del tuo distributore, sia attualmente in produzione o in procinto di essere restituito da un cliente.

In questo modo, quando puoi tenere traccia in modo efficace del tuo inventario, sai esattamente quanto di ciascun articolo hai, quali articoli stanno per esaurirsi e quando è necessario rifornirli.

Brightpearl ha un'altra ottima guida, dedicato alla gestione dell'inventario per maggiori dettagli, ma alcuni dei vantaggi evidenziati per una gestione efficace dell'inventario includono:

  • Meno rischio di esaurimento delle scorte
  • Maggiori informazioni sui prodotti ad alte prestazioni
  • La migliore esperienza del cliente
  • Ottimo deterrente contro i furti

Quando si tratta di sistemi di gestione dell’inventario, sono molto simili ai sistemi di gestione degli ordini:

Sistemi manuali :

ciò può includere il monitoraggio dell'inventario utilizzando la contabilità libri o elettronici tavoli. Tuttavia, questi metodi sono molto soggetti a errori, soprattutto quando sono coinvolte più persone.

Software di gestione dell'inventario : I sistemi software automatizzano i processi manuali che richiedono molto tempo e offrono molte funzionalità come avvisi di scorte in esaurimento e report sull'inventario in tempo reale. Inoltre, il software basato su cloud può integrarsi con lo stack tecnologico esistente.

Ad esempio, Shopventory può facilmente integrarsi con BigCommerce. Questa connessione automatica è particolarmente utile per risparmiare tempo se vendi attraverso più marketplace di terze parti come Walmart и Amazon , oltre al suo negozio di e-commerce.

L'unico svantaggio del software dedicato alla gestione dell'inventario è che può diventare complesso per le aziende con più sistemi tecnologici che devono lavorare insieme.

3. Sistemi di gestione del magazzino (WMS).

Quindi, se disponi già di un IMS, perché hai bisogno di un sistema di gestione del magazzino (WMS)? Sebbene alcune persone utilizzino IMS e WMS in modo intercambiabile, c'è una differenza fondamentale con quest'ultimo: è specifico per le operazioni di magazzino.

Come spiega SkuVault Un WMS è un elemento essenziale della catena di fornitura che gestisce l'inventario, i processi di prelievo, il reporting e l'auditing. Il tuo WMS può collaborare con il tuo IMS per tenere traccia degli articoli mentre si spostano attraverso lo stoccaggio, la raccolta e l'imballaggio.

Inoltre, un WMS può monitorare più magazzini e centralizzare le informazioni per facilitare la distribuzione dei prodotti. Alcuni software di gestione del magazzino possono anche aiutarti ad automatizzare il processo di prelievo e allestimento, il che potenzialmente può farlo aumentare le tue vendite.

Anche SkuVault condivide componenti principali del WMS :

  • Elaborare ricevute e resi, garantendo il corretto equilibrio delle scorte
  • Gestione della logistica di magazzino, aumentare l’efficienza riducendo i costi forza lavoro
  • Integrazione con la tecnologia esistente per un'elaborazione degli ordini senza interruzioni
  • Reporting e previsioni per aiutarti a sfruttare al massimo lo spazio del tuo magazzino

Quindi, se stai cercando di automatizzare la ricezione e la spedizione delle merci, i sistemi di gestione del magazzino come quelli offerti da SkuVault e Scout TopShelf sono scelte eccellenti.

Sebbene al giorno d'oggi, anche alcuni sistemi di gestione dell'inventario offrano questa funzionalità, insieme a una serie di altre funzionalità tra cui la gestione degli ordini, la visibilità dell'inventario e la creazione di ordini di acquisto (PO).

4. Pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Gestione delle operazioni.

Infine, arriviamo ai sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). I sistemi ERP includono molte delle funzionalità menzionate nei sistemi sopra, e molto altro ancora.

In effetti, un altro termine per ERP è un sistema di gestione aziendale proprio per il motivo che può gestire più aree delle operazioni interne e-commerce.

Gli ERP offrono un po' di tutto, dall'inventario e dagli ordini ai pagamenti e alle operazioni di magazzino, e alla fine possono diventare l'unica fonte di verità per i tuoi dati. Ad esempio, l'accesso a dati accurati è stato un motivo importante per cui il venditore di BigCommerce Saddleback Leather sono passato ad Acumatica per il mio ERP .

“Credo che sempre più persone utilizzino Acumatica perché è intuitiva, ha senso ed è facilissima da usare. Non disponiamo di tabelle volanti e le persone hanno sempre accesso agli stessi dati", ha affermato Dave Munson, fondatore e CEO di Saddleback Leather.

Tuttavia, non tutti i sistemi ERP sono uguali. Sistemi obsoleti con funzionalità limitate possono effettivamente ostacolare la tua crescita. e-commerce.

Acumatica fornisce un utile elenco di controllo per aiutarti a valutare le funzionalità di cui avrai bisogno per la tua attività, tra cui:

  • Si integra facilmente con la tua piattaforma e-commerce?
  • Puoi svolgere funzioni essenziali? contabilità e gestione aziendale?
  • È nel cloud in modo da poter sincronizzare e accedere ai dati da Internet?
  • Come sarai pagato man mano che cresci e amplifichi il tuo attività di commercio elettronico?
  • Il sistema ridurrà i rischi e migliorerà la sicurezza?

Inoltre, grazie alla sua portata di capacità e centralizzazione, gli ERP sono più adatti per le grandi aziende (sia B2B che B2C), DNVB in rapida crescita e casi d'uso complessi come la vendita su più canali di vendita, inclusi online e in negozio.

Quindi, se stai cercando un posto dove iniziare a valutare un ERP, BigCommerce collabora con diversi, tra cui acumatica , Brightpearl , NetSuite, Microsoft e Sage.

Punto chiave: automatizzare le operazioni di back office

Alla fine, non importa se inizi piccola impresa o un'impresa globale, hai sicuramente bisogno di automatizzare le tue operazioni di e-commerce interne. Perché così facendo, sbloccherai le chiavi per una migliore esperienza del cliente, meno perdite di tempo, più efficienza e molto altro ancora.

 «АЗБУКА»